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Consejos para una buena gestión de nóminas

Gestionar la nómina de los empleados puede ser un proceso complejo dado que se deben tener en consideración numerosas regulaciones, como las aportaciones a la Seguridad Social. Por tanto, la gestión de nóminas es el proceso por el cual las empresas pagan a sus empleados y se encargan de todos los procesos relativos a ella. Esto lo hacen el Departamento de Recursos Humanos y el Financiero, aunque también se puede externalizar la gestión de nóminas a Consultoras de Recursos Humanos que presten un servicio personalizado a cada empleado.

En todo caso, hay numerosos consejos a seguir para realizar una buena gestión de nóminas:

 

1. Tener fechas de pago claras y respetarlas

 

Es primordial que tus empleados sepan cuándo van a recibir su salario, y al igual que a ellos se les exige tener su trabajo hecho a tiempo, se espera que la organización pague sus salarios también a tiempo. Por ello, es muy importante establecer fechas de pago realistas para la empresa, aquella fecha donde vaya a tener los fondos suficientes para poder remunerar a sus empleados.

Un aspecto que suele pasar desapercibido es también el método de pago establecido, dado que para ganar la confianza y el respeto de los trabajadores se debe pagar siempre en la forma que se acordó.

 

2. Mantener los datos actualizados de las nóminas

 

La nómina contiene la información del empleado más importante, y por ello, es igual de crítico asegurarse que los datos sean correctos. Estos datos son gestionados por software especializados, y el más pequeño error puede causar problemas muy grandes en el pago de los trabajadores.

Se ha demostrado en estudios como el de The Workforce Institute at Kronos que al menos el 49% de trabajadores, es Estados Unidos, dejaría la empresa por tan sólo 2 errores en la nómina. Por ello, es necesario mantener la información actualizada ante cualquier cambio que pueda tener el trabajador sobre sus datos, como el domicilio o el número de teléfono.

 

3. Establecer un equipo que se haga responsable de esta gestión

 

Generalmente, de esta gestión se encarga el director o los propios trabajadores. Sin embargo, sería conveniente designar a un grupo específico de responsables. De esta forma, los demás empleados pueden seguir centrándose en su trabajo y operaciones diarias mientras que la persona encargada de gestionar las nóminas dedica sus esfuerzos a realizar el mejor trabajo y comprobar que todo está en orden.

 

4. Aliarse con un experto legal

 

Si bien gestionar las nóminas puede parecer una tarea sencilla, este proceso se complica cuando en el país existen normativas que obligan a las empresas a adaptar su gestión para cumplir con la ley.

Así pues, es importante que los responsables conozcan la normativa en todo momento, incluso los cambios que puedan hacerse. Esto incluye conocer todo sobre la gestión de nóminas y Seguridad Social, qué procedimientos seguir al gestionar las vacaciones de los empleados, o sus beneficios por trabajar en la empresa. Aliarse con un profesional puede ayudar mucho a mejorar este aspecto, dado que conocen en detalle el funcionamiento del mercado, la normativa y todos los trámites burocráticos a seguir, asegurando que se cumple con la ley en todo momento. Por ello, acudir a un especialista puede ser una solución a todos tus problemas.

 

5. Tener un formato de nómina claro

 

Incluso cuando las empresas utilizan un software de gestión de nóminas, esta puede ser una tarea complicada. Por ello, es importante utilizar un modelo de nómina que sea sencillo de comprender, y que esté disponible en diferentes formatos para la empresa. Hoy en día, es común tener aplicaciones móviles sobre gestión de nóminas online para poder gestionarlas en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Por último, para mejorar la comprensibilidad de las nóminas y reducir los fallos que se pueden producir al gestionar las de varios empleados, es conveniente establecer una división de la empresa por sectores, organizar sus nóminas en base a esos sectores para así poder agilizar el trámite mientras se reducen las confusiones.

 

INS Global y la gestión de nóminas

 

Como muestra este artículo, la gestión de nóminas es un proceso complejo que puede dar lugar a errores de forma muy rápida. Es por ello por lo que se necesita tener un profundo conocimiento de cómo gestionarlas, así como tener un buen software que pueda manejarlo sin problemas.

En INS Global hemos ofrecido nuestros servicios a más de 600 empresas en más de 80 países durante más de 15 años. Entre los servicios que ofrecemos como Consultora de Recursos Humanos destacan el Outsourcing de RRHH o la gestión de contratos, así como nos encargamos de gestionar las nóminas de tus empleados, ofreciendo asesoramiento y apoyo en todo lo que se necesite.

 

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