En 2022, la AFCE encontró que el «fraude de empleados fantasmas» representaba el 9% del fraude de nómina a nivel mundial. La atracción de la expansión internacional es una perspectiva emocionante para las empresas que buscan nuevos mercados y oportunidades de crecimiento. Sin embargo, en 2024, las complejidades de administrar la nómina a través de fronteras presentan diversos desafíos, siendo el «fraude de empleados fantasmas» una amenaza considerable.
Navegar por Complicaciones Legales
Este problema puede afectar a empresas de todos los tamaños y en todas las industrias. Pero puede ser especialmente fácil perder detalles pequeños al expandir la red de nóminas para cubrir múltiples países. Con un personal más grande, siempre hay un mayor riesgo de fraude intencional, aunque sea lamentable admitirlo. Los gestores de nómina de la empresa y los profesionales de Recursos Humanos (RH) deben navegar el delicado equilibrio entre la expansión y la mitigación de riesgos.
Este artículo tiene como objetivo proporcionar información sobre la detección y prevención del fraude de empleados fantasmas, las consecuencias que conlleva y cómo externalizar los servicios internacionales de nómina a INS Global puede ser una estrategia para mejorar la precisión, la seguridad y el cumplimiento.
¿Qué es el Fraude de Empleados Fantasmas y Cómo se Detecta? Entendiendo el Fraude de Empleados Fantasmas
El fraude de empleados fantasmas es una forma de delito financiero donde se crean y mantienen empleados ficticios en el sistema de nómina de una empresa, generalmente para malversar fondos. Este problema es más común en empresas que están pasando por una expansión internacional. Esto se debe a que, durante un período de expansión, la nómina a menudo se descentraliza más, lo que lleva a lagunas en el sistema. Estos empleados fantasmas, que existen solo en papel, reciben desembolsos salariales regulares, creando así una vía para desviar recursos sin ser detectados.
Para las empresas que trabajan con socios que brindan personal a gran escala o empleados temporales, también hay un riesgo elevado de fraude de empleados fantasmas, ya que los proveedores de servicios pueden intentar aprovechar la distancia geográfica para aumentar los cargos de servicio o crear hojas de tiempo falsas sin proporcionar el trabajo acordado. Por ejemplo, un administrador de contratistas en Florida cobró a sus clientes más de $900,000 por trabajo ficticio antes de ser descubierto, y esto estaba sucediendo en la misma ubicación que sus clientes.
Al mismo tiempo, pueden ocurrir errores, especialmente durante el crecimiento. En casos en que las empresas se expanden internacionalmente, incluso errores menores pueden generar grandes problemas, como la duplicación de datos. Esto puede parecer fraude de empleados fantasmas, y si estos problemas no se notan, pueden causar problemas legales más adelante en la gestión de pagos de impuestos o contribuciones a la seguridad social en algunos países.
Consecuencias del Fraude de Empleados Fantasmas
Pérdidas Financieras
La principal consecuencia del fraude de empleados fantasmas es la pérdida financiera. Los pagos salariales falsos a empleados inexistentes drenan los recursos de la empresa, obstaculizando el crecimiento y la rentabilidad.
Para las empresas que se embarcan en una expansión internacional, estas pérdidas financieras pueden ser particularmente perjudiciales, afectando el éxito general de la empresa.
Daño a la Reputación
Más allá de las implicaciones financieras, el fraude de empleados fantasmas amenaza significativamente la reputación de una empresa. Descubrir actividades fraudulentas puede erosionar la confianza entre empleados, clientes y partes interesadas.
La publicidad negativa puede empañar la imagen de la marca y disuadir a posibles socios comerciales, clientes e inversores.
Efectos Legales
Participar en fraude de empleados fantasmas no solo es una violación ética; los errores fiscales resultantes pueden constituir un delito. Las empresas encontradas culpables de tales actividades pueden enfrentar consecuencias legales, incluyendo multas y procesos legales.
No estar familiarizado con los procesos locales o las acciones de los empleados generalmente no es suficiente como excusa para que una empresa evite problemas. Como resultado, los efectos legales pueden extenderse a individuos indirectamente conectados dentro de la organización, agregando un nivel de responsabilidad aumentada que conlleva multas graves, retrasos en una estrategia de expansión o incluso cargos criminales.
7 Consejos para Detectar Empleados Fantasmas
Detectar el fraude de empleados fantasmas requiere un enfoque cuidadoso para la gestión de empleados, ya que el asunto debe ser manejado delicadamente. Los estafadores a menudo explotan las complejidades de la nómina internacional, haciendo que las verificaciones manuales y las auditorías sean menos efectivas.
Debido a esto, las empresas deben adoptar métodos de detección avanzados, que pueden implicar soluciones tecnológicas o innovadoras.
Seguridad Digital
Proporcionar seguridad digital al sistema de nómina o agregar capas adicionales de verificación, como identificadores biométricos como huellas dactilares, escaneos de retina o reconocimiento facial, puede ayudar a garantizar que solo los empleados y contratistas legítimos puedan acceder y modificar la información de nómina y RH.
La seguridad adecuada dificulta significativamente que los estafadores creen y manipulen empleados fantasmas sin ser detectados. Las verificaciones de seguridad adicionales también pueden ayudar a limitar errores inocentes.
Auditorías Regulares
Las auditorías regulares y exhaustivas son cruciales para detectar el fraude de empleados fantasmas. La mayoría de las empresas realizan una auditoría una vez al año para cumplir con los requisitos mínimos, pero se recomienda que las empresas que atraviesan períodos de transición o expansión realicen auditorías con más frecuencia, hasta 3-4 veces al año.
Los registros de nómina deben revisarse rutinariamente y cotejarse con documentos de RH y otros documentos relevantes. Busque discrepancias como cuentas bancarias, direcciones o números de identificación duplicados.
Para la nómina internacional, contratar los servicios de auditores externos especializados en navegar entornos regulatorios diversos puede ser la mejor manera de garantizar el cumplimiento y evitar lagunas en el sistema debido a su conocimiento profundo de los requisitos locales e internacionales.
Analítica de Datos
Aprovechar el poder de las herramientas de análisis de datos para identificar patrones y anomalías en los datos de nómina. El software adecuado puede señalar patrones de pago inusuales, identificar entradas duplicadas y señalar discrepancias que pueden indicar la presencia de empleados fantasmas.
Invertir en herramientas de análisis de vanguardia puede mejorar significativamente la capacidad de una empresa para detectar y prevenir actividades fraudulentas, especialmente al gestionar la nómina a escala global.
Fortalecer Controles
Establecer controles sólidos es crucial para prevenir el fraude de empleados fantasmas. Integre múltiples capas de responsabilidad o externalícelo a terceros para asegurarse de que ninguna persona tenga un control no verificado sobre el proceso de nómina.
Implemente un sistema de autorización dual para transacciones de nómina, que requiera la aprobación de múltiples individuos antes de desembolsar salarios. Estas medidas crean obstáculos para los estafadores que intentan manipular el sistema.
Educar a los Empleados
Promueva la conciencia de los empleados sobre los riesgos y las consecuencias de los errores de nómina y el fraude de empleados fantasmas. También puede fomentar la denuncia de actividades o individuos sospechosos a los canales apropiados.
Los empleados transferidos internacionalmente pueden ser especialmente susceptibles a los riesgos de estos problemas, así que asegúrese de que los empleados enviados al extranjero comprendan cómo cambiará su nómina y también hágales saber sobre los sistemas de seguridad que está implementando. Al fomentar una cultura de vigilancia, los empleados se convierten en contribuyentes integrales a la defensa de la empresa contra prácticas fraudulentas.
Interactuar con los Empleados
Verifique regularmente la existencia de todos los empleados, especialmente en el contexto de la expansión internacional. Esto se puede hacer de manera proactiva y positiva a través de iniciativas de participación de empleados o reuniones.
Estos eventos para aumentar la participación también proporcionarán datos que se pueden cotejar con RH y otros departamentos relevantes y establecer canales de comunicación. Si esto genera dudas, los gerentes y supervisores pueden abordar rápidamente las discrepancias en la lista de empleados.
Considerar la Externalización de la Nómina Internacional
Externalizar la nómina internacional a proveedores de servicios especializados como INS Global puede ser una estrategia para mitigar los riesgos asociados con el fraude de empleados fantasmas. Un Employer of Record (EOR proporciona una variedad de servicios de RH diseñados específicamente para ayudar a las empresas con nómina en varios países durante la expansión internacional.
Estos se encargan de funciones esenciales de RH, ayudando a simplificar los procesos y agregar experiencia profesional y seguridad.
Estos servicios de externalización aportan experiencia en la navegación de las complejidades de diversas regulaciones globales de nómina, garantizando el cumplimiento y la precisión.
Cómo INS Global te Ayuda a Expandirte sin Miedo: Desmantelando el Fraude de Empleados Fantasmas con Soporte Experto
A medida que las complejidades de la administración internacional de nóminas continúan creciendo, la perspectiva de externalizar estos servicios se vuelve cada vez más atractiva. INS Global es un socio de confianza que ofrece soluciones integrales para agilizar la nómina internacional de empleados y fortalecer tus defensas contra el fraude de empleados fantasmas.
INS Global aprovecha la tecnología de vanguardia para mejorar la seguridad de tus procesos de nómina. El cifrado avanzado, la entrada biométrica y la supervisión en tiempo real son partes integrales de nuestros sistemas de gestión de nómina. Estas medidas protegen contra el acceso no autorizado y las actividades fraudulentas, proporcionando un entorno seguro para las operaciones de nómina internacionales.
INS Global comprende que el viaje de expansión internacional de cada empresa es único. Nuestros servicios están diseñados para satisfacer las necesidades específicas de tu negocio. Esto te brinda seguridad ya sea que estés ingresando a nuevos mercados, gestionando una fuerza laboral global diversa o navegando estándares de cumplimiento complejos. Una solución personalizada asegura que ejecutes procesos de nómina de manera precisa, segura y alineada con tus objetivos estratégicos.
Externalizar la nómina internacional a INS Global permite que tu empresa se centre en funciones comerciales principales mientras deja los detalles de la gestión de nómina en manos de expertos. Nuestra dedicación a la precisión y la eficiencia significa que puedes expandirte sin miedo, sabiendo que tu nómina está en manos capaces.
Externalizar tu nómina mundial a INS Global te brinda un socio dedicado a evitar riesgos y brindar orientación legal. Nuestro enfoque proactivo y métodos avanzados de detección reducen las posibilidades de caer víctima del fraude de empleados fantasmas. Esto protege tus recursos y preserva la imagen de tu empresa en el escenario global.
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