Les 3 types d'impôts sur les salaires aux États-Unis

L’impôt fédéral sur le revenu aux États-Unis

L’impôt fédéral sur le revenu s’applique aux :

• Personnes physiques – Les citoyens américains, les résidents et certains non-résidents percevant des revenus provenant des États-Unis.
• Sociétés – Les entreprises constituées en vertu de la législation américaine ou générant des revenus aux États-Unis.
• Autres entités – Les fiducies, les successions et les sociétés de personnes. Il importe de préciser que les sociétés de personnes transfèrent le revenu à leurs associés, qui doivent ensuite le déclarer.

Les contribuables sont classés en fonction de leur situation familiale : célibataire, marié déclarant conjointement, marié déclarant séparément, chef de famille ou veuf(ve) qualifié(e).

Calcul de l’impôt fédéral sur le revenu

L’impôt fédéral sur le revenu est basé sur le revenu imposable, qui est déterminé en fonction des éléments suivants :

• Le revenu brut – Il correspond au revenu total gagné (salaires, dividendes, revenus commerciaux, etc.).
• Les ajustements et les déductions – Il s’agit de certaines dépenses pouvant être déduites telles que les contributions aux comptes de retraite, les intérêts des prêts étudiants ou certains frais médicaux.
• Les crédits d’impôt – Cela correspond à des réductions fiscales accordées pour certaines dépenses spécifiques, telles que les frais d’éducation ou de garde d’enfants.

Les États-Unis appliquent un barème d’imposition progressif, ce qui signifie que les revenus les plus élevés sont imposés à des taux plus élevés.

Les tranches d’imposition fédérales (2024)

Les tranches d’imposition sont fixées chaque année par l’administration fiscale américaine (IRS). Vous trouverez ci-dessous un exemple pour l’année 2024 :

Fourchette de revenus (déclarants célibataires)

Il est important de noter que ces tranches diffèrent pour d’autres statuts, comme les couples mariés qui déposent une demande conjointe.

Comprendre les charges fiscales au niveau des États

Lors du calcul des charges fiscales, les entreprises doivent également tenir compte de l’impôt sur le revenu propre à chaque État, de l’impôt sur le chômage (SUTA) et de l’éventualité d’autres charges fiscales locales (selon l’État ou la localité). Les exigences spécifiques peuvent varier considérablement en fonction de l’État dans lequel l’entreprise opère et du lieu de résidence de ses salariés. Maîtriser les règles fiscales est la première étape pour garantir une gestion efficace de la paie.

L’impôt sur le revenu au niveau de l’État

L’impôt sur le revenu est un impôt prélevé par les différents États sur le revenu des salariés. Le taux d’imposition varie en fonction de l’État : certains appliquent un taux forfaitaire, tandis que d’autres mettent en place un barème progressif. Vous trouverez ici un aperçu des taux d’imposition dans les différents États américains.

Impact de l’impôt sur le revenu au niveau de l’État sur la gestion de la paie

Pour les employeurs, l’impôt sur le revenu propre à chaque État a une incidence directe sur le calcul des salaires, puisqu’une partie des revenus perçus par chaque salarié doit être prélevée et versée au gouvernement de l’État. Il incombe donc aux employeurs de prélever le montant exact de cet impôt sur la rémunération de leurs collaborateurs, ce qui nécessite une bonne compréhension de la législation fiscale de l’État concerné. Les employeurs sont également tenus de respecter les délais de déclaration fiscale propres à chaque État afin d’éviter les pénalités.

États sans impôt sur le revenu

L’absence d’impôt sur le revenu dans de nombreux États américains tels que l’Alaska, la Floride, le Nevada, le Dakota du Sud, le Texas, Washington et le Wyoming constitue un véritable atout pour les employeurs et les salariés. Cette mesure fiscale allège considérablement la gestion de la paie pour les entreprises implantées dans ces États, qui n’ont pas à se soucier de la retenue à la source.

Les exonérations de l’impôt sur le revenu et leurs avantages

Le principal avantage de travailler dans des États où les personnes physiques ne sont pas soumises à l’impôt sur le revenu est la réduction de la charge administrative pour les employeurs. En l’absence de retenue à la source, les processus de paie sont plus rationnalisés. En outre, les salariés peuvent voir leur salaire net augmenter, ce qui peut constituer un atout pour attirer les meilleurs talents.

États avec des taux d’imposition forfaitaires

Certains États, comme le Colorado, l’Illinois, l’Indiana, le Kentucky, le Massachusetts, la Caroline du Nord, la Pennsylvanie et l’Utah, appliquent un taux d’imposition forfaitaire, ce qui signifie que tous les salariés, quel que soit leur niveau de revenu, sont imposés au même taux. Pour les employeurs, la gestion de ces taux d’imposition est ainsi plus simple, puisqu’ils ne varient pas en fonction des revenus du salarié.

Exemples et avantages de l’impôt forfaitaire

Le taux d’imposition forfaitaire appliqué dans certains États, notamment l’Illinois et le Michigan, simplifie la gestion de la paie pour les entreprises, puisque l’ensemble de leurs collaborateurs sont soumis au même taux. Il est important de préciser que les taux d’imposition forfaitaires simplifient également les calculs des charges fiscales, ce qui permet aux entreprises de se conformer plus facilement à la réglementation fiscale de l’État. Pour les entreprises ayant des collaborateurs dans plusieurs États, la gestion des charges sociales dans les États appliquant des taux d’imposition uniformes peut s’avérer moins fastidieuse que dans les États appliquant un barème d’imposition progressif.

États appliquant un barème progressif de l’impôt sur le revenu

Dans d’autres États, comme la Californie, New York et le New Jersey, le barème progressif est appliqué. Les salariés sont ainsi imposés à des taux différents en fonction de leurs revenus. Dans ces États, les salariés dont les rémunérations sont importantes sont imposés à un taux plus élevé que ceux dont les salaires sont moins élevés.

Les particularités des barèmes d’impôt progressifs en fonction de l’État

Dans les États ayant un barème d’imposition progressif, le taux d’imposition augmente à mesure que le revenu du salarié augmente. Pour les employeurs, cela se traduit par une complexification des calculs lors de la gestion de la paie. Ils devront donc tenir compte de plusieurs tranches d’imposition afin de déterminer le montant correct à prélever sur les salaires de leurs collaborateurs. Les logiciels de paie ou les outils de gestion fiscale sont souvent utilisés pour simplifier ces calculs et garantir la conformité.

Taxe sur l’assurance chômage (SUTA)

La SUTA, ou taxe sur l’assurance chômage, est une taxe perçue au niveau de l’État. Elle est imposée aux employeurs afin de financer les programmes d’assurance chômage de leur État. Son taux varie d’un État à l’autre, mais il est généralement établi en fonction des salaires versés aux employés et de leur ancienneté. Cela permet de prendre en compte l’historique des demandes d’indemnisation déposées par d’anciens salariés auprès de cet employeur.

Exigences et taux de la SUTA selon l’État

Chaque État fixe le taux applicable à la taxe sur l’assurance chômage. Cette taxe est généralement payée uniquement par l’employeur, bien que certains États exigent également une contribution de la part des salariés. Vous trouverez les différents taux en vigueur pour chaque État américain ici.

Le taux peut également varier considérablement en fonction du secteur d’activité de l’entreprise et de son historique de demandes d’allocations de chômage. Les nouveaux employeurs commencent généralement avec un taux par défaut, qui est ensuite ajusté au fil du temps en fonction de leur expérience. Pour garantir leur conformité, les employeurs doivent régulièrement soumettre les paiements de la taxe SUTA à l’État dans le cadre de leur processus de paie et s’assurer qu’ils respectent les exigences en matière de rapports.

Taxes locales

Outre l’impôt sur le revenu au niveau des États et la SUTA, certains États et municipalités imposent des taxes locales sur les salaires. Ces taxes sont généralement prélevées par les villes, les comtés ou les districts scolaires et peuvent varier en fonction du lieu de résidence ou du lieu de travail du salarié.

Quels sont les États qui appliquent des taxes locales sur les salaires ?

Si certains États n’appliquent pas de taxes locales sur les salaires, d’autres, comme la Pennsylvanie, l’Ohio et New York, prévoient des taxes locales supplémentaires. Dans ces États, les employeurs sont tenus de prélever et de verser les charges fiscales locales, en plus des charges fiscales fédérales et de l’État. Ces taxes, dont les taux peuvent varier en fonction de la municipalité ou du district, servent souvent à financer des services locaux tels que les écoles, les infrastructures et la sécurité publique.

Aperçu des charges fiscales par État

Les charges fiscales varient considérablement d’un État à l’autre. Il convient de rappeler que chaque État dispose de ses propres règles en matière d’impôt sur le revenu, d’impôt sur le chômage et d’autres charges sociales. Une bonne compréhension des différences entre les États permet aux entreprises de gérer efficacement leurs obligations fiscales, en particulier lorsqu’elles exercent leurs activités sur plusieurs sites.

Autres considérations relatives aux charges fiscales selon les États

Outre l’impôt sur le revenu et l’impôt sur le chômage, certains États disposent d’une réglementation spécifique en matière de charges fiscales que les entreprises doivent impérativement connaître. Par exemple, des États comme la Californie et le New Jersey disposent de programmes d’assurance invalidité financés par ces charges, tandis que d’autres imposent des taxes sur l’assurance invalidité temporaire ou l’assurance congés familiaux.

Les employeurs doivent obligatoirement se familiariser avec les charges sociales propres à chaque État afin de s’assurer qu’elles sont pleinement respectées.

Une réglementation unique en matière de charges fiscales

Chaque État peut prévoir des charges fiscales supplémentaires ou accorder des crédits d’impôt aux entreprises. Certains États proposent par exemple des incitations fiscales pour encourager la création d’emplois ou stimuler le recrutement dans certains secteurs spécifiques.

Il est donc primordial que les entreprises se tiennent informées de ces réglementations afin de tirer parti de toute réduction fiscale potentielle ou d’éviter des obligations inattendues.

Comment déclarer et payer les salaires dans chaque État américain ?

Les exigences en matière de déclaration fiscale et de gestion de la paie peuvent varier d’un État à l’autre. Les entreprises sont donc tenues de se tenir informées des dates limites afin d’éviter tout risque de pénalités. Une bonne compréhension des principales dates limites et le recours à des outils de gestion de la paie peuvent contribuer à garantir le respect de la législation fiscale au niveau de l’État.

Principales dates limites de déclaration des charges fiscales au niveau de l’État

La plupart des États américains exigent que les charges fiscales soient déclarées et versées tous les trimestres. En revanche, certains États imposent des obligations de déclaration mensuelles ou annuelles en fonction de la taille de l’entreprise et du montant des cotisations dues. Les employeurs sont tenus de soumettre leurs déclarations fiscales et d’indiquer les montants retenus sur le revenu imposable de leurs employés à l’autorité fiscale de l’État dans les délais impartis, afin d’éviter les pénalités et les majorations. Il est crucial de respecter les dates limites propres à chaque État pour garantir la conformité.

Simplifier la gestion des charges fiscales pour les entreprises

La gestion des charges fiscales par État peut s’avérer complexe, notamment pour les petites entreprises ou les structures présentes dans plusieurs États.  Heureusement, il existe aujourd’hui des outils et des solutions pour simplifier le processus, faciliter la gestion des cotisations sociales, assurer la conformité et éviter les pénalités.

Automatiser le calcul des charges fiscales

L’automatisation est un excellent moyen de simplifier la gestion des charges fiscales. Les outils d’automatisation de la gestion de la paie permettent aux entreprises de calculer et de verser automatiquement les contributions aux autorités compétentes, réduisant ainsi les risques d’erreur.

Bien qu’elle nécessite parfois l’utilisation de logiciels de paie spécifiques ou de technologies qui ne conviennent pas à toutes les entreprises, l’automatisation garantit que les déclarations fiscales sont soumises dans les délais, soulageant ainsi la pression liée au respect des échéances.

Applications de gestion du temps, des horaires et des ressources humaines

De nombreuses solutions de gestion de la paie offrent des fonctionnalités supplémentaires, telles que le pointage et la gestion des plannings. Ces solutions peuvent aider les entreprises à gérer avec précision les horaires de travail de leurs collaborateurs et à calculer leur paie.

Certains outils ou fournisseurs de services d’externalisation de la gestion de la paie proposent des fonctions de suivi du temps intégrées aux systèmes de paie internationaux, ce qui garantit que les salariés sont rémunérés correctement pour les heures travaillées. Ces outils offrent également des solutions de gestion des ressources humaines telles que la gestion des avantages sociaux et l’intégration des salariés, ce qui permet de rationaliser davantage les activités de l’entreprise.

Conclusion – INS Global peut vous aider à répondre à vos besoins en matière de gestion de la paie sur le plan local

La gestion des charges fiscales aux États-Unis requiert une connaissance approfondie des diverses réglementations fiscales locales et étatiques auxquelles votre entreprise est soumise. Qu’il s’agisse de calculer l’impôt sur le revenu de l’État ou de satisfaire aux exigences de la taxe sur l’assurance chômage, les entreprises doivent veiller à respecter la législation fiscale de chaque État où elles exercent leurs activités.

L’utilisation d’outils d’automatisation de la paie et de logiciels de gestion peut simplifier le processus, réduire le risque d’erreurs et garantir que les déclarations fiscales sont effectuées dans les délais. En se tenant informées des réglementations nationales en matière de fiscalité et en ayant recours aux bons outils, les entreprises peuvent gérer les charges sociales et fiscales plus efficacement et rester en conformité avec les lois fiscales fédérales, nationales et locales.

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