複雑な米国雇用規制の中で、税務関連書類の複雑さを理解することは、米国への従業員の雇用や転籍を考えている雇用主にとって極めて重要です。コンプライアンスを維持したい雇用主が特に注意を払う必要のある最も重要な書類の一つがフォームW-2である。
この包括的なガイドでは、フォームW-2の主要な面、その重要性、関連する雇用主の責任について説明します。
フォームW-2とは？
フォームW-2は、賃金・税金明細書としても知られ、雇用主が従業員の年間賃金と給与から源泉徴収された税額を内国歳入庁（IRS）に報告するための書類です。
この書類は、従業員の収入と給与所得税に関する情報を包括的にまとめたもので、従業員と雇用主それぞれの税金と社会保険料を決定するために使用されます。IRSはまた、誤りや申告漏れの所得についてさらなる調査が必要かどうかを判断するためにもこれを使用することがあります。
W-2従業員とは？
W-2従業員とは、通常の従業員とも呼ばれ、雇用主のもとで働き、定期的な給与または時給を受け取る個人を指します。これは通常、給与から源泉徴収されているフルタイムおよびパートタイム従業員を意味します。
W-2従業員には、健康保険、退職金制度、その他雇用主が提供する特典など、様々な雇用上の特典を受ける権利があります。
フォームW-2は従業員にのみ適用され、独立した請負業者には適用されないことを覚えておくことが重要です。請負業者と仕事をする場合は、代わりにフォーム1099-NECを記入することになっています。
IRSフォームW-2とは？2つの異なる書類
IRSフォームW-2には、大きく分けてフォームW-2 Employee CopyとフォームW-2 Employer Copyの2種類があります。
従業員控えは従業員が個人所得税の申告に使用するもので、雇用主は雇用主控えを記録用に保管します。
どちらの用紙にも、賃金、源泉徴収税、その他の関連事項に関する重要な情報が記載されています。
W-2フォームの用途
W-2フォームの主な役割は、従業員の所得と納税義務を文書化することです。
雇用主は、源泉徴収された賃金と税金をIRSに報告するためにフォームW-2を使用し、従業員は連邦および州の所得税申告を行うためにフォームW-2を使用します。また、住宅ローンの貸し手や政府機関などの他の組織も、確認のために個人のW-2のコピーを要求することがあります。
誰がW-2フォームを必要とするのか？
現金または現金以外の支払いを従業員に提供する貿易または事業に従事する雇用主は、従業員一人一人についてW-2フォームを提出しなければなりません。これには、米国内で働く従業員を持つ国内雇用主も外国雇用主も含まれます。
国際企業は、米国内での人材配置を検討する際に、この要件を覚えておく必要があり、ここでのミスは、事業拡大の大幅な遅れや、利用可能な業務の制限につながる可能性があります。
W-2フォームの提出期限は？
フォームW-2の申告期限は1月31日です。これは前年度（1月1日～12月31日）分を提出するものであり、その期間内に支払われた全ての支払いを網羅する必要があります。雇用主は、この日までにフォームW-2のコピーを従業員に提供し、書類を社会保障庁（SSA）に提出しなければなりません。これは、従業員が4月に個人確定申告をするのに十分な時間を確保するため、速やかに行う必要があります。
また、州によっては提出義務が異なるため、雇用主は州ごとの期限にも留意する必要があります。
フォームW-2の提出期限を過ぎたら？
フォームW-2の提出期限である1月31日を守らなかった場合、IRSは罰則を科します。
罰金は、提出期限に遅れた用紙1枚につき50～60ドルから始まり、提出期限や枚数によっては1枚につき630ドルにも上ります。このような罰則を避けるために、雇用主は期限を守るように努力し、フォームに誤りや記入漏れがあれば速やかに対処する必要があります。これには、手続きを迅速化できる第三者の専門家の助けを借りることも含まれます。
W-2の記入：フォームW-2ステップバイステップガイド
フォームW-2をオンラインで提出する
多くの雇用主は、社会保障庁(SSA)のビジネスサービスオンライン(BSO)ウェブサイトを通じてフォームW-2を電子的に提出することを選択します。電子ファイリングは効率的で、紙のファイリングにありがちなエラーのリスクを減らすのに役立ちます。
手続きを始めるには、まずSSAのBSOウェブサイトでアカウントを作る必要があります。
ウェブサイトの指示に従って、すべての必要な従業員情報を入力します。これには、従業員の社会保障番号（SSN）、賃金、源泉徴収税額が含まれます。
フォームを電子的に提出する前に、慎重に情報を確認してください。
フォームW-2の郵送提出
フォームW-2を郵送で提出することを選択した雇用主は、正確でタイムリーな提出を確実にするために、より長く、多くの場合より複雑なプロセスに従わなければなりません。
1 IRSまたは正規業者から正式なフォームW-2を入手します。この用紙は、複数枚からなる小包で送られてきますが、すべて異なる方法で記入し、取り扱わなければなりません。
2 各従業員の指示に従って、必要事項を正確に記入します。
3 記入したW-2フォームを、他の必要なフォームや書類と一緒に、SSAが提供する適切な住所に郵送します。これは通常、ペンシルバニアにあるSSA事務所に送ることになります。締切日に間に合わないことがないよう、十分な郵送料と適時の配達を心がけてください。
フォームW-2の各欄の意味
フォームW-2の各ボックスの情報を理解することは、雇用者と従業員にとって非常に重要です。ここでは、主な欄の概要を説明します：
・ボックスA～F（雇用主／被雇用者の詳細）： ソーシャルセキュリティーナンバー（SSN）取得待ちの外国人従業員の場合、該当欄は “APPLIED FOR “と記入する必要があります。
・ボックス1（賃金、チップ、その他の報酬）： 従業員に支払われた課税対象賃金の総額を報告します。
・ボックス2（源泉徴収された連邦所得税）： 従業員の給与から源泉徴収された連邦所得税の額。
・ボックス3（社会保障賃金）：この欄は、被雇用者の賃金から源泉徴収された連邦所得税の金額です： 社会保障税の対象となる賃金の合計額です。
・ボックス4（源泉徴収された社会保障税）： 源泉徴収された社会保障税の金額です。
・ボックス5（Medicare Wages and Tips）： メディケア税の対象となる賃金総額です。
ボックス6（源泉徴収されたメディケア税）： 源泉徴収されたメディケア税の金額です。
ボックス7～14は、すべての状況に関連するとは限りません。
ボックス 7（Social Security Tips）： 社会保障税の対象となる従業員へのチップを記入します。
ボックス8（Allocated Tips）： 雇用主から従業員に配分されたチップを記入します。
ボックス9：空欄
ボックス10（扶養手当）： 雇用主が支払った、または負担した扶養手当の総額を記入します。
ボックス11（Nonqualified Plans）： 非適格プランからの分配金（賃金とみなされる金額を含む）。
ボックス12（コードA～DD）： ボックス12（コードA～DD）：この欄には、退職年金への拠出金、健康手当、その他のフリンジ・ベネフィットなど、さまざまな種類の報酬や手当を示すコードが記載されています。
ボックス13（チェックボックス）：：法定従業員、退職年金、第三者傷病手当のチェックボックス。
ボックス14（その他）： この欄には、源泉徴収された州障害保険税や組合費など、雇用主が追加情報を報告するためのスペースがあります。
ボックス15～20（州税および地方税）： この欄は、州または地方当局の具体的な要件によりますが、一般的には追加の地方税を扱います。
従業員に関係のない欄は空欄のままにしてください。これには、このプロセスにはもはや適用されないボックス9が含まれます。
INSグローバルが米国における国際企業の雇用コンプライアンス確保を支援する方法
W-2フォーム は、米国における雇用主と被雇用者の関係において重要な役割を果たしており、雇用主はその責任を正確に果たすために、そのニュアンスを理解することを優先しなければなりません。経験豊富なグローバル雇用パートナーの支援とサポートを受けながら情報を得ることで、雇用主は国際雇用の複雑さを自信を持って容易に乗り切ることができます。
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