Was ist eine Vertretung?

Eine Vertretung, auch Representative Office oder Liaison Office genannt, ist eine separate Einheit, welche ein ausländisches Unternehmen im Ausland vertritt. Auch wenn es eine kostengünstige Lösung ist, sich in China niederzulassen gesehen, bringt es gewisse Einschränkung mit sich.

Eine Vertretung kann für folgendes verwendet werden:

• Erforschung des Marktes und Promotion des Unternehmens in China
• Aufbau eines Netzwerks, Sammlung von Informationen und Entwicklung von Werbung
• Andere Aktivitäten, welche keine Gewinne erzielen

Eine Vertretung kann demnach keine Verträge abschließen oder Rechnungen ausstellen. Jedoch ist es eine Vertretung gestattet, Marketing- und Forschungsaktivitäten durchzuführen.

Konditionen und Prozeduren des Gründens

Abhängig der Industrie dauert der Antrag bei dem lokalen Handelskammer (Administration of Industry and Commerce (AIC)) eine Mutterfirma auf einer Vertretung 3 bis 4 Monate.

Ausländische Investoren finden es eventuell schwierig den Antrag bei den lokalen Behörden zu stellen, da es viel Zeit in Anspruch nimmt und holen sich eine Beratungsfirma zur Seite um den Prozess zu erleichtern.

Alle Anträge müssen in chinesischer Sprache eingereicht werden, die Genehmigung wird normalerweise innerhalb von einem Monat ausgegeben.

Anmeldung

Folgende Unterlagen müssen zusammen mit dem Antrag an das AIC eingereicht werden:

• Zertifikat des Gründes der Mutterfirma (notariell beurkundet)
• Miet- oder Kaufvertrag von Büroräume in China

Kopie mit chinesischer Übersetzung:

• Antrag auf einer Vertretung
• Ernennungsurkunde der Verantwortlichen und alle Repräsentanten (inklusive Kopien der Personalausweise und Lebensläufe)
• Zertifikat des Grundkapitals der Mutterfirma (notariell beurkundet)
• Anträge der AIC (in chinesischer Sprache)

Auf Anfrage der AIC kann weitere Unterlagen angefragt werden.

Nach der Anmeldung

1. Nachdem der AIC das Zertifikat der Vertretung ausgestellt hat muss folgende Prozedur zeitnah beachtet werden:

• Die Firmenadresse und offizielles Stempel bei “Division of Exit & Entry of the Administration Field Office of Public Safety” angemeldet werden.
• Die Vertretung bei der lokalen Steuerbehörden registrieren lassen
• Abhängig vom Geschäftsplan und Ort sind Vertretungen verschiedene Steuern unterlegt. Der effektive Steuersatz ist gleich 11% der Gesamtausgaben.
• Bei “Bureau of Statistics” registrieren lassen und Zertifikat erhalten
• Bei “Administration of Foreign Exchange” registrieren um ein Währungskonto eröffnen zu können:
• Bankkonto eröffnen

2. Bei den Zollbehörden registrieren

3. Anträge für Arbeits- und Aufenthaltserlaubnisse for die ausländische Repräsentanten stellen und um lokale Mitarbeiter einstellen zu können einen Lizenz dafür erfragen.

Überwachung

In der Vergangenheit sind die Restriktionen der Vertretungen häufig verletzt worden und dies hat dazu geführt, dass die AIC und “Office of Public Safety” die Aktivitäten der Vertretungen überwachen und Inspektionsbesuche in den ersten drei Monate gestatten.

In der Praktik

Eine Vertretung ist viel einfacher als eine WOFE zu gründen, kann aber auf Grund der Restriktionen rundum das finanzielle (Rechnungswesen) einen Nachteil für die Mutterfirma sein. Obwohl die Vertretung keinen Umsatz erzielt muss es jedoch Steuern zahlen.

Eine Vertretung ist eine schnelle und kostengünstige Art sich in China niederzulassen. Oft verwenden Firmen eine Vertretung um die Möglichkeiten in China vor Ort zu erkunden um danach es in einer WOFE umzuwandeln. Dies ist aber nicht möglich, denn man muss die Vertretung komplett schließen und danach den Prozess um eine WOFE zu etablieren anfangen, was viel Zeit und Geld kostet.