新しいチームメンバーを雇用する場合、リファレンスチェックと経歴調査は、応募者の質をチェックする絶好の機会となります。 有能な人材が御社の企業文化にマッチするかどうか、あるいは候補者が自分のスキルや経験について完全に正直であるかどうかは、決して確実ではありません。
しかし、何が優れたリファレンスチェックなのかを問うことが重要です。 また、潜在的な遅れを生じさせずに、採用および選考プロセスにチェックを組み込むにはどうすればよいでしょうか? ここでは、リファレンスチェック手順の要点を説明し、採用プロセスを改善するための 4 つの重要なヒントを紹介します。
リファレンスチェックとは何ですか?
採用担当者または採用マネージャーとして採用プロセスに参加したことがある方は、おそらく、理想的な候補者と思われる人物がテーブルの向かい側に座っているか、画面の向こう側 (ビデオ面接) に座っていることに気づいたことがあるでしょう。 彼らの履歴書は申し分のないもので、あなたが聞きたいことをすべて語っています。
リファレンスチェックは、採用プロセスに不可欠な部分であり、内定に進む前に深く掘り下げて長所と短所に関する実際の事実を把握することができます。
通常、リファレンスチェックとは、応募者がスキルや経験の重要な面を裏付けることができる 2 ～ 3 人の個別のリファレンスを提供することを意味します。 これらの参照者は、応募者の背景について正しい知識を持つ元マネージャー、過去の顧客、または人事担当者である可能性があります。 彼らは友人、家族、またはその他の無関係な人ではありません。
リファレンスは電子メール アドレスまたは電話番号、あるいはその両方として提供できます (ただし、後で説明するように電子メールが推奨されます)。
あなたの会社の採用プロセスの一部としてリファレンスチェックを行う必要があるのはなぜですか?
候補者が自分のスキルと経験を誠実に表現しているかどうかを確認する必要があります。
面接が対面であっても、候補者が面接中に真実を語っているかどうか（少なくとも真実をすべて語っているか）を常に判断できるわけではありません。 そのため、職歴調査は、真実である必要がある候補者の経験や専門知識の面を確認する機会を提供するのに役立ちます。 実際、ある調査では、人事担当者の回答者の 75% が、身元調査中に応募者の職歴に関する嘘を見破ったと回答しています。
過去に発生した危険信号について調べるのに最適な方法
これまで一緒に働いたことのある人全員と仲良くできる人はほとんどいませんが、前の雇用主の視点から候補者について知る機会があると、候補者が過去に抱えていた個人的、行動的、職業上の問題が浮き彫りになる可能性があります。 その後、面接でこれらに対処するか、候補者が何かを隠しているのではないか (前職を辞めた理由など) を確認するかを選択できます。
候補者がどこまで進んでいるのか、そしてあなたと一緒にどこまで進んでいく可能性があるのかを知ることができます。
すべての潜在的な従業員の長期的な可能性を考慮することが重要であり、これを評価するには、従業員が職務経験に対してどれだけ進歩したかを確認することより良い方法はありません。 これは若い候補者にはうまく機能しないかもしれませんが、それでも彼らの今後の可能性を全体的に把握することはできます。
リファレンスによって、面接では得られなかった追加情報が得られる場合があります。
1 回のインタビューでその人の経験や性格全体を要約するのは困難です。 徹底的なリファレンスチェックは、プロセスを合理化し、次から次へと面接を行わなくても、知っておくべきことを伝えるのに役立ちます。
ここでは、候補者の取り組みに対する最初の実際のテストも行われます。 候補者が推薦を求められた後に断念することは珍しくありません。したがって、リファレンスチェックは、候補者の意欲とプロセスを最後まで見届ける能力の重要な評価として機能します。
文化的な親和性をチェックするために不可欠な、候補者に対する個別のビューを提供します。
おそらく、推薦者が候補者について伝えることができる最も重要なことは、人としての応募者についての意見です。 紙や画面上で学ぶものよりも、リファレンスを参照すると、この人なしで実際に働くことがどのようなものかを知ることができ、彼らがチームにどのように溶け込むかについてより良いアイデアが得られます。
バックグラウンドチェックとは何ですか? バックグラウンドチェックはリファレンスチェックとどう違うのですか?
バックグラウンドチェックとは、候補者の学歴、財務記録、犯罪歴、その職に就くことができるかどうかを調査することです。 これらは、誰かの履歴書が真実を語っていることを確認したいときにリフェランスチェックを補完するために使用できますが、特定の役職や業界で働くことを妨げている問題を浮き彫りにすることもあります。
たとえば、犯罪歴調査により、候補者が過去に詐欺行為で捕まったことが判明し、国内法や会社の方針に反する可能性のある役職には適さないことが判明する場合があります。
このステップの一部には、管理チェックも含まれる場合があります。 このチェックは、候補者があなたの会社または国で働く資格があるかどうかを確認するため、グローバル雇用の場合は特に重要です。 これには、候補者が関連する労働許可証を持っているか、または申請できるかどうかなど、その国で働くことが許可されていることを確認することが含まれます。
ただし、国によっては、個人情報保護法により、社内での財務調査や犯罪調査が不可能であり、身元調査を実行するには認可を受けたサードパーティの身元調査サービス会社からの専門的なサポートが必要になる場合があるので注意してください。
したがって、これらのチェックは必要に応じて費用がかかる可能性があり、不適切に行われた場合は重大な罰則や罰金につながる可能性があります。 このため、これらのチェックを社内で実行できるかどうか、または専門家に依頼するとどれくらいの費用がかかるかを最初に確認することが常に最善です。
候補者のスクリーニングプロセス中、いつリファレンスを確認すべきか
リファレンスチェックやバックグラウンドチェックを正確にいつ行うべきかは、特定の採用手順や企業のニーズによって異なる場合がありますが、これらのチェックはどのような種類の求人の内定前に行うべきであるかについては常に合意されています。
一般に、応募者を最終候補者 2 名または 3 名まで絞り込んだ後にチェックを行うことをお勧めします。 こうすることで、実行不可能な候補に対して実行される不必要なチェックの量を制限できます。
あなたのニーズに合わせてより詳細に調整できるため、バックグラウンドチェックを最初に行う必要があります。 このステップは、候補者がその仕事に就くことができるかどうかを確認したり、そのポジションが海外にある場合はビザを申請したりできるため、多くの場合、より迅速で便利です。
ここで不一致があると、残りの候補を絞り込むのが難しい場合にすぐに絞り込むことができます。 身元調査は、長期にわたる交渉に入る前に、その人がその仕事に適格であることを確認する最良の方法でもあります。
最後に、この後、リファレンス チェックを実行して、決定を下すために必要な最終情報を得ることができます。 リファレンスチェックは最終的にはより個人的なものであるため、候補者が企業文化に適合するかどうかに関するあらゆる質問に答えてくれます。
この段階でリファレンスチェックを行うことで、候補者とそのリファレンスに準備する時間が与えられ、遅延の可能性が減ることが期待できます。
実際の採用専門家が語る、効果的なリファレンスチェックを実施するための 4 つの大きなヒント
1. 常にリフェランスの人の会社の電子メールアドレスを尋ねます (正規の会社のドメインに関連付けることができるアドレスが理想的です)。
リフェランスの人の電子メールは、個人の電子メール アドレスではなく、ビジネス用の電子メールである必要があります。 さらに、リフェランスの人 LinkedIn アカウントへのリンクを要求することもできます。 これらは、リフェランスが正当であることを確認する最良の方法です。
2. 最初に参照先をメールで送信する
以前は電話が身元確認の主な手段でしたが、現在は電子メールが最初の連絡手段となるはずです。 これにより、彼らの考えをまとめるための基準時間が与えられ、電話するよりも実際のマネージャーと話している可能性が高くなります。
海外の問い合わせ先を扱う場合は、タイムゾーンや言語の違いによりさらに複雑になるため、電子メールは特に重要です。
3. 参照チェック契約書を使用してコンプライアンスを確保します
これらのチェックを実行するには各候補者の承認を得て、サーバーに保存されている限り個人情報は機密であり保護されていることを候補者に安心させることが重要です。
これは、リファレンスチェック時のリファレンスの個人情報にも当てはまります。 そのため、小切手を発行するすべての候補者に、提供された情報を何に使用するか、およびその情報をどのように記録に残すつもりであるかを確認する同意書に署名してもらうようにしてください。
これは多くの国際地域で必要なだけでなく、雇用主としての安全性と責任に対するあなたの配慮に対して候補者に自信を与えることができる素晴らしい方法です。
4. 締め切りを設定する
最後に、採用プロセスの中で最も面倒で時間のかかる部分のリストの上位に、リファレンスチェックが挙げられることがよくあります。 多くの場合、これは候補者のせいではありませんが、最終ステップで検索が遅くなる可能性があります。
参考回答の締め切りを早い段階で導入する。 これは、候補者に経歴や身元調査を行う前に、経歴調査や身元調査があることを知らせる可能性があります。 期限を過ぎても何も返答がない場合は、参照先が欠落していることで、返答と同じくらい多くのことがわかります。
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