Ein Employer of Record (EORs) bietet wichtige Dienstleistungen für Unternehmen an, die ihre globale Präsenz ausbauen wollen, ohne in jedem Land, in dem sie tätig sind, eine eigene Niederlassung zu gründen. Sie kümmern sich um die mit der Beschäftigung von Personal zusammenhängenden Aufgaben, einschließlich Gehaltsabrechnung, Sozialleistungen, Lohnsteuer und Einhaltung der lokalen Arbeitsgesetze. EORs bieten zwar zahlreiche Vorteile, aber es gibt auch Risiken und potenzielle Nachteile eines EOR zu beachten.
Warum kann die Nutzung eines EOR zu Compliance-Problemen führen?
Eines der größten Risiken der Beschäftigung eines EOR ist die Einhaltung der lokalen Arbeitsgesetze und -vorschriften. Jedes Land hat seine eigenen Geschäftsabläufe und Arbeitsgesetze, und die Einhaltung dieser Gesetze ist von entscheidender Bedeutung, um Strafen und Rufschädigung zu vermeiden.
Im Jahr 2019 sah sich Uber mit erheblichen rechtlichen Problemen im Zusammenhang mit der Klassifizierung von Arbeitnehmern in Großbritannien konfrontiert. Das Unternehmen wollte seine Mitarbeiter als Selbstständige einstufen – es wurde aber entschieden, dass dies nicht stimmt. Uber musste die Art und Weise, wie es Fahrer einstellt und verwaltet, ändern. Dies zeigt, wie schnell sich die Arbeitsgesetze ändern und wie schwerwiegend die Auswirkungen auf Unternehmen sein können, die Personalvermittler nutzen.
Auch wenn EORs auf komplexe Sachverhalte spezialisiert sind, besteht das Risiko, dass sie spezifische lokale Nuancen oder Änderungen der Vorschriften übersehen. So kann ein Land beispielsweise eine neue Arbeitsgesetzgebung einführen, die es schwieriger oder unmöglich macht, bestimmte Arten von Arbeitsverhältnissen einzugehen. Wenn sich der EOR nicht rechtzeitig anpasst, könnte sich das Kundenunternehmen mit Geldstrafen oder anderen rechtlichen Konsequenzen konfrontiert sehen.
Unternehmen, die mit einem EOR zusammenarbeiten, sollten sich vergewissern, dass ihr EOR die Einhaltung der Gesetze sicherstellen kann und die lokale Rechtslage kennt. Abgesehen davon, dass der EOR Erfahrung in einem bestimmten Markt nachweisen kann, können Sie durch regelmäßige Audits und Überprüfungen der Compliance-Abläufe des EOR auch dazu beitragen, die Einhaltung der lokalen Gesetze zu gewährleisten.
Tired of scrolling? Download a PDF version for easier offline reading and sharing with coworkers
In a hurry? Save this article as a PDF
Tired of scrolling? Download a PDF version for easier offline reading and sharing with coworkers.
Fill up the form below 👇🏼
Welche Risiken sind mit dem Verlust der direkten Kontrolle über die Mitarbeiter verbunden?
Wenn Unternehmen einen EOR beauftragen, lagern sie einen großen Teil der Personalverwaltung aus. Dies hat zwar keine Auswirkungen auf die tägliche Arbeit und Aufsicht, kann aber zu einem Verlust der direkten Kontrolle über die Mitarbeiter führen, wenn der EOR nicht in der Lage ist, effektiv zu kommunizieren. Der EOR wird zum gesetzlichen Arbeitgeber und diese Vermittlerrolle könnte Barrieren schaffen und Entscheidungsprozesse verlangsamen. Dies gilt insbesondere, wenn der Mitarbeiter nicht weiß, welche Rolle die einzelnen Parteien spielen.
Wenn zum Beispiel ein Problem mit der Leistung oder dem Verhalten eines Mitarbeiters auftritt, kann es schwierig sein, das Problem schnell zu lösen, da der EOR involviert werden muss. Unternehmen sollten klare Kommunikationskanäle mit ihrem EOR einrichten, um dieses Problem zu lösen. Die Mitarbeiter sollten in diese Entscheidungen einbezogen werden, damit sie genau wissen, an wen sie sich in jeder Situation wenden können. Regelmäßige Meetings und Aktualisierungen tragen dazu bei, alle auf dem aktuellen Stand zu halten und in Personalentscheidungen einzubeziehen.
Wie kann sich die unterschiedliche Qualität von EOR-Dienstleistungen auf ein Unternehmen auswirken?
Leider kann die Qualität der von EORs erbrachten Dienstleistungen erheblich schwanken. Da es sich um ein sich ständig weiterentwickelndes Feld handelt, bieten einige EOR einen außergewöhnlichen Service mit viel Fachwissen, während andere hinter den Erwartungen zurückbleiben.
In den letzten Jahren schossen EOR-Dienstleister wie Pilze aus dem Boden. Sie nutzen meist digitale Tools oder automatisierte Prozesse, um von der Globalisierung zu profitieren. Allerdings kann die Beauftragung des falschen EOR zu großen Problemen führen.
Ein schlechter EOR könnte die Gehaltsabrechnung schlecht verwalten oder die Mitarbeiter nicht angemessen unterstützen. Solche Probleme können zu unzufriedenen Mitarbeitern und zu möglichen rechtlichen Problemen führen. EOR, die auf automatisierte Prozesse oder große Teams setzen, um Hunderte Kunden gleichzeitig zu betreuen, können keine ausreichende Servicequalität garantieren, wodurch die ihre Kunden im Stich gelassen oder weniger wichtig genommen fühlen.
Deshalb sollten Unternehmen bei der Auswahl eines EOR eine gründliche Due-Diligence-Prüfung durchführen und vor allem auf Erfahrung und Fachwissen in den gewünschten Ländern oder Branchen achten. Dazu gehören die Überprüfung von Referenzen, die Lektüre von Bewertungen und die Beurteilung, ob der EOR zu den bestehenden Unternehmensstrukturen und -anforderungen passt.
Welche potenziellen Datensicherheitsrisiken können entstehen, wenn sensible Mitarbeiter- und Unternehmensdaten von einem EOR verwaltet werden?
Wenn ein EOR sensible Mitarbeiter- und Unternehmensdaten verarbeitet, wird die Datensicherheit zu einem kritischen Thema, das möglicherweise erst dann richtig angegangen wird, wenn es zu spät ist.
Wenn der EOR Zugang zu persönlichen Mitarbeiterdaten, Finanzinformationen und anderen vertraulichen Details hat, haben Datenverletzungen oder Sicherheitslücken schwerwiegende Folgen für Sie und Ihre Mitarbeiter. Dazu gehören finanzielle Verluste, Strafen und eine Rufschädigung des Unternehmens.
Im Jahr 2023 wurden durch eine große Datenpanne bei einem Gehaltsabrechnungsdienstleister die persönlichen Daten von Tausenden von Mitarbeitern einiger der größten britischen Unternehmen, darunter BBC, offengelegt. Extrem sensible Daten, darunter auch Steuerdaten, wurden aufgrund fehlender Sicherheitsmaßnahmen gestohlen, was die potenziellen Risiken der Datenverarbeitung durch Dritte verdeutlicht.
Unternehmen sollten sicherstellen, dass ihr EOR über robuste Datensicherheitsmaßnahmen verfügt, bevor sie ihnen Daten anvertrauen. Glücklicherweise gibt es heutzutage immer mehr internationale Systeme zur Regulierung des Datenschutzes. Aber auf Unternehmensebene müssen eine sichere Datenspeicherung, Verschlüsselung, regelmäßige Sicherheitsaudits und die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen wie die DSGVO an erster Stelle stehen.
Welche versteckten oder unerwarteten Kosten können einem Unternehmen durch die Beauftragung eines EOR entstehen?
Die Inanspruchnahme eines EOR kann zwar im Vergleich zur Gründung einer Niederlassung im Ausland kosteneffizient sein, es können aber auch versteckte oder unerwartete Kosten entstehen, wenn der Dienstleister im Vorfeld keine klare Kostenaufschlüsselung bereitstellt. Es können Gebühren für zusätzliche Dienstleistungen, Wechselkursschwankungen oder unerwartete Rechtskosten aufgrund von Compliance-Problemen anfallen.
Deshalb sollten sich Unternehmen immer ein klares Bild von der Gebührenstruktur eines EOR und möglicher Zusatzkosten machen. Transparente Kommunikation und ein detaillierter Vertrag, in dem alle Gebühren aufgeführt sind, vermeiden Überraschungen und ermöglichen es Ihnen, das Budget effektiv zu verwalten.
Wie kann sich ein EOR auf die Loyalität der Mitarbeiter, ihr Engagement und die Anpassung an die Unternehmenskultur auswirken?
Ein weiterer potenzieller Nachteil eines EOR, der mit der Frage der Verwaltung der mitbeschäftigten Arbeitnehmer zusammenhängt, sind die Auswirkungen auf die Loyalität der Mitarbeiter und die Anpassung an die Unternehmenskultur.
Mitarbeiter, die über einen EOR eingestellt werden, könnten sich von der Muttergesellschaft abgekoppelt fühlen, wenn sie nicht ordnungsgemäß über die Situation informiert oder nicht gut in die Managementstruktur des Unternehmens integriert werden. Dies könnte sich negativ auf Engagement und Loyalität auswirken.
Auch kulturelle Unterschiede können eine Rolle spielen. Ein unvorbereiteter EOR nimmt sich möglicherweise nicht die Zeit, die Kultur und die Werte des Unternehmens zu verstehen. Dadurch werden diese nicht in die lokalen Beschäftigungspraktiken integriert. Untersuchungen haben gezeigt, dass Mitarbeiter, die sich mit der Unternehmenskultur verbunden fühlen, engagierter und produktiver sind. Dies könnten durch einen ungeeigneten EOR beeinträchtigt werden.
Um dieses Risiko zu reduzieren, sollten Unternehmen vom ersten Tag an eng mit dem EOR zusammenarbeiten und sicherstellen, dass die Werte des Unternehmens effektiv vermittelt werden – nicht nur seine Bedürfnisse.
Sobald die Mitarbeiter vom EOR beschäftigt wurden, können regelmäßige Teambuilding-Aktivitäten, eine klare Kommunikation der Mission und Vision des Unternehmens und die Einbeziehung der Mitarbeiter in Entscheidungsprozesse die Kluft überbrücken.
Vor welchen Herausforderungen steht ein Unternehmen, wenn es die Zusammenarbeit mit einem EOR beendet und die Mitarbeiter wieder direkt einstellt bzw. einen anderen EOR beauftragt?
Die Beendigung der Zusammenarbeit mit einem EOR und die Rückkehr der Mitarbeiter in ein direktes Beschäftigungsverhältnis (oder zu einem anderen EOR) kann eine Herausforderung sein. Oft ist dies aber ein notwendiger Schritt – oder ein natürlicher nächster Schritt. Die rechtlichen und logistischen Hürden umfassen die Übertragung von Arbeitsverträgen, der Handhabung von Abfindungspaketen und die Einhaltung der lokalen Arbeitsgesetze.
Dieser Übergang kann sich als besonders komplex erweisen, wenn der EOR keine klaren und organisierten Mitarbeiterunterlagen geführt hat. Jeder Fehler während dieses Prozesses kann zu Rechtsstreitigkeiten und Unzufriedenheit der Mitarbeiter führen.
Jeder gute EOR weiß allerdings, dass der logische nächste Schritt im Rahmen einer langfristigen Expansion die Gründung einer eigenen Niederlassung und die direkte Einstellung von Mitarbeitern ist. Daher sollte er wertvolle Unterstützung anbieten, um diesen Schritt zu erleichtern. Idealerweise sollte gleich zu Beginn der Geschäftsbeziehung ein Transferplan erstellt und vereinbart werden.
Dieser Plan sollte klare Zeitvorgaben, Verantwortlichkeiten und rechtliche Faktoren enthalten. Eine enge Zusammenarbeit mit Rechts- und Personalexperten während der Vertragsgestaltung und des Transfers kann ebenfalls zu einem reibungslosen Übergang beitragen.
Wie werden arbeitsrechtliche Streitigkeiten oder Beschwerden gehandhabt, wenn ein EOR involviert ist. Welche Komplikationen können sich ergeben?
Arbeitsrechtliche Streitigkeiten oder Beschwerden sind an jedem Arbeitsplatz unvermeidlich. Wenn ein EOR beteiligt ist, kann die Lösung dieser Probleme aber komplizierter werden. Der EOR ist als gesetzlicher Arbeitgeber in der Regel an der Beilegung von Streitigkeiten beteiligt. Seine Vorgehensweise stimmt jedoch unter Umständen nicht mit den Werten oder Richtlinien des Unternehmens überein. Unerwünschte Einmischung könnte dafür sorgen, dass sich die Situation zusätzlich zuspitzt.
Darüber hinaus kann die Beteiligung mehrerer Parteien die Problemlösung verlangsamen und zu einer anhaltenden Unzufriedenheit der Mitarbeiter führen. Unklare Haftungsfragen haben Verzögerungen und rechtlichen Komplikationen bei der Beilegung von Mitarbeiterbeschwerden zur Folge, da das EOR möglicherweise unterschiedliche Protokolle für die Beilegung von Streitigkeiten hat.
Um dies zu vermeiden, sollten Unternehmen klare Abläufe zur Streitbeilegung mit dem EOR vereinbaren. Dazu gehört die Festlegung der Rollen und Verantwortlichkeiten jeder Partei und die Sicherstellung, dass der Ansatz des EOR zur Streitbeilegung mit den Werten und Richtlinien des Unternehmens übereinstimmt.
Wie könnte sich der Einsatz eines EOR auf das Employer Branding und den Ruf des Unternehmens am Arbeitsmarkt auswirken?
Eine kürzlich durchgeführte Umfrage hat gezeigt, dass 75 % der Arbeitssuchenden die Marke eines Arbeitgebers berücksichtigen, bevor sie sich überhaupt auf eine Stelle bewerben. Das verdeutlicht, wie wichtig ein positives Image ist.
Ein EOR kann jedoch Auswirkungen auf das Employer Branding eines Unternehmens haben, wenn die Beziehung nicht ehrlich oder angemessen offengelegt wird. Potenzielle Bewerber und Mitarbeiter könnten das Unternehmen anders wahrnehmen, wenn sie erfahren, dass eine dritte Partei alle Personalangelegenheiten verwaltet. Leider könnte diese Wahrnehmung Spitzenkräfte abschrecken.
Darüber hinaus können negative Erfahrungen mit dem EOR ein schlechtes Licht auf das Unternehmen werfen – selbst wenn die Probleme außerhalb der Kontrolle des Unternehmens lagen.
Um dieses Risiko zu vermeiden, sollten Unternehmen sicherstellen, dass ihr EOR von Anfang an ein gutes Mitarbeitererlebnis bietet. Beziehen Sie den EOR in alle Gespräche mit potenziellen Mitarbeitern ein und kommunizieren Sie die Rolle des EOR und des Unternehmens.
Welche Risiken bestehen, wenn man sich bei der Personalverwaltung zu sehr von einem EOR abhängig macht, und wie kann sich dies auf die geschäftliche Flexibilität und strategische Entscheidungen auswirken?
Eine zu starke Abhängigkeit von einem EOR bei der Personalverwaltung kann strategische Risiken für ein Unternehmen mit sich bringen. Besonders trifft das auf Situationen zu, in denen der EOR als Möglichkeit betrachtet wird, sich vor Arbeitgeberpflichten zu drücken.
EOR können das Tagesgeschäft im Ausland optimieren, eine zu große Abhängigkeit kann aber die Flexibilität eines Unternehmens und seine Fähigkeit, schnelle Entscheidungen zu treffen, einschränken. Wenn der EOR in finanzielle Schwierigkeiten gerät, rechtliche Probleme hat oder sich mit anderen operativen Herausforderungen konfrontiert sieht, kann dies die Geschäftstätigkeit des Unternehmens erheblich beeinträchtigen.
Unternehmen sollten ihre Abhängigkeit vom EOR regelmäßig überprüfen und eine Diversifizierung ihrer Personalverwaltung in Betracht ziehen. Dazu können langfristige Expansionsstrategien gehören, die vorsehen, dass Niederlassungen in wichtigen Märkten gegründet werden. Sie können auch einen EOR suchen, der seine Dienstleistungen nur auf bestimmte notwendige Funktionen beschränkt.
Ist ein EOR das Richtige für Sie? So erfahren Sie mehr über die möglichen Vor- und Nachteile,
Employer of Record erbringen wertvolle Personaldienstleistungen für Unternehmen, die international expandieren möchten, ohne eine neue Niederlassung zu gründen. Es ist aber wichtig, sich der potenziellen Risiken und Nachteile einer solchen Entscheidung bewusst zu sein. EOR-Dienste sind keine Einheitslösung für alle Expansionsprobleme. Wenn Sie alle Faktoren sorgfältig abwägen und proaktive Schritte unternehmen, um sie abzumildern, können Unternehmen die Vor- und Nachteile eines EOR aber effektiv nutzen.
INS Global bietet seit 2006 Outsourcing-Dienstleistungen im Bereich Personalwesen und Gehaltsabrechnung an. Es unterstützt Unternehmen, die expandieren möchten, in mehr als 160 Ländern erstklassige Unterstützung. Wir kennen die Risiken und Gefahren, die mit der Entscheidung für eine Expansion einhergehen. Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen ein Startup oder ein multinationales Unternehmen ist: wir helfen Ihnen, den nächsten Schritt zu machen und Ihre globale Präsenz zu optimieren.
Nehmen Sie sich etwas Zeit, um mehr über EOR-Dienstleistungen in Erfahrung zu bringen. Sprechen Sie noch heute mit unserem Team von erfahrenen Expansions- und Compliance-Experten und finden Sie heraus, ob wir die richtige Wahl für Sie sind.
SHARE