In diesem Beitrag erfahren Sie alles über Professional Employer Organizations und welche Vorteile sie für Sie bieten können. Falls Sie mit Ihrem Unternehmen ins Ausland expandieren möchten, stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten offen. Sie können eine Niederlassung in jedem Land gründen und über diese juristische Person Mitarbeiter einstellen. Eine Firmengründung ist allerdings mit hohen Kosten und viel bürokratischem und zeitlichem Aufwand verbunden.
Es gibt jedoch eine günstigere, schnellere und einfache Möglichkeit, in andere Länder zu expandieren. Eine Professional Employer Organization (PEO) stellt Personal für Sie ein und ermöglicht es Ihnen auch, Ihre Mitarbeiter in andere Länder zu entsenden.
Lesen Sie weiter, um alles über PEOs zu erfahren und um zu ermitteln, ob diese Variante die richtige Wahl für Ihren Expansionsbedarf sind.
Was ist eine Professional Employer Organization (PEO)?
Eine PEO (Professional Employer Organization) ist eine Organisation, die Dienstleistungen in den Bereichen Mitarbeiterverwaltung und Personalwesen anbietet. Die PEO übernimmt als externer Dienstleister verschiedene Personalaufgaben, wodurch das Kundenunternehmen entlastet wird. Hier sind einige der Hauptmerkmale und angebotenen Services einer PEO:
- Mitarbeiterverwaltung: PEOs bieten Dienstleistungen im Bereich Mitarbeiterverwaltung an, indem sie administrative Aufgaben wie Lohn- und Gehaltsabrechnung, Personalbeschaffung, Leistungsmanagement und andere Personaldienstleistungen übernehmen.
- Arbeitgeber: Die PEO fungiert als Arbeitgeber im Namen des Kundenunternehmens. Dies bedeutet, dass die PEO Mitarbeiter einstellt, aber das Kundenunternehmen behält die volle Kontrolle über diese Mitarbeiter.
- Sicherstellung der Compliance: PEOs sind darauf spezialisiert, die Einhaltung von Arbeits- und Beschäftigungsgesetzen sicherzustellen. Dies ist besonders wichtig, wenn ein Unternehmen in einem anderen Land expandiert, da die lokalen Gesetze und Vorschriften berücksichtigt werden müssen.
- Kostenoptimierung: Die Nutzung einer PEO kann für Unternehmen kosteneffizienter sein, da die PEO aufgrund ihrer Spezialisierung oft effizientere Dienstleistungen erbringen kann als das Kundenunternehmen selbst.
- Risikominimierung: PEOs können dazu beitragen, Risiken im Zusammenhang mit internationaler Expansion zu minimieren, indem sie ihre Expertise in den Bereichen Compliance, Arbeitsgesetze und Personalmanagement nutzen.
Insgesamt sind PEOs eine flexible und zeitsparende Lösung für Unternehmen, die ihr Personalwesen auslagern möchten – insbesondere, wenn sie in neue Länder expandieren.
- Ein Beispiel aus der Praxis
Ein deutsches Unternehmen möchte seine Geschäftstätigkeit auf Norwegen ausweiten und benötigt dort ein Team, das sich um die Serviceerbringung vor Ort kümmert. Die neuen Mitarbeiter sollen im Homeoffice tätig sein, da ihr Budget derzeit keine eigene Niederlassung vor Ort erlaubt.
Eine PEO findet die passenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für ihren Bedarf, legt Ihnen eine Personalliste zur Auswahl vor und kümmert sich danach um die Einstellung und Einschulung des Personals. INS Global übernimmt außerdem die gesamte Gehaltsabrechnung und kümmert sich um die Einhaltung aller norwegischen Gesetze. So haben Sie Zeit, die Expansion voranzutreiben.
Wie beauftragt man eine Professional Employer Organization?
Die Zusammenarbeit mit einer Professional Employer Organization (PEO) kommt in mehreren Schritten zustande. Hier ist eine allgemeine Übersicht:
- Bedarfsanalyse und Auswahl: Das Unternehmen entscheidet, dass es die Dienstleistungen einer PEO benötigt. Gründe dafür sind zum Beispiel eine internationale Expansion, Kostenoptimierung, oder um die Komplexität der Personalverwaltung zu reduzieren. Nachdem der Bedarf identifiziert wurde, beginnt das Unternehmen mit der Suche nach einer geeigneten PEO.
- Recherche: Eine PEO sollte sorgfältig ausgewählt werden. Das Unternehmen sollte die Referenzen, Erfahrungen, Dienstleistungen, Preise und den Ruf der PEO prüfen. Dies umfasst auch die Beratung mit rechtlichen und steuerlichen Experten.
- Vertragsverhandlungen: Sobald eine geeignete PEO identifiziert wurde, folgen Vertragsverhandlungen. Die Verträge sollten die Details der Dienstleistungen, Kosten, Verantwortlichkeiten und die Dauer der Vereinbarung festhalten.
- Implementierung und Integration: Nach dem Vertragsabschluss arbeitet die PEO eng mit dem Kundenunternehmen zusammen, um ihre Dienstleistungen zu integrieren. Dies könnte die Mitarbeiterverwaltung, die Einführung von Personalsystemen, die Sicherstellung der Einhaltung von Vorschriften und andere relevante Aspekte umfassen.
- Tagesgeschäft: Die PEO übernimmt dann die tägliche Verwaltung der Mitarbeiter und stellt sicher, dass Personalaufgaben effizient und in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen und Vorschriften durchgeführt werden. Gleichzeitig behält das Kundenunternehmen die Kontrolle über die alltäglichen Aktivitäten und seine Mitarbeiter.
- Regelmäßige Überprüfung: Es ist wichtig, regelmäßig Feedback zwischen dem Kundenunternehmen und der PEO auszutauschen. Dies stellt sicher, dass die Dienstleistungen den Erwartungen entsprechen und eventuelle Anpassungen vorgenommen werden können.
Es ist wichtig zu beachten, dass der genaue Prozess abhängig von den spezifischen Bedürfnissen der Unternehmen und der PEO variieren kann. Stellen Sie unbedingt sicher, dass alle rechtlichen, steuerlichen und betrieblichen Aspekte berücksichtigt werden.
Seit wann gibt es PEOs?
PEOs gibt es schon seit ist mehreren Jahrzehnten und ihre Popularität scheint seit den 1980er Jahren nicht abzureißen. Professional Employer Organizations (PEOs) entstanden als Antwort auf die wachsenden Anforderungen und Komplexitäten im Bereich der Personalverwaltung.
Die ersten PEOs boten in den USA Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste für Kundenunternehmen an, da es immer zeitaufwändiger und komplexer wurde, Personaldienstleistungen für Mitarbeiter zu erbringen. Für kleine Unternehmen und Start-ups war es schwierig, für die Bereitstellung dieser Dienstleistungen aufzukommen. Die Lösung waren PEOs.
PEOs verbringen rund 25 % ihrer Zeit mit bürokratischen Personalaufgaben und Compliance. Unternehmen, die mindestens ein Jahr lang eine PEO beschäftigt haben, müssen ihre Geschäftstätigkeit mit 50 % geringerer Wahrscheinlichkeit aufgeben. Außerdem verringern PEOs die Mitarbeiterfluktuation um 10 bis 14 Prozent pro Jahr.
Aufgrund der genannten Vorteile sind PEOs eine kosteneffizientere und effektivere Lösung, um die Einhaltung der komplexen Arbeits- und Beschäftigungsgesetze sicherzustellen, mit denen sich kleine Unternehmen konfrontiert sehen. Derzeit machen bereits über 150.000 Start-ups und Kleinunternehmen in aller Welt von PEOs Gebrauch.
Professional Employer Organizations wurden für viele Unternehmen zu einem entscheidenden Bestandteil des Geschäftsmodells, da die Einhaltung von Arbeitgebergesetzen zunehmend komplexer wird, je weiter die internationale Expansion voranschreitet.
Sehen wir uns jetzt ähnliche Geschäftsmodelle an, die oft mit PEOs verwechselt werden.
PEO vs. Co-Beschäftigung
Eine „PEO“ wird häufig als eine Form der Co-Beschäftigung bezeichnet, was allerdings nicht ganz richtig ist. Die Co-Beschäftigung ist vielmehr eine Unterart der PEO und in einigen Ländern sehr populär.
Co-Beschäftigung bedeutet, dass zwei verschiedene Unternehmen (wobei eines häufig eine PEO ist) alle Rechte und Pflichten des Arbeitgebers übernehmen. Das „operative“ Unternehmen kümmert sich um die alltägliche Arbeit der Mitarbeiter, während das „administrative“ Unternehmen die Lohn- und Gehaltsabrechnung und Leistungsverwaltung übernimmt.
Es ist wichtig, Vereinbarungen zwischen allen drei Parteien abzuschließen, da beide Unternehmen Rechte und Pflichten in Bezug auf den Arbeitnehmer haben.
PEOs vs. Mitarbeiterleasing
PEOs sind für das Kundenunternehmen und seine Mitarbeiter als Arbeitgeber tätig und kümmern sich um Verwaltung und Compliance. Unternehmen für Mitarbeiterleasing stellen ihre eigenen Mitarbeiter vorübergehend einer Kundenfirma zur Verfügung. Dies ist allerdings nur auf Projektbasis möglich – sobald die Tätigkeit abgeschlossen ist, werden sie an andere Unternehmen vermietet.
Das PEO-Modell ist eine Weiterentwicklung des Mitarbeiterleasingmodells, weshalb die Konzepte oft verwechselt werden. Auch Zeitarbeitsfirmen arbeiten auf ähnliche Weise und entsenden ihre eigenen Mitarbeiter bei Bedarf an Kundenunternehmen – normalerweise auf Stundenbasis. Diese werden oft für Verwaltungs- und manuelle Tätigkeiten genutzt, um Bedarfsspitzen zu decken.
PEO vs. HR-Outsourcing
Beim HR-Outsourcing wird ein externes Unternehmen mit der Organisation Ihrer Personalstrategie beauftragt, wobei Sie weiterhin die endgültige Verantwortung und Kontrolle über Ihr Personal behalten.
Das Outsourcing von administrativen Aufgaben ist noch breiter gefasst und enthält Aufgaben, die eine PEO übernimmt, zum Beispiel die Verwaltung von Gehaltsabrechnungen und Sozialleistungen sowie die Einhaltung von Beschäftigungsvorschriften. Das Unternehmen ist allerdings nicht als Employer of Record tätig und übernimmt weniger Compliance-Verpflichtungen wie eine PEO.
PEOs vs. Dachgesellschaft
Eine Dachgesellschaft beschäftigt Fachkräfte, die mit befristeten Verträgen eingestellt werden – oft über einen Vermittler wie eine Personalagentur. Diese recht komplexe Struktur bedeutet, dass Unternehmen, die Mitarbeiter für ein temporäres Projekt benötigen, eine Personalagentur damit beauftragen, diese Mitarbeiter für sie zu finden. Die Personalagentur kann dann eine Dachgesellschaft beauftragen, die den Mitarbeiter einstellt.
Der Grund dafür ist, dass Personalagenturen in der Regel Verträge mit beschränkter Haftung eingehen, um ihre eigene Haftung zu minimieren. Die Dachgesellschaft übernimmt hingegen nicht alle administrativen Aufgaben, wie es bei einer PEO der Fall ist. Sie kümmert sich hauptsächlich um die Lohn- und Gehaltsabrechnung.
Wie arbeiten internationale PEOs?
Internationale PEOs bieten unterschiedliche Dienstleistungen an. Im Vergleich zu inländischen PEOs stellen sie Kundenunternehmen oft mehr Dienstleistungen zur Verfügung, um deren internationale Expansion zu unterstützen. Die konkreten Dienstleistungen einer PEO sind in der Servicevereinbarung mit dem Kundenunternehmen festgelegt.
- PEO-Dienstleistungen
Globale PEOs sind mit lokalen Gesetzen und Vorschriften vertraut. Auf diese Weise halten ausländische Unternehmen alle Gesetze ein und können Abfindungen und Personaldienstleistungen bereitstellen. Natürlich umfasst dies auch den Abschluss von Arbeitsverträgen, die die lokalen und nationalen Vorschriften einhalten.
- Gehalts-/Lohnabrechung
Globale PEOs übernehmen die Lohn- und Gehaltsabrechnung und halten dabei alle lokalen Gesetze ein. Dazu gehören manuelle und automatisierte Prozesse, um sicherzustellen, dass das Personal korrekte Löhne/Gehälter erhält, richtige Abzüge vorgenommen werden, Auszahlungen überprüft werden und vieles mehr.
- Steuern
PEOs berechnen und begleichen die erforderlichen Lohnsteuern und andere Steuerverpflichtungen und führen diese ordnungsgemäß ab. Sie optimieren die Steuerbelastung und stellen Abzüge gemäß den geltenden Gesetzen sicher (z. B. für Krankenversicherungen und Zusatzleistungen).
- Sozialleistungen
Globale PEOs verwalten alle Leistungen für Arbeitnehmer, einschließlich Jahresurlaub, Abwesenheit, Krankenstand sowie Krankenversicherung, Arbeitsunfallversicherung, Zulagen, Pensionsbeiträge und andere erforderliche Leistungen. Globale PEOs können oft kostengünstigere verpflichtende Leistungen anbieten als einzelne Unternehmen.
- Risiko und Compliance
Globale PEOs minimieren die erheblichen Risiken einer internationalen Expansion. Start-ups und kleine bzw. mittlere Unternehmen verfügen möglicherweise nicht über die Ressourcen oder das lokale Wissen, um alle relevanten Risiken im Ausland zu erkennen. Globale PEOs sind mit den unterschiedlichen Geschäftsmodelle für die Expansion vertraut (z. B. Gründung eines lokalen Unternehmens im Vergleich zur Nutzung einer globalen PEO). Besonders vertraut sind sie mit den Risiken, die die Verwaltung von Mitarbeitern in einem anderen Land bringt, wie etwa Beschwerden/Klagen von Mitarbeitern, Anforderungen an die Arbeitssicherheit und Arbeitsunfallversicherungen.
Weitere PEO-Dienstleistungen
Jede PEO bietet ein anderes Leistungsspektrum an. Während einige alle Aufgaben übernehmen, spezialisieren sich andere auf Teilbereiche. Generell sollte eine PEO alle Leistungen erbringen, die eine internationale Expansion ermöglichen. Deshalb ist es sehr wichtig, dass das Unternehmen über die nötige Expertise im jeweiligen Land verfügt – denn die Anforderungen und Vorschriften unterscheiden sich signifikant.
Bei diesen Dingen kann Sie eine PEO zusätzlich zu den oben genannten Services unterstützen:
- Entsendung von Personal
INS Global unterstützt Sie nicht nur beim Einstellen von neuem Personal im Zielland, sondern auch bei der Entsendung von Mitarbeitern (z. B. Mitarbeitern aus der Zentrale), einschließlich Visa-Beantragung und anderen Einwanderungsfragen.
Dabei kümmern wir uns um rechtliche Aspekte und schließen die nötigen Verträge ab. Außerdem organisieren wir Schulungen und bereiten Ihre Mitarbeiter auf die Tätigkeit im Zielland vor.
- Gründung einer Niederlassung
Falls Sie sich für die Gründung eines Tochterunternehmens im Ausland entscheiden, unterstützen wir Sie auch gerne bei allen rechtlichen und organisatorischen Fragen. So ermöglichen wir es Ihnen, rasch ein multinationales Unternehmen aufzubauen.
- Steuererklärungen
Unterstützung bei der Einhaltung aller steuerlichen Verpflichtungen, einschließlich Körperschaftsteuer, Umsatzsteuer und digitaler Transaktionssteuern.
- Background Checks bzw. Hintergrundprüfung
Bevor Ihnen die Liste der potenziellen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vorgelegt wird, werden diese von uns überprüft und Background Checks unterzogen. Die endgültige Auswahl treffen Sie, wobei wir Sie natürlich gerne unterstützen
- Marktforschung für den Markteintritt
Um in einem neuen Markt Fuß zu fassen, sollten Sie mit der Kultur und dem Markt des Landes vertraut sein. Wir stellen Ihnen alle Compliance-Informationen und technischen Hilfsmittel zur Verfügung, damit Ihre Expansion reibungslos verläuft.
Die Vorteile einer globalen PEO auf einen Blick
Die Zusammenarbeit mit einer globalen PEO hat viele Vorteile. Die Expertise der fachkundigen Mitarbeiter ermöglicht es Ihnen, schneller, günstiger und risikoärmer zu expandieren als je zuvor.
Hier finden Sie die wichtigsten Vorteile der Inanspruchnahme einer PEO für eine Expansion in einen neuen Markt:
- Kosten
Eine PEO spart Geld, da Sie schneller und einfacher im neuen Markt Fuß fassen. Sie benötigen keine eigene lokale Niederlassung und umgehen daher die kostspielige Gründung einer juristischen Person im Ausland. Außerdem werden Abrechnung und Compliance optimiert und an die lokalen Gegebenheiten angepasst, was ebenfalls Kosteneinsparungen zur Folge hat.
Auch Ihre neuen Mitarbeiter haben Vorteile. Sie nutzen alle Arbeitnehmerleistungen, die im Land typischerweise angeboten werden und profitieren von Krankenversicherungen und vielem mehr. Da Sie alle lokalen Gesetze einhalten, bleiben Sie auch vor Strafen verschont.
Dies zeigt sich auch in der Mitarbeiterzufriedenheit. Unternehmen, die mit PEOs zusammenarbeiten, können auf eine geringere Personalfluktuation verweisen, da die Mitarbeiter optimale Arbeitsbedingungen vorfinden und wissen, dass ihre Rechte gewahrt sind.
- Zeitersparnis
Die Gründung eines Unternehmens nimmt viel Zeit in Anspruch. Die bürokratischen Mühlen mahlen langsam und eine Sprachbarriere kann die Abläufe weiter erschweren bzw. ganz zum erliegen bringen. Eine PEO wie INS Global ermöglicht es Ihnen, schnell in den Markt einzutreten und innerhalb von wenigen Wochen geschäftlich tätig zu werden.
- Einhaltung der (Arbeits-) Gesetze
Damit sich Mitarbeiter wohl fühlen und ihr Potenzial voll ausschöpfen können, muss die Lohn- und Gehaltsabrechnung reibungslos funktionieren und vor allem zu 100 % rechtskonform sein. Eine PEO stellt sicher, dass Sie alle lokalen Gesetze einhalten und alle Leistungen erbringen, die im jeweiligen Land erwartet werden.
Da Sie alle gesetzlichen Vorschriften einhalten sinkt Ihr Risiko und ihre Mitarbeiter haben keinen Grund, das Unternehmen schnell wieder zu verlassen.
Auch wenn Sie sich entscheiden, den neuen Markt wieder zu verlassen, profitieren Sie von der Zusammenarbeit mit einer PEO. Sie ermöglicht es Ihnen das Unternehmen kostengünstig aufzulösen und die geschäftliche Tätigkeit ohne großen Aufwand zu beenden.
- Erste, risikolose Schritte im neuen Markt
Es kann auf den ersten Blick eine unüberwindbare Hürde sein, in einem neuen Markt Fuß zu fassen. Ist es das finanzielle Risiko überhaupt wert? Immerhin kann im Voraus kein geschäftlicher Erfolg garantiert werden
Die Zusammenarbeit mit einer globalen PEO ermöglicht es Ihnen, einen neuen Markt zu „testen“, ohne dort eine Niederlassung gründen zu müssen. Außerdem senkt sie das Risiko und die Kosten signifikant.
Mit Hilfe einer globalen PEO erreichen Sie Ihre Geschäftsziele effizienter und haben gleichzeitig die nötigen Ressourcen für die Expansion des Unternehmens.
Ist eine PEO die richtige Wahl für jedes Unternehmen?
Ob eine PEO die richtige Wahl für einen Eintritt in einen neuen Markt sind, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Wenn Ihre geschäftlichen Ziele eine langfristige Präsenz im Zielland voraussehen und Sie über ein signifikantes Expansionsbudget verfügen, könnte es die beste Wahl sein, direkt eine geschäftliche Niederlassung im Zielland zu gründen. Dasselbe gilt auch, wenn ein großer Mitarbeiterstamm vor Ort beschäftigt werden soll. Auch dabei unterstützt Sie INS Global gerne und überwindet gemeinsam mit Ihnen bürokratische Hürden. Außerdem ermöglicht es Ihnen eine PEO, einzelne Dienstleistungen wie zum Beispiel die Gehaltsabrechnung auszulagern.
Fall Sie aber schnell und effizient in den neuen Markt einsteigen möchten oder den neuen Markt testen möchten, bevor Sie sich festlegen, ist die Zusammenarbeit mit einer PEO optimal für Sie. Eine eigene juristische Person können Sie später immer noch gründen.
Für wen eignet sich eine globale PEO?
Alle Unternehmen, die ihre Geschäftstätigkeit ins Ausland erweitern möchten, sollten darüber nachdenken, die Dienste einer globalen PEO in Anspruch zu nehmen. Eine PEO unterstützt Sie mit ausschlaggebendem Branchenwissen und übernimmt gerne Dienstleistungen für Sie, die im Ausland für bürokratische Probleme sorgen können. Dazu gehören Personalwesen, Compliance, Gehaltsabrechnung und Steuern. PEOs sind wertvolle Partner für Unternehmen aller Größenordnungen – von Startups über kleine und mittlere Unternehmen bis hin zu Fortune-500-Unternehmen.
Gerade Kleinunternehmen profitieren vom juristischen Fachwissen einer PEO. Auch das ausgelagerte Personalwesen ermöglicht es ihnen, auf eine ganze Abteilung zu verzichten und sich stattdessen auf das Kerngeschäft zu konzentrieren. Doch auch Großkonzerne lagern gerne bestimmte Aspekte der Geschäftstätigkeit aus – besonders, um lokale Gesetze einzuhalten und juristische Probleme zu vermeiden.
PEOs sind der ideale Partner für Unternehmen aus verschiedensten Branchen, egal ob sie in der Fertigung, dem Gesundheitswesen, der IT-Branche oder im Einzelhandel tätig sind.
- Ein Beispiel aus der Praxis
Ein österreichisches Unternehmen möchte einen Webdesigner in China beschäftigen, verfügt aber über keine Niederlassung vor Ort. INS Global kümmert sich alle rechtlichen Aspekte, schließt die entsprechenden Arbeitsverträge ab und kümmert sich um einen Arbeitsplatz vor Ort.
Was kostet die Zusammenarbeit mit einer PEO?
Die Kosten für PEOs variieren abhängig von der Art der benötigten Dienstleistungen. Der Standort des Unternehmens ist ebenfalls ein entscheidender Faktor. Normalerweise berechnen PEOs eine Gebühr, die auf einem Prozentsatz des Gehalts des jeweiligen Mitarbeiters basiert.
Je umfangreicher die benötigten Aufgaben sind, desto höher wird in der Regel die Gebühr ausfallen. Sehen Sie sich die Gebührenstruktur Ihres gewählten PEO-Partners genau an, da es signifikante Unterschiede geben kann. Natürlich sollten Sie auch sicherstellen, dass qualitativ hochwertige, effiziente Dienstleistungen erbracht werden, die genau ihren Anforderungen entsprechen.
Benötigen Sie weitere Informationen?
Wir stehen ihnen gerne zur Verfügung! Kontaktieren Sie uns, um Ihren bedarf zu besprechen und weitere Informationen einzuholen. Wir finden das richtige Modell für jede geschäftliche Expansion und jeden Zielmarkt. INS Global freut sich auf Sie!
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