日本では、身元調査は採用プロセスにおいて非常に重要な要素であり、採用候補者がそのポジションにふさわしいかどうかを判断する貴重な材料となります。しかし、世界の多くの国と同様、日本における従業員の身元調査の複雑さを理解するには、法的枠組みと文化的規範を包括的に理解する必要があります。
高額になりかねない失敗や失態を避けるために、日本での身元調査のニュアンスを掘り下げ、INSグローバルがどのように企業を支援できるかをご紹介します。
身元調査とは
日本では、従業員を解雇することが非常に難しいという労働文化があるため、採用担当者は、面接でどんなに強そうに見えたとしても、候補者に仕事を与える前に、自分の選択について確信しなければなりません。採用担当者は、採用候補者の選択に自信を持たせるために、時間をかけて身元調査を行い、個人の財務、学歴、職歴を調査することがある。これにより、経歴を確認し、仕事への適性を評価することができます。
日本における従業員の身元調査には、犯罪歴、職歴、学歴、その他の関連情報の確認など、企業や職務のニーズに合わせた多くのステップが含まれる場合があります。しかし、労働法は世界各国で異なるため、企業が身元調査でどこまで深くその人の経歴を調べることができるかは、身元調査が行われる場所によって異なります。
一般的な4種類の従業員身元調査
雇用主が一般的に行う身元調査には様々な種類があり、代表的なものは以下の通りです：
・犯罪歴の確認 – 候補者に犯罪歴があるかどうかを確認するもので、職場の安全、顧客や他の従業員の安全を確保する場合によく行われます。
・学歴確認 – 高度な技術や技能が要求される職種を採用する際に行われることが多く、候補者の学歴を確認することで、雇用主がその職務を遂行する能力を評価するのに役立ちます。
・職歴の確認 – 候補者の過去の職歴を確認することで、その人の仕事に対する姿勢や経験、信頼性を知ることができます。過去の仕事に関する質問は面接でよく取り上げられますが、過去の雇用主やチームメイトに問い合わせることは、その人がチームや会社になじめるかどうかを知るのに最適な方法です。
・クレジットヒストリーのチェック – 多くの国ではあまり一般的ではありませんが、雇用主によっては求職者の経済的責任を評価するためにクレジットヒストリーをチェックする場合もあります。これは金銭を管理するような仕事に就く場合によく行われますが、その他の理由で行われることもあります。
日本で従業員の身元調査を行う前に雇用主が知っておくべきこと
日本で身元調査を実施する前に、雇用主はこのプロセスを取り巻く法的および文化的な考慮事項について知っておく必要があります。
日本での身元調査は合法ですか？
はい、日本における従業員の身元調査は合法ですが、個人のプライバシー権を保護するための厳しい規制の対象となります。
日本における従業員の身元調査に関する主な法律は、個人情報保護法（APPI）です。これは、企業や組織による個人情報の取り扱いを規制するものです。APPIに基づき、雇用主は個人情報を収集、使用、開示する前に個人から同意を得なければなりません。
APPIはまた、雇用主が身元調査の目的、収集される情報の種類、使用方法について見込み客に通知することを義務付けている。そして、身元調査によって得られた個人情報は、不正なアクセスや開示から保護され、安全に取り扱われる必要があります。
日本ではどのような従業員の身元調査が違法ですか？
日本では、従業員の身元調査は一般的に認められていますが、職場差別や個人差別を禁止する法律に抵触するような場合には、違法または制限される調査もあります。
例えば、個人の病歴をチェックしたり、その職務に必要でないにもかかわらず、その職務に就くチャンスに影響を与えるようなチェックを行ったりすることは、差別とみなされるため、違法と主張される可能性があります。
病歴調査と同様、日本では、雇用主が身元調査のために遺伝情報を要求したり使用したりすることは禁じられています。これには、DNA検査などの遺伝子検査や分析によって得られた情報も含まれます。
日本で最も一般的な従業員の身元調査3業種
日本では、採用される職務の性質や要件に基づいて、特定の種類の身元調査を実施する可能性が高い業種があります。以下がその例です：
金融 – 金融機関では、機密性の高い金融取引を扱う従業員に、利害の対立や信用問題につながるような過去の金融問題がないことを確認するため、徹底的な身元調査を実施する場合が多いです。
ヘルスケア – ヘルスケアの分野では、バックグラウンド・チェックは、医療従事者の資格や証明書を確認するために不可欠であるだけでなく、リスクのある患者を扱う場合にも必要な場合があります。
教育 – 日本の学校や教育機関では、生徒の安全と教育の質を確保するため、通常、従業員の身元調査を実施することが義務付けられています。
日本で避けるべき身元調査の3大ミス： コンプライアンスと文化的センシティビティの両立
日本での身元調査は、法令遵守と文化的配慮のバランスを取る必要があるため、複雑なものとなります。ここでは、雇用主が身元調査を行う際に避けなければならない3つの重要な間違いを紹介します：
1. 同意を得られない
日本で従業員の身元調査を行う場合、候補者から明確な同意を得ることは単なる礼儀ではなく、法律上必要なことです。同意を得られなかった場合、企業にとって深刻な法的問題に発展する可能性があります。
労働政策研究・研修機構が実施した調査によると、日本の従業員の87％が職場でのプライバシー保護を優先していることが判明しており、日本の雇用主はこのような場合、労働者の安全を最優先することが求められています。
コンプライアンスを確実にするため、雇用主は身元調査の目的と範囲を候補者に明確にし、開始前に書面による同意を得なければなりません。
さらに、雇用主は候補者が身元調査報告書の誤りを確認し、異議を唱えるための十分な時間を与えなければなりません。
2. 不適格な第三者への依存
サードパーティプロバイダーは身元調査プロセスを合理化することができますが、雇用主は間違ったパートナーと協力することで日本の規制に抵触したり、データプライバシー基準を損なったりしないように注意しなければなりません。
身元調査サービスを利用した方が効率的で効果的な場合もあれば、社内にないツールや時間を必要とする場合もあります。しかし、雇用主は第三者プロバイダーを徹底的に厳しく吟味し、厳しいデータ保護規制を遵守していることを確認する必要があります。
サードパーティプロバイダーに依頼する前に、雇用主はその評判、資格、日本の個人情報保護法の遵守を確認する必要があります。これには、プロバイダーのデータ取り扱い慣行やセキュリティ対策について時間をかけて学ぶことも含まれます。
3. 文化的繊細さを無視する
プライバシーや個人情報を取り巻く文化的規範は、欧米諸国と日本では大きく異なる場合があります。文化的な感覚を無視することは決して良い考えとは言えませんが、この場合、候補者とうまくいかず、雇用主の評判を落とすことにもつながりかねません。
Journal of Cross-Cultural Psychologyに掲載された研究などによると、日本人は個人の自律性よりも集団の調和や集団の利益を優先することが分かっています。このことは、日本の雇用主が、個人の法的権利を乱す危険を冒してでも、会社の労働調和を確保することを目的とした身元調査を行うことを意味するかもしれません。
国際的な雇用主は、コンプライアンス上のリスクを回避するために、身元調査に対して透明性があり、相談しやすいアプローチを採用すべきです。雇用主はまず、候補者自身に追加的な背景や説明を提供する機会を提供することも検討できます。これは、協力的で信頼に基づいた関係を尊重する姿勢を示すものです。
INSグローバルで自信を持って従業員の身元調査を実施しましょう
身元調査に関するベストプラクティスを理解することで、日本の雇用主は信頼できる有能なチームを効果的に構築することができます。INSグローバルと採用の専門家チームのサポートにより、企業は自信を持って効率的にこのプロセスを進めることができます。
INSグローバルは、ローカライズされた検索から、法令遵守と候補者の信頼を維持する日本での身元調査まで、採用プロセスの最初から最後まで、企業を支援するオーダーメードのソリューションを提供します。INSグローバルと提携することで、雇用主は十分な情報に基づいた採用決定を自信を持って行うことができ、日本で有能な人材を育成することができます。
詳しくは、グローバル展開アドバイザーの専門家チームにお問い合わせください。
共有