Com mais de 3 milhões de freelancers no Japão, trabalhar com prestadores de serviços é uma ótima maneira de otimizar as operações no país. No entanto, o Japão é conhecido por ter regulamentações trabalhistas complexas e muito favoráveis aos trabalhadores. Isso significa que é mais importante do que nunca saber como gerenciar e pagar prestadores de serviços com segurança no Japão.
Neste artigo, analisamos as regulamentações de prestadores de serviços autônomos no Japão. Também analisamos 4 maneiras diferentes de pagar prestadores de serviços no Japão e o que você precisa fazer para proteger todas as partes envolvidas.
Quais são as Diferenças Entre Prestadores de Serviços Autônomos e Funcionários no Japão?
Definir o que caracteriza um prestador de serviços autônomo no Japão é mais difícil do que em muitos outros países. Isso ocorre porque o Japão não possui uma definição explícita para esse tipo de trabalhador. Em vez disso, todos os trabalhadores no Japão são categorizados em 3 tipos separados:
- Funcionários permanentes (seisha-in 正社員)
- Funcionários com contrato (keiyakusha-in 契約社員)
- Funcionários contratados (hakensha-in 派遣社員)
O primeiro se refere a funcionários em tempo integral, o segundo a funcionários temporários com prazo determinado e o terceiro a funcionários temporários, geralmente contratados por meio de uma agência de contratação de mão de obra. Nenhum desses seria classificado como um status de prestador de serviços autônomo em outros países.
Todos os tipos de trabalhadores acima são funcionários no sentido tradicional. Eles estão sujeitos à gestão e à estrutura organizacional de sua empresa e recebem salários normais.
Os prestadores de serviços autônomos no Japão atualmente não são afetados por nenhuma das leis trabalhistas ou proteções do país. Em muitos casos, a contratação pode até ser feita por meio de acordos verbais, embora isso esteja mudando. Em geral, estão em andamento processos para retificar e esclarecer a situação, o que deve ajudar as empresas a contratar e pagar prestadores de serviços no Japão.
Um prestador de serviços no Japão deve ser contratado por meio de um acordo de trabalho explícito, ou contrato de prestador de serviços autônomo (gyomu itaku keiyaku 業務委託契約). O acordo é feito entre a empresa cliente e a empresa do prestador de serviços. Provavelmente seria um único proprietário (kojin jigyo ou 個人事業) que eles estabeleceram quando começaram a contratar.
Esse acordo estabelece o trabalho esperado do prestador de serviços, os prazos do projeto ou período de trabalho, a remuneração esperada e os define como fora da responsabilidade da empresa.
Do ponto de vista da empresa cliente, este acordo afirma claramente que o prestador de serviços não tem direito às mesmas proteções ou benefícios que os funcionários.
Quais Leis Trabalhistas ou Benefícios se Aplicam aos Prestadores de Serviços no Japão?
Como os prestadores de serviços autônomos não são tecnicamente considerados “trabalhadores” de acordo com a lei japonesa (Código Civil Japonês e Lei de Padrões de Trabalho), eles não têm direito a nenhum dos benefícios ou proteções de um funcionário, como seguro de saúde subsidiado pela empresa. Em vez disso, um acordo entre o contratante e o prestador de serviços funciona como uma relação entre empresas.
Como resultado, as empresas não gerenciam as contribuições fiscais ou previdenciárias para o prestador de serviços. Em vez disso, elas simplesmente pagam o prestador de serviços pelo trabalho realizado, conforme estabelecido em seu acordo de prestação de serviços autônomo.
Por não serem funcionários de uma empresa, os prestadores de serviços não podem ser obrigados a trabalhar exclusivamente para uma única empresa cliente. No entanto, a lei é menos clara do que em outros países em relação a se um prestador de serviços deve trabalhar para vários clientes ou se pode receber uma determinada porcentagem de sua renda de uma única fonte.
Por outro lado, a lei japonesa é clara sobre os riscos associados à classificação errada de um trabalhador.
Se um freelancer for considerado como sendo tratado como um funcionário (ou seja, sendo gerenciado ou pago como um funcionário, ou trabalhando de acordo com horários organizados pela empresa ou utilizando o espaço/ferramentas da empresa), entende-se que o trabalhador está deixando de receber os benefícios que são próprios do status de funcionário.
Como resultado, a empresa pode estar sujeita a uma multa de até JPY 300.000 e ao pagamento retroativo das contribuições previdenciárias do empregador, com a possibilidade de acusações criminais.
Como os Impostos e Outros Custos Trabalhistas estão Relacionados aos Prestadores de Serviços no Japão
Quando as empresas clientes pagam prestadores de serviços no Japão, elas não são responsáveis por deduzir, gerenciar ou pagar impostos ou contribuições previdenciárias, como ocorre com os funcionários. Elas também não são responsáveis pelo pagamento de impostos sobre o emprego ou de uma contribuição separada do empregador para os fundos de previdência social.
Como resultado, esses custos não devem ser considerados na compensação esperada ao pagar prestadores de serviços no Japão.
Os freelancers no Japão declaram seus impostos e fazem contribuições para o fundo de previdência social de forma independente ou por meio de uma empresa intermediária.
Como Contratar e Pagar Prestadores de Serviços no Japão
Os prestadores de serviços podem ser encontrados de várias maneiras no Japão, principalmente por meio de uma agência de recrutamento no Japão ou plataformas online. Existem várias opções especializadas, como a Crowdworks e a Lancers, ou até mesmo o Indeed no Japão. No entanto, a fluência em japonês será um requisito mínimo para o sucesso.
Um contrato de trabalho com o prestador de serviços é feito entre a empresa cliente e um proprietário único (ou uma pequena empresa limitada em alguns casos), portanto, é uma boa ideia garantir que o prestador de serviços tenha estabelecido corretamente sua entidade comercial antes de começar.
O prestador de serviços pode ser contratado diretamente ou por meio de uma organização terceirizada, como uma empresa intermediária ou provedor de serviços de Employer of Record (EOR). Uma terceira parte ajudará a estabelecer uma forma segura de pagar os prestadores de serviços no Japão, sem o risco de erros de classificação durante o processo de pagamento, sendo uma boa escolha para aqueles que não estão familiarizados com o idioma ou a legislação japonesa.
Se a empresa cliente contratar diretamente o prestador de serviços, ela elabora um acordo de trabalho com o prestador de serviços (também chamado de acordo de terceirização ou contrato). Esse documento estabelece os detalhes do trabalho que o contratado irá fornecer, o período de tempo esperado para o projeto e a remuneração esperada pelo contratado.
O cliente então pagará diretamente os prestadores de serviços no Japão de acordo com os termos deste acordo. É importante ressaltar que esses pagamentos devem ser feitos separadamente e distintamente dos pagamentos de salário dos funcionários, a fim de evitar qualquer suspeita de classificação inadequada.
4 Maneiras Diferentes de Pagar Prestadores de Serviços Autônomos com Segurança no Japão:
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Depósitos diretos
Apesar de serem geralmente utilizados para pagar funcionários, os depósitos diretos também podem ser usados para pagar prestadores de serviços no Japão, uma vez ou regularmente, dependendo do acordo de trabalho e do cronograma de pagamentos.
Ao fazer isso, tome cuidado para manter os pagamentos aos prestadores de serviços separados de outros pagamentos fornecidos aos funcionários. Além disso, lembre-se de que você não deve fazer deduções da mesma maneira que faria para os funcionários.
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Cheques
A maioria dos prestadores de serviços costumava preferir cheques como forma de pagamento, mas agora esse tipo de pagamento é muito menos comum. Os cheques são menos confiáveis devido à sua escassez crescente e ao risco de devolução. Eles levam mais tempo para serem processados do que os pagamentos eletrônicos e têm mais chances de serem perdidos.
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PayPal ou outros sistemas de pagamento online
Devido ao aumento de empresas que aceitam exclusivamente pagamentos eletrônicos online, bem como taxas relativamente altas, o PayPal tem experimentado um declínio significativo em sua popularidade ao longo do tempo. Ao pagar prestadores de serviços autônomos em todo o mundo, esses métodos de pagamento pela Internet ainda são rápidos e fáceis.
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Serviços de folha de pagamento garantidos
Os parceiros de folha de pagamento e serviços externos são especificamente criados para pagar prestadores de serviços no Japão de forma pontual e de acordo com a lei. Podem ser uma empresa guarda-chuva que faz a administração da folha de pagamento ou uma PEO legalmente autorizada a lidar com a folha de pagamento por meio de serviços de terceirização de RH.
O que Você Pode Fazer se Deseja Transformar um Prestador de Serviços Autônomo em um Funcionário no Japão
Devido às suas habilidades especializadas, o custo necessário para pagar prestadores de serviços no Japão pode tornar os relacionamentos de longo prazo ineficientes. Como resultado, você pode querer encontrar uma maneira de reter suas habilidades enquanto reduz os custos trabalhistas gerais. Uma maneira de fazer isso pode ser a transição desse contratado para um funcionário.
Como os prestadores de serviços autônomos no Japão não são classificados como uma forma separada de trabalhadores, se surgir a oportunidade de converter um prestador de serviços em um funcionário, ele simplesmente precisa assinar um contrato de trabalho, assim como qualquer outra contratação.
No entanto, a dificuldade pode estar em convencer o freelancer a abrir mão da independência que ele desfrutara até aquele momento em troca da segurança e dos benefícios de um funcionário.
Também pode ser necessário convencê-lo da utilidade de um contrato de trabalho com um único empregador, em vez de trabalhar com vários clientes como antes. Como resultado, pode ser necessário oferecer incentivos adicionais para convencê-lo.
Empresas internacionais que desejam contratar prestadores de serviços como funcionários dessa maneira terão que ter sua própria estrutura de empresa no Japão ou trabalhar com uma Organização Profissional de Empregadores (PEO) ou EOR para gerenciar os recursos humanos de seus novos funcionários.
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