Como Pagar Prestadores de Serviços na Espanha agora em 2023

Empresas que desejam expandir suas operações para a Espanha podem esperar encontrar uma grande quantidade de oportunidades em termos de talento e mão de obra especializada. Com uma população jovem concentrada em áreas urbanas de grande porte, a economia dos trabalhos temporários (gig economy) na Espanha é forte. No entanto, quando chega a hora de pagar prestadores de serviços autônomos na Espanha, é necessário seguir certas diretrizes para permanecer em conformidade legal.

Com um robusto sistema de regulamentações que envolve a contratação, pagamento e conformidade de prestadores de serviços, cometer erros em qualquer etapa do processo pode ser fatal para as empresas. É por isso que este artigo explica como contratar e pagar prestadores de serviços de forma rápida e segura.

A Diferença Entre um Funcionário e um Prestador de Serviços na Espanha

Simplificando, funcionários e prestadores de serviços na Espanha diferem pelo tipo de acordo com uma empresa. Os funcionários assinam um contrato de trabalho, seja a prazo determinado ou indeterminado. Em contraste, os prestadores de serviços assinam um acordo de trabalho que descreve o trabalho específico a ser realizado em torno de um projeto ou projetos.

Outra diferença importante entre essas relações é a forma como os funcionários e prestadores de serviços são pagos. Na Espanha, os empregadores são responsáveis por fazer deduções na fonte para impostos e contribuições previdenciárias. Eles também são obrigados a fazer suas próprias contribuições em nome de seus funcionários.

No caso dos prestadores de serviços, os pagamentos são feitos simplesmente de acordo com uma taxa acordada. O prestador de serviços deve lidar com a declaração de imposto e segurança social separadamente.

Os prestadores de serviços também não exigem que os proprietários de empresas assumam a responsabilidade fiscal do emprego. Por causa disso, o cliente deve ponderar o benefício de ter menos responsabilidades em comparação com menos controle sobre o trabalho do prestador de serviços.

Leis Trabalhistas na Espanha e como se Relacionam com os Prestadores de Serviços

Os prestadores de serviços não estão vinculados à estrutura de gerenciamento das empresas com as quais trabalham. De fato, é comum os prestadores de serviços trabalharem com vários clientes ao mesmo tempo. Por causa disso, eles definem suas próprias horas de trabalho e método de trabalho, utilizam suas próprias ferramentas e gerenciam seus próprios pagamentos de impostos e previdência social.

Como resultado, eles não têm os mesmos benefícios trabalhistas dos funcionários normais. Portanto, não são abrangidos da mesma forma pela Lei do Trabalho. Isso inclui a falta de licença remunerada, seguro saúde empresarial, despesas comerciais ou outros benefícios obrigatórios. Em vez disso, eles recebem benefícios semelhantes por meio de suas próprias contribuições separadas de impostos e previdência social.

Um prestador de serviços se compromete a concluir o trabalho conforme estabelecido no contrato de prestação de serviços. No entanto, além disso, ele é livre para escolher como o trabalho será realizado.

Os Perigos da Classificação Incorreta de Prestadores de Serviços Autônomos na Espanha

Classificar erroneamente os trabalhadores como autônomos ou prestadores de serviços autônomos é conhecido como “falso autonomo” na Espanha. Isso ocorre quando uma empresa contrata trabalhadores como prestadores de serviços, mas os trata da mesma forma que trataria um funcionário comum, mesmo tendo apenas um contrato de prestação de serviços.

Isso pode significar que a empresa controla a forma como os contratados concluem um projeto ou exige que trabalhem em um escritório com horários fixos. Também pode descrever situações em que um prestador de serviços depende excessivamente de uma única empresa cliente.

Nos últimos anos, a Espanha intensificou o apuramento sobre empresas que contratam prestadores de serviços, impondo punições mais rigorosas para aqueles considerados culpados de classificação indevida. Em setembro de 2022, a Espanha promulgou novas leis que punem os empregadores por abusar dos direitos de seus funcionários. Como resultado, a classificação indevida pode resultar uma pena máxima de seis anos de prisão, além de multas financeiras.

No entanto, os prestadores de serviços que trabalham principalmente com um único cliente podem se enquadrar em uma distinção separada chamada “trabalhadores autônomos economicamente dependentes” (TRADE ou TAED). Essa distinção é aplicada com mais frequência a prestadores de serviços que recebem 75% ou mais de sua renda de um único cliente.

Esse tipo de relacionamento é legal, mas deve funcionar de acordo com diretrizes muito específicas. Nele, o prestador de serviços realizar o trabalho separadamente dos outros funcionários e manter total controle sobre seu método e ambiente de trabalho.

Em geral, os pagamentos aos prestadores de serviços devem refletir a natureza do relacionamento de trabalho. Isso significa pagamentos por hora ou por projeto, em vez de um salário mensal.

Prestadores de Serviços Autônomos e Impostos na Espanha

Os empregadores não retêm impostos para prestadores de serviços autônomos na Espanha. Os prestadores de serviços autônomos gerenciam seus próprios impostos, ICMS e previdência social.

Em geral, é uma boa prática para uma empresa que contrata prestadores de serviços verificar se o prestador de serviços solicitou corretamente o ICMS (cujo o nome em Espanha é Impuesto de Valor Añadido, ou IVA)  e apresenta declarações trimestrais (Modelo 303) e anuais (Modelo 390) de IVA. Fazer isso pode proteger o negócio, pois demonstra o reconhecimento das diferentes responsabilidades que envolvem os prestadores de serviços.

Por sua vez, as empresas na Espanha que contratam prestadores de serviços devem preencher o formulário de declaração de imposto trimestral Modelo 111 e o formulário de benefício da previdência social anual Modelo 190 junto à Agência Tributária espanhola. Esses formulários funcionam de maneira semelhante ao Formulário 1040 para trabalhadores nos Estados Unidos.

Esse sistema é conveniente para as empresas e permite que elas economizem em contribuições caras para a previdência social. No entanto, não deve ser visto apenas como uma ferramenta de economia de custos. As empresas devem considerar a perda de controle sobre a entrega do projeto.

Como Fazer a Transição um Prestador de Serviços Autônomo em um Funcionário na Espanha?

Você pode optar por manter um prestador de serviços como funcionário se ele se mostrar um ativo valioso ou demonstrar habilidades especiais ou que sejam relevantes para o mercado. Nesse caso, será necessário orientá-lo de forma eficaz durante a transição de prestador de serviços para funcionário.

Se o prestador de serviços estiver realizando trabalho em outro país, isso pode envolver a implementação de sistemas adequados em seu país de origem para garantir que seja pagos em conformidade e de acordo com a lei.

Uma empresa terceirizada que trabalha com serviços de EOR (Employer of Record) pode contratar e pagar prestadores de serviços na Espanha em seu nome. Quando você deseja converter os melhores prestadores de serviços em funcionários, um EOR pode gerenciar o processo para você e realizar seus pagamentos como funcionários da mesma forma. Isso permite que você colabore com novos trabalhadores em países ou regiões onde sua organização empresarial ainda não existe.

Quatro formas de pagar prestadores de serviços autônomos na Espanha:

1. Depósitos diretos

Embora geralmente associado ao pagamento de funcionários, esse método de pagamento também pode ser usado para pagar prestadores de serviços, seja uma vez ou regularmente, dependendo do acordo de trabalho e cronograma de pagamento.

Ao pagar prestadores de serviços dessa forma, tome cuidado para separar os pagamentos de outros depósitos feitos a funcionários. Você também precisa lembrar de não fazer as mesmas deduções feitas com os funcionários. Alguns prestadores de serviços podem não se sentir imediatamente confortáveis em compartilhar informações confidenciais com todos os clientes, e será necessário ser pontual e seguro a cada mês para construir confiança.

2. Cheques

Tradicionalmente preferidos pela maioria dos prestadores de serviços, atualmente os cheques estão dando muitos problemas. Pagar um prestador de serviços com cheque é mais lento do que fazer pagamentos eletrônicos, com o potencial de serem extraviados ou danificados. Além disso, eles são menos confiáveis devido à sua relativa raridade e ao risco de serem devolvidos por falta de fundos.

Uma empresa também pode querer considerar a utilidade de um cheque devido ao risco de ter informações bancárias potencialmente confidenciais em cada nota.

3. PayPal/ Sistemas de Pagamento Online

Atualmente, há cada vez mais serviços de pagamento online e bancos eletrônicos, e o PayPal tem perdido muita popularidade ao longo dos anos. No entanto, ainda é uma boa opção para muitos devido à sua segurança, facilidade de uso e velocidade.

Por outro lado, é necessário que o prestador de serviços também possua uma conta comercial no PayPal, e as taxas podem ser altas, especialmente para transações internacionais.

4. Serviços de Folha de Pagamento

Os parceiros e serviços de folha de pagamento terceirizados são especificamente projetados para pagar freelancers e funcionários autônomos de forma pontual e em conformidade com a lei. Isso pode ser feito por meio de uma empresa de terceirização que disponibiliza prestadores de serviços para clientes e gerencia sua folha de pagamento, ou por meio de uma empresa de serviços de terceirização PEO que pode gerenciar a folha de pagamento de forma compatível por meio de serviços terceirizados de recursos humanos.

Esses parceiros de folha de pagamento têm a experiência legal para garantir que seu pagamento seja feito com precisão e de acordo com todas as práticas relevantes.

Se você não está familiarizado com as regras e legislações locais, contratar autônomos na Espanha pode ser difícil. Seja empregando pessoas localmente ou remotamente, você deseja ter certeza de fazê-lo de forma segura e seguir todas as leis aplicáveis. Não é necessário perder tempo ou dinheiro com complicações desnecessárias se você estiver bem preparado para as tarefas complexas que estão por vir.

É por isso que a parceria com a INS Global torna a expansão global mais rápida e fácil. A INS Global possui as ferramentas e o conhecimento necessários para garantir o gerenciamento correto de prestadores de serviços. Nosso aconselhamento jurídico está disponível o tempo todo para ajudá-lo a tomar decisões sábias e legais de contratação. Todas as suas demandas podem ser atendidas pelos nossos serviços de folha de pagamento e RH, garantindo que todos os seus trabalhadores sejam pagos pontualmente e com precisão.