Vietnams beeindruckendes Wirtschaftswachstum, das in den letzten zehn Jahren durchschnittlich 6-7 % des BIP betrug, sowie günstige Handelsabkommen und wettbewerbsfähige Personalkosten machen das Land zu einem attraktiven Ziel für Unternehmen, die ihre Geschäftstätigkeit ausweiten möchten. Die lokalen Arbeitsgesetze und -vorschriften können jedoch kompliziert sein – insbesondere für Unternehmen, die über keine Niederlassung in Vietnam verfügen.
Im Jahr 2025 stellt sich die Frage, wie man am besten mit sich ändernden lokalen Personalpraktiken umgeht und gleichzeitig kosteneffizient arbeitet. Glücklicherweise bietet ein Employer of Record (EOR) eine unkomplizierte Lösung, von der alle Beteiligten profitieren.
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Können Sie in Vietnam Mitarbeiter ohne juristische Person einstellen?
Ja, Sie können in Vietnam Mitarbeiter einstellen, ohne eine juristische Person zu gründen. Die Gründung eines neuen Unternehmens in Vietnam nimmt Zeit in Anspruch, erfordert Kenntnis der lokalen Systemen (und der vietnamesischen Sprache) und ist oft nicht die kostengünstigste Art der Geschäftstätigkeit.
Am einfachsten ist es, lokale Partner zu engagieren, die den Einstellungsprozess erleichtern, z. B. durch die Beauftragung von Dritten, lokalen Personalvermittlern oder Unternehmen, die in Ihrem Namen rechtmäßig Mitarbeiter einstellen.
Diese Methoden gewährleisten die Einhaltung der vietnamesischen Arbeitsgesetze und -vorschriften und ermöglichen Ihnen eine effiziente Verwaltung Ihrer Arbeitskräfte – ganz ohne eigene Niederlassung im Land.
Andere Methoden der Personalbeschaffung ohne Niederlassung in Vietnam
- Employer of Record (EOR) – EOR stellen in Ihrem Namen legal Personal in Vietnam ein und kümmern sich um Arbeitsverträge, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Steuererklärungen, Sozialversicherungsbeiträge und die Einhaltung der lokalen Arbeitsgesetze. Dabei handelt es sich um eine Partnerschaft, bei der der EOR lokale Arbeitsverträge mit Ihren Arbeitnehmern abschließt und deren Verwaltung übernimmt, während Sie die volle Kontrolle über die täglichen Arbeitsabläufe behalten.
- Professional Employer Organization (PEO) – PEO bieten ähnliche Dienstleistungen wie EOR an, setzen aber in der Regel voraus, dass das Kundenunternehmen über eine Rechtspersönlichkeit in Vietnam oder eine registrierte Niederlassung verfügt. Sie befassen sich hauptsächlich mit Personalaufgaben, die für die Geschäftstätigkeit vor Ort erforderlich sind, bieten manchmal aber auch dieselben Dienstleistungen wie ein EOR an.
- Selbstständige Auftragnehmer – Die Einstellung selbstständiger Auftragnehmer kann eine flexible und kosteneffiziente Lösung für ausländische Unternehmen sein, die Kontakte in Vietnam knüpfen wollen, aber noch nicht bereit sind, Personal vor Ort zu beschäftigen. Allerdings können Risiken im Zusammenhang mit einer falschen Einstufung und der Compliance auftreten, wenn die Auftragnehmer in Wirklichkeit Angestellte sind.
- Personalagenturen – Diese Agenturen stellen Mitarbeiter ein und vermieten sie an Ihr Unternehmen. Dies kann zwar eine schnelle Lösung sein und eignet sich gut für Projekte, bei denen viele Arbeitskräfte auf niedriger Ebene benötigt werden. Sie kann aber langfristig teurer sein und Arbeitskräfte liefern, die nicht genau zu Ihrer Unternehmenskultur und Ihren Zielen passen.
Kosten eines EOR in Vietnam
Die Kosten für die Inanspruchnahme eines EOR in Vietnam hängen von Faktoren wie der Anzahl der Mitarbeiter, der Komplexität der Beschäftigungsvereinbarungen und den erforderlichen spezifischen Dienstleistungen ab. EOR berechnen in der Regel einen Prozentsatz des Bruttogehalts des Mitarbeiters, der zwischen 10 und 20 % liegt. Diese Gebühr deckt Folgendes ab:
- Gehaltsabrechnung
- Steuerkonformität
- Verwaltung der betrieblichen Altersversorgung
- Rechts- und Personaldienstleistungen
- Onboarding- und Offboarding-Prozesse
Auch wenn damit zusätzliche Kosten verbunden sind, kann die Inanspruchnahme eines EOR kostengünstiger sein als die Gründung und Aufrechterhaltung einer juristischen Person in Vietnam.
Unterstützung durch einen EOR bei Compliance- und Rechtsfragen
Ein EOR ist entscheidend für die Einhaltung der vietnamesischen Arbeitsgesetze und -vorschriften, welche kompliziert sein können und häufig aktualisiert werden. Zu den wichtigsten Compliance-Bereichen gehören:
- Arbeitsverträge – EOR stellen sicher, dass die Bedingungen in Arbeitsverträgen stets den sich verändernden vietnamesischen Gesetzen entsprechen.
- Sozialversicherung – EOR verwalten die Arbeitgeberbeiträge für die Sozialversicherung, einschließlich Kranken-, Renten- und Arbeitslosenversicherung. Da EOR relativ groß sind, können sie auch die besten Gruppenangebote für Kranken- und Rentenversicherungen finden.
- Steuereinbehaltung – EOR behalten die Lohnsteuer ein und kümmern sich um die Einreichung der Unterlagen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Außerdem integrieren sie all dies in Ihre internationalen Systeme.
- Kündigungsverfahren – EOR sorgen für rechtskonforme Kündigungen und verringern das Risiko von Streitigkeiten.
Fazit – Stellen Sie mit dem EOR von INS Global schnell und rechtssicher Personal in Vietnam ein
Vietnam entwickelt sich schnell zu einem wichtigen Akteur in der Weltwirtschaft. Mit seinem stabilen politischen Umfeld, seinen jungen, tatkräftigen Arbeitskräften und seiner strategischen Lage in Südostasien bietet das Land ausländischen Unternehmen eine Fülle von Möglichkeiten.
Mit einem EOR wie INS Global ist es nun möglich, Mitarbeiter einzustellen, ohne zuerst eine neue juristische Person in Vietnam gründen zu müssen. Unsere Dienstleistungen sind eine nahtlose Lösung für Unternehmen, die auf den vietnamesischen Markt expandieren möchten – ohne den Verwaltungsaufwand und die Kosten der Gründung einer lokalen Niederlassung. Mit INS Global können Sie die Talente, die Sie benötigen, schnell und zuverlässig einstellen und mit Ihrem Unternehmen in Vietnam Fuß fassen.
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FAQ
Gibt es Risiken bei der Beschäftigung von Mitarbeitern ohne eigene Rechtspersönlichkeit in Vietnam?
Mit dem richtigen EOR-Partner sind die Risiken überschaubar. Zu den potenziellen Risiken gehören die Nichteinhaltung der lokalen Gesetze, kulturelle Missverständnisse und Probleme bei der Integration der Mitarbeiter. Ein seriöser EOR wie INS Global mildert diese Risiken jedoch dank seiner Erfahrung im Umgang mit gängigen und ungewöhnlichen Problemen erheblich ab.
Kann ich in Vietnam Auftragnehmer anstelle von Vollzeitbeschäftigten einstellen?
Ja, die Einstellung von Auftragnehmern ist eine Option, sollte aber nicht als direkter Ersatz für eine Anstellung angesehen werden. Stellen Sie sicher, dass es sich bei den Auftragnehmern um wirklich selbstständige und nicht um falsch eingestufte Arbeitnehmer handelt, um rechtliche und finanzielle Probleme zu vermeiden.
Was sollte ich bei der Einstellung von Freiberuflern in Vietnam beachten?
Vergewissern Sie sich, dass die Vereinbarung die rechtlichen Kriterien für eine unabhängige Auftragsvergabe erfüllt. Dazu gehören die Kontrolle des Freiberuflers über seinen Arbeitszeiten, die Bereitstellung seiner eigenen Ausrüstung und die Möglichkeit, andere Kunden zu beauftragen. Klare Verträge, die den Arbeitsumfang, die Zahlungsbedingungen und die Rechte an geistigem Eigentum regeln, sind unerlässlich.
Wie verwalte ich Gehaltsabrechnungen und Steuern in Vietnam ohne juristische Person?
Ein EOR verwaltet die Lohn- und Gehaltsabrechnung und die Steuern, einschließlich der Gehaltszahlungen, Steuerabzüge und Sozialversicherungsbeiträge, und gewährleistet die Einhaltung der lokalen Steuervorschriften.
Wie bezahle ich internationale Mitarbeiter in Vietnam?
Ein EOR ermöglicht Zahlungen an internationale Mitarbeiter und stellt sicher, dass die Gehälter den vietnamesischen Arbeitsgesetzen und Steuervorschriften entsprechen. Außerdem kümmert er sich falls erforderlich um die Währungsumrechnung.
Ist es möglich, zu einem späteren Zeitpunkt von einem EOR in Vietnam zu einer eigenen juristischen Person zu wechseln?
Ja, der Übergang von einer EOR zu einer juristischen Person ist möglich. Ein EOR kann beim Übergang behilflich sein und einen reibungslosen Transfer der Mitarbeiter und die Einhaltung aller rechtlichen Anforderungen gewährleisten. EOR mit dem richtigen Fachwissen können sogar bei der Unternehmensgründung helfen.
Was passiert bei Streitigkeiten mit Mitarbeitern, die über einen EOR in Vietnam eingestellt wurden?
Streitigkeiten werden in der Regel vom EOR bearbeitet, welcher als rechtmäßiger Arbeitgeber fungiert. Der EOR hält bei der Beilegung von Streitigkeiten alle vietnamesischen Arbeitsgesetze und Verfahren ein.
Kann ich den EOR in Vietnam wechseln, wenn ich mit dem Service nicht zufrieden bin?
Ja, ein Wechsel des EOR-Anbieters ist möglich und kann sehr vorteilhaft sein. Stellen Sie einen nahtlosen Übergang sicher, um Unterbrechungen für Ihre Mitarbeiter zu vermeiden, indem Sie die Verträge und Bedingungen sowohl mit dem derzeitigen als auch mit dem künftigen EOR sorgfältig prüfen.
Können US-amerikanische Unternehmen ausländische Arbeitskräfte in Vietnam einstellen?
Ja, US-amerikanische Unternehmen können ausländische Arbeitnehmer in Vietnam einstellen, obwohl zusätzliche Schritte im Zusammenhang mit der weltweiten Besteuerung nötig sind, wenn diese Arbeitnehmer US-Bürger sind. Ein EOR vereinfacht die Abläufe und gewährleistet die Einhaltung der vietnamesischen Arbeitsgesetze und Visabestimmungen.
Brauchen ausländische Arbeitnehmer in Vietnam ein Visum oder eine Arbeitserlaubnis?
Ja, ausländische Arbeitnehmer benötigen in der Regel ein Visum oder eine Arbeitserlaubnis, um in Vietnam zu arbeiten. Ein EOR kann bei der Beantragung eines Visums helfen und die Einhaltung der Einwanderungsgesetze sicherstellen.
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