Em 2022, a AFCE descobriu que a “fraude de funcionário fantasma” representava 9% de todas as fraudes de folha de pagamento a nível global. O apelo da expansão internacional é uma perspetiva emocionante para empresas que procuram novos mercados e oportunidades de crescimento. No entanto, em 2024, as complexidades de gerir a folha de pagamento através das fronteiras trazem vários desafios, com a “fraude de funcionário fantasma” sendo uma ameaça considerável.
Navegando em Complicações Legais
Este problema pode afetar empresas de todos os tamanhos e em todas as indústrias. Mas pode ser especialmente fácil perder de vista pequenos detalhes ao expandir a sua rede de folha de pagamento para cobrir vários países. Com uma equipe maior, há sempre um aumento do risco de fraude intencional, por mais desagradável que seja admiti-lo. Os gestores de folha de pagamento da empresa e os profissionais de Recursos Humanos (RH) devem navegar no delicado equilíbrio entre expansão e mitigação de riscos.
Este artigo tem como objetivo fornecer insights sobre a detecção e prevenção da fraude de funcionário fantasma, as consequências que acarreta e como a terceirização dos serviços internacionais de folha de pagamento para a INS Global pode ser uma jogada estratégica para melhorar a precisão, segurança e conformidade.
O que é a Fraude de Funcionário Fantasma, e Como Detectá-la? Entendendo a Fraude de Funcionário Fantasma
A fraude de funcionário fantasma é uma forma de crime financeiro onde são criados e mantidos funcionários fictícios no sistema de folha de pagamento de uma empresa, geralmente para desviar fundos. Este problema é mais comum em empresas que estão a passar por expansão internacional. Isto porque, durante um período de expansão, a folha de pagamento muitas vezes é mais descentralizada, levando a lacunas no sistema. Estes funcionários fantasmas, que existem apenas no papel, recebem regularmente pagamentos de salários, criando assim uma via para desviar recursos sem detecção.
Para empresas que trabalham com parceiros que fornecem pessoal em grande escala ou trabalhadores temporários, há também um risco elevado de fraude de funcionário fantasma, pois os prestadores de serviços podem tentar tirar proveito da distância geográfica para aumentar as tarifas de serviço ou criar folhas de horário falsas sem fornecer o trabalho acordado. Um gestor de contratos na Flórida, por exemplo, cobrou mais de $900,000 dos seus clientes por trabalho fictício antes de ser descoberto, e isto estava a acontecer no mesmo local que os seus clientes.
Ao mesmo tempo, podem ocorrer erros, especialmente durante o crescimento. Em casos em que as empresas se expandem internacionalmente, até mesmo erros menores podem causar grandes problemas, como a duplicação de dados. Isto pode parecer como fraude de funcionário fantasma, e se estes problemas não forem notados, podem causar problemas legais mais tarde na gestão dos pagamentos de impostos ou contribuições para a segurança social em alguns países.
Consequências da Fraude de Funcionário Fantasma
Perdas Financeiras
A principal consequência da fraude de funcionário fantasma é a perda financeira. Pagamentos de salários falsos a funcionários inexistentes drenam os recursos da empresa, prejudicando o crescimento e o lucro.
Para empresas que embarcam em expansão internacional, essas perdas financeiras podem ser particularmente prejudiciais, afetando o sucesso geral do empreendimento.
Danos à Reputação
Além das implicações financeiras, a fraude de funcionário fantasma ameaça significativamente a reputação de uma empresa. Descobrir atividades fraudulentas pode corroer a confiança entre os funcionários, clientes e partes interessadas.
A publicidade negativa pode manchar a imagem da marca e dissuadir potenciais parceiros de negócios, clientes e investidores.
Efeitos Legais
Participar na fraude de funcionário fantasma não é apenas uma violação ética; os erros fiscais resultantes podem constituir um crime. Empresas consideradas culpadas de tais atividades podem enfrentar consequências legais, incluindo multas e processos judiciais.
Não estar familiarizado com os processos locais ou ações dos funcionários geralmente não é suficiente como desculpa para uma empresa evitar problemas. Como resultado, os efeitos legais podem se estender a indivíduos indiretamente relacionados dentro da organização, acrescentando uma camada de responsabilidade aumentada, levando a multas graves, atrasos numa estratégia de expansão ou até mesmo acusações criminais.
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