Quanto è essenziale il controllo delle referenze? 4 suggerimenti per controlli ottimali

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Giugno 5, 2023

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Key Takeaways

  1. Il 75% degli intervistati delle risorse umane ha affermato di aver colto menzogna in un candidato sulla propria storia lavorativa durante i controlli delle referenze
  2. I controlli delle referenze spesso sono in cima alla lista delle parti più lunghe e problematiche del processo di reclutamento
  3. Le leggi sulla protezione delle informazioni personali possono impossibilitare i controlli finanziari o penali internamente, richiedendo invece un supporto specializzato
Summary

 

Quando assumi nuovi membri del team, i controlli delle loro referenze e dei precedenti lavori ti offrono una grande opportunità per verificare la qualità dei tuoi candidati. Non è mai certo che le persone qualificate corrispondano alla cultura della tua azienda o che i candidati siano del tutto onesti riguardo alle loro capacità o esperienze.

Ma è importante chiedersi cosa rende un buon controllo delle referenze? E come puoi integrare i controlli nei tuoi processi di assunzione e selezione senza aggiungere potenziali ritardi? Qui, esaminiamo gli elementi essenziali delle procedure di controllo delle referenze e ti forniremo 4 suggerimenti chiave per migliorare il tuo processo di reclutamento.

 

 

Che cos’è un controllo delle referenze?

 

 

Se hai mai preso parte a un processo di assunzione come reclutatore o responsabile delle assunzioni, probabilmente ti sarai trovato seduto dall’altra parte del tavolo o davanti a uno schermo (in un video colloquio) rispetto a qualcuno che sembrava essere il candidato ideale. Il suo CV era impeccabile e ti stava dicendo tutto quello che desideravi sentire.

Un controllo delle referenze è parte integrante del processo di assunzione in quanto consente di approfondire e ottenere fatti reali sui loro punti di forza e di debolezza prima di passare a fare un’offerta.

In genere, un controllo delle referenze implica che un candidato fornisca 2-3 referenze individuali che possono confermare gli aspetti chiave delle proprie capacità o esperienze. Queste referenze possono essere fornite da manager precedenti, clienti passati o rappresentanti delle risorse umane con la giusta conoscenza del background del candidato. Non sono fornite da amici, familiari o altre persone non imparentate.

Le referenze possono essere fornite sia come indirizzi e-mail e/o numeri di telefono (anche se le e-mail sono preferite come vedremo più avanti).

 

 

 

 

Perché un controllo delle referenze deve far parte del processo di reclutamento della tua azienda?

 

 

Esse sono necessarie per verificare che il candidato rappresenti in modo veritiero le proprie capacità ed esperienze.

 

Non è sempre possibile confermare se un candidato dica la verità (o almeno, tutta la verità) durante un colloquio, anche se quel colloquio è faccia a faccia. Ecco perché un controllo dei precedenti occupazionali ti aiuta a darti la possibilità di verificare gli aspetti dell’esperienza o delle competenze di un candidato, che devono essere veritieri. Infatti, in uno studio, il 75% degli intervistati delle risorse umane ha affermato di aver colto la menzogna di un candidato sulla propria storia lavorativa durante i controlli delle referenze.

 

È un ottimo modo per scoprire eventuali campanelli d’allarme del passato

 

Sebbene poche persone vadano d’accordo con chiunque abbia mai lavorato con loro o per tutti i capi con cui abbiano lavorato, avere la possibilità di conoscere un candidato dal punto di vista del suo precedente datore di lavoro può evidenziare eventuali problemi personali, comportamentali o professionali che potrebbero aver avuto in passato. Puoi quindi scegliere di affrontarli in un colloquio o confermare se sospetti che il candidato stia nascondendo qualcosa (come il motivo per cui ha lasciato il lavoro precedente).

 

Ti danno un’idea di quanto lontano sia arrivato il candidato e quanto è probabile che si spinga in là con voi

 

È importante considerare il potenziale a lungo termine di ogni possibile dipendente e non c’è modo migliore per valutarlo che vedere quanti progressi ha fatto durante la propria esperienza lavorativa. Anche se questo potrebbe non funzionare altrettanto bene per i candidati più giovani, puoi comunque avere un’idea generale del loro potenziale in futuro.

 

Le referenze possono fornirti ulteriori informazioni non ottenute durante un colloquio

 

È difficile riassumere l’esperienza e il carattere di un’intera persona in un’unica intervista. Controlli approfonditi delle referenze possono aiutare a semplificare il processo e dirti ciò che devi sapere senza un colloquio dopo l’altro.

Qui otterrai anche il primo vero test dell’impegno di un candidato. Non è raro che i candidati si arrendano quando vengono chieste referenze. Pertanto, il controllo delle referenze può fungere da importante valutazione della volontà e capacità del candidato di portare a termine il processo.

 

Offrono una visione personalizzata del candidato indispensabile per verificarne l’affinità culturale

 

Forse la cosa più importante che una referenza può dirti su un candidato è l’opinione sul candidato come persona. Più di qualsiasi altra cosa che imparerai sulla carta o su uno schermo, una referenza può dirti com’è lavorare davvero senza qualcuno, dandoti un’idea nettamente migliore di come si adatterà alla tua squadra.

 

 

Che cos’è un controllo dei precedenti? In che modo i controlli dei precedenti sono diversi dai controlli delle referenze?

 

 

I controlli sui precedenti sono quelli che esaminano l’istruzione, i registri finanziari, i precedenti penali di un candidato e se possa accettare il lavoro. Possono essere utilizzati per integrare un controllo delle referenze quando si desidera verificare che il CV di qualcuno dica la verità, ma possono anche evidenziare problemi che impediscono loro di lavorare in determinate posizioni o settori.

Ad esempio, un controllo dei precedenti penali può dimostrare che un candidato è stato sorpreso a commettere una frode in passato, rendendolo inadatto a posizioni in cui ciò potrebbe andare contro le leggi nazionali o le politiche aziendali.

Parte di questa fase può comportare anche un controllo amministrativo. Questo controllo è particolarmente importante per l’occupazione globale perché è un controllo per vedere se il candidato è idoneo a lavorare nella tua azienda o nel tuo paese. Si tratta di assicurarsi che il candidato sia autorizzato a lavorare nel paese, se ha o può richiedere il relativo permesso di lavoro, ecc.

Fai attenzione, tuttavia, in alcuni paesi le leggi sulla protezione delle informazioni individuali possono significare che i controlli finanziari o penali non sono possibili internamente e richiedono il supporto specializzato di una società di servizi di controllo dei precedenti di terze parti autorizzata ad eseguire un controllo dei precedenti.

Questi controlli possono quindi diventare costosi se richiesti, o comportare gravi sanzioni o multe se eseguiti in modo improprio. Per questo motivo, è sempre meglio verificare prima se è possibile eseguire questi controlli internamente o quanto potrebbe costare farli eseguire professionalmente.

 

 

Quando dovresti verificare le referenze durante il processo di screening dei candidati

 

 

Il momento esatto in cui dovresti condurre un controllo delle referenze o un controllo dei precedenti può variare in base alla tua specifica procedura di assunzione o alle esigenze aziendali, ma è sempre convenuto che questi controlli dovrebbero essere eseguiti prima di qualsiasi tipo di offerta di lavoro.

In generale, consigliamo di effettuare i controlli dopo aver pre-selezionato i candidati fino a 2 o 3 candidati finali. In questo modo puoi limitare la quantità di controlli non necessari effettuati su candidati non idonei.

Il controllo dei precedenti dovrebbe avvenire prima in quanto può essere maggiormente adattato alle tue esigenze. Questo passaggio è spesso più rapido e utile in quanto consente di verificare che il candidato sia in grado di accettare il lavoro o richiedere un visto se la posizione è all’estero.

Le discrepanze che insorgono a quel punto possono restringere rapidamente i candidati rimanenti se si sta faticando a farlo. Un controllo dei precedenti è anche il modo migliore per confermare se qualcuno sia idoneo per il lavoro prima di avviare lunghe trattative.

Infine, dopo ciò, è possibile eseguire un controllo delle referenze per darti le informazioni finali necessarie per prendere la tua decisione. Poiché i controlli delle referenze sono in definitiva più personali, risponderanno a qualsiasi domanda tu abbia sul/i candidato/i sull’adattarsi alla cultura aziendale.

Fare controlli sulle referenze in questa fase darà anche al candidato e alle sue referenze il tempo di prepararsi, si spera, riducendo la possibilità di ritardi.

 

 

4 grandi consigli per condurre controlli di riferimento efficaci da un vero esperto di reclutamento

 

 

1. Chiedi sempre l’indirizzo email aziendale del riferimento (idealmente uno che può essere collegato a un dominio aziendale legittimo)

 

L’e-mail di una referenza dovrebbe essere un’e-mail aziendale, piuttosto che il suo indirizzo e-mail personale. Potresti anche chiedere un collegamento all’account LinkedIn del riferimento. Questi sono il modo migliore per garantire che una referenza sia legittima.

 

2. Contatta i riferimenti prima via e-mail

 

Mentre le telefonate prima erano il principale punto di riferimento per i controlli delle referenze, le e-mail ora dovrebbero essere la prima forma di contatto da provare. Questo dà il tempo alla referenza per mettere insieme i propri pensieri ed è più probabile comunicare con un vero manager rispetto a quando si chiama.

Le e-mail sono particolarmente importanti quando si ha a che fare con una referenza all’estero a causa delle ulteriori complicazioni dovute al fuso orario e alle differenze linguistiche.

 

3. Utilizzare una lettera di accordo di controllo referenze per garantire la conformità

 

È essenziale ottenere l’approvazione di ogni candidato per eseguire questi controlli e rassicurarli che le loro informazioni private sono riservate e protette fintanto che saranno archiviate sui tuoi server.

Ciò si estende alle informazioni personali delle referenze durante un controllo delle referenze. Di conseguenza, assicurati che tutti i candidati su cui eseguirai i controlli firmino una lettera di accordo che confermi che utilizzerai le informazioni fornite e come intendi conservare tali informazioni nel registro.

Non solo questo è necessario in molte regioni internazionali, ma è un ottimo modo per dare ai candidati fiducia nella tua attenzione alla sicurezza e alla responsabilità come datore di lavoro.

 

4. Stabilisci una deadline

 

Infine, i controlli delle referenze spesso sono in cima alla lista delle parti più lunghe e problematiche del processo di assunzione. Spesso non è colpa del candidato, ma ciò può rallentare la tua ricerca proprio nella fase finale.

Introdurre tempestivamente una scadenza per le risposte delle referenze: questo è per far sapere potenzialmente ai tuoi candidati che ci sarà un controllo dei precedenti e delle referenze anche prima che tu abbia intenzione di farli. Se la scadenza arriva e non hai ancora ricevuto risposta, un riferimento mancante può suggerirti tanto quanto una risposta.