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Outsourcing der Gehaltsabrechnung: Alles, was Sie dazu wissen müssen
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Egal, ob der tägliche Geschäftsbetrieb, Gehaltsabrechnungen oder Finanzen haben Unternehmen aller Größenordnungen früher ihre Angelegenheiten intern erledigt. Im Laufe der Zeit erkannten jedoch immer mehr Unternehmen den Nutzen des Outsourcings und begannen zunehmend, ihre Arbeitsprozesse auszulagern. Ein Beispiel für Outsourcing, das den Geschäftsbetrieb erheblich erleichtern kann, ist das Outsourcing der Gehaltsabrechnung.

Was beinhaltet das Outsourcing der Gehaltsabrechnung?

Bei der Gehaltsabrechnung müssen nicht nur die Gehälter der Mitarbeiter berechnet werden, sondern es müssen auch alle geleisteten Arbeitstage, sowie alle Abzüge, Ausgaben, Spesen, Steuern und sonstige Berechnungen berücksichtigt werden. Zusätzlich wird die Verwaltung der Gehaltsabrechnung dadurch verkompliziert, dass sie in Übereinstimmung mit den örtlichen Richtlinien und Gesetzen durchgeführt werden muss (Compliance).

Bei der Auslagerung der Gehaltsabrechnung wird dieser Verwaltungsaufwand von einem externen Unternehmen durchgeführt, das sich auf Gehaltsabrechnungen spezialisiert hat. Diese Unternehmen unterstützen Sie auch bei der Buchhaltung sowie bei Rechts- und Steuerfragen. Sie gewährleisten damit, dass Ihre Arbeit mit den örtlichen Richtlinien und Geschäftspraktiken im Einklang steht (Compliance).

Wer sollte die Gehaltsabrechnung auslagern?

Unternehmen jeder Größenordnung können ihre Gehaltsabrechnungen outsourcen. Grundsätzlich lagern vor allem kleine bis mittelgroße Unternehmen ihre Gehaltsabrechnungen aus, weil eine betriebsinterne Bearbeitung unter Umständen kostspielig oder abträglich für die Produktivität sein kann. Größere Unternehmen lagern ihre Gehaltsabrechnungen in der Regel aus, wenn sie Mitarbeiter für einen begrenzten Zeitraum ins Ausland entsenden.

Das Outsourcing der Gehaltsabrechnung kann besonders nützlich für Unternehmen sein, die:

  • keine interne Finanzabteilung haben, die sich normalerweise mit der Gehaltsabrechnung auseinandersetzt.
  • nicht über ein effizientes Lohnabrechnungssystem verfügen.
  • expandieren wollen, aber kein zusätzliches Personal für Finanzen oder Verwaltung einstellen wollen.
  • in einem anderen Land/Gebiet tätig werden wollen, in dem sie vorher noch nie Fuß gefasst haben.
  • sich stärker auf ihr eigentliches Tätigkeitsfeld konzentrieren wollen.
  • es vermeiden wollen, gegen lokale Richtlinien und Gesetze zu verstoßen (Compliance).

Unternehmen sollten sich die genannten Aspekte und ihre Gesamtsituation genauer ansehen, um zu bestimmen, ob eine Auslagerung ihrer Lohnabrechnung für sie sinnvoll wäre.

Wann sollten Sie Ihre Gehaltsabrechnungen auslagern?

Wann ein Unternehmen seine Gehaltsabrechnungen auslagern sollte, hängt von einer Reihe von Faktoren ab, die durchaus subjektiv sein können. Unternehmen sollten ihre speziellen Bedürfnisse und Zukunftspläne in Betracht ziehen, um zu bestimmen, ob sich die Auslagerung für sie eignet. Außerdem sollten Unternehmen ihre verfügbaren Ressourcen überprüfen, um zu entscheiden, ob die Lohn- und Gehaltsabrechnung lieber intern oder extern geregelt werden sollte und welche der Varianten den Geschäftsbetrieb am stärksten vereinfacht.

Warum die Gehaltsabrechnung auslagern?

Die betriebsinterne Abrechnung von Gehältern kostet Geld, Zeit und Ressourcen. Dies kann für manche Unternehmen eine Herausforderung darstellen. Unternehmen, die nicht über eine spezialisierte Personal- oder Finanzabteilung verfügen, sollten ihre Gehaltsangelegenheiten outsourcen, um sicherzustellen, dass sie bei ihrer Arbeit nicht gegen lokale Vorschriften verstoßen. Im Wesentlichen profitieren Unternehmen bei Outsourcing vor allem dadurch, dass sie sich auf ihren eigentlichen Geschäftsbetrieb konzentrieren können, ohne sich mit Verwaltungsaufgaben herumschlagen zu müssen.

Vorteile des Outsourcings der Gehaltsabrechnung

Immer mehr Unternehmen erkennen die Vorteile des Outsourcings, weshalb immer mehr Unternehmen externe Dienstleister mit der Verwaltung ihrer Gehaltsabrechnungen beauftragen. Ob für kleine Unternehmen oder große Konzerne, das Outsourcing der Lohnabrechnung kann zahlreiche Vorteile haben. Unternehmen sollten die entsprechenden Vor- und Nachteile abwägen und die Auslagerung in Gang setzen, wenn die Vorteile überwiegen. Zu den wichtigsten Vorteilen der Auslagerung der Gehaltsabrechnung gehören:

1. Ihr Unternehmen spart Zeit und Energie

Es kostet Geld, Zeit und Ressourcen, die Gehaltsabrechnungen Ihrer Mitarbeiter betriebsintern zu verwalten. Sie müssen sicherstellen, dass Ihr Unternehmen über qualifiziertes Personal verfügt, das sich mit der lokalen Gesetzeslage in den Bereichen HR und Buchhaltung auskennt. Außerdem müssen Sie eventuell zusätzliche Ausrüstung und Software beschaffen, um organisiert und zuverlässig zu arbeiten.

Eine interne Verwaltung der Gehaltsabrechnung bedarf nicht nur zuverlässiger Berechnungen und pünktlicher Auszahlungen. Sie hängt auch mit der Einhaltung örtlicher Gesetze, der Anfertigung von Berichten, sowie der Bearbeitung von Stundenzetteln und Mitarbeiteranfragen zusammen. Zwar regeln manche Unternehmen die Gehaltsabrechnung betriebsintern, aber dafür sind jedoch wertvolle Zeit und Aufmerksamkeit Ihrer Mitarbeiter notwendig, die sonst auch anderen Teilen Ihres Geschäfts gewidmet werden könnten.

Die Auslagerung der Gehaltsabrechnung entlastet nicht nur Ihr Personal und setzt Ressourcen frei, sondern Sie bekommen auch Zugang zu Experten, die sich gänzlich Ihren Gehaltsabrechnungen widmen.

2. Die Auslagerung der Gehaltsabrechnung gewährleistet die Einhaltung lokaler Vorschriften (Compliance)

Personalmanager und Buchhalter müssen nicht nur auf eine rechtzeitige und korrekte Gehaltsauszahlung achten, sondern müssen dies auch im Einklang mit den örtlichen Vorschriften tun. Sie müssen gewährleisten, dass die richtigen Zahlungsbedingungen für jeden Mitarbeiter erfüllt sind.

Heutzutage stellen Unternehmen Mitarbeiter auf verschiedenen Gehaltsstufen ein. So kann ein Unternehmen Vollzeit- und Teilzeitmitarbeiter, sowie unabhängige Mitarbeiter und Freelancer einstellen. Die für die Lohnbuchhaltung zuständigen Mitarbeiter müssen jedoch sicherstellen, dass Mindestlohnstandards eingehalten werden. Andere Vorschriften, wie Mutterschaftsurlaub, gesetzliche Feiertage, Sozialversicherungsbeiträge und Steuern müssen sie auch beachten.

3. Kostenvorteile

Eine betriebsinterne Abteilung für die Lohnbuchhaltung benötigt mehr als nur einen Mitarbeiter, der Gehälter auszahlt. Sie brauchen ein Team mit der nötigen Expertise, sowie Software, die entsprechenden Geräte und mehr.

Kleine und mittelgroße Unternehmen können die Kosten ihrer betriebseigenen Lohnbuchhaltung berechnen, indem sie die Gesamtzeit, die für alle Lohnabrechnungen aufgewendet wird, mit dem Stundenlohn der Buchhalter multiplizieren und dann durch die Zahl der Lohnzettel teilen, die in dem betreffenden Lohnzeitraum bearbeitet wurden.

Durch diese Kostenberechnung können Unternehmen die Vorteile einer extern durchgeführten Gehaltsabrechnung besser einschätzen. Im Wachstum befindliche Unternehmen, die mehr und mehr Mitarbeiter einstellen und steigende Ausgaben haben, sollten Ihre Lohnbuchhaltungsabteilung entsprechend ausbauen, um den wachsenden Herausforderungen gerecht zu werden. Rechnet man noch die fixen Kosten und das Verwaltungsrisiko hinzu, so stellt ein externer Anbieter von Gehaltsabrechnungsservices eine kostengünstigere Alternative dar.

4. Effiziente Verwaltung von Zahlungsnachweisen

Da die Verarbeitung und Verwaltung von Lohnabrechnungen zu den Kernaufgaben von Personaldienstleistern gehört, verfügen sie über effiziente Verfahren und Systeme, die auf die Bedürfnisse von Unternehmen ausgelegt sind. Effiziente Software und Arbeitsabläufe sind in der Buchhaltung und Verwaltung genauso wichtig wie fähiges Personal.

Ein effizientes System zur Abrechnung von Gehältern ist unabdingbar für die Einhaltung lokaler Arbeits- und Steuervorschriften sowie für die Verhinderung von Betrug. Alle Zahlungen, Abzüge, Steuern und Ausgaben sollten von demjenigen verbucht werden, der auch die Gehaltsabrechnung verwaltet. Beim Outsourcing der Gehaltsabrechnung ist Ihr Dienstleister für die korrekte, rechtzeitige Zahlung, sowie eine effiziente Buchführung und die Bearbeitung von Rückfragen und Anträgen (sowohl von Arbeitnehmern als auch von externen Stellen) verantwortlich.

5. Vermindertes Risiko

Bei einer internen Verwaltung der Lohnabrechnungen ist das Unternehmen dazu verpflichtet, dass die Arbeitsabläufe mit den lokalen Vorschriften und Prozessen übereinstimmen (Compliance). Sie müssen auch sicherstellen, dass Ihre Steuerabzüge und Zahlungen korrekt sind, um Probleme mit den Arbeitnehmern zu vermeiden.

Wenn jedoch ein Vertrag mit einem Drittanbieter vorliegt, haftet der Dienstleister für alle Berechnungen, sowie die Pünktlichkeit und Richtigkeit der Auszahlungen. So hat das auftraggebende Unternehmen weniger Verwaltungsaufwand und der Dienstleister wird für etwaige Fehler, Auslassungen, versäumte Fristen, nicht ordnungsgemäß eingereichte Steuern usw. haftbar gemacht. Damit hat Ihr Unternehmen letztlich eine Sorge weniger.

Nachteile des Outsourcings der Gehaltsabrechnung

Es gibt ein paar Nachteile, wenn Sie Ihre Gehaltsabrechnung an einen Dienstleister auslagern wollen, zum Beispiel:

1. Sie arbeiten mit einem Drittanbieter zusammen

Wenn Sie mit einem externen Dienstleister zusammenarbeiten, wird diese dritte Partei Teil des Verhältnisses zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Wenn es zu einem Schadensfall kommt, muss diese Partei sowohl mit dem Arbeitgeber als auch dem Arbeitnehmer kommunizieren. Daher ist es wichtig, einen direkten Kommunikationskanal mit dem Dienstleister zu schaffen, um sicherzustellen, dass Probleme und Unklarheiten schnell und effizient geregelt werden können.

2. Sie gewähren einem Dritten Zugang zu Ihrem Unternehmen

Wenn Sie einen Bereich Ihres Unternehmens auslagern, müssen Sie dem Dienstleister Zugang zu diesem Bereich gewähren. Beim Outsourcing der Gehaltsabrechnung ist dies nicht anders. Wenn Sie einen Dienstleister für Ihre Gehaltsabrechnung anheuern, erlauben Sie ihm Zugang zu Informationen über das Gehalt Ihrer Mitarbeiter und zu Ihrem Budget, damit der Dienstleister Zahlungen in Ihrem Namen vornehmen kann. Daher haben Sie eingeschränkte Kontrolle über Ihre Gehaltsabrechnungsabteilung und können u. a. die Zahlungsvorgänge nicht nach eigenem Ermessen ändern.

3. Geheimhaltung

Da Ihr Dienstleister Zugang zu den Daten Ihrer Mitarbeiter hat, kann er auf private Informationen zugreifen, die geschützt werden sollten. Es ist Ihre Pflicht als Arbeitgeber, die persönlichen Daten Ihrer Mitarbeiter zu schützen.

Um die Datensicherheit zu gewährleisten, sollten Sie sicherstellen, dass Ihr Vertrag mit dem Drittanbieter vorsieht, dass die Mitarbeiterdaten geschützt sind und nicht weitergegeben werden dürfen. Ist dies noch nicht der Fall, können Sie den Dienstleister bitten, eine entsprechende Klausel zum Schutz persönlicher Daten in den Vertrag aufzunehmen.

Wie funktioniert das Outsourcing der Gehaltsabrechnung?

Sobald ein Unternehmen den richtigen Partner gefunden hat, kann es mit dem Outsourcing-Prozess beginnen. Der Prozess besteht in der Regel darin, dass die Arbeitsabläufe geklärt, die nötigen Informationen übermittelt, die Vorgehensweise festgelegt und anschließend die Geschäftsbeziehung gepflegt wird.

  • Arbeitsabläufe klären – Der Dienstleister muss darlegen, wie eine Zusammenarbeit normalerweise abläuft, damit sich die Parteien aufeinander abstimmen können (z.B. Zeitpläne, Zahlungsfristen etc.). So kann eine effiziente Zusammenarbeit erreicht werden.
  • Informationen übermitteln – Das Unternehmen stellt dem Dienstleister alle erforderlichen Informationen zur Verfügung (z.B. Namen der Mitarbeiter, Bankdaten, Arbeitsstundenabrechnung, Spesenabrechnungen usw.)
  • Das Arbeitsverfahren festlegen – Der Dienstleister und das Unternehmen vereinbaren, wie die Zahlung erfolgen soll und wie vorzugehen ist, wenn Anpassungen vorgenommen werden müssen oder Rückfragen zu klären sind.
  • Die Geschäftsbeziehung pflegen – Unternehmen und Dienstleister müssen einen direkten Kommunikationskanal einrichten, damit sie in der Lage sind, ihre Beziehung zu managen und zu pflegen.

Es ist zwar nicht notwendig, dass Unternehmen über eine komplette Abteilung verfügen, die sich ausschließlich mit Gehaltsabrechnungen befasst, jedoch sollten sie auch nicht völlig auf Personal- oder Buchhaltungsexperten verzichten. Betriebseigene Personalmitarbeiter sind nach wie vor für andere wichtige Aufgaben erforderlich und dienen als Bindeglied zwischen dem Unternehmen und dem Dienstleister.

Alles in allem wird es immer üblicher, dass Unternehmen jeder Größe ihre Gehaltsabrechnung an einen externen Anbieter auslagern. Für viele Unternehmen übersteigen die Vorteile klar die Risiken, wobei sich gleichzeitig auch der Arbeits- und Verwaltungsaufwand erheblich verringert.

INS Global

INS Global ist ein führender Anbieter für Personallösungen und ein global tätiger Dienstleister für die Lohnabrechnung. Seit der Gründung im Jahre 2006 hat INS Global bereits mehr als 600 Unternehmen auf der ganzen Welt bei deren Expansion unterstützt. Ganz gleich, ob Sie einen Anbieter für Arbeitnehmerüberlassungen, für die Personalvermittlung, oder die Rechnungsstellung für internationale Kunden brauchen, INS Global kann Ihnen helfen. Kontaktieren Sie uns noch heute und lassen Sie sich kostenlos von unseren Experten beraten.

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