So viel wie möglich über die kanadischen Lohnsteuer- und Lohnabrechnungsvorschriften zu wissen, ist für internationale Arbeitgeber von entscheidender Bedeutung, wenn sie über einen Einstieg in den kanadischen Markt nachdenken. Aufgrund der komplexen Lohnsteueranforderungen in Kanada und der zahlreichen Pflichtbeiträge können die Lohnabrechnung und die Sicherstellung der Einhaltung der Vorschriften komplex sein.
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung in Kanada umfasst die Berechnung und Auszahlung von Gehältern, Steuern und anderen Abzügen. Da die Kosten für die Gehaltsabrechnung 2024 steigen werden, ist es für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, die Gehaltsabrechnung ordnungsgemäß abzuwickeln und die kanadischen Gesetze einzuhalten. Die ordnungsgemäße Verwaltung der Abläufe und Lohnsteuern in Kanada sorgt dafür, dass Ihr Unternehmen die lokalen Steuergesetze einhält und den Mitarbeitern wichtige Sozialleistungen bietet.
Dieser Artikel ist ein umfassender Leitfaden zur Lohnsteuer in Kanada, in dem die wichtigsten Verpflichtungen, Berechnungsmethoden, Einrichtungsverfahren und verfügbaren Optionen für Arbeitgeber beschrieben werden.
Die wichtigsten Elemente der Gehaltsabrechnung in Kanada
Arbeitgeber in Kanada müssen regelmäßig Lohn- und Gehaltsabrechnungen durchführen – wir oft, hängt von der jeweiligen Provinz ab und variiert zwischen einmal pro Woche und einmal pro Monat.
Für jeden Abrechnungszeitraum müssen Arbeitgeber die an ihre Mitarbeiter gezahlten Löhne berechnen, die erforderlichen Abzüge für die Einkommenssteuer und die Lohnsteuer in Kanada vornehmen und dann die entsprechenden Sozialversicherungsbeiträge für ihre Mitarbeiter abführen (zusammen mit den entsprechenden Arbeitgeberbeiträgen).
Die Arbeitgeber müssen sich auch über die Steuern informieren, die auf Leistungen oder Zulagen erhoben werden. Zulagen sind in Kanada in der Regel steuerpflichtig und müssen in das steuerpflichtige Einkommen des Arbeitnehmers einbezogen werden.
Die Abzüge werden dann von den Einkünften der Arbeitnehmer einbehalten und an die zuständigen Behörden abgeführt.
Schließlich müssen Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern korrekte und rechtzeitige Lohnabrechnungen vorlegen.
Welche Lohnsteuern und Beiträge sind in Kanada vorgeschrieben?
In Kanada sind Arbeitgeber verpflichtet, verschiedene Pflichtbeiträge für ihre Arbeitnehmer einzubehalten und abzuführen. Da die genaue Höhe der einzelnen Lohnsteuerelemente in Kanada stark von der Provinz abhängt, in der ein Arbeitnehmer beschäftigt ist, sollten Sie sich von einem lokalen Steuerexperten beraten lassen, bevor Sie Ihre Geschäftstätigkeit beginnen.
Die Steuern und Sozialversicherungsbeiträge in Kanada umfassen:
| Steuer/Beitrag | Was ist das? | Wer bezahlt | Steuersatz/Schwellenwertberechnung |
| Canada Pension Plan (CPP) | Erbringt Alters- und Arbeitsunfähigkeitsleistungen. | Arbeitnehmer und Arbeitgeber | Beiträge auf der Grundlage des Einkommens bis zu einer Höchstgrenze. |
| Employment Insurance (EI) | Bietet vorübergehende Einkommensunterstützung für Arbeitnehmer. | Arbeitnehmer und Arbeitgeber | Beiträge auf der Grundlage des Einkommens bis zu einer Höchstgrenze. |
| Workers‘ Compensation | Bietet Leistungen bei arbeitsbedingten Verletzungen. | Arbeitgeber | Die Tarife variieren je nach Provinz und Branche. |
| *Die unten aufgeführten Elemente beziehen sich nur auf einige Provinzen und werden nicht landesweit erhoben. | |||
| Employer Health Tax (EHT) | Eine Lohnsteuer für Arbeitgeber in einigen Provinzen. | Arbeitgeber (in relevanten Provinzen) | Progressive Sätze auf der Grundlage der Lohnsumme. |
| Andere Lohnsteuern in den Provinzen | In einigen Provinzen können zusätzliche Lohnsteuern erhoben werden. | Arbeitgeber | Sätze und Schwellenwerte variieren je nach Provinz. |
| Health Care Premiums | Einige Provinzen erheben Prämien für die Gesundheitsversicherung. | Einzelpersonen (variiert je nach Provinz) | Variiert je nach Provinz. |
| Quebec Pension Plan (QPP) | Ähnlich wie der CPP, aber für Einwohner von Quebec. | Arbeitnehmer und Arbeitgeber (für in Québec ansässige Personen) | Beiträge auf der Grundlage des Einkommens bis zu einer Höchstgrenze. |
| Quebec Parental Insurance Plan (QPIP) | Bietet Leistungen für die Elternzeit in Québec. | Arbeitnehmer und Arbeitgeber (für in Québec ansässige Personen) | Beiträge auf der Grundlage des Einkommens bis zu einer bestimmten Höchstgrenze. |
Canadian Pension Plan (CPP)
Der Canada Pension Plan (CPP) sieht Renten-, Arbeitsunfähigkeits- und Hinterbliebenenleistungen für berechtigte Beitragszahler vor. Die Arbeitgeber sind verpflichtet, die CPP-Beiträge vom Gehalt der Arbeitnehmer abzuziehen und diese Beiträge bis zu einer bestimmten Grenze zu verdoppeln. Die Arbeitnehmer haben dann mit 65 Jahren Anspruch auf eine Rente aus diesem Fonds.
Im Jahr 2024 ist das steuerpflichtige CPP-Einkommen auf 68.500 CAD begrenzt und es gilt eine zusätzliche Obergrenze für Besserverdienende von 73.200 CAD. Für die erste Obergrenze leisten Arbeitgeber und Arbeitnehmer jeweils einen Beitrag in Höhe von 5,95 % des Lohns des Arbeitnehmers bis zu einem Höchstbeitrag von 3.867,50 CAD. Für Beträge zwischen der 1. und der 2. Obergrenze leisten Arbeitgeber und Arbeitnehmer jeweils einen zusätzlichen Beitrag von 4,00 % bis zu einem Höchstbetrag von 188 CAD.
In einigen Provinzen wird ein zusätzlicher Hinterbliebenenbeitrag erhoben, der den Angehörigen von verstorbenen Arbeitnehmern zugutekommt.
Employment Insurance (EI)
Die Employment Insurance (EI) bietet Arbeitnehmern, die ihren Arbeitsplatz verlieren, vorübergehende finanzielle Unterstützung. Arbeitgeber und Arbeitnehmer tragen durch Prämien, die auf dem versicherungspflichtigen Einkommen der Arbeitnehmer basieren, zum EI-Programm bei.
Im Jahr 2024 betragen die EI-Prämien für Arbeitnehmer 1,66 CAD pro 100 CAD Einkommen bis zu einem Höchstbetrag von 1.049,12 CAD. Auch die Arbeitgeber zahlen einen Beitrag von 2,32 CAD pro 100 CAD Einkommen bis zu einem Höchstbetrag von 1.468,77 CAD. Diese Beträge sind in Quebec niedriger.
Workers‘ Compensation
Workers‘ Compensation Programme bieten Entschädigungen und Leistungen für Arbeitnehmer, die durch ihre Arbeit Verletzungen oder Krankheiten erleiden. Arbeitgeber müssen sich beim Workers‘ Compensation Board ihrer Provinz anmelden und Prämien zahlen.
Der Beitrag zur Workers‘ Compensation variiert je nach Provinz, werden aber immer vom Arbeitgeber gezahlt. Beispiele sind Ontario, wo die Arbeitgeber 1,33 CAD pro 100 CAD des Einkommens zahlen, und Quebec, wo die Arbeitgeber 1,50 CAD pro 100 CAD des Einkommens zahlen. In jedem Bundesstaat gibt es außerdem einen Höchstbetrag für das zu versteuernde Einkommen.
Einkommenssteuer für Arbeitnehmer
Die Arbeitgeber sind für die Einbehaltung und Abführung der Einkommenssteuer auf Bundes- und Provinzebene im Namen ihrer Arbeitnehmer verantwortlich.
Während die Steuersätze in den Provinzen variieren, gelten auf Bundesebene für das Jahr 2024 folgende Einkommenssteuersätze:
| Beiträge der Einkommensstufe (CAD) | Steuer auf den Überschuss (%) | |
| Über | Nicht über | |
| 0 | 53.359 | 15,0 |
| 53.359 | 106.717 | 20,5 |
| 106.717 | 165.430 | 26,0 |
| 165.430 | 235.675 | 29,0 |
|
235.675 |
33,0 |
|
Wie wird die Lohnsteuer in Kanada berechnet?
Die Berechnung der Lohnsteuer in Kanada umfasst verschiedene Komponenten, darunter Abzüge, Beiträge und steuerpflichtige Leistungen. Arbeitgeber müssen auch Faktoren wie den Bruttoverdienst, die gesetzlichen Abzüge und die Arbeitgeberbeiträge berücksichtigen, um die Gesamtkosten für Arbeitnehmer zu ermitteln.
So organisieren Sie die Gehaltsabrechnung in Kanada
Die Einrichtung eines gesetzeskonformen Lohn- und Gehaltsabrechnungssystems in Kanada umfasst mehrere Schritte und erfordert ein tiefgreifendes Verständnis des Ablaufs auf Provinz- und Bundesebene.
Der Ablauf umfasst:
- Registrierung – Arbeitgeber müssen Gehaltsabrechnungskonten bei der Canada Revenue Agency (CRA) und den zuständigen Provinzbehörden registrieren.
- Berechnungen – Ermitteln Sie die Löhne der Arbeitnehmer, die gesetzlichen Abzüge und die Arbeitgeberbeiträge basierend auf den geltenden Steuersätze und Vorschriften.
- Integration von Gehaltsabrechnungssoftware – Investieren Sie in eine Gehaltsabrechnungssoftware oder beauftragen Sie einen Gehaltsabrechnungsdienstleister, um die Gehaltsabrechnung zu optimieren und die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten.
- Lückenlose Dokumentation – Führen Sie zu Berichts- und Compliance-Zwecken genaue Aufzeichnungen über die Einkünfte, Abzüge und Überweisungen Ihrer Mitarbeiter.
Gehaltsabrechnungsoptionen für Arbeitgeber in Kanada und ihre Vorteile
Arbeitgeber in Kanada haben mehrere Möglichkeiten, ihre Gehaltsabrechnung zu verwalten:
Interne Gehaltsabrechnung
Die interne Verwaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung in Kanada bietet mehr Kontrolle und Flexibilität, erfordert jedoch spezielle Ressourcen und Fachkenntnisse, um die Einhaltung der Steuervorschriften und Meldepflichten zu gewährleisten.
Outsourcing der Gehaltsabrechnung vor Ort
Die Auslagerung der Gehaltabrechnung in Kanada an einen lokalen Anbieter in Kanada gibt Ihnen Zugang zu Fachwissen im Umgang mit den lokalen Steuergesetzen und -vorschriften und entlastet Arbeitgeber von Verwaltungsaufwand und Compliance-Risiken. Dies kann jedoch die einfache Integration der lokalen Gehaltsabrechnung in internationale Systeme erschweren.
Globales Outsourcing der Gehaltsabrechnung
Globale Anbieter von Lohn- und Gehaltsabrechnungen mit Niederlassungen in Kanada bieten integrierte Lohn- und Gehaltsabrechnungslösungen für weltweit tätige Unternehmen an und sorgen so für Konsistenz, Konformität und Effizienz über mehrere Gerichtsbarkeiten hinweg.
Wie verwaltet man die Lohn- und Gehaltsabrechnung in Kanada vor der Gründung einer Niederlassung über einen kanadischen Employer of Record
Vor der Gründung einer formellen Niederlassung in Kanada können Arbeitgeber die Lohn- und Gehaltsabrechnung für ihre Mitarbeiter auf verschiedene Weise verwalten, z. B. durch die Beauftragung selbstständiger Auftragnehmer, die Gründung einer kanadischen Niederlassung oder die Zusammenarbeit mit einem globalen Employer of Record (EOR) wie INS Global.
Durch die Beauftragung eines EOR in Kanada wie INS Global können Unternehmen Mitarbeiter vor Ort einstellen und die gesamte Verwaltung der Mitarbeiterprozesse an ein professionelles Unternehmen auslagern, das über Fachwissen bei der Zusammenführung lokaler und internationaler Lohnabrechnungssysteme verfügt.
Ein Employer of Record in Kanada übernimmt die Verantwortung für eine regelkonforme Lohn- und Gehaltsabrechnung, die Einbehaltung und Verwaltung von Steuern und Sozialabgaben, die Vereinfachung der erforderlichen Aufzeichnungen und die Einhaltung aller Vorschriften, ohne dass Sie ein Unternehmen vor Ort gründen müssen.
Wenn Sie später ein Unternehmen in Kanada gründen möchten, stellt Ihr EOR-Partner sicher, dass der Wechsel der lokalen Mitarbeiter zu Ihrem neuen Unternehmen reibungslos verläuft.
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INS Global bietet umfassende Dienstleistungen zur Unterstützung von Arbeitgebern bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung und der Einhaltung der steuerlichen Verpflichtungen im Rahmen einer gesetzeskonformen und effizienten globalen Geschäftstätigkeit. Von der Einrichtung der Gehaltsabrechnung über die Einhaltung von Vorschriften bis hin zur laufenden Unterstützung und Beratung hilft INS Global globalen Arbeitgebern, die in Kanada und weltweit tätig sind, ihre Gehaltsabrechnung zu optimieren, Risiken zu minimieren und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten.
Die Lohnsteuerverwaltung in Kanada erfordert eine umfassende Kenntnis der Anforderungen, der Berechnungsmethoden und der Einhaltung der Vorschriften. Aufgrund der Unterschiede zwischen den Provinzen in Bezug auf Systeme und Steuersätze kann es in Kanada schwierig sein, die Einhaltung der Lohnsteuerbestimmungen zu gewährleisten. Deshalb vertrauen Unternehmen aus aller Welt INS Global bei der Expansion nach Kanada wichtige Aspekte der Lohn- und Gehaltsabrechnung an.
Für global ausgerichtete Unternehmen kann das Verstehen lokaler Systeme und deren ordnungsgemäße Einbindung in ein globales System mühsam sein und Zeit und Energie kosten, die für das Geschäftswachstum benötigt werden.
Mit dem richtigen Wissen und der Unterstützung durch erfahrene Partner wie INS Global können sich Arbeitgeber auf dem kanadischen Markt jedoch effektiv auf ihre Geschäftstätigkeit konzentrieren.
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie mit INS Global als Employer of nach Kanada expandieren können, vereinbaren Sie noch heute ein kostenloses Beratungsgespräch mit unserem Team von Fachberatern.
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