En el mundo empresarial, una de las tareas más importantes del departamento de Recursos Humanos es la realización y gestión de las nóminas, adaptándolas a los cambios que se puedan producir en la legislación y regulaciones.
Es por ello que una empresa debe saber llevarlas a cabo sin cometer ningún fallo para evitar las posibles reprimendas de las autoridades fiscales del país y tener la seguridad de que no tendrá que enfrentarse a ningún problema.
En los últimos años ha surgido una nueva forma de realizar la Gestión de las Nóminas, a través de consultoras que llevan a cabo el Outsourcing de esta, una manera de externalizar las diferentes tareas a otras empresas.
¿Qué es una nómina?
Es el documento que recoge las principales retribuciones económicas que recibe el trabajador, las retenciones por impuestos y las deducciones correspondientes que dejan finalmente el salario neto.
La gestión de esta trata de llevar a cabo el cálculo y pago necesarios de la nómina a los trabajadores, como las altas, bajas y pagos del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas a la institución de Hacienda.
Para poder llevar a cabo esta actividad será necesario tener unos conocimientos sobre Derecho y Contabilidad para poder realizarlo sin cometer ningún fallo. Es de uso también para la empresa a la hora de contabilizar los gastos de personal. Esta información será completada a través del contrato de trabajo y el Convenio Colectivo.
¿Qué tareas supone la Gestión de las nóminas?
Las condiciones de los trabajadores por tipo de trabajo (como el pago por horas o fijo) así como el tipo de actividad que realiza la empresa serán clave para poder calcular la nómina, teniendo en cuenta las políticas de empleo de la empresa. Algunas de las tareas que supone la gestión de las nóminas son:
- Creación de la nómina: debido a la legislación vigente en España, es necesario tener en cuenta el modelo estandarizado fijado por el Gobierno a través del BOE.
- Partes de la nómina: para poder llevarla a cabo es necesario tener en cuenta su estructura, dividiéndose en encabezado, devengos y las deducciones.
En el encabezado será necesario precisar todos los datos personales del trabajador, tales como su nombre, DNI, número de afiliación a la Seguridad Social, días trabajados….
También será importante que precise la categoría profesional del trabajador para el cálculo de las cotizaciones a la Seguridad Social, despido, salario mínimo o prestación por desempleo. Los datos de la empresa deberán aparecer también precisados.
En la sección de devengos, se encuentran todas las retribuciones que recibirá el trabajador por los servicios prestados. En ella se encuentran dos tipos de retribuciones: salariales (retribuciones por el servicio dado) y no salariales (retribuciones que no entran en el salario si no que son bienes y servicios que da la empresa a sus empleados).
Algunas de las retribuciones son el salario base, complementos salariales, horas extraordinarias, gratificaciones extraordinarias y salario en especie. La suma de todo ello dará el salario bruto del trabajador.
En la sección de las deducciones, se encuentran todas las retenciones que realiza la empresa a la hora de pagar impuestos a las autoridades fiscales, tales como el IRPF o las cotizaciones a la SS. Algunas de las contingencias que corresponden al trabajador al pago son: contingencias comunes a la SS (4,70% del salario bruto), cotización por desempleo (que puede variar según el contrato, y normalmente es del 1,60% del salario bruto), formación profesional (0,10% del salario bruto) y las horas extraordinarias (si las hubiera, al 2% si son por fuerza mayor y 4,70% si no lo son).
- La alta y baja a los empleados en la Seguridad Social: para poder contratar o despedir a cualquier persona (o suspensión de empleo por cualquier razón) es necesario llevar a cabo unas relaciones con la institución de la SS, tales como el alta y baja.
¿Cuáles son los fallos más comunes a la hora de realizar la Gestión de la nómina?
- Fallos a la hora de calcular por no tener un método automatizado de cálculo: una vez se realizan la nómina de cada mes, los resultados que se paguen pueden ser en mayor o menor cantidad, pero si no se tiene un método estándar para poder calcularlo, puede llevar a fallos que serán corregidos por la autoridad y unas reprimendas correspondientes.
- Errores en el relleno de las contraprestaciones: a la hora de cambiar las condiciones de la nómina se pueden llevar a cabo errores en el momento de comunicar. Es por ello que un buen método de comunicación a los empleados será necesario para los diferentes cambios que se produzcan.
- Cumplimentación tardía de la nómina: a la hora de llevar a cabo la nómina en muchos casos no se lleva a cabo a tiempo, y dado que debe ser mes a mes, muchas veces se cometen errores de este tipo.
- Reducción de personal de Recursos Humanos: la escasez de recursos dedicados al departamento de RRHH es una de las principales causas de los errores a la hora de realizar las nóminas.
Una manera de evitar algunos de estos errores es a través de la automatización con programas de software, como Excel o plantillas….
¿Cómo puede ayudarte una Consultora de Recursos Humanos?
Como se ha comentado, en los últimos años ha aparecido una nueva forma de llevar a cabo la Gestión de la nómina, que como se ha podido comprobar, no es nada fácil de realizar. El llamado BPO (Business Process Outsourcing) permite externalizar algunas tareas de las empresas a terceros.
Las consultoras de Recursos Humanos en España son cada vez más comunes para poder realizar los procesos permitiendo un ahorro de costes y tiempo a las empresas. Los especialistas permitirán tener la seguridad de que todas las tareas cumplen con los requerimientos legales y cualquier tipo de cambio en la regulación que se produzca.
INS Global es una consultora de Recursos Humanos que lleva operando desde 2006 y ha ayudado a más de 600 empresas a nivel global. Entre sus servicios puedes encontrar la Gestión de nóminas, el Reclutamiento y Selección de Personal o el EOR (Employer of Record). Contáctanos y te responderemos en menos de 48 horas.
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