Può un’azienda statunitense avere successo con le assunzioni all’estero e, in caso affermativo, come? Ci sono certamente vantaggi come quello di un costo del lavoro generalmente inferiore. Infatti, oggi le aziende statunitensi possono risparmiare fino al 60% sui costi di assunzione di nuovi dipendenti con il reclutamento all’estero. Tuttavia, i rischi di differenze giuridiche , la mancanza di chiarezza su come interagiscono i diversi sistemi fiscali e di pagamento e i problemi legati al corretto utilizzo dei membri del team sparsi in più paesi sono reali preoccupazioni per molti.
Ecco perché INS Global ha messo insieme questa guida sul reclutamento all’estero per le aziende statunitensi . Qui esporremo i pro e i contro, oltre a esaminare alcune delle migliori opzioni disponibili per le aziende statunitensi che assumono all’estero.
Quali sono le opzioni di reclutamento all’estero per le aziende statunitensi che assumono all’estero?
Le aziende statunitensi hanno diverse opzioni a disposizione quando considerano l’assunzione di lavoratori internazionali. Tuttavia, è importante notare che le leggi e i regolamenti relativi alle assunzioni internazionali possono variare in modo significativo da un paese all’altro. Questa guida fornirà informazioni generali, ma è essenziale consultare esperti legali e autorità competenti, ove possibile, per garantire la conformità in mercati specifici.
Le opzioni disponibili per l’assunzione all’estero sono:
Assunzioni locali tramite una filiale estera
L’opzione più semplice, e quella adottata tradizionalmente, è quella di assumere dipendenti direttamente nel Paese di destinazione creando un’azienda locale.
Assumere direttamente personale locale significa avere il controllo totale su tutti gli aspetti dell’occupazione . Tuttavia, la responsabilità che ciò comporta significa seguire le leggi e i regolamenti sul lavoro di quel paese, compresi i termini contrattuali, le tasse e le norme sul lavoro.
Sebbene questa fosse tradizionalmente l’opzione preferita per un’azienda statunitense che considerava il reclutamento all’estero, non è sempre l’idea migliore. Una maggiore responsabilità e la necessità di passare attraverso numerose fasi di configurazione aziendale prima di adattare le funzioni HR al mercato locale possono rendere questa opzione più costosa di quanto valga .
Imprenditori indipendenti o liberi professionisti
A seconda della natura del lavoro o del progetto, è possibile per un’azienda statunitense assumere appaltatori indipendenti o liberi professionisti per svolgere una serie di compiti. In genere, le aziende desiderano appaltatori per le loro competenze o conoscenze specialistiche . Tuttavia, con un prezzo generalmente elevato per i loro servizi, è improbabile che rappresentino un’opzione conveniente a lungo termine.
Inoltre, classificare erroneamente i dipendenti come collaboratori esterni può portare a seri problemi legali nella maggior parte dei paesi , quindi è essenziale comprendere la distinzione tra i due. Un appaltatore o un libero professionista non può lavorare allo stesso modo di un dipendente, il che potrebbe causare problemi quando un’azienda deve affrontare scadenze o problemi di gestione.
Lavoro a distanza internazionale
Grazie alle opzioni di lavoro a distanza, molte aziende statunitensi assumono dipendenti che lavorano interamente dal loro paese d’origine. Ciò è possibile in alcuni paesi in cui le leggi sul lavoro e le tasse del luogo in cui risiede il dipendente remoto lo consentono.
Tuttavia, è fondamentale che le aziende statunitensi tengano conto di fattori quali le implicazioni fiscali, le leggi sul lavoro, le differenze culturali, i diritti di proprietà intellettuale e le norme sulla protezione dei dati quando assumono personale per lavori a distanza. Le normative su questi argomenti e il modo in cui interagiscono cambiano costantemente e anche i semplici errori possono costare molto tempo.
Per affrontare con successo le complessità delle assunzioni internazionali, è altamente consigliabile ricercare competenze legali e in materia di risorse umane, sia da specialisti interni che da consulenti esterni con esperienza in questioni legali locali e internazionali.
Servizi PEO (Organizzazione professionale del datore di lavoro) o EOR (Employer of Record).
Sempre più aziende statunitensi scelgono di esternalizzare compiti o progetti specifici a società o fornitori di servizi internazionali. In genere, questi fornitori di servizi dispongono delle risorse, delle competenze o del personale necessari per facilitare alle aziende statunitensi le assunzioni all’estero . Questo approccio è sia economicamente vantaggioso che efficiente e, come bonus, può anche ridurre o eliminare la responsabilità di un’azienda quando ha a che fare con sistemi giuridici sconosciuti.
Una PEO è un fornitore di servizi di terze parti che agisce come datore di lavoro legale (EOR) per i dipendenti assunti o trasferiti in un paese straniero . Una volta stipulato un contratto con una società PEO o EOR, queste gestiranno i servizi paghe internazionali, i benefit e il rispetto delle leggi locali sul lavoro dietro pagamento di una tariffa mensile minima.
Si tratta di un’opzione economicamente vantaggiosa per le aziende che cercano di assumere rapidamente dipendenti senza la necessità di costituire una persona giuridica all’estero . Infatti, poiché queste opzioni non richiedono l’apertura di una struttura straniera, consentono alle aziende statunitensi di assumere all’estero in pochi giorni e per una frazione del costo necessario per istituire nuovi sistemi di gestione delle buste paga.
I lavoratori remoti stranieri pagano le tasse negli Stati Uniti?
Quando un’azienda statunitense assume all’estero, sapere quando e come pagare le tasse è essenziale. Il luogo in cui un dipendente deve pagare le tasse dipende da una serie di circostanze:
- I dipendenti in genere presentano le tasse federali statunitensi nel luogo in cui lavorano, non nel luogo in cui si trovano i loro datori di lavoro.
- Quando i lavoratori statunitensi vanno all’estero, pagano le tasse nel paese in cui lavorano, oltre che negli Stati Uniti. Informazioni sul processo di dichiarazione delle tasse all’estero e su come esentare ogni anno un importo fisso dalla tassazione statunitense sono disponibili sul sito web dell’IRS .
- I lavoratori remoti che non sono residenti fiscali negli Stati Uniti e lavorano per un’azienda statunitense dal loro paese d’origine generalmente non devono pagare le tasse statunitensi. Tuttavia, questo può variare a seconda dei trattati fiscali tra il paese di origine del lavoratore e gli Stati Uniti.
Come pagare i dipendenti all’estero per le aziende statunitensi
Bonifici internazionali
I bonifici esteri sono un metodo comune per pagare i dipendenti che lavorano all’estero, sebbene altri metodi siano diventati più efficienti. Le aziende con sede negli Stati Uniti possono trasferire denaro direttamente sul conto bancario di un dipendente da un conto statunitense.
Sebbene questo metodo sia semplice, potrebbe essere costoso in termini di commissioni di trasferimento e cambio valuta e richiede un’attenta pianificazione quando si effettuano trasferimenti verso alcuni paesi.
Sistemi di pagamento digitali
I sistemi di pagamento online internazionali come PayPal e Revolut forniscono soluzioni rapide e convenienti per trasferire denaro all’estero.
Come vantaggio rispetto ai bonifici bancari tradizionali, queste piattaforme offrono spesso tassi di cambio più economici e commissioni più basse. Alcune piattaforme offrono anche la possibilità di lavorare con denaro in più valute contemporaneamente, il che è particolarmente utile per le aziende con operazioni o personale in più paesi.
Tuttavia, poiché le leggi internazionali sono in continuo cambiamento riguardo a queste nuove banche , è necessario prestare attenzione alle normative specifiche relative a eventuali modifiche.
Fornitori locali di servizi di gestione buste paga
Assumere un fornitore locale di buste paga in un paese estero può semplificare il processo di pagamento dei dipendenti. Questi fornitori gestiscono l’elaborazione delle buste paga, le ritenute fiscali e la conformità alle leggi locali sul lavoro , generalmente attraverso una struttura di servizi PEO o EOR globale.
Un fornitore di servizi di gestione stipendi professionale può convertire i fondi nelle valute locali utilizzando le proprie dimensioni o specializzazione per ottenere i migliori tassi di cambio possibili , quindi distribuire di conseguenza gli stipendi ai dipendenti.
Software per buste paga internazionali
Alcune aziende statunitensi utilizzano software per la gestione delle buste paga multi-paese che integra le banche locali di più paesi in un’unica piattaforma internazionale. Questa soluzione globale per la gestione delle retribuzioni è conforme a varie normative fiscali in più regioni. In genere, queste piattaforme sono disponibili per l’acquisto o tramite un fornitore di servizi che può aiutare a gestirle e ottimizzarne l’utilizzo.
Le piattaforme di gestione delle retribuzioni multinazionali aumentano l’ efficienza complessiva del modo in cui si elaborano le buste paga, si gestiscono le conversioni di valuta e spesso offrono anche funzionalità come il calcolo automatico delle imposte e i depositi diretti sui conti bancari dei dipendenti.
Il metodo di pagamento giusto per te dovrebbe considerare tutti i fattori , comprese le commissioni di trasferimento, i tassi di cambio, la velocità della transazione e la comodità. Ancora più importante, devi assicurarti che il metodo scelto sia conforme alle leggi e ai regolamenti del paese in cui lavorano i tuoi dipendenti, nonché degli Stati Uniti.
Ciò può significare chiedere consiglio ad esperti finanziari e professionisti legali con esperienza nei pagamenti internazionali.
Pro e contro per un’azienda statunitense che assume un dipendente straniero
Professionisti
Competenze e prospettive diverse
Comprensione del mercato globale
Abilità linguistiche
Costi di manodopera inferiori
Colmare le lacune di competenze
Vantaggio competitivo
Contro
Sfide in materia di visti e immigrazione
Fuso orario e differenze di comunicazione
Differenze culturali
Complessità legali e fiscali
Ulteriori oneri amministrativi
Dipendenza dal visto
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