A expansão global se tornou essencial para qualquer empresa que queira acompanhar a concorrência nos mercados acelerados de hoje. Ter funcionários expatriados pode lhe dar uma base no exterior, permitindo que você mantenha uma sede operacional em seu país de origem.
As regulamentações de folha de pagamento e obrigações fiscais relacionadas a funcionários expatriados geralmente são diferentes das do país de origem. Portanto, é essencial gerenciar corretamente a folha de pagamento global dos seus funcionários expatriados para evitar cometer erros caros.
Neste artigo, destacamos a melhor forma de processar a folha de pagamento para seus funcionários expatriados. Dessa forma, você pode garantir que seus funcionários recebam seus salários de maneira legalmente compatível.
O que é um Funcionário Expatriados?
Um funcionário expatriado, é um indivíduo que vive ou trabalha em um país diferente de seu país de origem. Um funcionário expatriado geralmente trabalha no exterior por um curto período.
Você também pode contratar funcionários expatriados para a força de trabalho de sua empresa. Estes também contam como expatriados por causa da tributação. É importante lembrar dessa distinção.
Uma empresa pode enviar um funcionário para um novo mercado por diversos motivos, incluindo:
- Abrir uma nova filial da empresa
- Concluir um projeto ou atribuição específica
- Supervisionar operações nesse local
- Estabelecer conexões com clientes e empresas locais
Ao optar por designar ou realocar um funcionário para um cargo no exterior, é vital considerar um pacote de realocação com despesas adicionais de folha de pagamento. Mudar para um novo país é caro e estressante. Especialmente se o funcionário estiver se mudando com membros da família, o processo pode ser longo e complexo. Esses trabalhadores esperam assistência prática e financeira em cada etapa.
É claro que há muitos benefícios em ter funcionários expatriados. Normalmente, eles incluem a melhoria drástica das relações com clientes, o estabelecimento das bases para a expansão da empresa no novo mercado e permitir que a imagem e a reputação da empresa alcancem um público muito mais amplo.
Processamento da Folha de Pagamento de Funcionários Expatriados: Como Funciona?
Como mencionado anteriormente, os custos da folha de pagamento de funcionários expatriados tendem a ser mais altos do que os dos funcionários locais. Além da compensação pela realocação, você também precisará seguir as leis locais de emprego e salário mínimo. Esses custos podem ser mais altos do que os do seu país de origem. Também pode haver uma diferença no custo de vida. A menos que você forneça um pacote competitivo que reconheça essas diferenças, pode ser difícil convencer os funcionários a se realocarem.
Em geral, os funcionários expatriados devem receber seus salários na moeda do país em que estão vivendo e trabalhando. Normalmente, isso significa encontrar o método certo para pagar a eles sem incorrer em altas taxas de transferência e câmbio.
Quando se trata de gerenciar a folha de pagamento de expatriados, a garantia de conformidade se torna ainda mais importante. Erros mínimos, como imposto de renda federal, contribuições para a previdência social e o Medicare, cálculo da folha de pagamento e garantia dos benefícios mínimos nacionais para os funcionários, podem resultar em multas ou taxas graves.
Como um Parceiro de Terceirização de Folha de Pagamento Pode Ajudar no Gerenciamento da Folha de Pagamento de Expatriados
Estabelecer parceria com uma organização de terceirização como uma PEO (Organização Profissional de Empregadores) ou EOR (Employer of Record) pode economizar em despesas bancárias e de configuração. Uma PEO ou EOR já possui um sistema de folha de pagamento internacional configurado. Isso garante que seus funcionários recebam seus salários de maneira eficaz a cada período de pagamento.
No entanto, a folha de pagamento de funcionários expatriados envolve mais do que apenas pagamentos de salário. Os requisitos fiscais para funcionários expatriados não são os mesmos que os de funcionários locais.
Os Fatos Essenciais a Saber Sobre a Tributação da Folha de Pagamento de Expatriados
O processamento da folha de pagamento de expatriados pode ser bastante complicado para ser feito corretamente. Alguns riscos potenciais incluem a dupla tributação, pagamentos perdidos e falta de conformidade com as leis fiscais locais.
O primeiro passo é pesquisar as taxas e leis fiscais do país de origem e do país de acolhimento. A chave aqui é verificar se existem tratados que evitem a dupla tributação. Por exemplo, um funcionário expatriado americano no Canadá deve pagar impostos nos Estados Unidos e no Canadá. No entanto, o IRS permite que funcionários expatriados deduzam os valores de impostos estrangeiros para evitar a dupla tributação.
A maioria dos países da União Europeia possui acordos fiscais pré-existentes que não exigem que funcionários expatriados paguem impostos nos dois países.
Alternativamente, alguns países podem ter regras diferentes para tributar a renda separada ou combinada.
Em seguida, você precisa garantir que esteja retendo a quantidade correta de contribuições previdenciárias. Dessa forma, o funcionário expatriado recebe os benefícios previdenciários e de assistência médica no país em que está vivendo. Como empresa no exterior, você precisará pagar quantidades diferentes de contribuições do empregador e do empregado.
Essa etapa também pode envolver o preenchimento de formulários com o país de origem e o registro correto no país de acolhimento. Qualquer erro durante esse procedimento pode resultar no pagamento de taxas ou multas adicionais por sua empresa.
Quais são os Termos Principais a Entender ao Lidar com o Gerenciamento da Folha de Pagamento de Expatriados?
Existem vários aspectos diferentes das obrigações fiscais que um funcionário expatriado deve considerar, incluindo:
País de residência: Os impostos nacionais geralmente são pagos no país em que o funcionário está atualmente localizado.
País de origem: Se refere a impostos em qualquer local em que a renda seja obtida.
Renda Mundial: Quando um funcionário trabalha em dois ou mais países, os impostos podem ser pagos no país de residência, bem como no país de origem. Renda mundial se refere à renda que um funcionário ganha em cada país.
Territorialidade: Às vezes, a folha de pagamento pode exigir pagamentos parciais de impostos em cada país onde a renda é obtida.
Qualquer que seja o método mais eficaz para você depende da localização, da duração do funcionário no exterior e do potencial de tratados fiscais existentes entre os países de origem e de acolhimento.
O que é a Folha de Pagamento Paralela e como ela afeta os Impostos sobre o Emprego?
Os funcionários, enquanto estiverem no exterior, ainda podem ter que pagar impostos em seu país de origem. Em alternativa, podem pagar no país de acolhimento para beneficiar da previdência social. Isso pode ser difícil enquanto a estrutura de folha de pagamento da sua empresa permanecer local.
Um acordo de folha de pagamento paralela se refere a quando os cálculos da folha de pagamento são feitos em vários países ao mesmo tempo sem que o salário integral do funcionário seja tributado em excesso.
Isso geralmente é feito por meio de um prestador de serviços terceirizado que pode processar a folha de pagamento em outro país em seu nome. Requer um entendimento claro dos tratados fiscais existentes entre cada país, bem como como utilizar créditos e processos fiscais.
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