Remote-Arbeit für ein finnisches Unternehmen: Die 8 häufigsten Fragen

Da Remote-Arbeit zu einem festen Bestandteil der modernen Arbeitswelt wurde, suchen viele Fachkräfte und Arbeitgeber nach flexiblen grenzüberschreitenden Lösungen. Finnland gehört mit seiner fortschrittlichen digitalen Infrastruktur, seinem guten Arbeitsnehmerschutz und seiner ausgewogenen Arbeitskultur zu den fortschrittlichsten Ländern, wenn es um Remote-Arbeit geht. Wenn Sie aber darüber nachdenken, für ein finnisches Unternehmen im Ausland remote zu arbeiten, oder wenn ein Mitarbeiter international umzieht, ist es wichtig, die rechtlichen, steuerlichen und Compliance-Auswirkungen zu verstehen. 

Dieser Leitfaden beantwortet die 8 wichtigsten Fragen zur Remote-Arbeit bei finnischen Arbeitgebern und erklärt, wie ein Employer of Record (EOR) den Prozess sowohl für Mitarbeiter als auch für Unternehmen vereinfacht. .

Kann ich für ein finnisches Unternehmen aus dem Ausland remote arbeiten? 

Ja, es wird immer einfacher, remote für ein finnisches Unternehmen zu arbeiten, während man im Ausland lebt. Finnische Arbeitgeber haben flexible Arbeitsmodelle und Finnland zählt zu den digital fortschrittlichsten und global am stärksten integrierten Volkswirtschaften Europas. 

Die grenzüberschreitende Arbeit bringt jedoch rechtliche, steuerliche und Compliance-Aspekte mit sich, die beide Seiten kennen müssen. Ob Sie weiterhin in Finnland steuerpflichtig sind oder ausländischen Steuergesetzen unterliegen, hängt davon ab, wo Sie Ihre Arbeit verrichten.

Rechtliche und steuerliche Auswirkungen der Arbeit im Ausland 

Wenn Sie länger als 6 Monate außerhalb Finnlands leben und arbeiten, werden Sie in der Regel für finnische Steuerzwecke als nicht ansässig betrachtet. Das bedeutet, dass Sie Einkommenssteuer in Ihrem Wohnsitzland und nicht in Finnland zahlen müssen. 

Finnland hat Doppelbesteuerungsabkommen (DTAs) mit mehr als 70 Ländern abgeschlossen, die verhindern, dass Sie für dasselbe Einkommen zweimal Steuern zahlen. Diese Abkommen legen fest, welches Land das primäre Besteuerungsrecht hat, basierend darauf, wo die Arbeit verrichtet wird, wo sich Ihr Wohnsitz befindet und wie lange Sie sich im Ausland aufhalten. 

Aus Sicht des Arbeitgebers müssen finnische Unternehmen sicherstellen, dass sie keine „ständige Niederlassung” (PE) im Gastland bilden, d. h. eine steuerpflichtige Geschäftspräsenz, die durch den Standort des Remote-Mitarbeiters ausgelöst wird. Das Risiko einer Betriebsstätte kann durch EOR-Partnerschaften minimiert werden, bei denen der Arbeitnehmer legal in seinem Wohnsitzland beschäftigt wird, während das finnische Unternehmen weiterhin die tägliche Arbeit verwaltet.

Wie sich das finnische Arbeitsrecht auf Remote-Mitarbeiter auswirkt 

Die finnische Arbeitsgesetzgebung, darunter das Arbeitsvertragsgesetz, das Arbeitszeitgesetz und das Gesetz über den Jahresurlaub, gewährleistet, dass Arbeitnehmer von fairen Bedingungen, klaren Arbeitszeiten und gesetzlichem Urlaub profitieren. 

Sobald ein Arbeitnehmer jedoch im Ausland zu arbeiten beginnt, hat oft das lokale Arbeitsrecht des Gastlandes Vorrang. Das bedeutet, dass sich Urlaubsansprüche, Kündigungsverfahren und Sozialleistungen ändern können, um die lokalen Vorschriften einzuhalten. 

Wenn der Arbeitnehmer während seines Auslandsaufenthalts weiterhin einen finnischen Arbeitsvertrag hat, kann dies zu Unklarheiten führen. Daher sollte ein Rechtsberater oder ein EOR-Anbieter klären, welche Gesetze gelten, um Streitigkeiten oder Verstöße gegen Vorschriften zu vermeiden.

Verantwortlichkeiten des Arbeitgebers für grenzüberschreitend tätige Arbeitnehmer 

Für finnische Arbeitgeber unterscheiden sich die Verpflichtungen je nachdem, ob der Arbeitnehmer in Finnland oder im Ausland ansässig ist. Wenn der Arbeitnehmer in Finnland bleibt, gelten die üblichen Gehalts-, Renten- (TyEL) und Sozialversicherungsbeiträge, die von der finnischen Steuerverwaltung (Vero) und Kela, der Sozialversicherungsanstalt, verwaltet werden. 

Wenn der Arbeitnehmer ins Ausland umzieht, muss der Arbeitgeber:

• feststellen, ob die finnische oder die Sozialversicherung des Gastlandes gilt. 
• die Lohnabrechnung anpassen, um Steuern vor Ort einzubehalten (falls erforderlich). 
• die Mindestlohn-, Urlaubs- und Kündigungsvorschriften des Gastlandes einhalten. 
• die Einhaltung der DSGVO und der Vorschriften für den grenzüberschreitenden Datentransfer sicherstellen. 

Andernfalls kann das Unternehmen mit Bußgeldern für ausländische Arbeitskräfte oder Nachzahlungen konfrontiert werden. Die Zusammenarbeit mit einem EOR im Gastland gewährleistet die vollständige Einhaltung der Vorschriften und minimiert die Haftung. 

Wie funktioniert ein Employer of Record? 

Ein Employer of Record (EOR) fungieren als lokaler Arbeitgeber für die ausländischen Mitarbeiter eines Unternehmens. Der EOR stellt den Mitarbeiter im Namen des finnischen Unternehmens ein, kümmert sich um die Gehaltsabrechnung, die Einhaltung der Steuervorschriften und die gesetzlichen Sozialleistungen im Land des Mitarbeiters, während das Unternehmen die volle operative Kontrolle behält. 

Dieses Modell ist ideal für Unternehmen, die internationale Talente suchen oder finnische Mitarbeiter unterstützen, die ins Ausland ziehen.

EOR– vs. traditionelle Beschäftigung: Die wichtigsten Unterschiede 

Durch die Auslagerung von Verwaltungs- und Compliance-Aufgaben an den EOR können finnische Arbeitgeber weiterhin mit ihren globalen Mitarbeitern zusammenarbeiten, ohne ausländische Niederlassungen zu eröffnen oder das Risiko einer Betriebsstättengründung einzugehen. 

Gehaltsabrechnung, Steuern und Sozialleistungen im Rahmen eines EOR 

Ein EOR in Finnland oder im Ausland kümmert sich um alle länderspezifischen Verpflichtungen im Zusammenhang mit der Beschäftigung, darunter: 

• Einkommenssteuerabzug und Überweisung 
• Sozialversicherungsbeiträge 
• Lokale Renten- und Versicherungssysteme 
• Verwaltung von bezahltem Urlaub und Feiertagen 
• Einhaltung von Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften für Remote-Mitarbeiter 

Ein EOR kümmert sich auch um die Einarbeitung neuer Mitarbeiter, die digitale Vertragsunterzeichnung und die Aufbewahrung von Dokumenten gemäß den lokalen Datenschutzbestimmungen. So wird sichergestellt, dass alle Aspekte des Arbeitsverhältnisses den gesetzlichen Standards des Gastlandes entsprechen. 

Wann sollte man einen EOR nutzen, anstatt eine Niederlassung zu gründen? 

Die Gründung einer Niederlassung oder Tochtergesellschaft im Ausland erfordert Registrierungen, Bankgeschäfte, Buchhaltung und rechtliche Formalitäten, was oft Monate dauert und zehntausende Euro kostet. 

Im Gegensatz dazu kann ein EOR Mitarbeiter in nur 1–3 Wochen einstellen und alle Personal- und Gehaltsabrechnungsvorgänge über seine bestehende lokale Infrastruktur abwickeln. 

EORs eignen sich am besten, wenn:

• Sie einige Remote-Mitarbeiter im Ausland einstellen. 
• Sie einen neuen Markt testen, bevor Sie eine dauerhafte Präsenz aufbauen. 
• Ein bestehender finnischer Mitarbeiter ins Ausland umzieht. 
• Sie die Kosten und Risiken einer ausländischen Unternehmensgründung vermeiden möchten. 

Kann ich über einen EOR remote für ein finnisches Unternehmen arbeiten? 

Ja. Ein EOR kann Sie vor Ort beschäftigen, während Sie weiterhin für Ihr finnisches Unternehmen arbeiten. Sie erhalten einen konformen Arbeitsvertrag in Ihrem Wohnsitzland, der sicherstellt, dass die richtigen Steuern und gezahlt werden. 

Beispielsweise könnte ein finnischer Softwareentwickler, der nach Portugal umzieht, von einem EOR in Portugal eingestellt werden. Der finnische Arbeitgeber würde sich weiterhin um die geschäftlichen Aufgaben kümmern, während die Gehaltsabrechnung und die Sozialleistungen nach portugiesischem Recht verwaltet werden. 

Ebenso kann ein internationaler Fachmann, der für einen finnischen Arbeitgeber arbeitet, über einen EOR in Finnland eingestellt werden, wodurch die Einhaltung des finnischen Arbeitsvertragsgesetzes in Bezug auf Arbeitszeiten, Jahresurlaub und Kündigung gewährleistet ist.

Wie viel kostet ein EOR? 

Die Preise für EORs variieren je nach Anbieter, Standort und Komplexität der Dienstleistungen. Die Kosten hängen in der Regel von der Anzahl der Mitarbeiter, den länderspezifischen Compliance-Anforderungen und den Sozialleistungspaketen ab. 

Typische Preismodelle für EOR-Anbieter 

Die meisten EORs berechnen entweder:

• eine pauschale monatliche Gebühr pro Mitarbeiter (üblich bei einem vorhersehbaren Budge) oder 
• einen Prozentsatz des Bruttogehalts des Mitarbeiters, der in der Regel zwischen 8 % und 15 % liegt. 

Für Visa-Sponsoring, die Verwaltung von Sozialleistungen oder in besonders komplexen Rechtssystemen können zusätzliche Gebühren anfallen. 

Kostenvergleich: EOR vs. Gründung einer Tochtergesellschaft 

Den meisten finnischen KMU und mittelständischen Unternehmen ermöglicht ein EOR erhebliche Einsparungen und einen schnelleren Markteintritt. 

Versteckte Kosten von EOR 

Ein EOR vereinfacht zwar die Compliance, manchmal fallen allerdings zusätzliche Gebühren für Folgendes an: 

• Kündigung von Mitarbeitern oder Vertragsbeendigung. 
• Komplexe Leistungspakete oder Verwaltung der Gesundheitsversorgung. 
• Jährliche Unterstützung bei der Lohnsteuererklärung. 

Transparente Anbieter wie INS Global legen alle Kosten im Voraus klar dar und helfen Arbeitgebern so bei der genauen Planung. 

Gibt es Risiken oder Einschränkungen bei der Arbeit im Ausland für ein finnisches Unternehmen? 

Ja, die Arbeit aus der Ferne von einem anderen Land aus kann sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber unterschiedliche Verpflichtungen oder Risiken mit sich bringen. Dazu gehören Steuern, Sozialleistungen und logistische Herausforderungen. 

Sozialversicherung und Doppelbesteuerungsabkommen 

Finnland koordiniert seine Sozialversicherungsvorschriften durch EU-Verordnungen und bilaterale Abkommen. Finnische Arbeitnehmer, die in einem anderen EWR- oder EU-Land arbeiten, können mit einer von Kela oder Eläketurvakeskus (ETK) ausgestellten A1-Bescheinigung bis zu 24 Monate lang unter der finnischen Sozialversicherung versichert bleiben. 

Außerhalb Europas gibt es Doppelbesteuerungs- und Sozialabkommen mit Ländern wie den USA, Kanada und Australien. Diese Verträge verhindern doppelte Steuerpflichten und stellen sicher, dass Beiträge nur in einem Land gezahlt werden.

Herausforderungen in Bezug auf Zeitzonen, Kommunikation und Produktivität 

Finnland liegt in der osteuropäischen Zeitzone (UTC+2/3), die sich mit Europa und dem Nahen Osten überschneidet. Die Koordination mit dem asiatisch-pazifischen Raum oder Amerika kann allerdings schwieriger sein. 

Arbeitgeber sollten asynchrone Arbeitspraktiken, flexible Besprechungspläne und klare Kommunikationsprotokolle einführen. Tools wie Slack, Notion oder Microsoft Teams ermöglichen die Zusammenarbeit in Echtzeit über Zeitzonen hinweg und stellen sicher, dass Sie die in Finnland stark ausgeprägte Work-Life-Balance respektieren.

Welche Risiken gibt es bei der Remote-Arbeit für ein finnisches Unternehmen? 

Remote-Vereinbarungen funktionieren am besten mit klarer Planung und Dokumentation. Dennoch bestehen für beide Seiten einige Risiken. 

Risiko der falschen Einstufung als selbstständiger Auftragnehmer 

Wenn Arbeitnehmer im Ausland als Auftragnehmer statt als Angestellte eingestellt werden, könnten die Behörden das Verhältnis neu einstufen, wenn es wie ein Arbeitsverhältnis aussieht (feste Arbeitszeiten, fortlaufende Überwachung, Exklusivität). 

In solchen Fällen könnte sich der Arbeitgeber mit Steuerrückzahlungen, unbezahlten Sozialleistungen und Strafen konfrontiert sehen. Durch die Nutzung eines EOR wird dieses Risiko beseitigt, da das Arbeitsverhältnis nach lokalem Recht formalisiert wird.

Körperschaftsteuerpflicht für den Arbeitgeber (ständige Niederlassung) 

Wenn ein finnischer Mitarbeiter im Ausland wichtige umsatzgenerierende oder leitende Tätigkeiten ausübt, könnten die lokalen Behörden feststellen, dass der Arbeitgeber eine ständige Niederlassung in diesem Land gegründet hat, wodurch er dort körperschaftsteuerpflichtig wird. 

Ein EOR fungiert als lokaler rechtlicher Arbeitgeber und schützt das finnische Unternehmen vor dem Risiko einer ständigen Niederlassung, während es die volle operative Kontrolle behält.

Rechte und Schutz von Mitarbeitern im Ausland 

Die Arbeitszeiten, Urlaubs- und Kündigungsrechte werden durch die lokalen Arbeitsgesetze geregelt. In einigen Ländern sind auch Tarifverträge, Mindestkündigungsfristen oder verpflichtende Abfindungen vorgeschrieben. 

Arbeitgeber sollten diese Verpflichtungen mit einem EOR oder einem Arbeitsrechtsanwalt besprechen, um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen und Arbeitnehmerschutz zu gewährleisten, der den finnischen Standards entspricht.

Fazit – Wie der Employer of Record von INS Global Unternehmen bei ihrer weltweiten Tätigkeit unterstützen kann 

Während Finnland seit einiger Zeit eine Vorreiterrolle im Bereich der Telearbeit einnimmt, könnten sich dies bald ändern. Die Regierung versucht seit kurzem verstärkt, finnische Mitarbeiter zur Rückkehr zu bewegen, und bietet Unternehmen, die vor Ort wachsen möchten, entsprechende Möglichkeiten. Bislang handelt es sich dabei nur um Empfehlungen, internationale Arbeitsgesetze können sich aber schnell ändern. 

Egal, ob Sie ein finnisches Unternehmen sind, das Mitarbeiter im Ausland verwaltet, oder ein Mitarbeiter, der international umzieht: der EOR von INS Global stellt die weltweite Einhaltung von Vorschriften sicher. 

Wir fungieren als rechtlicher Arbeitgeber in Finnland oder in Ihrem Gastland und kümmern uns um die Gehaltsabrechnung, Steuern, Sozialleistungen und rechtlichen Verpflichtungen, damit sich beide Seiten auf Produktivität statt Papierkram konzentrieren können. 

INS Global ist in über 160 Ländern tätig und unterstützt Unternehmen dabei:

• • innerhalb von wenigen Wochen weltweit Mitarbeiter einzustellen 
  • die Einhaltung lokaler Arbeits- und Steuervorschriften sicherzustellen 
  • das Risiko einer Betriebsstätte zu vermeiden 
  • weltweit einheitliche Personal- und Sozialleistungen anzubieten
  • und vielem mehr 

Für finnische Arbeitgeber und Fachkräfte, die sich für internationale Arbeit interessieren, ist ein EOR der sicherste und effizienteste Weg in die Zukunft.

FAQ

Ein konkretes Beispiel – Kann ich für ein finnisches Unternehmen in Spanien arbeiten? 

Ja. Sobald Sie nach Spanien umziehen, gelten in der Regel das spanische Arbeitsrecht und die spanischen Steuervorschriften. Ihr finnischer Arbeitgeber kann einen EOR in Spanien beauftragen, einen lokalen Vertrag auszustellen, Sie bei der Seguridad Social anzumelden und die Gehaltsabrechnung in Euro vorschriftsmäßig durchzuführen. 

Ein konkretes Beispiel – Kann ich in Finnland leben und für ein US-amerikanisches Unternehmen arbeiten? 

Ja, Ihr US-Arbeitgeber benötigt aber möglicherweise einen EOR in Finnland, um Sie legal zu beschäftigen. Der EOR verwaltet die Lohnsteuer, Sozialabgaben und Sozialleistungen nach finnischem Recht, während das US-amerikanische Unternehmen die täglichen Aufgaben leitet. 

Kann ich für aus der Ferne für einen finnischen Arbeitgeber arbeiten, wenn ich mich in der EU befinde? 

Ja. Dank der EU-Arbeitsmobilität und der Koordinierung der sozialen Sicherheit können Sie von einem anderen EU-/EWR-Land aus für ein finnisches Unternehmen arbeiten. Stellen Sie sicher, dass Sie über die richtige Sozialversicherungsbescheinigung (A1) verfügen und dass die Steuern vor Ort oder gemäß den Bestimmungen des Abkommens gezahlt werden. 

Kann ich in Finnland bezahlt werden, während ich im Ausland lebe? 

Dies ist zwar möglich, aber nicht empfehlenswert. Sobald Sie ins Ausland ziehen, gilt in der Regel die lokale Steuerpflicht. Die Fortsetzung der finnischen Gehaltsabrechnung könnte zu Verstößen gegen die Vorschriften Ihres Gastlandes oder zu Doppelbesteuerung führen, sofern dies nicht durch ein Abkommen abgedeckt ist. 

Was ist, wenn ich von einem Auftragnehmer zu einem Arbeitnehmer werden möchte? 

Wenn Ihre Arbeitsvereinbarung mit einem finnischen Unternehmen zu einer langfristigen Zusammenarbeit wird, gewährleistet die Umwandlung in ein Arbeitsverhältnis über einen EOR Rechtssicherheit. Sie profitieren von Leistungen wie bezahlten Urlaub, Rente und Sozialversicherung, während der Arbeitgeber sicherstellt, dass die Vorschriften eingehalten werden.