Willkommen in Kalifornien, dem „Golden State“, wo Chancen und Innovationen im Überfluss vorhanden sind und die Dynamik des Geschäftsumfelds die gebildete, kosmopolitische Bevölkerung widerspiegelt. Da Kalifornien nach wie vor eine bedeutende Wirtschaftskraft ist, ist es für internationale Unternehmen, die in Kalifornien Personal einstellen, wichtiger denn je, die komplexen, sich ständig ändernden arbeitsrechtlichen Vorschriften des Bundesstaates zu kennen.
In diesem Leitfaden vermitteln wir Ihnen das Wissen, das Sie brauchen, um alle Feinheiten der Personalbeschaffung in Kalifornien im Jahr 2024 zu verstehen.
Arbeitsgesetze in Kalifornien
Eine Reihe von wichtigen Arbeitsgesetzen prägt das Arbeitsumfeld in Kalifornien im Jahr 2024.
Das wichtigste zivilrechtliche Gesetz, das die Beschäftigung im US-Bundesstaat Kalifornien regelt, ist das kalifornische Arbeitsgesetzbuch (California Labor Code) oder einfach das Arbeitsgesetzbuch. Das Gesetzbuch besteht aus Statuten, die die Rechte und allgemeinen Pflichten von Einzelpersonen im Zuständigkeitsbereich des Bundesstaates Kalifornien regeln.
Das Arbeitsgesetzbuch ist das Gesetz, das sich am stärksten mit dem Arbeitsrecht befasst. Weitere Arbeitsgesetze finden Sie auch im Regierungsgesetzbuch, im Familiengesetzbuch und im Versicherungsgesetzbuch. Darüber hinaus können einzelstaatliche Gesetze im Widerspruch zu bundesstaatlichen Vorschriften stehen. Daher ist es wichtig, dass Sie sich über die Gesetze, die für Ihr Unternehmen gelten, informieren.
Vorschriften für die Personalbeschaffung in Kalifornien
Initiativen zur Förderung von Vielfalt, Gleichberechtigung und Integration (Diversity, Equity, and Inclusion – DIE) erhalten in Kalifornien immer mehr Aufmerksamkeit. Bei der Einstellung von Mitarbeitern in Kalifornien werden Unternehmen dazu angehalten, ein integratives Arbeitsumfeld zu fördern, indem sie Elemente wie gerechte Einstellungsverfahren umsetzen und jedem Mitarbeiter die gleichen Chancen einräumen.
Aktuelle Gesetze zu Löhnen und Arbeitszeiten in Kalifornien
Arbeitgeber in Kalifornien müssen sich an den Mindestlohn von 16 Dollar pro Stunde im Jahr 2024 halten.
Überstunden werden in Kalifornien als alle Stunden definiert, die über die 40 Stunden einer typischen Arbeitswoche hinausgehen. Sie müssen mit dem 1,5-fachen des regulären Stundensatzes des Arbeitnehmers vergütet werden.
Arbeitnehmer, die mehr als 12 Stunden an einem einzigen Tag oder mehr als 8 Stunden am 7. aufeinanderfolgenden Arbeitstag in einer Woche arbeiten, haben ebenfalls Anspruch auf eine Überstundenvergütung zum 2-Fachen des üblichen Satzes.
Die kalifornischen Überstundenregelungen gelten unter Umständen nicht für einige Arbeitnehmer, wie z. B. Angestellte, Gewerkschaftsmitglieder und Angestellte in speziellen Berufen wie LKW-Fahrer, Ärzte oder Lehrer.
Sicherstellung von Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz in Kalifornien
Nach kalifornischem Recht muss Ihr Unternehmen über ein effizientes System verfügen, um Sicherheitsbedenken oder -richtlinien mit Ihren Mitarbeitern zu kommunizieren. Bei der Einstellung von Mitarbeitenden in Kalifornien sind Unternehmen außerdem verpflichtet, sie im Rahmen ihres Programms zur Vorbeugung von Verletzungen und Krankheiten (Injury and Illness Prevention Program – IIPP) über sichere Arbeitspraktiken zu informieren.
Cal/OSHA ist die staatliche Organisation, die sich um die Einhaltung der Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften an kalifornischen Arbeitsplätzen kümmert.
Was sind die wichtigsten Urlaubs- und Sozialleistungen für Arbeitnehmer in Kalifornien?
Gehaltsabrechnung
Nach dem kalifornischen Arbeitsgesetz müssen alle Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern am Zahltag eine detaillierte Aufstellung der Einkünfte und Abzüge aushändigen. Diese Lohnabrechnung muss folgende Angaben enthalten: Name und Anschrift des Arbeitgebers, Name und die letzten 4 Ziffern der Sozialversicherungsnummer des Arbeitnehmers, Gesamtbetrag der verdienten Brutto- und Nettolöhne, Datum des Lohnzeitraums, Stundensatz, Gesamtzahl der geleisteten Arbeitsstunden und alle Abzüge.
Die meisten Unternehmen in Kalifornien sind verpflichtet, ihre Arbeitnehmer mindestens zweimal im Monat zu bezahlen. Wenn Sie in Kalifornien Personal einstellen, sollten Sie dies schnell organisieren.
Pausen
Arbeitgeber sind verpflichtet, ihren Mitarbeitern alle 4 Arbeitsstunden eine bezahlte 10-minütige Ruhepause zu gewähren. Verbietet der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern Pausen während der Arbeit, haben sie Anspruch auf eine zusätzliche Stunde Lohn.
Toilettenpausen dürfen Arbeitgeber nicht als Ruhezeit betrachten.
Nach einer Arbeitszeit von maximal 5 Stunden müssen Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern eine unbezahlte Essenspause von mindestens 30 Minuten gewähren.
Wenn ein Angestellter mehr als 10 Stunden am Stück arbeitet, muss der Arbeitgeber eine zweite Essenspause von mindestens 30 Minuten gewähren.
Urlaub
Derzeit sind kalifornische Arbeitgeber nicht gesetzlich verpflichtet, ihren Mitarbeitern bezahlten oder unbezahlten Urlaub zu gewähren.
Nach dem FMLA (Family and Medical Leave Act) müssen Unternehmen mit mehr als 5 Mitarbeitern jährlich bis zu 12 Wochen Urlaub aus medizinischen Gründen, bei Geburt oder Adoption oder aus berechtigten Gründen für aktive Militärangehörige und ihre Familien gewähren.
Arbeitgeber sind auch verpflichtet, Urlaub zu gewähren, um soziale oder staatsbürgerliche Verpflichtungen zu erfüllen.
Bessere Urlaubsleistungen, wie z. B. bezahlter Urlaub, werden als ein wirksames Mittel angesehen, um die besten Talente in Kalifornien zu gewinnen.
Mutterschutz
Aufgrund von Schwangerschaft, Geburt oder einer damit zusammenhängenden Krankheit haben Arbeitnehmerinnen bei Arbeitgebern mit mehr als 5 Beschäftigten Anspruch auf bis zu 12 Wochen unbezahlten Mutterschutz. Das kalifornische Gesetz zum Schwangerschaftsurlaub (Pregnancy Disability Leave Act, PDL) verpflichtet Arbeitgeber außerdem, angemessene Vorkehrungen zu treffen und betroffene Arbeitnehmerinnen auf eine weniger anspruchsvolle oder gefährliche Position zu versetzen.
Arbeitgeber müssen unbezahlte Stillpausen gewähren, diese können aber so geplant werden, dass Konflikte vermieden werden.
Krankenversicherung
Die staatlichen Gesetze schreiben keine Krankenversicherung vor, aber das Bundesgesetz schreibt vor, dass Unternehmen mit mehr als 50 Vollzeitbeschäftigten einen Mindestversicherungsschutz anbieten müssen.
Arbeitnehmer, die ihren Job aufgeben und für Unternehmen mit 2-19 Angestellten arbeiten, haben unter Umständen Anspruch auf den Cal-COBRA (Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act). Cal-COBRA ermöglicht es Arbeitnehmern, ihre Gruppenkrankenversicherung nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses oder nach Reduzierung der Arbeitszeit für einen Zeitraum von 18 bis 36 Monaten weiterzuführen. Diese staatliche Regelung kann auch von Personen in Anspruch genommen werden, die bereits alle ihre COBRA-Leistungen auf Bundesebene ausgeschöpft haben.
Ruhestand
Kalifornien hat 2012 ein Gesetz verabschiedet, wonach Unternehmen, die 5 oder mehr Mitarbeiter beschäftigen, ihren Angestellten Zugang zu Rentenplänen bieten müssen. Andernfalls riskieren die Unternehmen Geldstrafen und müssen sich für das CalSavers IRA-Programm anmelden. Unternehmen, die im Jahr 2024 in Kalifornien Personal einstellen, sollten sich über die verschiedenen in diesem Bundesstaat verfügbaren Renten- und Pensionspläne informieren.
Berechnung von Steuern und Sozialversicherung in Kalifornien
Wenn Sie die Gehaltsabrechnung für Ihre Arbeitnehmer organisieren, müssen Arbeitgeber eine Reihe von Abzügen und Zahlungen verwalten.
Die FICA-Steuern für die Sozialversicherung und Medicare werden bei der Ermittlung des Nettoeinkommens zuerst abgezogen. Nach jeder Lohnperiode zieht ein Unternehmen 1,45 % für die Medicare-Steuer und 6,2 % für die Sozialversicherungssteuer ab. Ein Medicare-Zuschlag von 0,9 % wird zusätzlich fällig, wenn das Gehalt 200.000 $ übersteigt. Der Arbeitgeber kommt dann den vollen FICA-Steuerverpflichtungen des Arbeitnehmers nach, indem er sowohl die 1,45 % Medicare-Steuer als auch die 6,2 % Sozialversicherungssteuer abführt.
In den USA gibt es auf Bundesebene 7 Einkommenssteuerklassen, die von 10 % bis 37 % reichen.
In Kalifornien gibt es 9 verschiedene bundesstaatliche Steuerklassen, die von 1 % bis 12,3 % reichen. Einkommen, Familienstand und die Stellung des Arbeitnehmers als Haushaltsvorstand können sich auf die anwendbare Steuerklasse auswirken.
Außerdem erhebt Kalifornien auf Einkommen über 1 Million Dollar eine Steuer von 1 % für Dienste für die psychische Gesundheit.
Was Sie über die Kündigung von Arbeitsverhältnissen in Kalifornien wissen müssen
In Kalifornien sind Arbeitsverhältnisse jederzeit kündbar, d.h. Unternehmen können Mitarbeiter aus jedem beliebigen Grund entlassen, mit einigen Ausnahmen, wie z. B. einer Kündigung aufgrund von Diskriminierung.
Der Zeitpunkt der letzten Zahlung an einen Arbeitnehmer hängt von den Umständen seiner Kündigung oder Entlassung ab.
Die letzte Gehaltszahlung ist zum Zeitpunkt der Kündigung (bei Entlassungen) oder innerhalb von 72 Stunden fällig, falls Mitarbeiter kündigen oder vom Unternehmen gekündigt werden.
5 Tipps für Arbeitgeber, die in Kalifornien Personal einstellen
Informieren Sie sich über die kalifornischen Arbeitsgesetze
Kalifornien fördert eine strenge Arbeitsgesetzgebung und verbessert ständig verschiedene Vorschriften betreffend Mindestlohn, Überstunden, Essens- und Ruhepausen und mehr. Deshalb ist es wichtig, sich über die Entwicklungen der Gesetzgebung auf dem Laufenden zu halten und sicherzustellen, dass die Richtlinien Ihres Unternehmens mit den kalifornischen Arbeitsgesetzen übereinstimmen. Neben externen Arbeitsrechtsexperten wie INS Global ist auch die Website der California Division of Labor Standards Enforcement (DLSE) eine nützliche Informationsquelle.
Einhaltung der Lohn- und Arbeitszeitgesetze
Die Strafen für Verstöße gegen die Lohn- und Arbeitszeitgesetze in Kalifornien sind sehr hoch. Vergewissern Sie sich vor der Einstellung von Mitarbeitern in Kalifornien, dass Ihr Unternehmen alle geltenden Gesetze, einschließlich Mindestlohn und Überstunden, einhält, und beobachten Sie alle Änderungen genau.
Erstellen Sie umfassende Arbeitsverträge und -richtlinien
In schriftlichen Verträgen sollten die Bedingungen und Umstände des Arbeitsverhältnisses, einschließlich der Verantwortlichkeiten, der Vergütung, der Sozialleistungen und der Kündigungsrichtlinien, ausdrücklich festgelegt werden. Auch Mitarbeiterhandbücher können die Richtlinien, Prozesse und den Verhaltenskodex des Unternehmens behandeln. Auch wenn Arbeitsverhältnisse in Kalifornien jederzeit fristlos kündbar sind, kann ein gut ausgearbeiteter Arbeitsvertrag Ihr Unternehmen schützen.
Verhindern Sie Belästigung und Diskriminierung am Arbeitsplatz
Kalifornien hat strenge Vorschriften gegen Diskriminierung und Belästigung am Arbeitsplatz. Erstellen und kommunizieren Sie eine transparente Antidiskriminierungs- und Anti-Belästigungspolitik. Diese sollte Ihre gesamte Personalbeschaffung in Kalifornien bestimmen, von der Einstellung bis zur verantwortungsvollen Entlassung von Mitarbeitern.
Schulen Sie Mitarbeiter und Manager regelmäßig darin, diese Probleme zu verhindern, zu erkennen und zu lösen. Untersuchen und lösen Sie Probleme sofort, um einen einladenden und sicheren Arbeitsplatz zu schaffen.
Implementieren Sie angemessene Sicherheitsmaßnahmen
In Kalifornien wird Sicherheit am Arbeitsplatz hoch geschätzt. Stellen Sie sicher, dass Ihr Arbeitsplatz allen Sicherheitsanforderungen entspricht und dass die Mitarbeiter die erforderlichen Schulungen erhalten und die Vorschriften der California Occupational Safety and Health Administration (Cal/OSHA) einhalten. Beurteilen Sie regelmäßig die Gefahren am Arbeitsplatz und treffen Sie die notwendigen Vorkehrungen, um die Gefährdung zu verringern.
Personalbeschaffung in Kalifornien mit INS Global: Globale und lokale Unterstützung in jeder Situation
Um die arbeitsrechtlichen Vorschriften für die Personalbeschaffung in Kalifornien im Jahr 2024 zu verstehen, müssen Sie nicht nur die Vorschriften einhalten, sondern sich auch an ein sich veränderndes und dynamisches Geschäftsumfeld anpassen, da sich die Beschäftigungslandschaft verändert.
Die komplizierten Arbeitsgesetze in Kalifornien erfordern Fachwissen und Engagement. Sie können schneller und einfacher wachsen, wenn Sie mit einem Employer of Record (EOR) in Kalifornien wie INS Global zusammenarbeiten – egal, ob Sie im Inland oder international expandieren.
Der kalifornische EOR von INS Global kann als legaler Arbeitgeber Ihres Unternehmens im Bundesstaat Kalifornien fungieren und alle personalbezogenen Aufgaben übernehmen, damit sich Ihre Mitarbeiter auf Projekte konzentrieren können, mit denen Sie Ihre Expansionsziele erreichen.
Von der täglichen Unterstützung bis hin zu juristischem Fachwissen in besonderen Situationen – INS Global setzt sich dafür ein, dass Ihr Unternehmen auf dem sich wandelnden kalifornischen Arbeitsmarkt erfolgreich ist.
Setzen Sie sich noch heute mit unseren Experten für Expansion in Verbindung, um zu erfahren, wie Sie in Kalifornien erfolgreich neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einstellen können.
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