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Cómo pagar a los contratistas en japón

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mayo 15, 2023

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Key Takeaways

  1. Japón es bien conocido por tener regulaciones laborales complejas y muy favorables a los trabajadores.
  2. La ley no proporciona definiciones explícitas, lo que dificulta contratar y pagar a los contratistas en Japón de manera segura
  3. Las empresas no están obligadas a pagar ni administrar impuestos o seguridades sociales de los contratistas durante la nómina
Resumen

Con más de 3 millones de autónomos en Japón, trabajar con contratistas es una excelente manera de optimizar las operaciones en el país. Sin embargo, Japón es bien conocido por tener regulaciones laborales complejas y muy favorables a los trabajadores. Esto significa que es más importante que nunca saber cómo administrar y pagar de manera segura a los contratistas en Japón.

En este artículo, discutimos las regulaciones de contratistas independientes de Japón. También analizamos 4 formas diferentes de pagar a los contratistas en Japón y lo que debes hacer para proteger a todas las partes involucradas.

¿Cuáles son las diferencias entre contratistas independientes y empleados en Japón?

Definir lo que hace a un contratista independiente en Japón es más difícil que en muchos otros países. Esto se debe a que Japón no tiene una definición explícita para este tipo de trabajador. En cambio, todos los trabajadores en Japón se clasifican en 3 tipos separados:

  • empleados permanentes (seisha-in 正社員)
  • empleados por contrato (keiyakusha-in 契約社員)
  • empleados contratados (hakensha-in 派遣社員)

El primero se refiere a los empleados a tiempo completo, el segundo a los empleados temporales de duración determinada y el tercero al personal temporal, generalmente contratado a través de una agencia de empleo. Ninguno de estos se clasificaría como contratista independiente en otros países.

Todos los tipos de trabajadores anteriores son empleados en el sentido tradicional. Están sujetos a la estructura de gestión y organización de su empresa y reciben salarios regulares.

Los contratistas independientes en Japón actualmente no se ven afectados por ninguna de las leyes o protecciones laborales del país. En muchos casos, la contratación puede incluso hacerse a través de acuerdos verbales, aunque esto está cambiando. En general, actualmente se está trabajando para rectificar y aclarar la situación que debería ayudar a las empresas a contratar y pagar a los contratistas en Japón.

En cambio, un contratista en Japón debe ser contratado a través de un acuerdo de trabajo explícito o un acuerdo de contratista independiente (gyomu itaku keiyaku 業務委託契約). El acuerdo se realiza entre la empresa cliente y la empresa contratista. Es probable que sea un propietario único (kojin jigyo o 個人事業) que establece cuando comienzan a contratar.

Este acuerdo establece el trabajo esperado del contratista, los plazos del proyecto o período de trabajo, la compensación esperada y los define como fuera de la cadena de mando y responsabilidad de la empresa.

Desde la perspectiva de la empresa cliente, este acuerdo establece claramente que el contratista no es elegible para las mismas protecciones o beneficios que sus empleados.

¿Qué leyes laborales o beneficios se relacionan con los contratistas en Japón?

Como los contratistas independientes no son técnicamente «trabajadores» de acuerdo con la ley japonesa (Código Civil Japonés y la Ley de Normas Laborales), no son elegibles para ninguno de los beneficios o protecciones de un seguro de salud subsidiado por la compañía para empleados. En cambio, un acuerdo contratista-cliente funciona como una relación entre empresas.

En consecuencia, las empresas no gestionan impuestos ni contribuciones a la seguridad social para el contratista. En cambio, simplemente le pagan al contratista por el trabajo realizado que proporcionan según lo establecido en su contrato de contratista independiente.

Por no ser empleados de una empresa, los contratistas no pueden ser obligados a trabajar para una sola empresa cliente. Sin embargo, la ley es menos clara que en otros países sobre si un contratista debe trabajar para varios clientes o si puede recibir un cierto porcentaje de sus ingresos de una sola fuente.

Por otro lado, la ley japonesa es clara sobre los riesgos asociados con la clasificación errónea de un trabajador. Si se descubre que un trabajador independiente es tratado como empleado (es decir, administrado o pagado como empleado, o trabajando de acuerdo con los horarios organizados por la empresa o utilizando su espacio de trabajo/herramientas), se considera que el trabajador está perdiendo los beneficios que vienen con el estado de empleado.

Como resultado, la empresa podría estar sujeta a una multa de hasta 300.000 JPY y al pago atrasado de las contribuciones a la seguridad social del empleador con la posibilidad de cargos penales.

paga localmente

¿Cómo se relacionan los impuestos japoneses y otros costes de gestión de nómina con los contratistas en Japón?

Cuando las empresas clientes pagan a los contratistas en Japón, no son responsables de deducir, administrar o pagar impuestos o contribuciones a la seguridad social como con los empleados. Tampoco son responsables de pagar impuestos sobre el empleo o una contribución separada del empleador a los fondos de seguridad social.

Como resultado, estos costes no deben tenerse en cuenta en la compensación esperada al pagar a los contratistas en Japón.

Los autónomos en Japón declaran sus impuestos y hacen contribuciones a su fondo de seguridad social de forma independiente o a través de una empresa paraguas.

Cómo contratar y pagar contratistas en Japón

Los contratistas se pueden encontrar de varias maneras en Japón, en particular a través de una agencia de contratación en Japón o a través de plataformas en línea. Hay varias opciones especializadas como Crowdworks y Lancers, o incluso Indeed en Japón. Sin embargo, la fluidez en japonés será un requisito mínimo para el éxito.

Un acuerdo de trabajo de contratista se realiza entre una empresa cliente y un propietario único (o una pequeña sociedad limitada en algunos casos), por lo que es una buena idea asegurarse de que el contratista haya configurado correctamente su entidad comercial antes de comenzar.

Luego, el contratista puede contratarse directamente o a través de una organización de terceros, como una empresa paraguas o un proveedor de servicios de Employer Of Record (EOR). Un tercero ayudará a organizar una forma segura de pagar a los contratistas en Japón sin temor a errores de clasificación durante el proceso de pago, por lo que es una buena opción para aquellos que no están familiarizados con el idioma o la ley japoneses.

Si contratas a un contratista directamente, la empresa cliente redacta un acuerdo de trabajo de contratista independiente (también llamado acuerdo o contrato de subcontratación). Esto establece los detalles del trabajo que proporcionará el contratista, el período de tiempo esperado para el proyecto y el pago esperado por el contratista.

El cliente luego pagará a los contratistas en Japón directamente de acuerdo con los términos de este acuerdo. Es importante destacar que estos pagos deben hacerse por separado y de forma distinta de los pagos de salarios de los empleados para evitar cualquier sospecha de clasificación errónea.

4 formas diferentes de pagar a los contratistas independientes en Japón de forma segura

1. Depósitos Directos

A pesar del hecho de que los depósitos directos generalmente se usan para pagar a los empleados, también se pueden usar para pagar a los contratistas en Japón una vez o regularmente, según su acuerdo de trabajo y el cronograma de pagos.

Al hacer esto, ten cuidado de mantener los pagos del contratista separados de otros pagos proporcionados a los empleados regulares. Además, ten en cuenta que no debes hacer las deducciones de la misma manera que lo harías con los empleados.

2. Cheques

La mayoría de los contratistas solía preferir los cheques como su forma de pago preferida, pero ahora son mucho menos comunes. Los cheques son menos confiables debido a su creciente escasez y riesgo de rebote. Tardan más en procesarse que los pagos electrónicos y son más propensos a pérdidas.

3. PayPal u otros sistemas de pago en línea

Debido a un aumento en las empresas que aceptan exclusivamente pagos electrónicos en línea, así como a tarifas relativamente altas, PayPal ha experimentado una disminución significativa en su popularidad a lo largo del tiempo. Al pagar a contratistas independientes en todo el mundo, estos métodos de pago por Internet siguen siendo rápidos y fáciles.

  4. Servicios de gestión de Nómina Garantizada

Los socios de nómina y los servicios externos están diseñados específicamente para pagar a los contratistas en Japón a tiempo y de acuerdo con la ley. Estos podrían ser una empresa paraguas que gestiona la nómina o un EOR que está legalmente autorizado para manejar la nómina a través de servicios de outsourcing de recursos humanos.

Qué puedes hacer si deseas convertir a un contratista independiente en un empleado en Japón

Debido a sus habilidades especializadas, el coste requerido para pagar a los contratistas en Japón puede hacer que las relaciones a largo plazo sean ineficientes. Como resultado, es posible que desees encontrar una manera de retener sus habilidades mientras reduces los costes generales de mano de obra. Una forma de hacer esto puede ser hacer la transición de ese contratista a un empleado.

Como los contratistas independientes en Japón no se clasifican como una forma separada de trabajadores, si surge la oportunidad de convertir a un contratista en un empleado, simplemente tienen que firmar un contrato de trabajo como con cualquier otra contratación.

Sin embargo, la dificultad puede residir en convencer al autónomo de que renuncie a la independencia que ha disfrutado hasta ese momento a cambio de la seguridad y beneficios de un empleado.

También puede ser necesario convencerlos de la utilidad de un contrato de trabajo con un solo empleador en lugar de trabajar con múltiples clientes como antes. Como resultado, es posible que se les deban ofrecer incentivos adicionales para que se convenzan.

Las empresas internacionales que deseen contratar contratistas como empleados de esta manera deberán tener su propia estructura empresarial en Japón o trabajar con un EOR (Employer Of Record) para gestionar los recursos humanos de sus nuevos empleados.

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Si no estás familiarizado con las leyes y regulaciones locales, puede ser difícil contratar y encontrar una buena manera de pagar a los contratistas en Japón. Como resultado, INS Global puede ofrecerte las herramientas y el conocimiento necesarios para garantizar que puedas contratar y pagar a los contratistas en Japón de manera segura y constante según lo prometido.

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