Das Arbeitsrecht kann große Probleme oder Verzögerungen für Unternehmen verursachen – insbesondere für solche, die im Ausland nach neuen Talenten suchen. Aber glücklicherweise gibt es Möglichkeiten, die Arbeitsbelastung für diese globalen Arbeitgeber zu reduzieren. Zwei Beschäftigungsstrukturen, die in diesem Zusammenhang häufig genannt werden sind Co-Beschäftigung und gemeinsame Beschäftigung. Die Unterschiede zwischen diesen Modellen zu verstehen, kann für Unternehmen, die ihre Personalmanagementstrategien optimieren und die Einhaltung lokaler Vorschriften auf der ganzen Welt sicherstellen wollen, von entscheidender Bedeutung sein. Dieser Artikel beschäftigt sich mit den Definitionen, Beispielen und Hauptunterschieden zwischen den ähnlichen, aber dennoch unterschiedlichen Konzepten der Co-Beschäftigung und der gemeinsamen Beschäftigung und erörtert, wie Unternehmen sich auf die Auswirkungen beider Modelle auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung vorbereiten und gleichzeitig von ihren Vorteilen profitieren können.
Was ist Co-Beschäftigung?
Die Co-Beschäftigung, auch Arbeitnehmerüberlassung oder Professional Employer Organization (PEO) genannt, ist eine vertragliche Beziehung zwischen zwei Arbeitgebern – einem Kundenunternehmen und einer PEO.
Eine PEO ist ein externer Dienstleister, der professionelle und fachkundige Unterstützung bei wichtigen Personalaufgaben bietet.
In diesem Modell wird die PEO zum offiziellen Arbeitgeber für die Arbeitnehmer des Kundenunternehmens und übernimmt spezifische Personalaufgaben wie Lohn- und Gehaltsabrechnung, Verwaltung von Sozialleistungen, Einhaltung von Steuervorschriften und andere beschäftigungsbezogene Aufgaben.
Währenddessen behält das Kundenunternehmen die Kontrolle über das tägliche Management und die Aufgaben der Mitarbeiter.
Gängige Beispiele für Co-Beschäftigung
Outsourcing von Personalaufgaben für kleine Unternehmen – Ein Kleinunternehmen kann mit einer PEO zusammenarbeiten, um seine Personalaufgaben zu verwalten, damit sich das Unternehmen auf sein Kerngeschäft konzentrieren kann, während die PEO die Gehaltsabrechnung, die Arbeitgeberleistungen und die Einhaltung der Arbeitsgesetze übernimmt. So vermeidet das Unternehmen den Aufwand und die Kosten, die mit diesen Funktionen verbunden sind.
Schnell wachsende Startups – Ein Startup, das ein schnelles Wachstum erlebt, könnte eine PEO engagieren, um sein Personalmanagement schnell zu skalieren – ohne den Verwaltungsaufwand der direkten Einstellung und Verwaltung von Mitarbeitern.
Unternehmen, die international expandieren – Die am häufigsten anzutreffende Situation für Co-Beschäftigung. In diesen Fällen kann ein Unternehmen, das in neue Märkte expandiert, eine PEO beauftragen, um die Einhaltung der komplexen und oft ungewohnten Arbeitsgesetze des neuen Landes sicherzustellen, während es sich auf die ordnungsgemäße Verwaltung der lokalen Mitarbeiter konzentrieren kann.
Was ist die gemeinsame Beschäftigung?
Eine gemeinsame Beschäftigung liegt vor, wenn zwei oder mehr Unternehmen die Mitarbeiter gemeinsam verwalten. In diesem Fall werden beide Unternehmen als Arbeitgeber betrachtet und sind gemeinsam für die Einhaltung der Arbeitsgesetze verantwortlich.
Die Arbeitnehmer können daher mit beiden Parteien Vereinbarungen treffen.
Gemeinsame Beschäftigung wird häufig in Situationen verwendet, in denen ein Unternehmen eine Personalagentur oder einen Subunternehmer einsetzt, um Arbeitskräfte bereitzustellen.
Beispiele für gemeinsame Beschäftigung
Vereinbarungen mit einer Personalagentur – Ein Unternehmen stellt Arbeitnehmer über eine Personalagentur ein, um die Verwaltung dieser Arbeitnehmer auszulagern. In diesem Fall rekrutiert und bezahlt die Agentur die Mitarbeiter, aber das Unternehmen kontrolliert deren tägliche Arbeit und Arbeitsbedingungen.
Franchisemodelle – Ein Franchisegeber und ein Franchisenehmer können als gemeinsame Arbeitgeber betrachtet werden, wenn beide die Arbeitsbedingungen eines Mitarbeiters maßgeblich beeinflussen.
Co-Beschäftigung vs. gemeinsame Beschäftigung: Wichtige Unterschiede
Sowohl bei der Co-Beschäftigung als auch bei der gemeinsamen Beschäftigung teilen sich mehrere Parteien einen Teil der sich daraus ergebenden Beschäftigungsverantwortung, sie unterscheiden sich jedoch in Bezug auf ihre Struktur und ihre Auswirkungen.
Im Jahr 2024 steht der Unterschied zwischen diesen beiden Arbeitsverhältnissen erneut im Blickpunkt der Öffentlichkeit. Rechtsexperten auf der ganzen Welt debattieren immer häufiger über die Feinheiten alternativer Vertragsformen, da es immer mehr Remote-, flexible oder Gelegenheitsarbeitsverträge gibt. Es ist daher wichtig, die damit verbundenen rechtlichen Verantwortlichkeiten jetzt zu definieren, um spätere Probleme zu vermeiden, wie zum Beispiel im Falle eines kürzlichen Rechtsstreits in den USA, bei dem die Frage der gemeinsamen Beschäftigung die Haftung verkomplizierte.
Da diese Fälle das Zusammenspiel von Arbeitnehmern und Arbeitgebern ständig verändern, ist es wichtig, die administrativen Faktoren für die Definition von Co-Beschäftigung und gemeinsamer Beschäftigung basierend auf Folgendem frühzeitig zu klären:
Art des Verhältnisses
Co-Beschäftigung – Ein Kundenunternehmen und eine PEO (oder ein lokales Äquivalent) arbeiten zusammen, wobei die PEO der offizielle Arbeitgeber ist und die Personalaufgaben verwaltet, während das Kundenunternehmen die alltägliche Arbeit übernimmt. In diesem Fall ist jede Partei für einen Teil der Tätigkeit bzw. der Mitarbeiterbedürfnisse verantwortlich.
Gemeinsame Beschäftigung – Es handelt sich um zwei oder mehr Unternehmen mit gemeinsamer Kontrolle über die Mitarbeiter, wobei beide die rechtliche Verantwortung für die Beschäftigungsbedingungen und deren Einhaltung tragen. In diesem Fall haften beide Parteien gemeinsam für alle Elemente der Beschäftigung oder der Bedürfnisse eines Mitarbeiters.
Kontrolle und Verantwortung
Co-Beschäftigung – Das Kundenunternehmen behält die Kontrolle über die Aufgaben und die Performance des Mitarbeiters, während die PEO nur die administrativen Personalaufgaben übernimmt.
Gemeinsame Beschäftigung – Beide Unternehmen teilen sich die rechtliche Verantwortung über die Arbeitsbedingungen, die Arbeitsaufgaben und die rechtlichen Verantwortlichkeiten im Zusammenhang mit der Personalbeschaffung.
Auswirkung auf die Einhaltung der Vorschriften und die Compliance
Co-Employment – Der PEO übernimmt viele Verantwortlichkeiten betreffend die Einhaltung der Gesetze und die Compliance und senkt damit das Risiko für den Kunden.
Gemeinsame Beschäftigung – Beide Arbeitgeber sind gemeinsam für die Einhaltung der Arbeitsgesetze verantwortlich, was die Komplexität und das potenzielle Risiko für beide Parteien erhöht.
Auswirkungen auf Gehaltsabrechnung und Arbeitgeberleistungen
Co-Beschäftigung – Die PEO verwaltet die Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie die Arbeitgeberleistungen für die Mitarbeiter und hat aufgrund ihres größeren Mitarbeiterpools oft Zugang zu besseren Leistungspaketen.
Gemeinsame Beschäftigung – Viele Arbeitgeber verwenden getrennte Systeme für die Lohn- und Gehaltsabrechnung und die Sozialleistungen, was die Verwaltung und die Einhaltung von Vorschriften erschwert. Ein Personaldienstleister kann jedoch die Lohnsteuerabrechnung, die Einhaltung von Vorschriften oder die Verwaltung übernehmen.
Klassifizierung von Arbeitnehmern
Co-Employment – Mitarbeiter werden aus rechtlichen und steuerlichen Gründen in der Regel als Mitarbeiter der PEO eingestuft.
Gemeinsame Beschäftigung – Mitarbeiter werden gleichzeitig als Mitarbeiter beider Unternehmen betrachtet, was eine sorgfältige Koordination erfordert, um eine korrekte Klassifizierung und Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten.
Vorbereitung auf die Auswirkungen auf die Gehaltsabrechnung und Arbeitgeberleistungen
Die Unterschiede zwischen Co-Beschäftigung und gemeinsamer Beschäftigung zu kennen, ist für Unternehmen unerlässlich, um sich effektiv auf die Auswirkungen auf die Gehaltsabrechnung und die Arbeitgeberleistungen vorzubereiten.
Auf die folgenden Bereiche sollten Sie besonders achten:
Verwaltung der Gehaltsabrechnung
Co-Beschäftigung – Die Zusammenarbeit mit einer PEO vereinfacht die Verwaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung, da sie dem Kundenunternehmen die Verantwortung für die Verwaltung abnimmt. In diesem Fall kümmert sich die PEO um alle Aspekte der Lohn- und Gehaltsabrechnung, von der Verarbeitung der Gehälter bis hin zur Steuererklärung, wobei er die Einhaltung der lokalen und bundesstaatlichen Vorschriften sicherstellt und dank seines Fachwissens und seiner Erfahrung die Gefahr von Fehlern verringert.
Gemeinsame Beschäftigung – Die Verwaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung in einem gemeinsamen Beschäftigungsverhältnis erfordert eine sorgfältige Koordination zwischen den beiden Unternehmen, da beide für korrekte Lohnabrechnungen, rechtzeitige Zahlungen und ordnungsgemäße Steuereinbehalte sorgen müssen. Auch in diesem Fall können Sie fachkundige Unterstützung erhalten, doch sind eine klare Kommunikation und gut ausgebaute Systeme unerlässlich, um Compliance-Probleme zu vermeiden.
Verwaltung von Arbeitgeberleistungen
Co-Beschäftigung – PEOs bieten oft Zugang zu verbesserten Leistungspaketen, einschließlich Krankenversicherung, Rentenplänen und anderen Vergünstigungen. Dies liegt daran, dass PEOs die Mitarbeiter mehrerer Kunden zusammenführen und bessere Tarife und Optionen aushandeln können, als dies für ein einzelnes Unternehmen möglich ist.
Gemeinsame Beschäftigung – Jeder Arbeitgeber muss sicherstellen, dass alle Leistungen, die das Kundenunternehmen in seinem ursprünglichen Vertrag anbietet, den geltenden Gesetzen entsprechen. Koordination ist ausschlaggebend, um doppelte Leistungen zu vermeiden und gleichzeitig sicherzustellen, dass die Mitarbeiter alle ihre Ansprüche nutzen.
Compliance und rechtliche Überlegungen
Co-Beschäftigung – Die PEO übernimmt viele wichtige Compliance-Aufgaben, von der Einhaltung der Arbeitsgesetze bis hin zur Verwaltung von Ansprüchen bei Arbeitsunfällen und Arbeitslosigkeit. Dies kann die rechtlichen Risiken des Kunden dank branchenüblicher Tools und Branchenkenntnisse erheblich verringern.
Gemeinsame Beschäftigung – Beide Arbeitgeber müssen auf die Einhaltung der Vorschriften achten, da ein Versäumnis eines Unternehmens rechtliche Konsequenzen für beide haben kann. Regelmäßige Audits und klare Vereinbarungen sind entscheidend, um dieses Risiko zu minimieren.
Schlussfolgerung: Machen Sie das Beste aus alternativen Beschäftigungsmodellen mit den internationalen Employer of Record Services von INS Global
Co-Beschäftigung und gemeinsame Beschäftigung sind gute Optionen für Unternehmen, die verschiedene Arten der Beschäftigung benötigen – sei es, um globale Projekte auszubauen oder um die lokale Arbeitsbelastung zu reduzieren. Beide Modelle erfordern jedoch ein gründliches Verständnis der damit verbundenen Unterschiede und Auswirkungen.
Mit INS Global nutzen Sie die Vorteile beider Modelle, um Ihren Bedürfnissen gerecht zu werden – die Dienste eines Employer of Record (EOR) vereinfachen die internationale Personalbeschaffung. Als EOR übernimmt INS Global die rechtliche Verantwortung für die Mitarbeiter, verwaltet Personalaufgaben, Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Sozialleistungen und die Einhaltung lokaler Vorschriften.
Das Fachwissen von INS Global ermöglicht es Unternehmen, sich den Herausforderungen von Co-Beschäftigung und gemeinsamer Beschäftigung zu stellen und sicherzustellen, dass ihre Personalmanagement-Strategien effektiv und gesetzeskonform sind und das Unternehmenswachstum fördern.
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