Employer of Record (EOR): Compliance-Checkliste 2026

Die internationale Einstellung von Mitarbeitern über einen Employer of Record kann einen Großteil des mit der globalen Expansion verbundenen Verwaltungsaufwands beseitigen. Die Nutzung eines EOR bedeutet jedoch nicht, dass die Compliance-Risiken verschwinden.

EOR-Compliance ist ein wesentlicher Bestandteil der Nutzung von EOR-Dienstleistungen und hängt von mehreren Faktoren ab, darunter, ob der Employer of Record im betreffenden Land rechtlich Mitarbeiter beschäftigen darf, ob die Arbeitsverträge den lokalen Anforderungen entsprechen, ob Payroll und gesetzliche Beiträge korrekt gehandhabt werden und ob die Verantwortlichkeiten zwischen EOR und Kundenunternehmen klar definiert sind.

Unternehmen, die eine globale Expansion anstreben, wissen, dass eine formelle Beschäftigung bei internationaler Einstellung besonders wichtig ist, da die Abdeckung durch Beschäftigung und sozialen Schutz noch längst nicht universell ist. Laut der Internationalen Arbeitsorganisation befinden sich im Jahr 2023 mehr als 2 Milliarden Arbeitnehmer in informeller Beschäftigung, was rund 58 % der weltweiten Erwerbsbevölkerung entspricht. Statt für Arbeitgeber befreiend zu wirken, bringt diese Art von Unsicherheit Risiken mit sich, und für Arbeitnehmer birgt sie das Potenzial für einen Mangel an solider Absicherung, wodurch das Vertrauen in ihre Arbeitgeber stets fehlen wird. Für internationale Arbeitgeber ist der Aufbau der richtigen Beschäftigungs-, Payroll- und Sozialversicherungsstruktur in neuen Märkten daher ein grundlegender Bestandteil einer regelkonformen Einstellung, doch zu wissen, wem man dies anvertrauen kann, kann schwierig sein.

Diese EOR-Compliance-Checkliste behandelt daher die wichtigsten Fragen, die Arbeitgeber vor einer Einstellung über einen Employer of Record stellen sollten, von Arbeitsverträgen und Payroll bis hin zur Einstufung von Mitarbeitern, Datenschutz, geistigem Eigentum und dem Risiko einer Betriebsstätte.

Was ist EOR-Compliance?

Vereinfacht gesagt bedeutet EOR-Compliance, sicherzustellen, dass über einen Employer of Record eingestellte Mitarbeiter gemäß den arbeitsrechtlichen, steuerlichen, gehaltsabrechnungsbezogenen, sozialversicherungsrechtlichen, einwanderungsrechtlichen und datenschutzrechtlichen Anforderungen beschäftigt werden, die in ihrem Beschäftigungsland gelten.

In einer EOR-Konstellation wird der Employer of Record zum rechtlichen Arbeitgeber des Mitarbeiters und übernimmt die Verantwortung für die zentrale Beschäftigungsverwaltung. Gleichzeitig steuert das Kundenunternehmen in der Regel weiterhin die tägliche Arbeit des Mitarbeiters.

Dies ist ein enormer Vorteil für internationale Arbeitgeber ohne vorab etablierte Unternehmensstrukturen in den Zielmärkten, da es üblicherweise bedeutet, dass der EOR Folgendes übernimmt:

• Lokale Arbeitsverträge
• Gehaltsabrechnungen
• Einbehaltung der Lohnsteuer
• Arbeitgeber- und Arbeitnehmer-Sozialbeiträge
• Gesetzliche Leistungen
• Urlaubsverwaltung
• Verpflichtende Beschäftigungsunterlagen
• Onboarding und Offboarding
• Regelkonforme Kündigungsverfahren

Die genaue Aufteilung der Verantwortlichkeiten hängt jedoch vom lokalen Recht und der EOR-Vereinbarung ab, und dem falschen EOR-Anbieter zu vertrauen, kann katastrophale Folgen haben, da dieser möglicherweise nicht über das richtige, fundierte lokale Wissen oder die korrekten lokalen Strukturen verfügt, um eine regelkonforme Beschäftigung anzubieten.

Im Kern geht es darum, dass die internationale Beschäftigung nicht einfach nach den Regeln des Landes geregelt werden kann, das das Kundenunternehmen bevorzugt. Unternehmen müssen eine regelkonforme Beschäftigung gemäß den einschlägigen lokalen Vorschriften sicherstellen. Darüber hinaus weist die Internationale Arbeitsorganisation darauf hin, dass die Feststellung eines Beschäftigungsverhältnisses in erster Linie von den Tatsachen abhängen sollte, wie die Arbeit ausgeführt und vergütet wird, und nicht lediglich davon, wie die Parteien die Vereinbarung vertraglich beschreiben.

Für Arbeitgeber ist die praktische Lehre daher einfach: EOR-Compliance muss in der Praxis funktionieren, nicht nur auf dem Papier. Daher muss jeder EOR-Anbieter, dem ein Arbeitgeber vertraut, in jedem von ihm abgedeckten Markt starke, regelkonforme und wirksame Beschäftigungslösungen bereitstellen können.

EOR-Compliance-Checkliste vor der Einstellung

Bevor sie einen internationalen Mitarbeiter onboarden, sollten Arbeitgeber die folgenden Bereiche mit ihrem EOR-Anbieter durchgehen.

1. Bestätigen Sie, dass der EOR im Land rechtlich Mitarbeiter beschäftigen darf

Die erste Frage ist zugleich eine der wichtigsten:

Wer wird den Mitarbeiter tatsächlich beschäftigen?

Eine regelkonforme EOR-Konstellation erfordert in der Regel einen rechtlichen Arbeitgeber, der in der Lage ist, Mitarbeiter nach den Gesetzen des betreffenden Landes einzustellen.

Vor der Unterzeichnung einer Vereinbarung sollte am besten klar festgelegt werden:

• Der rechtliche Name der Einheit, die den Mitarbeiter beschäftigt
• Wo diese Einheit registriert ist
• Ob sie berechtigt ist, vor Ort Mitarbeiter zu beschäftigen
• Ob EOR-, Arbeitnehmerüberlassungs-, Personaldienstleistungs- oder Beschäftigungslizenzen erforderlich sind
• Ob der Anbieter die Einheit selbst besitzt oder einen Drittpartner nutzt
• Wer rechtlich für Payroll und gesetzliche Beiträge verantwortlich ist

Dies ist besonders wichtig, da die EOR-Regulierung von Rechtsordnung zu Rechtsordnung erheblich variiert.

Einige Länder erlauben Konstellationen nach Art des Employer of Record relativ frei. Andere regeln sie über Vorschriften zur Zeitarbeit, Arbeitnehmerüberlassung, Arbeitnehmerentsendung oder ähnliche Gesetzgebung. Beschränkungen können für die Dauer der Einsätze, die zulässigen Berufe, die Anzahl der überlassenen Arbeitnehmer oder das Verhältnis zwischen dem rechtlichen Arbeitgeber und dem Kundenunternehmen gelten.

Deutschland regelt die Arbeitnehmerüberlassung beispielsweise über das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG). Anbieter, die auf diese Weise in der Arbeitnehmerüberlassung oder in ähnlichen Konstellationen tätig sind, benötigen in der Regel eine Erlaubnis, und die reguläre Höchstüberlassungsdauer für denselben Leiharbeitnehmer beim selben Entleiher beträgt 18 aufeinanderfolgende Monate, wobei Tarifverträge Abweichungen zulassen können. Dies verdeutlicht, warum Unternehmen die genaue verwendete Rechtsstruktur überprüfen sollten, anstatt anzunehmen, dass eine in einem Land zulässige EOR-Konstellation einfach andernorts nachgebildet werden kann.

Praktischer Schritt: Bitten Sie den EOR, die konkrete Rechtseinheit zu benennen, die auf dem Arbeitsvertrag des Mitarbeiters erscheinen wird, bevor das Onboarding beginnt.

2. Prüfen Sie den Arbeitsvertrag

Arbeitsverträge sind eine der Grundlagen der EOR-Compliance.

Der Vertrag sollte den zwingenden arbeitsrechtlichen Vorschriften des Landes des Mitarbeiters entsprechen, unabhängig davon, wo sich der Hauptsitz des Kundenunternehmens befindet.

Je nach Rechtsordnung müssen Verträge möglicherweise Angelegenheiten wie die folgenden festlegen:

• Stellenbezeichnung und Aufgaben
• Gehalt und Zahlungshäufigkeit
• Arbeitszeiten
• Arbeitsort oder Regelungen zur Remote-Arbeit
• Probezeit
• Jahresurlaub
• Krankheitsbedingte Abwesenheit
• Gesetzliche Leistungen
• Kündigungsfristen
• Kündigungsverfahren
• Verschwiegenheitspflichten
• Regelungen zum geistigen Eigentum

Einige Rechtsordnungen verlangen außerdem, dass Verträge in der Landessprache bereitgestellt werden oder bestimmte zwingende Klauseln enthalten. Arbeitgeber sollten es daher vermeiden, ihren inländischen Arbeitsvertrag einfach zu übersetzen und international zu verwenden.

EOR-Compliance-Prüfung: Bestätigen Sie, dass der Anbieter lokal geprüfte Arbeitsverträge verwendet und über einen Prozess zur Aktualisierung der Vorlagen verfügt, wenn sich die arbeitsrechtliche Gesetzgebung ändert.

3. Überprüfen Sie die Payroll- und Steuer-Compliance

Fehler in der Payroll können eine scheinbar einfache internationale Einstellung schnell in ein Compliance-Problem verwandeln.

Der EOR sollte das Brutto-zu-Netto-Gehalt des Mitarbeiters ermitteln und dabei die anwendbaren Posten korrekt berechnen:

• Einbehaltung der Lohnsteuer
• Sozialversicherungsbeiträge des Arbeitgebers
• Sozialversicherungsbeiträge des Arbeitnehmers
• Verpflichtende Rentenbeiträge
• Arbeitslosenversicherung
• Krankenversicherungsbeiträge
• Lohnabgaben
• Sonstige gesetzliche Abzüge

Arbeitgeber sollten außerdem klären, wer die Payroll-Meldungen bei den lokalen Behörden einreicht und wer die Verantwortung für die Korrektur von Fehlern trägt.

Die Reformen für Umbrella-Unternehmen 2026 im Vereinigten Königreich sind ein besonders anschauliches Beispiel dafür, wie viel Haftung bei der Zusammenarbeit mit einem EOR-Partner sicher oder angemessen geteilt werden kann. Ab dem 6. April 2026 ist dort, wo ein Umbrella-Unternehmen Arbeitnehmer in einer Arbeitsvermittlungskette beschäftigt, in der Regel die Personalvermittlung, die direkt mit dem Endkunden kontrahiert, dafür verantwortlich, dass PAYE korrekt angewandt wird. Gibt es keine Vermittlung, kann diese Verantwortung direkt auf den Endkunden entfallen. HMRC erklärt, dass es PAYE-Unterzahlungen von der verantwortlichen Vermittlung oder dem Endkunden zurückfordern kann.

Dies wird besonders wichtig, wenn die Vergütung Boni, Provisionen, Zulagen, Aktienoptionen oder andere variable Zahlungen umfasst.

Fragen an Ihren EOR: Wer berechnet die Payroll? Wer reicht die gesetzlichen Meldungen ein? Wie werden Payroll-Fehler korrigiert? Kann der Anbieter nachweisen, dass Steuern und Sozialbeiträge gezahlt wurden?

4. Bestätigen Sie gesetzliche Leistungen und Urlaubsansprüche

Leistungen können nicht einfach global standardisiert werden, sodass ein in Frankreich, Brasilien, Japan, Mexiko oder den Vereinigten Arabischen Emiraten eingestellter Mitarbeiter sehr unterschiedliche gesetzliche Ansprüche haben kann.

Dazu können gehören:

• Gesetzlicher Mindesturlaub
• Gesetzliche Feiertage
• Krankheitsbedingte Abwesenheit
• Mutterschafts- und Vaterschaftsurlaub
• Elternzeit
• Verpflichtende Krankenversicherung
• Rentenbeiträge
• Unfallversicherung
• 13. Monatsgehalt
• Urlaubsgeld
• Abfindungsansprüche

Ein regelkonformer EOR sollte diese Verpflichtungen ermitteln, bevor er dem Arbeitgeber eine Schätzung der Beschäftigungskosten vorlegt.

Auch der Umfang und die Abdeckung nationaler Sozialschutzsysteme variieren enorm. Laut dem World Social Protection Report der ILO 2024–26 sind 85,9 % der Menschen in Ländern mit hohem Einkommen durch mindestens eine Sozialschutzleistung abgesichert, verglichen mit 32,4 % in Ländern mit niedrigem mittlerem Einkommen. Diese Unterschiede unterstreichen, warum Arbeitgeber länderspezifische Berechnungen benötigen, um sowohl regelkonform als auch wettbewerbsfähig zu bleiben, anstatt ein standardisiertes globales Leistungspaket anzuwenden.

Deshalb ist es so wichtig zu wissen, dass es international keinen einheitlichen Preis für eine EOR-Lösung gibt – ein Punkt, der beim Vergleich von Anbietern besonders wichtig ist. Eine niedrig angesetzte monatliche Beschäftigungskostenangabe oder eine zu stark vereinfachte Kostenregelung spiegelt möglicherweise nicht die gesamten gesetzlichen Beschäftigungskosten des Mitarbeiters wider und deutet stattdessen auf ein Unternehmen hin, das möglicherweise nicht vollständig zuverlässig ist.

5. Prüfen Sie Arbeitszeit- und Überstundenregelungen

Internationale Arbeitgeber gehen manchmal davon aus, dass die Arbeitszeiten einfach der Richtlinie des Hauptsitzes folgen können, doch das kann zu ernsthaften Problemen führen.

Viele Länder regeln die maximale Arbeitszeit, Ruhezeiten, Wochenendarbeit, Nachtarbeit, Überstundensätze und Anforderungen an die Zeiterfassung.

Der Vorgesetzte des Mitarbeiters kann für das Kundenunternehmen tätig sein, doch der EOR bleibt dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass das Beschäftigungsverhältnis den geltenden lokalen Anforderungen entspricht.

Klären Sie daher vor der Einstellung:

• Normale wöchentliche Arbeitszeit
• Maximal zulässige Arbeitszeit
• Anspruch auf Überstunden
• Erforderliche Überstundenzuschläge
• Anforderungen an Ruhezeiten
• Pflichten zur Zeiterfassung
• Regelungen für Wochenenden und gesetzliche Feiertage

Dies ist besonders wichtig, wenn internationale Mitarbeiter regelmäßig über Zeitzonen hinweg zusammenarbeiten.

6. Überprüfen Sie die Einstufung der Mitarbeiter

Ein Grund, warum Unternehmen EOR-Dienstleistungen nutzen, besteht darin, Mitarbeiter zu beschäftigen, die andernfalls fälschlicherweise als unabhängige Auftragnehmer engagiert würden.

Doch die Bezeichnung einer Konstellation zu ändern, löst Einstufungsprobleme nicht automatisch.

Behörden prüfen im Allgemeinen das tatsächliche Arbeitsverhältnis.

So berücksichtigt beispielsweise der US Internal Revenue Service bei der Unterscheidung zwischen Arbeitnehmern und unabhängigen Auftragnehmern Faktoren wie Verhaltenskontrolle, finanzielle Kontrolle und das Verhältnis zwischen den Parteien. Der IRS weist ausdrücklich darauf hin, dass ein Remote-Mitarbeiter dennoch ein Arbeitnehmer sein kann, wenn das Unternehmen das Recht hat, zu kontrollieren, welche Arbeit ausgeführt wird und wie sie erledigt wird.

Ähnliche Grundsätze des Vorrangs der Substanz vor der Form gibt es in vielen Rechtsordnungen, und viele Länder verfügen über spezifische Tests zur Bestimmung des Status eines Arbeitnehmers in dieser Frage.

Das bedeutet, dass Unternehmen einen EOR in Betracht ziehen sollten, wenn ein internationaler Mitarbeiter:

• Überwiegend oder ausschließlich für das Unternehmen arbeitet
• Feste Aufgaben hat
• Unter der Leitung des Unternehmens arbeitet
• Unternehmenssysteme nutzt
• Regelmäßige Vergütung erhält
• In die Abläufe des Unternehmens eingebunden ist
• Ein fortlaufendes statt eines projektbasierten Verhältnisses hat

Wesentliches Risiko: Auftragnehmerverträge sollten nicht allein deshalb verwendet werden, weil sie verwaltungstechnisch einfacher sind als ein Beschäftigungsverhältnis.

7. Verstehen Sie, wer die Kündigung verwaltet

Das Einstellen ist in der Regel relativ unkompliziert, doch bei der Kündigung wird die Beschäftigungs-Compliance viel deutlicher sichtbar.

Länder unterscheiden sich erheblich in ihren Regelungen zur Kündigung, sodass Arbeitgeber je nach Rechtsordnung Folgendes benötigen können:

• Ein rechtlich gültiger Kündigungsgrund
• Schriftliche Abmahnungen
• Leistungsdokumentation
• Anhörungsverfahren
• Gesetzliche Kündigungsfrist
• Abfindungszahlungen
• Behördliche Meldungen
• Anhörung des Betriebsrats
• Aufhebungsvereinbarungen

Ein EOR sollte daher einbezogen werden, bevor das Kundenunternehmen einem Mitarbeiter mitteilt, dass sein Beschäftigungsverhältnis endet.

Vorgesetzte sollten nicht davon ausgehen, dass ein Mitarbeiter einfach nach den am Hauptsitz üblichen Kündigungsregeln entlassen werden kann.

EOR-Compliance-Prüfung: Bitten Sie den Anbieter, sein Kündigungsverfahren vor der Einstellung zu erläutern, und nicht erst, wenn eine Kündigung erforderlich wird.

8. Prüfen Sie den Schutz des geistigen Eigentums

Geistiges Eigentum ist ein leicht übersehener Teil der EOR-Due-Diligence, aber ein zunehmend wichtiges Element, da sich das internationale Urheberrecht immer stärker etabliert.

Dies wird besonders wichtig bei der Einstellung von:

• Softwareentwicklern
• Ingenieuren
• Designern
• Forschern
• Produktmanagern
• Kreativschaffenden
• KI-Spezialisten

Von Mitarbeitern geschaffenes geistiges Eigentum gehört nicht weltweit automatisch nach identischen Regeln dem Kundenunternehmen.

Die EOR-Konstellation sollte daher erläutern, wie geistige Eigentumsrechte vom Mitarbeiter und rechtlichen Arbeitgeber an das Kundenunternehmen übertragen werden.

Je nach lokalem Recht können hierfür spezifische Klauseln zur Erfindungsübertragung oder zum Urheberrecht erforderlich sein.

Arbeitgeber sollten außerdem bestätigen, wie Verschwiegenheit, Geschäftsgeheimnisse und nachvertragliche Pflichten gehandhabt werden.

9. Überprüfen Sie Datenschutz und Privatsphäre der Mitarbeiter

Die Nutzung eines EOR bringt die Übermittlung erheblicher Mengen an Mitarbeiterdaten mit sich.

Dazu können gehören:

• Ausweisdokumente
• Adressen
• Bankverbindungen
• Gehaltsinformationen
• Steueridentifikationsnummern
• Arbeitsverträge
• Gesundheits- oder Leistungsinformationen
• Einwanderungsunterlagen

Arbeitgeber sollten wissen, wo diese Informationen gespeichert werden, welche Organisationen darauf zugreifen können und ob Informationen internationale Grenzen überschreiten.

Für Mitarbeiter, die unter die DSGVO der EU fallen, können internationale Datenübermittlungen Schutzmaßnahmen wie Angemessenheitsbeschlüsse, Standardvertragsklauseln oder verbindliche interne Datenschutzvorschriften erfordern. Der Europäische Datenschutzausschuss betont, dass der mit personenbezogenen Daten verbundene Schutz auch dann fortbestehen sollte, wenn diese Daten außerhalb der EU übermittelt werden.

Nach der DSGVO können schwerwiegende Verstöße Geldbußen von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des gesamten weltweiten Jahresumsatzes eines Unternehmens aus dem vorangegangenen Geschäftsjahr nach sich ziehen, je nachdem, welcher Betrag höher ist. Für Unternehmen, die Payroll-, Bank-, Identifikations- und Leistungsdaten von Mitarbeitern über ein internationales EOR-Netzwerk übermitteln, sollte der Datenschutz daher Teil der Anbieter-Due-Diligence sein und nicht rein als IT-Frage behandelt werden.

Fragen, die Sie stellen sollten: Wo werden Mitarbeiterdaten gehostet? Welche Unterauftragsverarbeiter haben Zugriff? Was geschieht nach einem Sicherheitsvorfall? Wie lange werden Mitarbeiterdaten aufbewahrt?

10. Bewerten Sie das Risiko einer Betriebsstätte

Ein EOR kann Probleme der Beschäftigungs-Compliance lösen, doch er beseitigt nicht automatisch das körperschaftsteuerliche Risiko.

Die Tätigkeiten eines ausländischen Mitarbeiters können möglicherweise zur Begründung einer Betriebsstätte (permanent establishment, PE) für das Kundenunternehmen beitragen.

Das Risiko kann von Faktoren wie den folgenden abhängen:

• Die Aufgaben des Mitarbeiters
• Ob er Verträge verhandelt
• Ob er gewöhnlich Verträge abschließt
• Seine Position in der Hierarchie
• Ob das Unternehmen faktisch über einen festen Standort im Land tätig ist

Dieses Thema ist besonders relevant geworden, da die grenzüberschreitende Remote-Arbeit zunimmt.

Die OECD hat in ihrem Update des Musterabkommens vom November 2026 wichtige neue Leitlinien zu diesem Thema bereitgestellt. Als allgemeine Regel würde ein Mitarbeiter, der weniger als 50 % seiner gesamten Arbeitszeit von seinem Zuhause in einem anderen Land aus arbeitet, allein dadurch nicht dazu führen, dass dieser Ort eine feste Geschäftseinrichtung darstellt. Wenn der Mitarbeiter dort 50 % oder mehr seiner Arbeitszeit arbeitet, werden laut OECD Faktoren wie die Frage, ob es einen geschäftlichen Grund dafür gibt, die Tätigkeit von diesem Land aus auszuüben, besonders wichtig.

Dies schafft keinen universellen „50-%-Safe-Harbor“, da die tatsächliche steuerliche Behandlung vom Recht des betreffenden Landes und vom Steuerabkommen abhängt. Die Leitlinien zeigen jedoch, warum ein EOR seinen Kunden nicht einfach sagen sollte, dass die Nutzung eines EOR das PE-Risiko vollständig beseitigt.

11. Überprüfen Sie die Einwanderungs- und Arbeitserlaubnis-Compliance

Ein EOR verleiht einem Mitarbeiter nicht automatisch das Recht, in einem Land zu arbeiten.

Wenn der Mitarbeiter kein Staatsbürger oder kein dauerhaft Aufenthaltsberechtigter ist, sollten Arbeitgeber klären:

• Ob eine Arbeitserlaubnis erforderlich ist
• Ob der EOR den Mitarbeiter rechtlich sponsern kann
• Welche Visakategorie gilt
• Ob die Rolle die Zulassungsvoraussetzungen erfüllt
• Wie lange die Genehmigung dauert
• Ob die Beschäftigung vor der Genehmigung beginnen kann
• Wer für Verlängerungen verantwortlich ist

Arbeitgeber sollten einem Mitarbeiter niemals erlauben, mit einem Touristen- oder Besuchervisum mit der Arbeit zu beginnen, nur weil die Person physisch in das Land einreisen kann.

12. Überprüfen Sie die Verantwortlichkeiten für Arbeitsschutz und Sicherheit

Remote-Mitarbeiter sind weiterhin Mitarbeiter.

Je nach lokalem Recht können sich die Pflichten im Bereich Arbeitsschutz und Gesundheit auch auf Mitarbeiter erstrecken, die von zu Hause aus arbeiten.

Anforderungen können betreffen:

• Gefährdungsbeurteilungen am Arbeitsplatz
• Ergonomische Ausstattung
• Unfallmeldung
• Arbeitnehmerentschädigung
• Schutz der psychischen Gesundheit
• Zulagen für Remote-Arbeit
• Vom Arbeitgeber gestellte Ausstattung

Die EOR-Vereinbarung sollte festlegen, welche Verantwortlichkeiten beim rechtlichen Arbeitgeber liegen und welche beim Kundenunternehmen verbleiben, das für die täglichen Arbeitsbedingungen zuständig ist.

13. Verstehen Sie die Anforderungen an Tarifverträge

Individuelle Arbeitsverträge sind nicht immer die einzige Quelle von Beschäftigungspflichten.

In einigen Ländern und Branchen können Mitarbeiter außerdem abgedeckt sein durch:

• Tarifverträge
• Branchenvereinbarungen
• Betriebsräte
• Arbeitnehmervertretungen
• Verpflichtende branchenspezifische Leistungen

Diese Vereinbarungen können Gehaltsniveaus, Arbeitszeiten, Überstunden, Urlaub, Boni, Kündigungsfristen und andere Beschäftigungsbedingungen beeinflussen. Zudem können diese Vereinbarungen auf Unternehmens-, Branchen-, regionaler, sektoraler oder nationaler Ebene automatisch angewandt oder durch Beitritt übernommen werden, was bedeutet, dass Arbeitgeber sich möglicher Vereinbarungen bewusst sein müssen und wissen müssen, wie diese mit ihren Zielen zusammenwirken.

Ein regelkonformer EOR sollte feststellen, ob solche Anforderungen gelten, bevor die Vergütung und die Beschäftigungsbedingungen finalisiert werden.

14. Prüfen Sie, wie Compliance-Änderungen überwacht werden

Das Arbeitsrecht bleibt nicht statisch.

Regierungen ändern regelmäßig:

• Mindestlöhne
• Lohnsteuersätze
• Sozialversicherungsschwellen
• Urlaubsansprüche
• Einwanderungsanforderungen
• Regelungen zu Arbeitsverträgen
• Meldepflichten

Ihr EOR sollte daher über einen Prozess zur Überwachung regulatorischer Änderungen und deren Umsetzung verfügen.

Fragen Sie Anbieter, wie die lokale Gesetzgebung überwacht wird, wer Beschäftigungsunterlagen prüft und wie Kunden informiert werden, wenn Änderungen ihre Mitarbeiter betreffen.

Dies ist besonders wichtig für Unternehmen, die über mehrere Rechtsordnungen hinweg einstellen.

15. Überprüfen Sie die EOR-Dienstleistungsvereinbarung

Prüfen Sie abschließend die geschäftliche Vereinbarung zwischen Ihrem Unternehmen und dem EOR.

Das Master Services Agreement sollte die Verantwortlichkeiten für Folgendes klar erläutern:

• Beschäftigung
• Payroll
• Steuereinbehaltung
• Leistungen
• Mitarbeiterauslagen
• Datenschutz
• Geistiges Eigentum
• Verschwiegenheit
• Kündigung
• Freistellung von der Haftung
• Compliance-Verstöße
• Arbeitsrechtliche Streitigkeiten

Achten Sie besonders auf die Haftungsklauseln.

Die Nutzung eines Employer of Record überträgt viele Beschäftigungsverantwortlichkeiten auf eine andere Organisation, doch sie überträgt nicht zwangsläufig jedes rechtliche oder geschäftliche Risiko.

EOR-Compliance-Checkliste auf einen Blick

Bevor Sie über einen Employer of Record einstellen, bestätigen Sie, dass Sie die folgenden Punkte mit Ja beantworten können:

Wenn mehrere dieser Fragen vor dem Onboarding nicht beantwortet werden können, verdient die Beschäftigungskonstellation eine weitergehende Prüfung.

Warnsignale bei der Auswahl eines EOR-Anbieters

Der Preis sollte nicht das einzige Kriterium sein, wenn Sie Employer-of-Record-Anbieter vergleichen.

Mögliche Warnsignale sind ein Anbieter, der:

• Die Einheit, die Ihren Mitarbeiter beschäftigen wird, nicht benennen kann
• Generische Verträge ohne länderspezifische Anpassung bereitstellt
• Payroll-Berechnungen nicht klar erläutern kann
• Vage Antworten zu gesetzlichen Leistungen gibt
• Vorschlägt, Mitarbeiter allein zur Kostensenkung als Auftragnehmer einzustellen
• Kündigungsverfahren nicht erläutern kann
• Keine klare Datenschutzdokumentation bereitstellt
• Behauptet, dass die Nutzung eines EOR das Risiko einer Betriebsstätte vollständig beseitigt
• Nicht erläutern kann, ob er eigene Einheiten oder Drittpartner nutzt

Das oberste Ziel sollte nicht einfach darin bestehen, den günstigsten Weg zu finden, einen Mitarbeiter international zu bezahlen.

Es sollte darin bestehen, ein Beschäftigungsverhältnis und ein solides Payroll-System zu schaffen, das der Prüfung durch Mitarbeiter, Steuerbehörden, Arbeitsinspektoren und andere Regulierungsbehörden standhält.

EOR-Compliance wird 2026 immer wichtiger

Regierungen richten zunehmend Aufmerksamkeit auf komplexe Beschäftigungs- und Arbeitsvermittlungskonstellationen.

Diese Entwicklung veranschaulicht ein umfassenderes Compliance-Prinzip für Unternehmen, die Beschäftigungsstrukturen Dritter nutzen: Das Auslagern von Payroll oder rechtlicher Beschäftigung bedeutet nicht immer das Auslagern jeder regulatorischen Verantwortung.

Gleichzeitig passen sich Steuerbehörden an zunehmend mobile Belegschaften an. Die aktualisierten OECD-Leitlinien zur grenzüberschreitenden Remote-Arbeit zeigen, dass Regierungen prüfen, wie traditionelle Steuerregeln anzuwenden sind, wenn Mitarbeiter für ausländische Unternehmen ohne herkömmliches lokales Büro arbeiten.

Für internationale Arbeitgeber wird die EOR-Due-Diligence daher wichtiger, nicht weniger wichtig.

EOR- vs. Auftragnehmer-Compliance

Unternehmen, die ihre erste internationale Einstellung erwägen, vergleichen oft zwei Optionen: den Mitarbeiter als unabhängigen Auftragnehmer zu engagieren oder ihn über einen EOR einzustellen.

Der entscheidende Unterschied ist die Art des Verhältnisses.

Ein echter Auftragnehmer betreibt in der Regel ein unabhängiges Unternehmen und behält eine größere Kontrolle darüber, wie die Leistungen erbracht werden. Ein EOR-Mitarbeiter arbeitet in einem formellen Beschäftigungsverhältnis und erhält die geltenden Arbeitnehmerschutzrechte.

Die ILO empfiehlt, in erster Linie auf die tatsächlichen Gegebenheiten der Arbeitsausführung zu achten und nicht auf die im Vertrag verwendete Terminologie.

Für langfristig beschäftigte Arbeitnehmer, die unter der Leitung des Unternehmens tätig sind und als Teil der Belegschaft der Organisation fungieren, kann ein EOR daher eine geeignetere Compliance-Struktur bieten als das wiederholte Verlängern von Auftragnehmerverträgen.

Wie INS Global die EOR-Compliance unterstützt

Die internationale Beschäftigung wird schwierig, weil es kein einheitliches globales Arbeitsrecht gibt.

Jedes neue Land kann unterschiedliche Anforderungen an Verträge, Payroll, Besteuerung, Leistungen, Sozialversicherung, Arbeitszeiten, Kündigung und Einwanderung mit sich bringen.

INS Global hilft Unternehmen, diese Anforderungen durch Employer-of-Record-Lösungen in über 160 der vielversprechendsten Märkte der Welt zu bewältigen.

Anstatt von Unternehmen zu verlangen, vor ihrer ersten Einstellung eine lokale Tochtergesellschaft zu gründen, kann eine EOR-Struktur die rechtliche Beschäftigungsinfrastruktur bereitstellen, die zum Onboarding von Mitarbeitern erforderlich ist, während das Kundenunternehmen die Kontrolle über deren tägliche Aufgaben und Geschäftsziele behält.

INS Global kann Arbeitgeber unterstützen bei:

• Länderspezifischen Arbeitsverträgen
• Mitarbeiter-Onboarding
• Payroll und gesetzlichen Abzügen
• Sozialversicherungsverwaltung
• Verpflichtenden Mitarbeiterleistungen
• Urlaubsverwaltung
• HR-Compliance
• Unterstützung bei Arbeitserlaubnis und Visum, sofern verfügbar
• Kündigung und Offboarding von Mitarbeitern
• Laufender lokaler Compliance-Unterstützung

Machen Sie EOR-Compliance zum Bestandteil Ihrer globalen Einstellungsstrategie

Ein Employer of Record kann die internationale Einstellung erheblich vereinfachen, doch die Wahl eines EOR sollte als Compliance-Entscheidung und nicht einfach als Verwaltungsentscheidung behandelt werden.

Vor dem Onboarding eines Mitarbeiters sollten Unternehmen verstehen, wer den Mitarbeiter beschäftigt, welche Gesetze gelten, wie Payroll und Leistungen verwaltet werden, wie Beschäftigungsrechte geschützt werden und wo Verantwortlichkeiten beim Kundenunternehmen verbleiben.

INS Global bietet Employer-of-Record- und internationale Beschäftigungsunterstützung für Unternehmen, die in Märkte auf der ganzen Welt expandieren.

Mit lokaler Compliance-Expertise und globaler HR-Unterstützung können Unternehmen internationale Mitarbeiter einstellen, ohne zuvor in jedem Markt eine eigene Rechtseinheit aufzubauen.

Planen Sie Ihre nächste internationale Einstellung? Kontaktieren Sie INS Global, um die Beschäftigungs-, Payroll- und Compliance-Anforderungen in Ihrem Zielland zu besprechen, bevor das Onboarding beginnt.