Expandir seu negócio internacionalmente é um próximo passo empolgante, mas vem com seu próprio conjunto único de desafios. Isso é ainda mais verdadeiro quando se trata de pagar funcionários no exterior. Compreender e navegar pelas complexidades dos salários e pagamentos internacionais pode ser assustador, mas considerar suas opções e trabalhar com os parceiros certos pode ajudar a simplificar o processo.
Pode ser tentador escolher a solução mais simples nesses casos, mas sem uma consideração cuidadosa, qualquer erro pode resultar em taxas ou penalidades sérias, pois cada país exige uma abordagem única. Por isso, neste guia, exploraremos vários métodos para pagar funcionários no exterior e aprofundaremos nas vantagens e desvantagens de cada um.
4 Opções para Pagar Funcionários no Exterior, Segundo os Especialistas em Folha de Pagamento da INS Global
Incluir Funcionários Globais na Folha de Pagamento Doméstica
Algumas empresas optam por contornar a questão e incluir funcionários internacionais em sua folha de pagamento doméstica. Embora isso simplifique a gestão da folha de pagamento a curto prazo, pode não estar em conformidade com as leis trabalhistas locais e poderia resultar em questões fiscais, mesmo para trabalhadores remotos.
Em geral, essa é uma opção potencial apenas para projetos de curto prazo ou situações em que os funcionários transferidos não realizarão atividades lucrativas em seu país no exterior, sendo improvável que isso permita pagar funcionários locais ou no exterior de seu país de origem de maneira legal.
O uso a longo prazo dessa opção pode resultar em uma variedade de problemas potenciais, incluindo diferenças cambiais que afetam a precisão dos pagamentos, a necessidade de pagar mais aos funcionários no exterior se o salário mínimo doméstico for maior do que o do país de operação, ou os funcionários ficarem sujeitos à dupla tributação se ultrapassarem os períodos de residência fiscal.
Compensação de Trabalhadores Baseados Internacionalmente como Freelancers
Uma abordagem para pagar funcionários no exterior é tratá-los como freelancers. À primeira vista, isso pode parecer muito atraente, pois economiza em muitos custos de funcionários e simplifica o processo ao reduzi-lo a um acordo de trabalho com um contratante independente.
No entanto, embora isso possa oferecer rapidez e flexibilidade, também pode apresentar rapidamente uma variedade de complicações legais e fiscais.
Essa abordagem possivelmente expõe suas empresas a riscos sérios se for constatado que você pagou funcionários no exterior como contratados. Até mesmo grandes empresas como a Nike foram conhecidas por enfrentar esse problema, sendo confrontadas com mais de meio bilhão de dólares em penalidades por potencialmente classificar erroneamente trabalhadores em 2023.
Ao mesmo tempo, os freelancers geralmente não têm os benefícios e proteções associados ao emprego tradicional, o que pode afetar a satisfação e a retenção dos funcionários.
Colaboração com Entidades Locais ou Terceiros para Integração de Folha de Pagamento
Colaborar com entidades locais de folha de pagamento ou terceiros nos países onde você opera pode ajudar a garantir a conformidade com as regulamentações locais, graças à expertise local. No entanto, sem outro suporte, essa abordagem pode ser complexa e exigir coordenação e supervisão significativas, e ainda pode não responder a todas as suas perguntas.
Isso ainda geralmente exigirá que os funcionários sejam legalmente empregados no país onde estão trabalhando, obrigando você a passar pelo incômodo de estabelecer uma nova entidade corporativa.
Ainda mais problemático, erros no processo ou confiar no provedor de serviços errado pode resultar em violações graves de dados ou multas de acordo com as leis de proteção de dados, como no caso da British Airways, que sofreu penalidades graves depois que seus dados de folha de pagamento internacional foram vazados devido à falta de proteção adequada de um provedor de terceiros.
Optar por um Serviço de Folha de Pagamento Internacional
Os provedores de serviços de folha de pagamento internacional são especializados em gerenciar pagamentos para funcionários no exterior em diferentes países simultaneamente. Isso pode ser feito de várias maneiras, mas, em geral, esses serviços lidam com conformidade, tributação e conversão de moeda por meio de uma plataforma especializada.
No entanto, os custos e o potencial para falta de comunicação podem ser fatores a serem considerados. Os custos exatos e a entrada necessária de sua equipe variarão de acordo com o país e suas necessidades, mas, muitas vezes, um provedor de serviços verdadeiramente profissional pode assumir toda a gama de funções de sua folha de pagamento, gerenciando todo o processo para você.
Sempre que estiver considerando essa opção, dedicar tempo para compreender clara e completamente o contrato de serviço é essencial para entender como suas responsabilidades como empregador podem ser afetadas.
Trabalhando com um Parceiro Global de Folha de Pagamento para Pagar Funcionários no Exterior em 3 Etapas Simples
Para empresas que buscam uma solução abrangente na hora de pagar funcionários no exterior, trabalhar com um parceiro global de folha de pagamento pode ser uma maneira de atender a todas as necessidades por meio de um único serviço garantido. O processo geralmente envolve:
Avaliação
Esta etapa envolve avaliar suas necessidades de folha de pagamento internacional, incluindo as considerações legais e tributárias específicas do seu país-alvo, bem como possíveis parceiros internacionais de folha de pagamento.
Existem várias empresas por aí que podem ajudá-lo, mas reservar um tempo para verificar suas avaliações e verificar as taxas de satisfação de clientes anteriores é essencial.
Implementação
Colabore com o parceiro global de folha de pagamento escolhido para criar um plano que atenda às suas necessidades exclusivas. Uma vez que seu parceiro global de folha de pagamento compreende suas necessidades, eles podem configurar a infraestrutura personalizada necessária para um processamento de folha de pagamento sem complicações, seja por meio de uma estrutura global PEO (Organização Profissional de Empregadores) ou EOR (Employer of Record).
Gerenciamento Contínuo
Com um parceiro global de folha de pagamento verdadeiramente profissional, nunca há receio de mudanças regulatórias ou problemas de dimensionamento. Em vez disso, você pode se beneficiar do suporte contínuo e ajustes contínuos que garantem conformidade e precisão na folha de pagamento internacional. A proteção adicional proporcionará segurança aos seus funcionários no exterior, aumentando a satisfação e a produtividade.
Prós e Contras de um Parceiro Global de Folha de Pagamento para Pagar Salários Internacionais
Prós
Conformidade – Parceiros globais de folha de pagamento geralmente têm amplo conhecimento em leis trabalhistas internacionais e regulamentações fiscais, garantindo que sua empresa permaneça em conformidade. Os melhores provedores de serviços também continuarão a trabalhar com você e monitorar de perto as mudanças legais ao longo de suas operações, permitindo que você dimensione ou faça alterações sem problemas.
Eficiência – Processos simplificados e de qualidade profissional, juntamente com a gestão centralizada, contribuem para operações de folha de pagamento mais eficientes. Com funcionários no exterior em vários países, os custos com folha de pagamento podem aumentar rapidamente. É por isso que consultores experientes também fornecerão todas as soluções necessárias para superar desafios comuns e incomuns durante a expansão internacional.
Mitigação de Tempo e Custos – Serviços de folha de pagamento internacional eliminam a necessidade de incorporação local da empresa, reduzindo o tempo de entrada no mercado em semanas ou até meses. Um parceiro confiável também pode ajudá-lo a identificar e evitar riscos associados a desafios legais e regulatórios, o que significa que você pode reduzir a possibilidade de penalidades por erros.
Contras
Custo – Contratar um parceiro global de folha de pagamento pode envolver custos adicionais, que devem ser avaliados em relação aos benefícios. Com alguns provedores de serviços, também há o risco de taxas ocultas ou não claras, o que significa que é crucial ter certeza de que você está recebendo as informações corretas.
Dependência – Contar com suporte externo pode significar menos controle direto sobre os processos de folha de pagamento. Com a proliferação de novos provedores de serviços de folha de pagamento nos últimos anos, isso pode ser especialmente perigoso se o provedor de serviços não tiver a expertise ou experiência necessária para lidar com problemas potenciais.
Por que trabalhar com o Employer of Record (EOR) da INS Global para otimizar e proteger sua folha de pagamento internacional?
O serviço de Employer of Record (EOR) da INS Global oferece uma solução abrangente para os desafios da folha de pagamento internacional.
Um Employer of Record funciona tornando-se o empregador legal de seus trabalhadores no exterior por meio de sua estrutura local, fornecendo assim as funções diárias de RH e folha de pagamento necessárias para trabalhar no exterior com segurança e eficácia. Isso significa que você evita os custos e transtornos associados à incorporação internacional de empresas, deixando todos os seus funcionários nacionais e no exterior livres para se concentrarem nos objetivos de crescimento.
A INS Global utiliza pessoal local especializado e estabeleceu redes locais em mercados comuns e incomuns ao redor do mundo. Podemos oferecer um serviço personalizado e completo graças à combinação de nossas equipes de experientes consultores profissionais e soluções tecnológicas avançadas de folha de pagamento.
Com mais de 15 anos de experiência em expansão em diversos setores em mais de 100 países, a INS Global é seu confiável provedor de serviços EOR pronto para levá-lo ao próximo nível.
Para ver como você pode expandir sem medo de gerenciar salários e pagamentos internacionais, entre em contato com nossa equipe hoje para uma consulta gratuita.
FAQ
Se eu puder pagar salários internacionalmente com a INS Global, posso também contratar funcionários no exterior?
Sim, o serviço EOR da INS Global permite que você gerencie salários e pagamentos internacionais para seus funcionários no exterior, garantindo total conformidade com as regulamentações locais. Isso significa que você pode transferir ou contratar funcionários no exterior conforme necessário em mais de 100 países globalmente.
Quanto tempo é necessário para estabelecer um sistema de folha de pagamento internacional por meio da INS Global?
O tempo necessário pode variar com base em fatores como o país de emprego e requisitos regulatórios específicos. A INS Global tem como objetivo acelerar o processo para atender às necessidades do seu negócio, o que significa que seus salários internacionais e pagamentos para funcionários no exterior podem estar operacionais em tão pouco quanto uma semana.
Se eu escolher organizar os salários internacionais e pagamentos para meus funcionários no exterior por meio da INS Global, o funcionário ainda estará sob meu controle?
Embora a INS Global cuide de todos os aspectos legais e administrativos locais, você mantém o controle total sobre as tarefas e responsabilidades diárias do funcionário no exterior.
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