Cómo pagar a los empleados extranjeros en 2024

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noviembre 26, 2023

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Key Takeaways

  1. Elegir pagar a los empleados extranjeros en el país puede ser rápido, pero a menudo conlleva multas o sanciones graves.
  2. Colaborar con entidades de nómina locales o terceros en los países donde opera puede ayudar a garantizar el cumplimiento de las regulaciones locales gracias a la experiencia local
  3. Un empleador registrado trabaja convirtiéndose en el empleador legal de sus trabajadores en el extranjero a través de su estructura local, proporcionando así las funciones diarias de recursos humanos y nómina necesarias para trabajar en el extranjero de manera segura y efectiva.
Resumen

Expandir tu negocio internacionalmente es un emocionante paso, pero viene con su propio conjunto de desafíos. Esto es especialmente cierto cuando se trata de pagar a empleados en el extranjero. Comprender y navegar por las complejidades de los salarios y pagos internacionales puede resultar abrumador, pero considerar tus opciones y trabajar con los socios adecuados puede ayudar a agilizar el proceso.

Puede ser tentador optar por la solución más simple en estos casos, pero sin una consideración cuidadosa, cualquier error puede resultar en tarifas o penalizaciones graves, ya que cada país requiere un enfoque único. Es por eso que, en esta guía, exploraremos varios métodos para pagar a empleados en el extranjero y analizaremos las ventajas y desventajas de cada uno.

4 Opciones para Pagar a Empleados en el Extranjero Según los Expertos en Nómina Global de INS

Incluir Empleados Globales en tu Nómina Nacional

Algunas empresas eligen pasar por alto el problema e incluir a empleados internacionales en su nómina nacional. Si bien esto simplifica la gestión de la nómina a corto plazo, puede no cumplir con las leyes laborales locales y podría resultar en problemas de impuestos, incluso para trabajadores remotos.

En general, esta es una opción potencial solo para proyectos a corto plazo o situaciones en las que los empleados transferidos no realizarán actividades lucrativas en su país de destino, y es poco probable que esto te permita pagar legalmente a empleados locales o en el extranjero desde tu país de origen.

El uso a largo plazo de esta opción puede llevar a una serie de problemas potenciales, incluidas las diferencias de moneda que afectan la precisión de los pagos, tener que pagar más a empleados en el extranjero si el salario mínimo nacional es más alto que el de tu país de operación, o que los empleados estén sujetos a la doble tributación si exceden los períodos de residencia fiscal.

Compensar a Trabajadores con Base Internacional como Freelancers

Un enfoque para pagar a empleados en el extranjero es tratarlos como freelancers. A primera vista, esto puede parecer muy atractivo, ya que ahorra muchos costos laborales y simplifica el proceso al reducirlo a un acuerdo de trabajo con un contratista independiente.

Sin embargo, aunque esto puede ofrecer velocidad y flexibilidad, también puede presentar rápidamente una serie de complicaciones legales y fiscales.

Este método posiblemente expone a tus empresas a riesgos graves si se descubre que has pagado a empleados en el extranjero como contratistas. Incluso grandes empresas como Nike han tenido problemas con este problema, enfrentándose a más de quinientos millones de dólares en multas por posiblemente clasificar incorrectamente a los trabajadores en 2023.

Al mismo tiempo, los freelancers suelen carecer de los beneficios y protecciones que acompañan al empleo tradicional, lo que puede afectar la satisfacción y retención de los empleados.

Colaborar con Entidades Locales o Terceros para la Integración de la Nómina

Colaborar con entidades de nómina locales o terceros en los países donde operas puede ayudar a garantizar el cumplimiento de las regulaciones locales gracias a la experiencia local. Sin embargo, sin otro tipo de apoyo, este enfoque puede ser complejo y puede requerir una coordinación y supervisión significativas, y aún puede no responder a todas tus preguntas.

Esto generalmente requerirá que los empleados estén empleados legalmente en el país donde trabajan, lo que te obligará a pasar por la molestia de establecer una nueva entidad empresarial.

Aún más problemático, errores en el proceso o confiar en el proveedor de servicios incorrecto pueden llevar a graves violaciones de datos o multas según las leyes de protección de datos, como en el caso de British Airways, que sufrió graves penalizaciones después de que los datos de su nómina internacional se filtraron debido a la falta de protección adecuada de un proveedor de terceros.

Optar por un Servicio Internacional de Nómina

Los proveedores de servicios internacionales de nómina se especializan en gestionar pagos para empleados en el extranjero en diferentes países al mismo tiempo. Esto se puede hacer de varias maneras, pero en general, estos servicios manejan el cumplimiento, los impuestos y la conversión de moneda a través de una plataforma especializada.

Sin embargo, los costos y la posibilidad de malentendidos pueden ser factores a considerar. Los costos exactos y la entrada requerida de tu personal variarán según el país y tus necesidades, pero a menudo, un proveedor de servicios verdaderamente profesional puede encargarse de toda la gama de funciones de tu nómina, manejando todo el proceso por ti.

Cada vez que estés considerando esta opción, tomarte el tiempo para comprender clara y completamente el acuerdo de servicio es esencial para entender cómo pueden afectarse tus responsabilidades como empleador.

Trabajar con un Socio Global de Nómina para Pagar a Empleados en el Extranjero en 3 Sencillos Pasos

Para las empresas que buscan una solución integral cuando llega el momento de pagar a empleados en el extranjero, trabajar con un socio global de nómina puede ser una forma de satisfacer todas las necesidades a través de un servicio garantizado. El proceso generalmente implica:

Evaluación

Este paso implica evaluar tus necesidades internacionales de nómina, incluidas las consideraciones legales y fiscales específicas de tu país objetivo, así como posibles socios internacionales de nómina.

Hay varias empresas que pueden ayudarte, pero tomarte el tiempo para ver sus opiniones y verificar las tasas de satisfacción de clientes anteriores es esencial.

Implementación

Colabora con tu socio global de nómina elegido para elaborar un plan que se adapte a tus necesidades únicas. Una vez que tu socio global de nómina comprenda tus necesidades, puede establecer la infraestructura necesaria personalizada para un procesamiento de nómina sin problemas, a través de una EOR (Employer of Record).

Gestión Continua

Con un socio global de nómina verdaderamente profesional, nunca hay temor de cambios en las regulaciones o problemas de escala. En cambio, puedes beneficiarte del soporte continuo y el ajuste continuo que garantiza el cumplimiento y la precisión en la nómina internacional. La protección adicional que esto brindará hará que tus empleados en el extranjero se sientan seguros y bien cuidados, aumentando la satisfacción y la productividad.

Pros y Contras de un Socio Global de Nómina para Pagar Salarios Internacionales

Pros

Cumplimiento – Los socios globales de nómina suelen estar bien versados en las leyes laborales internacionales y las regulaciones fiscales, garantizando que tu empresa cumpla. Los mejores proveedores de servicios también seguirán trabajando contigo y supervisarán de cerca los cambios legales a lo largo de tus operaciones, permitiéndote escalar o pivotar sin problemas.

Eficiencia – Los procesos optimizados y de calidad profesional, así como la gestión centralizada, contribuyen a operaciones de nómina más eficientes. Con empleados en el extranjero en múltiples países, los costos de nómina pueden aumentar rápidamente. Es por eso que los asesores experimentados también proporcionarán todas las soluciones necesarias para superar desafíos comunes e inusuales durante la expansión internacional.

Mitigación de Tiempo y Costos – Los servicios de nómina internacionales eliminan la necesidad de incorporación local de la empresa, reduciendo el tiempo de llegada al mercado en semanas o incluso meses. Un socio confiable también puede ayudarte a identificar y evitar riesgos asociados con desafíos legales y regulatorios, lo que significa que puedes reducir la posibilidad de multas por errores.

Contras

Costo – Contratar a un socio global de nómina puede implicar costos adicionales, que deben sopesarse frente a los beneficios. Con algunos proveedores de servicios, también hay un riesgo de tarifas ocultas o poco claras, por lo que es crucial asegurarte de que estás recibiendo la información correcta.

Dependencia – Depender de un soporte externo puede significar menos control directo sobre los procesos de nómina. Con la proliferación de nuevos proveedores de servicios de nómina en los últimos años, esto puede ser particularmente peligroso si el proveedor de servicios no tiene la experiencia o la experiencia necesarias para manejar problemas potenciales.

¿Por qué Trabajar con el Employer of Record de INS Global para Agilizar y Proteger tu Nómina Internacional?

El servicio Employer of Record (EOR) de INS Global ofrece una solución integral para los desafíos de la nómina internacional.

Un Employer of Record funciona al convertirse en el empleador legal de tus trabajadores en el extranjero a través de su estructura local, proporcionando así las funciones diarias de recursos humanos y nómina necesarias para trabajar de manera segura y efectiva en el extranjero. Esto significa que evitas los costos y molestias asociados con la incorporación de una empresa internacional, dejando a todos tus empleados nacionales y en el extranjero libres para centrarse en los objetivos de crecimiento.

INS Global utiliza personal local especializado y ha establecido redes locales en mercados comunes e inusuales de todo el mundo. Podemos proporcionar un servicio a medida, todo en uno, gracias a la combinación de nuestros equipos de experimentados asesores profesionales y soluciones tecnológicas de nómina de vanguardia.

Con más de 15 años de experiencia en expansión en diversas industrias en más de 100 países, INS Global es tu confiable proveedor de servicios EOR listo para llevarte al siguiente nivel.

Para ver cómo puedes expandirte sin temor a gestionar salarios y pagos internacionales, contacta a nuestro equipo hoy para una consulta gratuita.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

Si puedo pagar salarios internacionalmente con INS Global, ¿puedo contratar empleados en el extranjero también?

Sí, el servicio EOR de INS Global te permite gestionar salarios y pagos internacionales a tus empleados en el extranjero asegurando total cumplimiento con las regulaciones locales. Esto significa que puedes transferir o contratar empleados en el extranjero según tus necesidades en más de 100 países a nivel mundial.

¿Cuánto tiempo se necesita para establecer un sistema de nómina internacional a través de INS Global?

El tiempo necesario puede variar según factores como el país de empleo y requisitos regulatorios específicos. INS Global tiene como objetivo acelerar el proceso para satisfacer las necesidades de tu empresa, lo que significa que tus salarios internacionales y pagos a empleados en el extranjero pueden estar en funcionamiento en tan solo una semana.

Si elijo organizar salarios y pagos internacionales a mis empleados en el extranjero a través de INS Global, ¿el empleado seguirá bajo mi control?

Mientras INS Global se encarga de todos los aspectos legales y administrativos locales, conservas el control total sobre las tareas y responsabilidades diarias del empleado en el extranjero.

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