Im Jahr 2022 stellte die AFCE fest, dass 9 % des weltweiten Lohn- und Gehaltsbetrugs auf „Betrug durch fingierte Mitarbeiter“ zurückzuführen sind. Eine internationale Expansion ist für Unternehmen, die neue Märkte und Wachstumschancen suchen, eine aufregende Möglichkeit. Die Komplexität der grenzüberschreitenden Lohn- und Gehaltsabrechnung bringt jedoch im Jahr 2024 eine Reihe von Herausforderungen mit sich, wobei der Betrug durch fingierte Mitarbeiter eine erhebliche Gefahr darstellt.
Mit rechtlichen Komplikationen umgehen
Dieses Problem kann Unternehmen aller Größen und Branchen betreffen. Aber es ist besonders leicht, den Überblick über kleine Details zu verlieren, wenn Sie Ihre Gehaltsabrechnung auf mehrere Länder ausweiten. Mit einer größeren Belegschaft steigt leider auch das Risiko des vorsätzlichen Betrugs. Lohnbuchhalter und Personalverantwortliche müssen den Spagat zwischen Expansion und Risikominimierung meistern.
Dieser Artikel soll Ihnen einen Einblick in die Erkennung und Verhinderung von Betrug durch Scheinbeschäftigte geben. Außerdem erfahren Sie alles über die Konsequenzen und wie das Outsourcing der internationalen Lohnabrechnung an INS Global ein strategischer Schritt zur Verbesserung von Genauigkeit, Sicherheit und Compliance sein kann.
Was ist Betrug durch fingierte Mitareiber und wie erkennen Sie ihn? Alles über Betrug durch Scheinangestellte
Der Betrug durch Scheinmitarbeiter ist eine Form der Finanzkriminalität, bei der fiktive Mitarbeiter erstellt und im Gehaltsabrechnungssystem eines Unternehmens geführt werden – in der Regel, um Gelder zu veruntreuen. Dieses Problem tritt am häufigsten bei Unternehmen auf, die eine internationale Expansion durchlaufen. Das liegt daran, dass die Gehaltsabrechnung während der Expansion oft dezentralisiert ist, was zu Lücken im System führt. Diese Scheinangestellten, die nur auf dem Papier existieren, erhalten regelmäßige Gehaltszahlungen und schaffen so eine Möglichkeit, unentdeckt Mittel abzuschöpfen.
Für Unternehmen, die mit Partnern zusammenarbeiten, die in großem Umfang Personal oder Zeitarbeitskräfte zur Verfügung stellen, besteht ebenfalls ein erhöhtes Risiko des Betrugs durch fingierte Mitarbeiter, da Dienstleister versuchen könnten, die geografische Entfernung auszunutzen, um die Dienstleistungsgebühren zu erhöhen, oder falsche Arbeitszeitnachweise zu erstellen, ohne die vereinbarte Arbeit zu leisten. Ein Manager eines Bauunternehmens in Florida zum Beispiel stellte seinen Kunden mehr als 900.000 Dollar für fiktive Arbeiten in Rechnung – und er war am selben Ort wie seine Kunden tätig.
Gleichzeitig können auch Fehler passieren, was vor allem für Wachstumsphasen gilt. Wenn Unternehmen international expandieren, können selbst kleine Fehler zu großen Problemen führen, zum Beispiel der Duplizierung von Daten. Dies könnte sich als Betrug durch fingierte Mitarbeiter herausstellen. Sollten diese Probleme nicht bemerkt werden, können sie in einigen Ländern später rechtliche Probleme bei der Verwaltung von Steuerzahlungen oder Sozialversicherungsbeiträgen verursachen.
Folgen von Betrug durch Scheinmitarbeiter
Finanzielle Verluste
Die wichtigste Folge des Betrugs durch Scheinbeschäftigte sind finanzielle Verluste. Falsche Gehaltszahlungen an nicht existierende Mitarbeiter verschlingen Unternehmensressourcen und wirken sich auf das Wachstum und die Gewinne aus.
Für Unternehmen, die eine internationale Expansion anstreben, können diese finanziellen Verluste besonders schädlich sein und den Gesamterfolg des Unternehmens beeinträchtigen.
Rufschädigung
Abgesehen von den finanziellen Auswirkungen bedroht der Betrug durch Scheinmitarbeiter den Ruf eines Unternehmens erheblich. Die Aufdeckung betrügerischer Aktivitäten kann das Vertrauen von Mitarbeitern, Kunden und Interessengruppen untergraben.
Die negative Publicity kann das Markenimage trüben und potenzielle Geschäftspartner, Kunden und Investoren abschrecken.
Rechtliche Auswirkungen
Der Betrug durch Scheinbeschäftigte ist nicht nur ein ethischer Verstoß, sondern die daraus resultierenden Fehler in der Steuererklärung können auch eine Straftat darstellen. Unternehmen, die sich solcher Aktivitäten schuldig gemacht haben, müssen mit rechtlichen Konsequenzen rechnen, einschließlich Geldstrafen und Gerichtsverfahren.
Die Tatsache, dass ein Unternehmen nicht mit den lokalen Prozessen oder den Handlungen seiner Mitarbeiter vertraut ist, reicht in der Regel nicht als Entschuldigung aus, um rechtliche Probleme zu vermeiden. Infolgedessen können sich die rechtlichen Auswirkungen auch auf indirekt mit dem Unternehmen verbundene Personen erstrecken, was die Haftung erhöht und zu hohen Geldstrafen, Verzögerungen bei einer Expansionsstrategie oder sogar zu einer Strafanzeige führen kann.
7 Tipps zum Aufspüren von Scheinbeschäftigten
Die Aufdeckung von Betrug durch Scheinmitarbeiter erfordert ein sorgfältiges Vorgehen bei der Mitarbeiterverwaltung, da die Angelegenheit mit Fingerspitzengefühl behandelt werden muss. Betrüger machen sich oft die Komplexität der internationalen Gehaltsabrechnung zunutze, wodurch manuelle Kontrollen und Audits weniger effektiv sind.
Aus diesem Grund müssen Unternehmen fortschrittliche Erkennungsmethoden anwenden, die auch technisch fortschrittliche oder innovative Lösungen beinhalten.
Digitale Sicherheit
Wenn Sie das Gehaltsabrechnungssystem digital absichern oder zusätzliche Kontrollmechanismen wie biometrische Identifikatoren (Fingerabdrücke, Netzhautscans oder Gesichtserkennung) hinzufügen, können Sie sicherstellen, dass nur rechtmäßige Mitarbeiter und Auftragnehmer auf Gehaltsabrechnungs- und Personaldaten zugreifen und diese ändern können.
Mit den richtigen Sicherheitsmaßnahmen ist es für Betrüger wesentlich schwieriger, unbemerkt Scheinmitarbeiter zu erstellen und zu manipulieren. Erhöhte Sicherheitskontrollen können auch dazu beitragen, ehrliche Fehler zu begrenzen.
Regelmäßige Audits
Regelmäßige und gründliche Audits sind entscheidend für die Aufdeckung von Betrug mit Geistermitarbeitern. Die meisten Unternehmen führen einmal pro Jahr eine Prüfung durch, um die Mindestanforderungen zu erfüllen. Unternehmen, die sich in einer Übergangs- oder Expansionsphase befinden, sollten jedoch häufiger eine Prüfung durchführen (bis zu 3-4 Mal pro Jahr).
Die Lohn- und Gehaltsabrechnungen sollten routinemäßig überprüft und mit der Personalabteilung und anderen relevanten Unterlagen abgeglichen werden. Suchen Sie nach Unstimmigkeiten wie doppelten Bankkonten, Adressen oder Identifikationsnummern.
Bei der internationalen Lohn- und Gehaltsabrechnung kann die Inanspruchnahme der Dienste externer Prüfer, die sich auf unterschiedliche regulatorische Umgebungen spezialisiert haben, der beste Weg, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten und Lücken im System zu vermeiden, da sie über fundierte Kenntnisse der lokalen und internationalen Anforderungen verfügen.
Datenanalyse
Nutzen Sie Datenanalysetools, um Muster und Anomalien in den Gehaltsabrechnungsdaten zu erkennen. Die richtige Software kann ungewöhnliche Zahlungsmuster aufzeigen, doppelte Einträge identifizieren und Diskrepanzen aufdecken, die auf das Vorhandensein von Scheinmitarbeitern hinweisen könnten.
Moderne Analysetools können die Fähigkeit eines Unternehmens, betrügerische Aktivitäten aufzudecken und zu verhindern, erheblich verbessern, insbesondere wenn die Gehaltsabrechnung auf globaler Ebene verwaltet wird.
Optimieren Sie Kontrollen und Abrechnungen
Die Einrichtung robuster Kontrollen ist entscheidend für die Verhinderung von Betrug durch Scheinmitarbeiter. Integrieren Sie mehrere Verantwortungsebenen oder lagern Sie diese an Dritte aus , um sicherzustellen, dass keine einzelne Person unkontrollierte Kontrolle über die Gehaltsabrechnung hat.
Führen Sie ein System der doppelten Autorisierung für Lohn- und Gehaltsabrechnungen ein, das die Genehmigung mehrerer Personen vor der Auszahlung von Gehältern erfordert. Diese Maßnahmen schaffen Hindernisse für Betrüger, die versuchen, das System zu manipulieren.
Informieren Sie Ihre Mitarbeiter
Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter für die Risiken und Folgen von Fehlern bei der Gehaltsabrechnung und Betrug durch fingierte Mitarbeiter. Sie können sie auch dazu ermutigen, verdächtige Aktivitäten oder Personen an die entsprechenden Stellen zu melden.
Mitarbeiter, die ins Ausland versetzt werden, sind besonders anfällig für diese Risiken. Stellen Sie also sicher, dass alle Mitarbeiter, die ins Ausland versetzt werden, wissen, wie sich ihre Gehaltsabrechnung ändern wird, und machen Sie sie auf die eingeführten Sicherheitssysteme aufmerksam. Indem Sie eine Kultur der Wachsamkeit fördern, tragen Ihre Mitarbeiter wesentlich zum Schutz des Unternehmens vor betrügerischen Praktiken bei.
Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern
Überprüfen Sie regelmäßig die Existenz aller Mitarbeiter, was besonders für internationale Expansionen gilt. Dies kann auf proaktive und positive Weise durch Initiativen zur Einbindung der Mitarbeiter oder Meetings geschehen.
Diese Veranstaltungen, die Interaktionen fördern, liefern auch Daten, die Sie mit der Personalabteilung und anderen relevanten Abteilungen abgleichen und Kommunikationskanäle einrichten können. Wenn dadurch Zweifel aufkommen, können Manager und Vorgesetzte Unstimmigkeiten in der Mitarbeiterliste sofort ansprechen.
Erwägen Sie das Outsourcing der internationalen Gehaltsabrechnung
Die Auslagerung der internationalen Gehaltsabrechnung an spezialisierte Dienstleister wie INS Global kann ein strategischer Schritt sein, um die mit dem Betrug von Scheinbeschäftigten verbundenen Risiken zu vermindern. Ein Employer of Record (EOR) oder eine Professional Employer Organization (PEO) bietet eine Reihe von Personaldienstleistungen an, die speziell darauf ausgerichtet sind, Unternehmen bei der internationalen Expansion und der Gehaltsabrechnung für mehrere Länder zu unterstützen.
Diese übernehmen wesentliche Personalfunktionen, helfen Ihnen bei der Optimierung Ihrer Abläufe und liefern Expertise und Sicherheit.
Diese Outsourcing-Dienstleister bieten Fachwissen, um die komplexe, globale Lohn- und Gehaltsabrechnung zu bewältigen und die Einhaltung der Gesetze zu gewährleisten.
Wie Ihnen INS Global hilft, gekonnt zu expandieren – und Betrug durch Scheinmitarbeiter aufzudecken
Da die internationale Lohn- und Gehaltsabrechnung immer komplexer wird, wird das Outsourcing dieser Dienstleistungen immer attraktiver. INS Global ist ein vertrauenswürdiger Partner, der umfassende Lösungen anbietet, um die Gehaltsabrechnung für internationale Mitarbeiter zu optimieren und den Schutz vor Betrug durch Scheinmitarbeiter zu verstärken.
INS Global setzt modernste Technologien ein, um die Sicherheit Ihrer Gehaltsabrechnungen zu erhöhen. Moderne Verschlüsselung, biometrische Eingaben und Echtzeit-Überwachung sind integrale Bestandteile unseres Gehaltsabrechnungsmanagements. Diese Maßnahmen schützen vor unbefugtem Zugriff und betrügerischen Aktivitäten und bieten eine sichere Umgebung für internationale Gehaltsabrechnungsvorgänge.
INS Global ist sich bewusst, dass die internationale Expansion jedes Unternehmens einzigartig ist. Unsere Dienstleistungen sind auf die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten. Das gibt Ihnen Sicherheit, egal ob Sie neue Märkte erschließen, eine vielfältige globale Belegschaft verwalten oder komplexe Compliance-Standards einhalten müssen. Eine maßgeschneiderte Lösung stellt sicher, dass Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen genau und sicher ablaufen und mit Ihren strategischen Zielen übereinstimmen.
Durch die Auslagerung der internationalen Gehaltsabrechnung an INS Global kann sich Ihr Unternehmen auf seine Kernaufgaben konzentrieren und die Details der Gehaltsabrechnung den Experten überlassen. Unser Engagement für Genauigkeit und Effizienz bedeutet, dass Sie sorgenfrei expandieren können, weil Sie wissen, dass Ihre Gehaltsabrechnung in kompetenten Händen ist.
Wenn Sie Ihre weltweite Lohn- und Gehaltsabrechnung an INS Global outsourcen, haben Sie einen Partner, der sich auf Risikovermeidung und Rechtsberatung spezialisiert. Unser proaktiver Ansatz und unsere fortschrittlichen Erkennungsmethoden verringern das Risiko, Opfer von Betrug durch Scheinbeschäftigte zu werden. Dies schützt Ihre Ressourcen und bewahrt das Image Ihres Unternehmens auf der globalen Bühne.
Nehmen Sie noch heute Kontakt mit unserem Expertenteam auf, um mehr zu erfahren.
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