GESTIÓN EN TIEMPOS DE PANDEMIA
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Durante la crisis del COVID-19 los viajes internacionales se han paralizado bruscamente a nivel mundial. Especialmente en China, donde se han impuesto drásticos cierres y cuarentenas severas, manteniendo estas medidas, al menos, hasta la primavera de 2022, como así lo han anunciado las autoridades centrales y locales. Por ello, las empresas extranjeras que realizan negocios en China han tenido que mantener su gestión sin poder viajar. Esto ha supuesto la introducción de muchas actividades on-line, lo que ha provocado, necesariamente, la digitalización de las empresas. Sin embargo, no todas las tareas han podido resolverse mediante aplicaciones electrónicas. La gestión se dificultó especialmente en las empresas que comenzaban a operar, las que estaban en proceso de negociación o las que querían mantener los intercambios comerciales negociados a largo plazo.

Esta nueva forma de trabajo implica nuevas habilidades y perfiles profesiones, así como enfrentarse a nuevos desafíos. La cooperación a larga distancia es, además de un reto, una tendencia que ha venido para quedarse. Por tanto, después de la crisis del COVID-19 será un asunto que habrá que seguir gestionando.

Las respuestas corporativas en China se han convertido en un punto focal para los analistas de todo el mundo. Desde empresas más pequeñas hasta marcas globales, como Nike, Starbucks o Disney, han tenido que adaptarse a las nuevas formas de gestión en el país. Lo que ha implicado supervisar a distancia, buscar contactos fiables en el terreno y dar crédito a sus equipos allí para guiarlos a través de la crisis.

Las nuevas estrategias que las empresas están introduciendo no devolverán la vida a la anterior normalidad. Según los líderes empresariales y expertos, probablemente la crisis podría cambiar de forma permanente el modo en que trabajamos, compramos y administramos nuestros negocios. En palabras de Alain Beinichou, director ejecutivo de IBM China: “ésta es la nueva normalidad”[1].

Para ayudar a las empresas a superar estos desafíos, INS Global es el socio que puede facilitarle el control de su negocio desde el otro lado del mundo. En estas líneas les brindamos algunos consejos prácticos sobre apoyo que necesitará y consejos a la hora de abordar un modelo de gestión y de cooperación a larga distancia.

LAS DIFERENCIAS ENTRE CHINA Y ESPAÑA EN LA CONSIDERACIÓN DEL TRABAJO A DISTANCIA Y SUS CONSECUENCIAS

A pesar de que la crisis del COVID-19 ha obligado a reemplazar las relaciones personales por las virtuales, la presencia física en los negocios en China sigue siendo esencial. Éste es un país diverso y muy grande, donde también existe una enorme competencia. Tradicionalmente, las relaciones de confianza y de credibilidad se asientan sobre relaciones personales.

La diversidad de normas territoriales, la existencia de zonas especiales de importación, así como la capacidad de negociación de las condiciones de las nuevas empresas que operen en China con los gobiernos locales o regionales, hacen que optimizar la comercialización y, sobre todo, la producción en China sea un ejercicio mucho más complejo de lo que podemos imaginar desde una perspectiva occidental. Para garantizar el progreso se necesita contar con información y orientación real sobre el terreno para no eternizarse en la puesta en funcionamiento, perfeccionar las condiciones y aumentar las ventas rápidamente.

En época de pandemia, para muchas empresas no ha sido posible contar con los suficientes recursos humanos localmente. Tampoco es fácil desde el exterior conocer el mercado en detalle o hacer los contactos adecuados. INS Global ha ayudado a muchas empresas a acelerar estos procesos en China.

Debido a los aspectos únicos del mercado chino, es muy importante contar con empresas con años de experiencia en China, fuertes conexiones y profundo conocimiento del mercado. Ayuda esencial a la hora de habilitar un sistema comunicación eficaz a distancia, saber quién es quién y a quién dirigirse para llegar a acuerdos concretos.

CONSTRUYENDO RELACIONES LOCALES LEALES EN CHINA

El pasado 15 de marzo de 2019 China aprobó una nueva Ley de Inversión Extranjera (FIL, por sus siglas en inglés), dirigida a mejorar el entorno empresarial para los inversores extranjeros y así garantizar que las empresas con inversión extranjera participen en el mercado en igualdad de condiciones. A pesar de ello, todavía en muchos sectores contar con un socio inversor chino es un factor determinante para garantizar la viabilidad y el éxito del negocio. Además, es imprescindible en determinados sectores donde todavía se exige una participación o un accionariado chino mayoritario, como el energético o las nuevas tecnologías.

Elegir el socio adecuado en China es también un aspecto clave en el éxito de los negocios y es clave analizar el valor real de esta cooperación. Es decir, la posición que ocupa este socio y si esta alianza ayudará a posicionar a nuestra empresa de manera adecuada ante los apropiados departamentos, equipos y quienes toman las decisiones en estas grandes organizaciones. Es fundamental una comunicación eficaz a distancia, lo que exige, a menudo, localizar y contratar a las personas adecuadas, las cuales puedan servirnos de enlace y nos acompañen en los procesos clave de introducción, funcionamiento y supervisión del negocio. Nuestra empresa, INS Global, está especializada en dicho aspecto, así como en la gestión de las nóminas u honorarios que se deriven de estos servicios.

Si se desea contar con suficientes recursos humanos en el país, un aspecto que deben considerar las nuevas empresas es: la existencia de diferencias culturales e institucionales entre China y Europa. A veces, estas diferencias las podemos encontrar también entre Europa y Estados Unidos, pero son mucho más patentes con China. Adoptar un modelo de gestión adecuado pasa por entender estas tradiciones. Además, implica acomodar las políticas de recursos humanos, tanto a los requerimientos del entorno externo, como al ideario y estilo de la empresa occidental[2] para no perder su identidad o las ventajas de su funcionamiento (gestionando adecuadamente determinados aspectos como son el arraigo, la jerarquía o la reputación, muy presentes en los modelos chinos respecto a modelos occidentales, pudiendo incorporar criterios de recursos humanos basados en un sistema más anónimo y horizontal).

VISAS

Para prevenir los efectos de la pandemia, en China se ha aplicado uno de los cierres fronterizos a personas más drásticos del mundo, afectando, incluso, a ciudadanos con permisos de residencia en vigor. Sin embargo, existen ciertas formas de entrada a la República Popular de China a través de determinados canales y excepciones permitiendo la entrada tanto de trabajadores cualificados, para «actividades económicas, comerciales, científicas o tecnológicas necesarias» y «necesidades humanitarias de emergencia», como para aquellos que deban realizar una negociación mercantil o cerrar un acuerdo[3]. En este ámbito, los extranjeros que deban regresar a China, por motivos de trabajo o para determinados negocios, pueden hacerlo con ciertas visas especiales o bajo el cumplimiento de determinados requisitos sanitarios específicos. Algunos países como Alemania, Reino Unido, Suiza, Italia, Francia, Singapur, Japón y Corea cuentan con un procedimiento Fast-track (canal de vía rápida) firmado con China para este propósito. Además de estas fórmulas, están el canal regular y el canal verde.

En los procesos de emisión de visado es preciso contar con las cartas de invitación de la empresa, validadas por las autoridades locales o regionales. Esto ha provocado que la tramitación de estas cartas de invitación no haya sido un procedimiento uniforme en todo el país, variando, incluso, de un distrito a otro dentro del mismo municipio. En la solicitud, el patrocinador debe resaltar por qué el solicitante de la visa es esencial, insustituible y actualmente necesario en la República Popular de China, así como la contribución económica que la empresa ha hecho a la economía local, factor también considerado por la Oficina de Relaciones Exteriores (FAO, por sus siglas en inglés) del distrito correspondiente. En el caso de las visitas de negocios el empleador debe asegurarse de que el empleado residirá, trabajará y viajará dentro de un «circuito cerrado».

Las compañías aéreas son las encargadas de revisar que los pasajeros cuenten con la prueba negativa de COVID-19 antes de embarcar, así como con los billetes de regreso y una visa válida. Los requisitos de entrada, sin embargo, están sometidos a muchos cambios debidos a la situación y evolución del COVID-19, tanto en China como en los países de procedencia. A partir del 21 de marzo se ha facilitado la entrada para aquellos ciudadanos con permisos de residencia válidos que hayan recibido la vacuna China. A aquellos que no la tengan se les exigirá un certificado favorable de salud. Asimismo, China planea la emisión de nuevos certificados electrónicos y reconocimiento de test de ácido nucleico e inoculación para “regular de manera ordenada” la entrada en el país.

CONTABILIDAD Y CUMPLIMIENTO FISCAL

Uno de los aspectos básicos que se debe asegurar, si se pretende operar desde el exterior en China, es encontrar la empresa idónea que le proporcione todos los servicios de registro y contabilidad esenciales para que su negocio funcione sin complicaciones en territorio chino[4]. Desde los iniciales, relacionados con la elección de la ubicación u obtención de licencias, los recurrentes, relativos a la contabilidad, teneduría de libros contables y el cumplimiento fiscal (presentación y gestión de la devolución de impuestos, administración de la tesorería, gestión de facturación e IVA e Informes de gestión), u otros más complejos, como los servicios de propiedad intelectual.

Las herramientas utilizadas no son todas iguales y a la hora de poder establecer mecanismos de control transfronterizo, es preciso elegir las aplicaciones que nos permitan tener una mayor transparencia desde el exterior. Si bien éstas deben cumplir con los requisitos chinos, no sólo en materia de gestión sino también en materia de protección y seguridad de la información. La contabilidad y el cumplimiento fiscal son el comienzo de una función financiera sólida.

La entrada en vigor de las nuevas normas contables, revisadas a partir de enero de 2021, como son, por ejemplo, las modificaciones en el reconocimiento de ingresos («nueva CAS 14») y el nuevo tratamiento de los arrendamientos financieros[5], implica la revisión y adopción de los nuevos estándares contables chinos para empresas comerciales, siendo un buen momento para revisar las herramientas utilizadas. Entre la oferta de los sistemas normalizados conviene elegir aquellos que faciliten un mejor control en remoto, por ejemplo, permitiendo el acceso a nuestra contabilidad en tiempo real, utilizando interfaces y paneles de control claros y fáciles de leer. Existen soluciones en el mercado que operan en la nube y están certificadas. Una de éstas, popular entre las pequeñas empresas que operan en China, es el software Megi, un software en la nube certificado en China con varias funcionalidades, incluso la de facturación.

Para la instalación en China hay que tener en cuenta que, quizá, debido a las normas de ciberseguridad y seguridad de la información, la división en el país deberá gestionarse con aplicaciones y bases de datos aisladas y certificadas en China. Habilitar sistemas aislados de contabilidad facilita también reducir los riesgos que pueden derivarse de la transferencia transfronteriza de datos. Además, a partir de este año 2021 existen nuevas normas contables. En teoría, son muchas las empresas que podrían suministrar esos servicios de gestoría y cumplimiento fiscal. Desde pequeñas gestorías domésticas hasta grandes consultoras occidentales.

El control de costes del negocio es un aspecto crucial para ser competitivos y en ese sentido es importante evitar los intermediarios, eligiendo directamente aquellas que pueden llevar a cabo las gestiones con un precio justo. Negociar las condiciones de facturación y hacer una previsión adecuada de costes es fundamental para evitar tarifas ocultas y facturas sorpresa.

GESTIÓN DE LAS INFRAESTRUCTURAS DE RECURSOS HUMANOS

La introducción de protocolos de trabajo a distancia permite plantearse modelos de negocio que ahorren costes. Uno de ellos es contar con una oficina virtual. Esta solución permite a las empresas tener presencia en una ciudad, sin necesitar de comprar o alquilar un inmueble. Un paquete típico de oficina virtual, como el que ofrecemos desde INS Global, incluye un número de teléfono local con servicio de recepcionista, una dirección postal y acceso a instalaciones para reuniones y salas de juntas. La flexibilidad de poder usar diferentes servicios según nuestras necesidades, sin tener que mantener una oficina grande y costosa, que no podamos usar todo el tiempo, ha ayudado a nuestro crecimiento constante en la región. Para las empresas que no requieren con frecuencia de un espacio de oficina, como consultores, se estima que el coste de estos servicios puede significar una cuarta parte del precio de un arrendamiento tradicional. Esta solución puede utilizarse también para reducir costes, aunque se mantengan la oficina tradicional de la compañía, reduciendo su tamaño y reservando salas de reuniones más grandes un determinado número de días al mes para las reuniones de equipo o con clientes. También puede ser una buena solución para ahorrar en gastos de personal fijo, como los que proporcionan servicios de recepción y administración, reenvío de llamadas o traducción de documentos.

Si su empresa ya contaba con una infraestructura y un equipo profesional en China, es preciso considerar que las proyecciones anticipan que la fuerza laboral post-pandémica será relativamente más remota, es decir, casi todas las empresas experimentarán un aumento en el trabajo on-line en relación con sus niveles de referencia previos a la pandemia. Por eso no es recomendable posponer la toma de decisiones sobre la estrategia a seguir en la implantación del trabajo a distancia. Es necesario en estos casos aprovechar las experiencias y resultados recientes del trabajo para planificar intencionalmente una fuerza laboral remota/híbrida en el futuro.

Los aspectos antes comentados, en cuanto a la gestión de recursos humanos en China y las inercias de la adaptación del trabajo a distancia, puede llevarnos a perder cierto control sobre los valores, política de funcionamiento, respuesta e imagen de la empresa. Difundir el conocimiento de las normas, ideas y supuestos importantes para la organización se vuelve más difícil con un equipo humano distribuido[6]. Las recomendaciones para mantener la cultura empresarial en un entorno virtual incluyen reuniones y, en el caso de China, almuerzos específicos dirigidos a crear experiencias compartidas. Además, se ha de controlar mediante encuestas de verificación si los empleados reciben valores compartidos. En este ámbito, las comunicaciones sobre los programas y las iniciativas importantes para la organización son también fundamentales.

Ser competitivos exige adaptar los recursos y la organización a las necesidades de una fuerza laboral deslocalizada. ¿Cuál es la combinación adecuada de teletrabajo y presencialidad? En ese ámbito hay que pensar que las tareas de gestión y supervisión que antes parecían imposibles se están facilitando a través de tecnologías como la robótica y la realidad aumentada, utilizándose para facilitar el mantenimiento remoto de las máquinas en la fabricación. Esto lleva a replantearnos las políticas de recursos humanos. El cambio de éstas y de las prácticas asociadas implica, a veces, la formación o la reestructuración de los propios recursos, un campo en el que INS Global puede prestarle la ayuda necesaria para sobrellevarlo de manera sencilla y exitosa.

LLEVE/TRASLADE SU NEGOCIO AL MUNDO VIRTUAL

Para que su empresa tenga éxito en la era post-pandémica en China debe hacer dos cosas bien: seleccionar su estrategia con cuidado para apuntar a un segmento de mercado defendible y adaptar su modelo de negocio para capturar y dominar su mercado objetivo.

Aunque las transacciones y el comercio on-line en China eran ya muy importantes antes de la pandemia, el COVID-19 ha disparado las ventas de determinados productos, como los alimentos y otros bienes de consumo que tenían más mercado a través de los canales de venta tradicionales. Esto ha incrementado la brecha entre aquellas empresas bien posicionas en los canales digitales y aquellas que cuentan con un modelo de negocio tradicional, quienes, progresivamente, están adaptándose a la gestión de pedidos en línea.

Todo apunta a que, aunque la crisis se calme, los directivos de las empresas deben contar con que el comercio electrónico va a ser, en buena medida, un canal de venta permanente, asignando las inversiones en consecuencia.

China es el país más desarrollado en cuanto a comercio electrónico se refiere, pero no se rige por los mismos parámetros que caracterizan esta actividad en el resto del mundo. Aunque entrar en el mercado on-line parece que no requiere de una gran inversión. El mantener una buena posición en las principales plataformas chinas, como TMall o Alibaba, exige mucho esfuerzo. Tanto por el apoyo a través de eventos o servicios de marketing asociados que ayuden a posicionar nuestro producto en un mercado con una competencia muy grande, como por la necesidad de mantener la relación con el cliente de manera ágil a través de la plataforma.

La utilización de estas plataformas para el comercio entre empresas (B2B) no está autorizado, sólo se admite esta vía directa en plataformas B2C o B2B2C. La venta transfronteriza on-line se puede hacer sin contar con un establecimiento en el país, siempre que las compras del cliente se limiten a volúmenes de mercancía inferior a 2.550 euros en total por persona y año, siendo el límite individual por pedido de 2000 RMB (unos 257 euros)[7].

Para usar estas vías es necesario hacer algunas gestiones previas como el registro de marca (con su denominación occidental y su traducción al chino). Asimismo, en la mayoría de los casos, conviene tener parte de la mercancía importada en China (esta información se facilita habitualmente a través de las zonas de libre comercio habilitadas) y almacenada allí para acelerar el proceso de entrega, ya que el consumidor chino está acostumbrado a recibir la mercancía en un corto periodo de tiempo.

Algunos artículos necesitan, además, ciertos requisitos (tal es el caso de los cosméticos o la alimentación infantil los cuales deben ir acompañados de un CIQ (Clearance Notice). Las normas de comercio electrónico están también en continuo cambio en China, siendo estos factores los que hacen que, aunque en principio parece contar con un proceso fácil, requiere una inversión importante, si bien es cierto que abrir esa puerta significa acceder al mercado más grande del mundo.

Shanghái 12 de abril de 2021.

[1]  MICHELLE TOCH. Lessons from China: How global business has changed forever. CNN Business.6.5.2020. Disponible en: https://edition.cnn.com/2020/04/30/business/lessons-from-china-business-coronavirus-intl-hnk/index.html

[2] CLAUDY SLAATS. What is the effect of cultural differences between the USA and China on the HRM practices in a Chinese subsidiary of a US multinational company in China? BACHERLOR TESIS. Prof T. Peeters 2009-2010 10.06.2010. Disponible en: http://arno.uvt.nl/show.cgi?fid=121722.

[3] CHINA BRIEFING. China’s Travel Restrictions due to COVID-19. An Explainer. 21.3.2021. Disponible en: https://www.china-briefing.com/news/chinas-travel-restrictions-due-to-covid-19-an-explainer/

[4] CASA ASIA. La Contabilidad en China. 1.2020. Disponible en: https://www.casaasia.es.

[5] .CELIA ALLIANCE “global network of expertise” Taxation in China. Disponible en: https://www.celiaalliance.com/.

[6] ERIN E. MAKARIUS, BARBARA Z. LARSON, AND SUSAN R. VROMAN. What Is Your Organization’s Long-Term Remote Work Strategy? Organizational culture. Harvard Business Review. 24.3.2021 disponible en: https://hbr.org/2021/03/what-is-your-organizations-long-term-remote-work-strategy.

[7] EL EXPORTADOR. Comercio electrónico transfronterizo: China rompe los esquemas. Disponible en: https:// www.marketservices.es.

 

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