Le Japon compte actuellement plus de 3 millions de freelances. Faire appel aux entrepreneurs indépendants est un excellent moyen de rationaliser la gestion des opérations dans le pays. Toutefois, le Japon est réputé pour sa réglementation complexe et ses dispositions légales très favorables aux salariés. Il est donc primordial de bien appréhender comment gérer et rémunérer les entrepreneurs indépendants au Japon en toute sécurité.
Dans cet article, nous nous intéresserons au régime juridique qui encadre l’exercice d’une activité indépendante au Japon. Nous présenterons également 4 solutions différentes pour rémunérer les entrepreneurs indépendants au Japon et les mesures à mettre en place afin de protéger toutes les parties concernées.
Quelle est la Différence entre un Entrepreneur Indépendant et un Salarié au Japon ?
Contrairement à de nombreux pays, il est difficile de définir le travail indépendant au Japon. En effet, le pays ne dispose pas d’une définition explicite du statut juridique du travailleur indépendant. Les travailleurs japonais sont classés en 3 catégories distinctes :
– employés permanents (seisha-in 正社員)
– employés contractuels (keiyakusha-in 契約社員)
– employés sous contrat (hakensha-in 派遣社員)
La première catégorie concerne les salariés à temps plein, la deuxième les salariés temporaires en contrat à durée déterminée et la troisième le personnel intérimaire généralement engagé via une agence de recrutement. Aucune de ces catégories ne correspond au statut d’entrepreneur indépendant dans d’autres pays.
Tous les travailleurs susmentionnés sont des employés au sens classique du terme. Ils sont soumis à la gestion et à la structure organisationnelle de leur entreprise et perçoivent un salaire de base.
Il n’existe actuellement aucun régime juridique qui encadre l’exercice d’une activité indépendante au Japon. Les entrepreneurs indépendants ne bénéficient d’aucune protection en matière d’emploi. Dans la plupart des cas, les contrats de travail sont conclus de manière verbale. Les employeurs ont actuellement tendance à privilégier le contrat de travail écrit. Des efforts sont actuellement déployés pour rectifier et clarifier la situation ce qui devrait permettre aux entreprises de recruter et de rémunérer des entrepreneurs indépendants au Japon.
Au Japon, un entrepreneur indépendant est engagé par le biais d’un contrat de travail explicite ou d’un contrat de prestation de services (gyomu itaku keiyaku 業務委託契約 ). L’accord est conclu entre l’entreprise cliente et la structure dirigée par l’entrepreneur indépendant. Il s’agit généralement d’une entreprise individuelle (kojin jigyo ou 個人事業) crée par le travailleur indépendant afin d’exercer son activité professionnelle en son nom.
Cet accord définit la nature du travail demandé à l’entrepreneur indépendant, les échéances du projet ou sa durée ainsi que la rémunération convenue. Il précise également que l’entrepreneur indépendant ne fait pas partie de la chaîne de commandement de l’entreprise ni de ses responsabilités.
Du point de vue de l’entreprise cliente, cet accord stipule clairement que l’entrepreneur indépendant n’a pas droit aux mêmes protections ou avantages que ses salariés.
Quelles sont les Lois qui Encadrent le Travail Indépendant au Japon et quels sont les Avantages Sociaux dont Bénéficient les Entrepreneurs Indépendants ?
Étant donné que les entrepreneurs indépendants ne sont pas techniquement des « travailleurs » selon la loi japonaise (le Code Civil japonais et la Loi sur les Normes du Travail), ils ne peuvent pas bénéficier des avantages et des protections réservés aux salariés classiques tels que l’assurance maladie subventionnée par l’entreprise. Le contrat de prestation de services est plutôt considéré comme une forme de convention qui formalise la relation entre deux entreprises.
Par conséquent, les entreprises clientes se contentent de rémunérer les entrepreneurs indépendants pour le travail effectué conformément à leur contrat de prestation de services sans prendre en charge la gestion de leurs obligations fiscales et sociales.
Étant donné qu’un entrepreneur indépendant n’est pas un salarié classique, il peut travailler pour le compte de plusieurs entreprises clientes et diversifier ses sources de revenu. Contrairement à d’autres pays, la législation japonaise ne prévoit pas de précisions claires à ce sujet laissant ainsi le travailleur indépendant dans une situation d’incertitude.
D’autre part, la loi japonaise définit clairement les risques associés à la classification erronée d’un travailleur. Si un freelance est traité comme un salarié classique (encadré ou rémunéré comme un employé, travaille selon des horaires fixés par l’entreprise, utilise l’espace de travail/outils de l’entreprise, etc.), il a droit aux avantages que présente le statut du salarié.
Par conséquent, l’entreprise pourrait être condamnée à une amende pouvant aller jusqu’à 300 000 JPY. Elle peut également être déclarée redevable du remboursement des cotisations de sécurité sociale à la charge de l’employeur, avec la possibilité d’engager des poursuites pénales.
Quels sont les Charges Fiscales et les Frais liés à la Gestion de la Paie des Entrepreneurs Indépendant au Japon
Contrairement aux salariés, lorsqu’une entreprise cliente rémunère un entrepreneur indépendant au Japon, elle n’est pas tenue de déduire, de gérer ou de payer ses charges fiscales et ses cotisations de la sécurité sociale. Elle n’est pas non plus responsable du paiement des taxes professionnelles ou de toute contribution patronale versée aux fonds de sécurité sociale.
Par conséquent, ces coûts ne doivent pas être inclus dans le montant de la rémunération versée aux entrepreneurs indépendants au Japon.
Au Japon, les freelances prennent en charge la déclaration de leurs impôts ainsi que le paiement de leurs cotisations de sécurité sociale de manière indépendante. Ils peuvent également confier cette tâche à une entreprise de portage salarial.
Comment Recruter et Rémunérer les Entrepreneurs Indépendants au Japon
Les entreprises souhaitant engager des entrepreneurs indépendants au Japon peuvent recourir aux services d’un cabinet de recrutement local ou de faire appel aux plateformes de recrutement en ligne. Il existe plusieurs plateformes spécialisées au Japon telles que Crowdworks, Lancers et Indeed. En revanche, la maîtrise du japonais s’avère nécessaire pour réussir votre recherche.
Un contrat de prestation de services est conclu entre une entreprise cliente et un entrepreneur indépendant (ou une petite société à responsabilité limitée dans certains cas). Il est donc judicieux de s’assurer que le travailleur indépendant a bien mis en place son entité juridique avant de débuter votre collaboration.
Un entrepreneur indépendant peut alors être engagé de manière directe ou en faisant appel à une organisation tierce telle qu’une société de portage salarial ou un employeur de référence. Un prestataire mettra en place une solution sécurisée pour rémunérer les entrepreneurs indépendants au Japon et permettra d’éviter les erreurs de classification pendant le processus de paiement. Une solution de portage salarial ou d’employeur de référence est parfaitement adaptée aux employeurs qui ne sont pas familiarisés avec la langue japonaise ou le droit local.
En recrutant un entrepreneur indépendant de manière directe, l’entreprise cliente établit un contrat de prestation de services (également appelé contrat d’externalisation). Ce contrat précise les détails de la mission, la durée du projet ainsi que la rémunération convenue avec le travailleur indépendant.
Le client rémunérera ensuite les entrepreneurs indépendants au Japon conformément aux termes de cet accord. Il est important que ces paiements soient effectués de manière séparée et distincte des salaires versés aux employés afin d’éviter tout soupçon de classification erronée.
4 Façons Différentes de Rémunérer les Entrepreneurs Indépendants au Japon en toute Sécurité
1. Les Dépôts Directs
Les dépôts directs sont généralement utilisés pour payer les salariés. Cependant, ils peuvent également être utilisés pour rémunérer les entrepreneurs indépendants au Japon. Le dépôt peut être effectué une seule fois ou de façon régulière, en fonction du contrat établi et de votre calendrier de paiement.
Il est important de séparer les paiements versés aux entrepreneurs indépendants des paiements effectués aux employés. Contrairement à vos salariés, vous n’êtes pas tenu d’effectuer de déductions sur la rémunération de vos entrepreneurs indépendants.
2. Les Chèques
Les chèques étaient autrefois le mode de paiement préféré de la majorité des entrepreneurs indépendants. En revanche, ce moyen de paiement est de moins en moins utilisé aujourd’hui. Les chèques sont moins fiables en raison de leur rareté croissante et du risque de rebond. Leur traitement est généralement plus long que celui des paiements électroniques. De plus, ils sont plus sujets à la perte.
3. PayPal ou Autres Systèmes de Paiement en Ligne
La popularité de PayPal a considérablement baissé au fil du temps. Cela est dû à l’augmentation du nombre d’entreprises qui acceptent exclusivement les paiements électroniques en ligne et des frais de services relativement élevés de la plateforme. Toutefois, ces modes de paiement en ligne permettent de rémunérer les entrepreneurs indépendants dans le monde entier de manière simple et rapide.
4. Les Solutions de Gestion de la Paie
Les solutions d’externalisation de la paie sont spécialement conçues pour rémunérer les entrepreneurs indépendants au Japon dans les délais conformément à la législation locale. Une société de portage salarial propose ce genre de services et peut prendre en charge de manière légale la gestion de la paie de vos prestataires externes grâce à ses solutions d’externalisation RH.
Comment Convertir un Entrepreneur Indépendant en Salarié au Japon ?
En raison de leurs compétences spécialisées, le coût nécessaire pour engager des entrepreneurs indépendants au Japon risque de rendre les relations à long terme inefficaces. Afin de faire appel à leurs compétences tout en réduisant les coûts globaux de la main-d’œuvre, les entreprises peuvent convertir les travailleurs indépendants en salariés.
Au Japon, les entrepreneurs indépendants sont classés comme des travailleurs à part entière. Afin de convertir un entrepreneur indépendant en salarié, un contrat de travail doit être signé par l’employeur et le travailleur indépendant comme pour toute autre recrue.
Cependant, convaincre un entrepreneur indépendant de renoncer à son autonomie en échange des avantages et de la sécurité que procure le statut de travailleur salarié peut s’avérer parfois difficile.
Il est également important de le convaincre de l’utilité d’un contrat de travail établi avec un seul employeur plutôt que de collaborer avec plusieurs clients comme auparavant. Vous pouvez également le persuader à franchir le pas en lui proposant des primes supplémentaires.
Les entreprises internationales souhaitant recruter des entrepreneurs indépendants doivent impérativement disposer de leur propre structure juridique au Japon ou peuvent faire appel à une société de portage salarial ou à un employeur de référence afin de prendre en charge la gestion administrative de leurs collaborateurs.
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Le recrutement et la rémunération des entrepreneurs indépendants au Japon peuvent s’avérer difficiles si vous n’êtes pas familiarisé avec les lois et les réglementations locales. INS Global met à votre disposition les outils et les connaissances nécessaires pour vous permettre de recruter et de payer vos sous-traitants au Japon en toute sécurité.
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