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La Ley de Proteccion de Datos y los RRHH

Una de las grandes preocupaciones de hoy en día dentro del interés general es el uso que hacen las empresas sobre los datos de clientes, proveedores y empleados. La creación de la Ley de Protección de Datos estandarizó todas las regulaciones existentes en esta materia para que el tratamiento de estos se realizará de manera limpia y se comprobará la gestión de los datos por parte de las empresas.

 

¿Qué es la Ley de Protección de Datos?

 

Es una regulación de carácter europeo que establece los derechos y obligaciones de los ciudadanos europeos en materia de protección de datos. Su aplicación es de obligado cumplimento por parte de las empresas que utilizan datos de sus usuarios o empleados sin tener en cuenta el tipo de organización o tamaño.

 

¿Cómo afecta la Ley de Protección de Datos a los Recursos Humanos?

 

Dado el uso que dan los departamentos de Recursos Humanos por la información que se transmite en este, será necesario el consentimiento por parte de los individuos sobre los que tengan algún tipo de datos.

Dentro de los procesos de Reclutamiento y Selección de personal, aquellos candidatos tendrán que ser informados sobre para lo que se usarán sus datos, si serán transmitidos a terceros y las razones de que los necesiten, es por ello que aclararle de manera clara y sencilla cuales son los fines de sus datos, permitirá un mejor proceso.

Otro factor dentro de estos procesos son los currículums, los cuales la empresa no podrá conservar por un periodo superior a dos años y transcurrido ese tiempo deberá volver a solicitar al afectado su permiso para mantenerlo.

Las empresas, además, deberán contar con suficientes medidas de seguridad para proteger los datos de clientes y empleados, dado que un ataque que robara la información llevaría a la imposición de multas cercanas a la facturación de la entidad en muchos casos.

Toda entidad deberá seguir una serie de postulados acerca de la gestión de datos para poder cumplir con la ley, así, algunos aspectos como la responsabilidad, la protección y la transparencia deben ser prioritarios para la empresa.

 

¿Cuáles son las mejores estrategias en los distintos procesos de Recursos Humanos?

Una de las principales prioridades dentro de la empresa debe ser el correcto tratamiento de los datos de aquellos que están relacionados con la empresa (ya sea de manera vinculante o indirecta) en las distintas tareas del departamento de RRHH.

En el proceso de Reclutamiento, la empresa deberá informar en todo momento a aquellos aspirantes que se acerquen a la empresa a probar con su candidatura o proveer a los mismos en caso de que sea la empresa la que haga la intención de conseguir el CV del candidato.

Cuando la empresa llevará a cabo la contratación de cualquier tipo de seguro social o pensión, la póliza necesitará de unos datos que serán pedidos al trabajador y una vez explicado el procedimiento a este, se cumplimentarán.

Para la gestión del contrato de trabajo, se deberá escribir acerca del tratamiento que se hará con sus datos para este, y acerca de cualquier cambio que se hiciera en el futuro.

Por último, en la gestión de las nóminas, todos aquellos datos que sean usados para complementar la misma, tendrán que ser notificados al trabajador de su tratamiento y fines, para no incurrir en irregularidades.

 

Cómo una consultora de Recursos Humanos te puede ayudar.

 

Durante los últimos años, se ha generalizado el uso del BPO (Business Process Outsourcing) que es una manera de externalizar diversas áreas de empresa a otras entidades.

Para los Recursos Humanos también han surgido nuevas consultoras dedicadas a estos servicios que permitirán ahorrar en costes y tiempo mientras se cumplimentan todas las regulaciones como la de la Ley de Protección de Datos.

Los especialistas en materia de gestión de datos de estas empresas llevarán a cabo las gestiones para que no se produzca ningún problema relacionado.

INS Global es una consultora especializada en el departamento de Recursos Humanos que lleva trabajando desde 2006 con más de 600 empresas a nivel global. La gestión de nóminas, contratación de directivos o el Reclutamiento y Selección de personal son algunas de sus especialidades que permitirán ahorrar costes y tiempo para utilizarlos en los objetivos de la empresa.

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