Bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung in den USA müssen sich Arbeitgeber in einem komplexen Netz von Steuervorschriften und Abzügen zurechtfinden. Abzüge nach der Steuer, die eine entscheidende Rolle bei der Gehaltsabrechnung für Arbeitnehmer spielen, gehören zu jenen Abzügen, die genau und vorschriftsmäßig verarbeitet werden müssen, aber häufig übersehen werden. Für Arbeitgeber in den USA sind die korrekten Abzüge nach Steuern der Schlüssel für Mitarbeiterzufriedenheit. Immerhin dienen sie der Verwaltung ihrer Sozialleistungen und der Vermeidung kostspieliger Strafen bei Nichteinhaltung.
In diesem Blog gehen wir auf die verschiedenen Arten von Abzügen ein, wie sie berechnet werden und wie INS Global Ihrem Unternehmen die korrekte Lohn- und Gehaltsabrechnung ermöglicht.
Was sind einige gängige Abzüge nach der Steuer?
Abzüge nach der Steuer sind Beträge, die von der Gehaltsabrechnung eines Mitarbeiters abgezogen werden, nachdem die Steuern abgezogen wurden. Sowohl Vor- als auch Nachsteuerabzüge decken eine Reihe von Leistungen ab – Abzüge nach der Steuer verringern aber im Gegensatz zu den Vorsteuerabzügen nicht das steuerpflichtige Einkommen des Arbeitnehmers.
Es gibt zwar keine Einheitslösung, aber einige gängige Beispiele für Abzüge nach Steuern sind Lohnpfändungen, Versicherungsprämien, Rentenbeiträge und Spenden für wohltätige Zwecke.
Lohnpfändungen
Lohnpfändungen sind gesetzliche Anordnungen, die den Arbeitgeber verpflichten, einen Teil des Einkommens eines Arbeitnehmers einzubehalten, um Schulden oder Geldstrafen zu begleichen. Diese Abzugsart ist eine der komplexesten, da sie eine strikte Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften erfordert und sich oft sehr negativ auf die Zufriedenheit der Arbeitnehmer auswirkt.
Zu den gerichtlich angeordneten Pfändungen können Schulden wie unbezahlte Steuern, Studentendarlehen oder Verbraucherschulden gehören. Nach Angaben des US-Arbeitsministeriums liegt die Pfändungsgrenze in der Regel bei 25 % des verfügbaren Einkommens oder beim Betrag, um den der Wochenlohn das 30-fache des Mindestlohns übersteigt (je nachdem, welcher Betrag niedriger ist).
Abzüge für Kindesunterhalt und Alimente
Abzüge von Unterhaltszahlungen für Kinder und Alimente werden ebenfalls häufig als Lohnpfändungen abgewickelt. Das Office of Child Support Enforcement sorgt dafür, dass die landesspezifischen Vorschriften eingehalten werden, wobei die Abzüge je nach Situation meist auf 50-65 % des Einkommens eines Arbeitnehmers begrenzt sind.
Versicherungsprämien
Viele Arbeitnehmer entscheiden sich für den Abzug verschiedener Versicherungsprämien nach Steuern, um die steuerfreien Auszahlungsbeträge zu erhöhen. Dazu gehören Lebensversicherungen, Berufsunfähigkeitsversicherungen und andere freiwillige Versicherungen.
Beiträge zur Altersvorsorge
Beiträge zur Altersvorsorge auf Konten wie Roth IRA sind übliche Nach-Steuer-Abzüge. Im Gegensatz zu Pensionskonten, die vor den Steuern abgezogen werden, ermöglichen Roth IRAs steuerfreie Abhebungen während des Ruhestands, was die Zufriedenheit der Arbeitnehmer erhöht.
Beiträge für wohltätige Zwecke
Arbeitgeber unterstützen häufig wohltätige Zwecke, indem sie Spenden von der Gehaltsabrechnung abziehen lassen. Abzüge für wohltätige Zwecke werden in den USA in der Regel vor der Steuer vorgenommen, um den Vorteil der Einkommenssteuerreduzierung zu erhöhen. Es ist jedoch auch möglich, diese Abzüge nach der Steuer vorzunehmen. Dies unterstützt nicht nur das Engagement der Mitarbeiter, sondern fördert auch eine Kultur des Gebens.
Die Mitarbeiter können Lohnabzüge für wohltätige Spenden genehmigen, die dann direkt an ausgewählte Wohltätigkeitsorganisationen weitergeleitet werden. Obwohl diese Abzüge nach der Gehaltsabrechnung des Mitarbeiters nachversteuert werden, können sie in der individuellen Steuererklärung dennoch steuerlich absetzbar sein.
Hauptunterschiede zwischen Vorsteuer- und Nachsteuerabzügen
Vorsteuerabzüge werden vom zu versteuernden Einkommen des Arbeitnehmers abgezogen und verringern es. Sie werden zur Deckung von Kosten wie Krankenversicherungsprämien und verpflichtenden Rentenplänen verwendet und führen zu unmittelbaren Steuereinsparungen.
Im Vergleich dazu
wirken sich Nachsteuerabzüge nicht auf das steuerpflichtige Einkommen aus, können aber andere Vorteile bieten, wie z. B. steuerfreie Auszahlungen der Rente eines Arbeitnehmers. Nachsteuerabzüge sind im Allgemeinen freiwillig (mit Ausnahme von Lohnpfändungen).
Berechnung von Abzügen nach Steuern
So ziehen Sie die richtigen Beträge ab
Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass die Abzüge berechnet werden, nachdem alle anderen erforderlichen Steuern auf das Bruttoeinkommen angewendet wurden. Dazu ist es erforderlich, die einzelnen Abzugsarten genau zu kennen und die gesetzlichen Obergrenzen einzuhalten, was besonders für Pfändungen gilt:
Berechnung des steuerpflichtigen Einkommens – Schritt für Schritt
- Bruttogehalt ermitteln – Beginnen Sie mit dem gesamten Bruttogehalt des Arbeitnehmers, das Gehalt, Lohn, Überstunden, Prämien und andere Einkünfte umfasst.
- Ziehen Sie die Vorsteuerabzüge (z. B. Krankenversicherungsprämien, Rentenbeiträge für 401(k)-Pläne etc.) vom Bruttolohn ab, um das steuerpflichtige Einkommen zu ermitteln.
- Berechnen Sie das zu versteuernde Einkommen und ziehen Sie die Bundes-, Landes- und Kommunalsteuern davon ab. Diese Steuern umfassen die Bundeseinkommenssteuer, die Sozialversicherungssteuer, die Medicare-Steuer, die staatliche Einkommenssteuer und alle anwendbaren lokalen Steuern und/oder Steuergutschriften.
- Identifizieren Sie Nachsteuerabzüge – Listen Sie alle Nachsteuerabzüge auf, die angewendet werden sollten oder müssen.
- Anwendung von Nachsteuerabzügen – Ziehen Sie jeden Nachsteuerposten vom Nettolohn ab, nachdem die Steuern berechnet worden sind. Stellen Sie sicher, dass verpflichtende Abzüge nach Steuern wie Lohnpfändungen vor freiwilligen Abzügen vorgenommen werden.
- Überprüfen Sie die Berechnungen, nachdem Sie alle Abzüge vorgenommen haben, um deren Richtigkeit zu gewährleisten. Stellen Sie sicher, dass die Summe der Abzüge nach Steuern das verfügbare Nettogehalt nicht übersteigt.
- Der nach allen Abzügen nach Steuern verbleibende Betrag ist das endgültige Nettogehalt des Arbeitnehmers.
Verwaltung von Abzügen für Arbeitgeber
Verwaltung von Abzügen für Arbeitgeber
Verantwortlichkeiten des Arbeitgebers für Abzüge nach Steuern
Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass alle Abzüge von den Arbeitnehmern genehmigt wurden und den geltenden Gesetzen entsprechen. Außerdem müssen sie für jeden Abzug eine klare Dokumentation führen und eine transparente Berichterstattung auf den Gehaltsabrechnungen erstellen.
Sicherstellung der Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften
Die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften für Abzüge jeglicher Art ist nicht verhandelbar. Dazu gehört die Einhaltung der Gesetze der Bundesstaaten und des Bundes in Bezug auf Pfändungen und die Sicherstellung, dass freiwillige Abzüge wie Versicherungsprämien ordnungsgemäß dokumentiert werden.
Können Abzüge nach der Steuer zurückerstattet werden?
In einigen Fällen können Abzüge zurückerstattet werden, was allerdings von der Art des Abzugs abhängt. So können beispielsweise zu hohe einbehaltene Unterhaltszahlungen für Kinder erstattet werden. Versicherungsprämien oder Rentenbeiträge hingegen in der Regel nicht.
Arbeitgeber müssen in diesen Fällen sorgfältig vorgehen, um die Einhaltung der Vorschriften und eine ordnungsgemäße Rückerstattung zu gewährleisten.
Automatisierung von Nachsteuerabzügen
Die Automatisierung ist ein entscheidender Faktor bei der Verwaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung, insbesondere bei Abzügen nach der Steuer, die oft übersehen werden. Gehaltsabrechnungssoftware kann Fehler minimieren, rechtzeitige Abzüge gewährleisten und die Einhaltung von Vorschriften vereinfachen.
Allerdings sind Tools zur Automatisierung der Gehaltsabrechnung teuer und kompliziert und setzen das Fachwissen des Anwenders in den Bereichen Personalwesen und Recht voraus. Solche Tools können unverzichtbar sein, setzen aber unter Umständen professionelle Unterstützung voraus, um optimal genutzt werden zu können.
Wie Outsourcing die US-Gehaltsabrechnung vereinfacht – Welche Tools und Ressourcen stellen Gehaltsabrechnungsdienste zur Verfügung?
Die Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung an einen spezialisierten Dienstleister wie INS Global kann den Verwaltungsaufwand für Unternehmen mit einer Lohn- und Gehaltsabrechnung in den USA drastisch reduzieren. Gehaltsabrechnungsdienste bieten in der Regel eine Reihe von lokalisierten Tools und Ressourcen, um eine korrekte, gesetzeskonforme Gehaltsabrechnung zu gewährleisten, darunter:
- Automatisierte Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware – Diese professionellen Plattformen erledigen alles, von der Lohnberechnung bis zum Steuerabzug, und sorgen so für eine genaue Einhaltung der Vorschriften.
- Fachwissen zur Einhaltung von Vorschriften – Die Einhaltung von Bundes- und Landesvorschriften kann Unternehmen Probleme bereiten. Gehaltsabrechnungsdienste bieten Tools an, die sicherstellen, dass alle Abzüge den aktuellen gesetzlichen Standards entsprechen.
- Selbstbedienungsportale für Mitarbeiter – Diese Portale ermöglichen es den Mitarbeitern, ihre Gehaltsabrechnungen einzusehen, Abzüge zu verwalten und persönliche Daten zu aktualisieren, wodurch die Personalabteilung entlastet wird.
- Erfahrene Unterstützung – Kontakt mit Lohnsteuerspezialisten, die bei komplexen Abzugsszenarien beratend zur Seite stehen und sicherstellen, dass alle Prozesse rechtskonform sind.
Schlussfolgerungen – Eine Partnerschaft mit INS Global stellt eine schnelle, rechtskonforme Gehaltsabrechnung in den USA sicher
Die Verwaltung von Nachsteuerabzügen in den USA kann komplex und zeitaufwendig sein. Eine Partnerschaft mit INS Global optimiert diesen Prozess. Mit seinen umfassenden Lösungen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung stellt INS Global sicher, dass alle Abzüge korrekt und in Übereinstimmung mit den US-amerikanischen Vorschriften abgewickelt werden. Dadurch sparen Arbeitgeber Zeit und verringern das Risiko kostspieliger Fehler.
Durch die Zusammenarbeit mit INS Global werden wertvolle Zeit und Ressourcen freigesetzt, damit Sie sich auf strategische Initiativen konzentrieren können, die das Wachstum fördern.
Sind Sie bereit, Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung in den USA oder in einem anderen unserer mehr als 160 internationalen Märkte zu vereinfachen? Wenden Sie sich noch heute an INS Global, um mehr darüber zu erfahren, wie unsere maßgeschneiderten Gehaltsabrechnungslösungen Ihren geschäftlichen Erfolg unterstützen können.
Häufig gestellte Fragen zu Abzügen nach Steuern
Wie werden Nachsteuerabzüge auf den Gehaltsabrechnungen ausgewiesen?
Die Abzüge nach Steuern werden auf den Gehaltsschecks der Mitarbeiter aufgeführt und aufgeschlüsselt, was für Transparenz und Klarheit sorgt. Diese Aufschlüsselung hilft den Mitarbeitern, genau zu verstehen, wohin ihr Geld fließt, und gewährleistet die Einhaltung der Meldevorschriften.
Können sich Mitarbeiter gegen die Abzüge nach Steuern entscheiden?
Die meisten Abzüge nach Steuern, wie z. B. freiwillige Versicherungsprämien oder Spenden für wohltätige Zwecke, können von Arbeitnehmern abgelehnt werden. Pflichtabzüge wie Lohnpfändungen oder Unterhaltszahlungen für Kinder können jedoch nicht abgelehnt werden.
Was geschieht, wenn die Abzüge den Nettolohn übersteigen?
Wenn die Abzüge nach Steuern den Lohn des Arbeitnehmers übersteigen, müssen die Arbeitgeber die Abzüge entsprechend anpassen. Gesetzliche Abzüge wie Unterhaltszahlungen für Kinder haben Vorrang, während freiwillige Abzüge möglicherweise gekürzt oder verschoben werden müssen.
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