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Le hanko : le sceau ancestral japonais

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Si le Japon est un pays moderne sur de nombreux points, certaines pratiques ancestrales, notamment administratives, persistent. C’est le cas du « hanko ». Très attaché à son histoire et a ses traditions, le Japon a des coutumes et des processus bien ancrés et typiques. C’est pourquoi il est important de vous renseigner sur ces pratiques avant d’envisager de développer votre entreprise ou de faire des affaires au Japon.

1/ Qu’est-ce que le hanko ?

Pratique ancestrale, le hanko japonais est une sorte de signature, qui vient remplacer la signature manuscrite par un sceau. Ce petit rouleau en bois, en métal ou en plastique, sur lequel est inscrit vos noms et prénoms ou le nom de votre entreprise, sert à signer tous les documents et contrats, qu’il s’agisse d’un document officiel comme un contrat de travail, d’un ordre de virement ou simplement d’un accusé de réception pour un courrier en recommandé. Si le Japon commence à assouplir les règles, notamment pour les étrangers en séjour de courte durée dans le pays, le hanko est requis pour tous les résidents de longue durée japonais. Cette pratique un peu vieux jeu rappelle au reste du monde que le Japon est un pays de contrastes, à la pointe sur les nouvelles technologies, le Japon est souvent à la traîne en ce qui concerne les procédures administratives. D’autres exemples de ce retard sont l’usage massif du fax et du papier en pleine ère numérique…

2/ Les 3 types de hanko

Le hanko est donc le nom de l’objet qui appose le inkan, la marque qui fait office de signature. Il existe 3 types de hanko :

  • Jitsuin – fabriqué à la demande, le jitsuin est un hanko unique utilisé principalement pour signer les documents officiels. Enregistré auprès de la mairie, il est requis pour la signature d’un contrat de vente ou de location d’un bien immobilier, de documents de mariage, d’un testament…
  • Ginkoin – également unique et fabriqué à la demande, le ginkoin est un type de hanko utilisé principalement pour la signature de documents bancaires, il est d’ailleurs enregistré auprès de votre banque et servira à la validation de virements bancaires, entre autres ;
  • Mitome-in – moins procédurier, le mitome-in est le “hanko du quotidien”, il est utilisé pour les actes de tous les jours, comme le pointage de l’arrivée et du départ du lieu de travail, la signature d’un recommandé ou encore pour indiquer que vous avez bien pris connaissance d’un communiqué interne au travail, entre autres.

3/ Covid-19 : la fin du hanko ?

Comme nous venons de le souligner, l’utilisation du hanko est très souvent requise, notamment au sein de l’entreprise. Au Japon, il est d’usage que de nombreux documents soient imprimés sur papier et « signés » par plusieurs responsables. Les communiqués internes circulent encore en version papier et chaque lecteur doit y apposer son hanko. Dans un contexte de pandémie mondiale sans précédent, le télétravail devient la norme, et il est donc difficile de conserver une pratique qui requiert la présence physique de nombreuses personnes, notamment en ce qui concerne par exemple la facturation au Japon. C’est pourquoi le Japon travaille assidûment à la mise en place de signatures électroniques. La pandémie aura donc certainement raison de cette pratique, ancestrale certes, mais pas des plus adaptées au monde d’aujourd’hui.

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