2022年、AFCEは「幽霊従業員詐欺」が世界全体の給与詐欺の9％を占めていることを明らかにしました。国際展開の魅力は、新たな市場と成長機会を求める企業にとって刺激的な展望です。しかし、2024年には、国境を越えた給与支払いの複雑な管理がさまざまな課題をもたらし、「幽霊従業員による不正」は大きな脅威となっています。
法的複雑性を克服する
この問題は、あらゆる規模と業種の企業に影響を及ぼす可能性があります。しかし、給与計算のネットワークが複数の国をカバーするように拡大すると、特に細かい点を見失いがちになります。スタッフが増えれば、意図的な不正のリスクも高まります。企業の給与担当マネージャーや人事（HR）担当者は、事業拡大とリスク軽減の微妙なバランスをうまく調整しなければなりません。
この記事では、幽霊従業員不正の発見と防止、それがもたらす影響、そして国際給与計算サービスをINSグローバルにアウトソーシングすることが、正確性、安全性、コンプライアンスを強化するための戦略的な一手となり得ることについての洞察を提供することを目的としています。
幽霊従業員による不正行為とは？幽霊従業員詐欺を理解する
幽霊従業員詐欺とは、金融犯罪の一種で、架空の従業員を作成し、会社の給与計算システムで管理することで、通常、資金を横領することを目的としています。この問題は、国際的な事業拡大を目指す企業で最もよく見られます。というのも、拡大期には給与計算が分散化され、システムにギャップが生じることが多いからです。書類上だけ存在する幽霊従業員は、定期的に給与の支払いを受けるため、発見されることなく資金を吸い上げることができるのです。
大規模な人材派遣や臨時従業員を提供するパートナーと提携している企業では、サービス・プロバイダーが地理的な距離を利用してサービス料金をつり上げようとしたり、合意した労働力を提供せずに虚偽のタイムシートを作成したりするため、幽霊従業員詐欺のリスクも高まります。例えば、フロリダ州のとある請負業者の経営者は、摘発される前に架空の仕事に対して90万ドル以上をクライアントに請求しており、これはクライアントと同じ場所で行われていました。
同時に、特に成長期にはミスも起こりうるものです。企業が国際的に拡大する場合、些細なミスでもデータの重複のような大きな問題につながる可能性があります。このような問題は、幽霊従業員の不正行為とみなされることもあり、万が一気づかれなかった場合、国によっては納税や社会保障費の管理で後々法的な問題を引き起こす可能性もあります。
幽霊従業員による不正の結果
金銭的損失
幽霊従業員詐欺の主な影響は、金銭的損失です。存在しない従業員への虚偽の給与支払いは、会社のリソースを流出させ、成長と利益を妨げます。
国際的な事業展開に乗り出す企業にとって、このような財務上の損失は特に大きなダメージとなり、ベンチャー企業の全体的な成功に影響を及ぼします。
評判へのダメージ
金銭的な影響だけでなく、従業員の不正行為は企業の評判を大きく脅かします。不正行為の発覚は、従業員、顧客、利害関係者の信頼を損ないます。
悪評はブランドイメージを低下させ、潜在的なビジネスパートナー、顧客、投資家を遠ざける可能性があります。
法的効果
幽霊従業員による不正行為は、単なる倫理違反ではなく、結果として生じる税務上の誤りは、犯罪行為となる可能性があります。このような行為で有罪となった企業は、罰金や法的手続きなどの法的影響を受ける可能性があります。
現地のプロセスや従業員の行動に精通していないことは、通常、企業が問題を回避するための十分な言い訳にはなりません。その結果、法的影響は組織内の間接的なつながりのある個人にまで及び、さらに責任が重くなり、深刻な罰金、事業拡大戦略の遅延、あるいは刑事告発につながることもあります。
幽霊社員を発見するための7つのヒント
ゴースト従業員の不正を発見するには、従業員管理への慎重なアプローチが必要です。詐欺師は国際的な給与計算の複雑さを悪用することが多く、手作業によるチェックや監査はあまり効果的ではありません。
このため、企業は先進的な検知方法を採用する必要があり、これには先進技術や革新的なソリューションが必要になる場合があります。
デジタル・セキュリティ
給与システムにデジタル・セキュリティを付与したり、指紋、網膜スキャン、顔認識などの生体認証などのチェック・レイヤーを追加したりすることで、正当な従業員や請負業者だけが給与や人事情報にアクセスし、変更できるようにすることができます。
適切なセキュリティがあれば、詐欺師が発見されずに幽霊従業員を作り出し、操作することが格段に難しくなります。また、セキュリティチェックを強化することで、無実のミスを防ぐこともできます。
定期的な監査
定期的かつ徹底的な監査は、幽霊従業員の不正を発見するために非常に重要です。ほとんどの企業は、最低限の要件を満たすために年に1回監査を実施していますが、移行期や拡大期にある企業は、年に3～4回と頻繁に監査を実施することが推奨されています。
給与記録は定期的に見直し、人事およびその他の関連文書と照合します。銀行口座、住所、ID番号の重複などの不一致を探します。
国際的な給与計算の場合、多様な規制環境のナビゲーションを専門とする外部監査人のサービスを利用することが、コンプライアンスを確保し、現地および国際的な要件に関する深い知識によりシステム上のギャップを回避する最善の方法となります。
データ分析
データ分析ツールの力を活用し、給与データのパターンや異常を特定します。適切なソフトウェアであれば、異常な支払いパターンにフラグを立てたり、重複入力を特定したり、幽霊従業員の存在を示す可能性のある不一致を突き止めたりすることができます。
最先端の分析ツールに投資することで、特にグローバル規模で給与を管理する場合、企業の不正行為の検出と防止能力を大幅に向上させることができます。
チェック・アンド・バランスの強化
幽霊従業員の不正を防ぐには、強固な管理体制を確立することが重要です。複数の責任レイヤーを統合したり、第三者に委託したりして、給与計算プロセスを一個人がチェックできないようにします。
給与の支払いには二重承認システムを導入し、複数の個人からの承認を得るようにしてください。このような対策は、システムを操作しようとする詐欺師にとって障害となります。
従業員の教育
給与計算ミスや幽霊従業員の不正のリスクと結果について、従業員の認識を促進します。また、不審な行動や人物を適切なルートへ報告することを奨励することも可能です。
海外に赴任する従業員は、こうした問題のリスクを特に受けやすい可能性があるため、海外に赴任する従業員には、給与計算がどのように変更されるかを理解させるとともに、導入しているセキュリティ・システムについても認識させるようにしましょう。警戒する文化を醸成することで、従業員は不正行為に対する会社の防御に不可欠な貢献者となるのです。
従業員への働きかけ
特に国際的な事業展開においては、全従業員の存在を定期的に確認しましょう。これは、従業員エンゲージメント・イニシアチブやミートアップを通じて、積極的かつ前向きな方法で行うことができます。
こうしたエンゲージメントを高めるイベントは、人事部やその他の関連部署と相互参照できるデータを提供し、コミュニケーション・チャンネルを確立することにもなります。これにより疑問が生じた場合、マネージャーや上司は従業員名簿の不一致に迅速に対処することができます。
国際給与計算のアウトソーシングを検討する
INSグローバルのような専門サービスプロバイダーに国際給与計算をアウトソーシングすることは、幽霊従業員の不正に関連するリスクを軽減する戦略的な一手となります。EORやPEOは、国際的な事業展開において、多国間での給与計算を行う企業を支援するために特別に設計された幅広い人事サービスを提供します。
これらのアウトソーシングサービスは、必要不可欠な人事業務を担当し、プロセスの合理化を支援し、専門的な知識と安全性を付加します。
これらのアウトソーシングサービスは、複雑なグローバル給与計算規制をナビゲートする専門知識を提供し、コンプライアンスと正確性を保証します。
INSグローバルはどのように御社の事業拡大を支援するか – 専門家によるサポートで幽霊従業員の不正を撲滅
国際的な給与管理の複雑さが増すにつれ、これらのサービスをアウトソーシングすることがますます魅力的になっています。INSグローバルは、国際的な従業員の給与計算を合理化し、幽霊従業員の不正行為に対する防御を強化する包括的なソリューションを提供する信頼できるパートナーです。
INSグローバルは、最先端のテクノロジーを活用して、お客様の給与計算プロセスのセキュリティを強化します。高度な暗号化、生体認証入力、リアルタイムの監視は、当社の給与管理システムに不可欠な要素です。これらの対策により、不正アクセスや不正行為から守り、国際給与業務に安全な環境を提供します。
INSグローバルは、各企業の国際展開の旅がユニークであることを理解しています。INSグローバルのサービスは、お客様のビジネス固有のニーズに合わせてカスタマイズされます。これにより、新規市場への参入、多様なグローバル従業員の管理、複雑なコンプライアンス基準への対応など、どのような場合でも確実な対応が可能になります。お客様のニーズに合わせたソリューションにより、給与計算プロセスを正確かつ安全に、戦略的目標に沿った形で実行することができます。
INSグローバルに国際給与計算をアウトソーシングすることで、御社はビジネスの中核機能に集中することができ、給与管理の詳細は専門家に任せることができます。正確性と効率性にこだわるINSグローバルなら、給与計算を安心してお任せいただけます。
世界中の給与計算をINSグローバルに委託すれば、リスク回避と法的指導に専念できるパートナーが得られます。弊社の積極的なアプローチと高度な発見手法により、幽霊従業員による不正の被害に遭う可能性が低くなります。これにより、御社のリソースを保護し、グローバルな舞台で御社のイメージを維持することができます。
詳細については、弊社の専門アドバイザー・チームに今すぐお問い合わせください。
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