La contratación de trabajadores de forma remota es una forma rentable de agregar nuevo personal a tú equipó y aumentar la diversidad de talento en tú fuerza laboral. Sin embargo, es importante recordar que la gestión de trabajadores remotos requiere un enfoque diferente para los empleados en el sitio. Cometer errores con la gestión de nómina y los impuestos de los empleados remotos puede ser costoso en términos de multas.
Con la información y los consejos que ofrecemos en este artículo, podrás evitar errores costosos. Además, puedes asegurarte de que te estás ocupando de los impuestos de todos tus empleados remotos de manera efectiva y en cumplimiento.
¿Qué impuestos se aplican a los empleados remotos?
En todo el mundo, se exigen los mismos impuestos que se aplican a los empleados en la oficina para los empleados remotos. Esto es a pesar de que algunas empresas ven a los empleados remotos como autónomos o contratistas independientes.
Las deducciones de nómina aplicables se verán diferentes según la ubicación de tu empresa y las pautas fiscales locales, pero generalmente incluirán:
- Impuesto sobre la renta
- impuesto de desempleo
- deducciones de la seguridad social
- Pensión
- Impuesto de Salud
Deberás retener estos montos para todos tus empleados remotos al igual que con los trabajadores en oficina.
Impuestos para empleados remotos: ¿cómo funcionan?
En términos generales, los empleados deben cumplir con las leyes fiscales del lugar en el que trabajan. Esto puede complicarse cuando los empleados remotos trabajan desde casa, pero no están en el mismo estado o país que la empresa para la que trabajan.
Para asegurarte de que estás administrando correctamente los impuestos de los equipos remotos, primero debes considerar las regulaciones laborales de tú lugar principal de negocios. Algunos países pueden exigir a las empresas que realicen pagos a los empleadores en el país donde se encuentra la entidad. Esto podría ser independientemente de dónde operen tus empleados.
A continuación, debe investigar las tasas impositivas en la ubicación de tú empleado remoto. Algunos países como EE. UU. tienen leyes de devolución de impuestos que difieren según el estado o la región. Es posible que esté en el mismo país que tú empleado remoto, pero aun así tenga que usar diferentes formularios al declarar impuestos. En los EE. UU. y países similares, es probable que existan acuerdos o excepciones entre estados que evitarán la doble imposición.
Si un empleado remoto se mudó recientemente a una nueva ubicación dentro del mismo país, debes asegurarte de que se registre correctamente en su nuevo lugar de residencia. Esto es para evitar pagar impuestos estatales dos veces. Además, muchos países tienen tratados fiscales para evitar la doble imposición, por lo que es fundamental consultar todas las leyes pertinentes.
Cualquier beneficio adicional para empleados sujeto a impuestos que puedas ofrecer también debe informarse de acuerdo con los requisitos fiscales locales. Al mismo tiempo, algunos países pueden permitir deducciones por gastos de trabajo remoto.
Países con deducciones y beneficios fiscales para empleados remotos (2023)
Ahora, con el auge del trabajo y los empleados remotos, muchos países han introducido deducciones de impuestos y opciones de visa de nómada digital para aquellos que quieren trabajar de forma remota.
A partir de abril de 2022, el Reino Unido ofrece una desgravación fiscal de 6 libras (GBP) por día laboral para aquellos cuyo trabajo les obliga a trabajar desde casa. Otros países europeos como Francia, Alemania y los Países Bajos también tienen una legislación que exige que los empleados remotos reciban beneficios. Estos van desde los 5 euros diarios hasta los 10 euros mensuales (EUR).
Portugal tiene un programa NHR (Residente No Habitual) que incluye exenciones de impuestos y una tasa fija de impuesto sobre la renta para trabajadores remotos que califican para el programa.
Desde septiembre de 2021, Grecia tiene una visa de nómada digital disponible para trabajadores remotos. Esto incluye una desgravación fiscal del 50 % durante un máximo de 7 años.
Italia tiene una exención fiscal equivalente al 70 % para los nómadas digitales que se comprometan a permanecer en el país durante un mínimo de dos años.
Tanto Australia como Canadá tienen esquemas de reembolso para trabajadores remotos. Esto les permite recibir una compensación por los gastos del hogar, como herramientas de videoconferencia.
En los EE. UU., los trabajadores remotos independientes son elegibles para ciertas deducciones de impuestos. En los últimos años, esto ha llegado a incluir gastos de cancelación en algunos estados de EE. UU.
Maneje impuestos de empleados remotos fácilmente con un Employer of record internacional (EOR)
Afortunadamente, existe una forma simplificada de manejar todas las diferentes reglas y regulaciones en torno a la nómina de empleados remotos. Recomendamos asociarse con un Employer of record global o un BPO de Recursos Humanos (BPO).
Estos son proveedores externos de recursos humanos y empleo que pueden administrar todas las tareas administrativas en tú nombre.
Por lo general, sin un EOR, se te pedirá que te ocupes de todos los aspectos de las leyes de impuestos de los empleados. Estas van desde las reglas del país en el que se encuentra tú empresa hasta las reglas locales de esa ubicación.
Es posible que debas contratar asesores legales para asegurarte de que no te cobren impuestos dobles o que no realices ningún otro cálculo incorrecto. Incluso los errores menores aquí podrían costarle a tú empresa mucho tiempo y dinero.
En cambio, con un experto en EOR como INS Global, todas las áreas de nómina e impuestos pueden cubrirse con rapidez y profesionalismo. Un Employer of record actúa como una entidad legal representativa en el país en el que deseas contratar. Por lo tanto, con este apoyo, puedes encontrar e incorporar fácilmente nuevo personal sin tener que abrir una empresa en el extranjero.
Al final, administrar a tus empleados remotos a través de un EOR también garantiza que tus trabajadores remotos reciban sus salarios a tiempo y con total seguridad jurídica.
Cómo INS Global ayuda a los nómadas digitales y empleados remotos
INS Global tiene equipos ubicados en todo el mundo. Esta cobertura asegura la experiencia en todos los asuntos de trabajo remoto. Dirigir un equipo global es difícil. Desde la falta de interacción cara a cara hasta la integración de leyes de múltiples países, requiere conocimientos y habilidades especializados. Afortunadamente, nuestro equipo de profesionales cualificados es multinacional y multilingüe.
Nuestra experiencia y talentos nos convierten en tú socio ideal tanto para administrar empleados remotos como para encontrar a los nómadas digitales más talentosos para que trabajen para ti.
Estamos familiarizados con las políticas de trabajo remoto en constante cambio y las obligaciones fiscales de los países de todo el mundo. Podemos estar al tanto de cualquier nuevo desarrollo mientras alcanzas tus objetivos de expansión.
Con nuestra ayuda, puedes contratar nuevos trabajadores remotos y asegurarte de que tus empleados remotos actuales estén bien atendidos. Además, gracias a nuestra experiencia en el seguimiento de cambios en cosas como impuestos y requisitos laborales en todo el mundo, nunca estará fuera del cumplimiento legal.
INS Global tiene casi dos décadas de experiencia ayudando a las empresas a expandirse en todo el mundo de manera simple y segura. Finalmente, nuestros servicios EOR y BPO están disponibles globalmente en múltiples zonas horarias. Esto nos permite estar bien equipados para manejar todas tus necesidades de expansión, reclutamiento y recursos humanos.
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