Como Configurar a Folha de Pagamento para Trabalhadores Remotos de Forma Simples e Segura

Como Configurar Sistemas de Folha de Pagamento para Trabalhadores Remotos

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setembro 12, 2022

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Key Takeaways

  1. Hiring and Managing Remote Workers Overseas means being aware of unfamiliar employer responsibilities
  2. Independent contractors may provide some benefits over remote workers, but they aren’t a solution for every situation
  3. Outsourcing overseas payroll saves time, money, and management resources
Summary

Ter trabalhadores prontos para operar no exterior é essencial para qualquer estratégia de expansão global. Isso pode significar contratar novos funcionários ou configurar novo software de folha de pagamento para funcionários já existentes no exterior. Nesse caso, a necessidade de sistemas de folha de pagamento em vários países robustos e eficientes é vital.

Este artigo examina como você pode configurar a folha de pagamento para impostos de equipes remotas ou pagar prestadores de serviços autônomos no exterior. Ele também explora os benefícios potenciais para as empresas ao comparar estratégias globais de emprego.

Pagar Trabalhadores Remotos nos Estados Unidos

Para funcionários contratados ou enviados para trabalhar nos Estados Unidos por empresas estrangeiras, várias etapas são necessárias para pagar-lhes de forma segura. Como as regulamentações relativas aos impostos sobre folha de pagamento diferem de estado para estado, ter sistemas robustos desde o início pode economizar tempo posteriormente.

O primeiro passo é classificar corretamente sua equipe de trabalho remoto. Isso significa entender as diferentes classes de trabalhadores relacionadas a funcionários e prestadores de serviços autônomos, conforme determinado pelo IRS.

Para trabalhadores que se enquadram na definição de funcionário, você deve estar preparado para organizar os impostos e a folha de pagamento em nome deles antes de começarem. Pequenas empresas, em particular, devem ter cuidado extra, pois erros nesta etapa podem resultar em multas significativas ou responsabilidades fiscais posteriormente.

Para funcionários, você precisará entender completamente todos os impostos federais e locais aplicáveis aos seus trabalhadores. Isso também exigirá a criação de uma estrutura empresarial nos Estados Unidos. Caso você queira que seus trabalhadores operem em vários estados, é necessário pensar cuidadosamente no estado-sede da sua empresa.

Se um acordo com prestadores de serviços autônomos se adequar melhor às suas necessidades, o pagamento exigirá um formulário W-9 que o isenta de organizar impostos e folha de pagamento em nome dos prestadores de serviços. Esse tipo de relação ainda requer acordos de trabalho bem elaborados e supervisão constante. O abuso de erros ou fraudes intencionais pode resultar em multas significativas.

Ao mesmo tempo, um parceiro local pode fornecer serviços de terceirização de folha de pagamento para lidar com essas questões em seu nome. Abaixo, resumiremos algumas das vantagens mais significativas desse sistema para empregadores no exterior.

Um Cidadão Americano Pode Trabalhar Remotamente da Europa?

Os cidadãos americanos que desejam trabalhar na União Europeia devem garantir que possam residir e trabalhar lá. Isso provavelmente significa ter uma estrutura empresarial já estabelecida que possa empregá-los e fornecer suporte de visto. Também significa entender o sistema tributário local e ter todos os sistemas em vigor antes de iniciar as operações.

Lembre-se de que os cidadãos americanos estão sujeitos a impostos globais onde quer que estejam baseados. Isso significa que esses procedimentos e custos adicionais influenciam as decisões sobre contratação ou transferência de trabalhadores americanos para o exterior.

Como Pagar Funcionários Remotos na Europa

Decidir o melhor método de pagamento para funcionários remotos na Europa depende dos custos e dos impostos sobre a folha de pagamento da equipe remota necessários. Os impostos para funcionários remotos podem ter que ser pagos separadamente em ambos os países, dependendo do mercado-alvo e do local principal de negócios.

Com uma estrutura empresarial já estabelecida em um país europeu, os empregadores podem organizar a folha de pagamento por meio dos canais locais normais. Isso geralmente exigirá que você forneça holerites no idioma local, juntamente com a realização de todas as deduções necessárias de imposto de renda para trabalhadores remotos. No entanto, esse método exige que a empresa e a equipe de RH conheçam todos os requisitos e procedimentos locais.

Quanto ao próprio pagamento, as empresas devem buscar métodos que evitem transferências bancárias internacionais, pois essas custarão rapidamente. Métodos alternativos, como transferência direta ou serviços online como o PayPal, podem funcionar a curto prazo, mas podem se tornar arriscados dependendo dos requisitos tributários em vigor.

Sem uma entidade local, o ideal é trabalhar com um provedor local de serviços terceirizados de folha de pagamento para gerenciar os requisitos em seu nome. Eles podem fazer isso pagando seus funcionários de maneira segura e eficiente.

Prestadores de Serviços Autônomos ou Funcionários Remotos? Qual opção é melhor?

Prestadores de serviços autônomos com base no seu mercado-alvo podem parecer a opção mais simples ao considerar uma mudança para o exterior. Bem gerenciados, eles permitem que você comece sem as responsabilidades do empregador associadas a funcionários em tempo integral ou parcial.

No entanto, utilizar incorretamente o status de prestador de serviços autônomo pode ter repercussões graves para as empresas. É melhor considerar genuinamente suas necessidades e as diferenças entre as duas opções antes de tomar uma decisão desse tipo.

  • Gerenciamento de horários

Os prestadores de serviços autônomos requerem pouco tempo de gerenciamento em seu trabalho diário. Isso pode ser problemático às vezes, pois esses trabalhadores devem ter liberdade para determinar como, quando e onde completam suas tarefas. Os empregadores podem se sentir incapazes de tomar decisões sobre aspectos críticos do relacionamento de trabalho se precisarem que o trabalho seja realizado de uma determinada maneira.

Em contraste com os trabalhadores no escritório, os trabalhadores remotos podem exigir menos gerenciamento de horários. No entanto, esse relacionamento requer que os empregadores estejam preparados para permitir maior flexibilidade e confiança aos trabalhadores remotos. Os empregadores devem manter um equilíbrio delicado entre os trabalhadores remotos receberem liberdades preferenciais ou se sentirem excluídos.

  • Responsabilidades do Empregador

A relação empregador-empregado é altamente protegida na maioria dos mercados de trabalho em todo o mundo. Muitas vezes, vem acompanhada de diversas responsabilidades do empregador que podem ser demoradas de gerenciar ou sujeitas a multas prejudiciais em casos de abusos.

Fazer as deduções fiscais em nome dos seus trabalhadores remotos pode ser complicado para empresas no exterior. Você também será obrigado a cuidar das despesas comerciais ou até mesmo das despesas do escritório doméstico em alguns casos. Isso é especialmente verdadeiro para aqueles que buscam uma solução de longo prazo.

Por outro lado, um contrato com prestador de serviços autônomo permite que os empregadores evitem muitas dessas responsabilidades. Esse benefício economiza tempo e dinheiro a curto prazo.

Demonstrar adequadamente que a relação entre a empresa e o contratado está correta pode ser difícil. Nesses casos, é necessário um contrato bem redigido.

Também pode ser desafiador para as empresas planejar um futuro de longo prazo. Muitas vezes, há vários obstáculos adicionais caso decidam contratar um prestador de serviços autônomo em tempo integral posteriormente.

  • Empresa e Espírito de Equipe

Ter seus trabalhadores desempenhando suas funções no exterior como funcionários ou prestadores de serviços requer a criação de um novo tipo de espírito de equipe. Os trabalhadores remotos têm muito mais chances de enfrentar problemas como viés de proximidade em relação aos funcionários no escritório.

Da mesma forma, recorrer a serviços de muitos prestadores de serviços autônomos pode causar desconfiança ou incerteza entre os funcionários existentes. Isso é especialmente verdadeiro se esses prestadores de serviços autônomos estiverem baseados no exterior e não compartilharem o mesmo contexto cultural.

No final, qual tipo de acordo é melhor para você depende exclusivamente da sua situação específica. Sempre certifique-se de que sua escolha seja viável para o seu mercado-alvo.

Quais são as Vantagens da Terceirização da Contratação no Exterior?

Mesmo após decidir a melhor forma de gerenciar a equipe no exterior, você pode não possuir diversas funções de recursos humanos no seu mercado-alvo. É aí que ter um parceiro local para fornecer serviços de contratação e recrutamento no exterior pode ser uma grande vantagem.

Com o parceiro certo, você pode até combinar o suporte à contratação com serviços de terceirização de emprego. Uma PEO (Organização Profissional de Empregadores) ou EOR (Employer of Record) pode ser a solução completa para todas as suas necessidades no exterior. Essas opções permitem que você comece imediatamente sem precisar ter uma entidade local.

  • Expertise local Onde Você Precisar

Os maiores problemas ao contratar e empregar no exterior estão relacionados à incerteza das regulamentações locais desconhecidas e das melhores práticas.

Um provedor local de terceirização significa que você nunca perderá informações essenciais. A ajuda especializada deles pode conectá-lo com os melhores talentos locais de forma rápida e eficiente. Com o parceiro local adequado, não há necessidade de uma curva de aprendizado longa e cara. Em vez disso, você pode contratar, integrar e pagar corretamente os novos funcionários com o parceiro certo sem precisar ter uma entidade local.

O parceiro local certo pode orientá-lo nas formas mais eficientes de organizar suas estruturas de folha de pagamento e impostos no mercado-alvo. Os benefícios incluem deduções do escritório doméstico ou incentivos fiscais locais para economizar dinheiro seu e dos seus trabalhadores remotos.

  • Aumento da Eficiência para Economizar Tempo e Dinheiro

Ao simplificar suas necessidades de contratação e emprego, você economiza o tempo necessário para estabelecer uma entidade local. Você também pode gerenciar todas as funções de RH necessárias por uma única taxa mensal.

Em vez de contratar novos funcionários para supervisionar novos procedimentos, um provedor de serviços de terceirização fornece todas as funções de que você precisa.

  • Desenvolvimento de Pool de Talentos e Redes

O parceiro local certo fornecerá acesso aos recursos e redes comprovados do seu mercado-alvo. Mesmo ao contratar trabalhadores remotos, um parceiro experiente pode impulsionar significativamente a eficiência dos seus processos de contratação e integração.

A terceirização significa uma ampla gama de candidatos em potencial por meio de redes estabelecidas online e offline, permitindo que você contorne procedimentos caros de configuração.

  • Deixe Seus Funcionários Atuais se Concentrarem nas Tarefas Importantes

Leva tempo para aprender os procedimentos corretos ou como usar novos sistemas, como software de folha de pagamento (especialmente se exigirem fluência no idioma local). Isso tira os funcionários existentes de outras preocupações mais urgentes que levam diretamente ao crescimento e sucesso a longo prazo.

Considerar vários países para expansão pode significar um grande desperdício de tempo. Ao se associar a um provedor de serviços, você recebe a ajuda necessária para se concentrar no que importa para seus objetivos de crescimento.

Como a INS Global Pode Ajudar Você a Administrar a Folha de Pagamento Remotamente

A INS Global é uma provedora de serviços de PEO, EOR, recrutamento e terceirização de folha de pagamento com mais de 15 anos de experiência aproveitando ao máximo o mercado global.

Nós fornecemos suporte legal para entender suas opções e construir soluções de emprego em conformidade no exterior. Se você deseja terceirizar todas as deduções fiscais dos seus trabalhadores remotos ou contratar prestadores de serviços profissionais, a INS Global possui serviços para atender a todas as necessidades.

Com nosso suporte especializado, seus funcionários podem trabalhar em qualquer lugar, pagando impostos de forma rápida e fácil, sabendo que suas necessidades estão completamente atendidas.

Nós fornecemos um método simples de expansão global por uma taxa mensal low cost. Com a INS Global, você tem acesso a todas as funções de RH e conselhos jurídicos de que precisa para ter sucesso.

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