Contratação de Prestadores de Serviços vs. Funcionários: 5 Questões e Melhores Soluções

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outubro 26, 2023

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Key Takeaways

  1. The news is full of stories of companies being fined or facing serious penalties for incorrectly hiring workers as independent contractors or not fulfilling their employer responsibilities
  2. As part of a regular payroll process, employers must withhold and manage payroll taxes for employees. However, independent contractors are responsible for paying their own taxes
  3. It’s always best to engage legal and HR professionals to create clear, well-documented contracts and policies for contractors when in doubt
Summary

Funcionários e prestadores de serviços representam maneiras muito diferentes de expandir sua força de trabalho. A escolha certa dependerá das suas circunstâncias, então a contratação de prestadores de serviços versus funcionários exige que você compreenda os prós e contras de cada um e os alinhe às suas necessidades.

Como a lei classifica funcionários ou prestadores de serviços depende do país em que você está trabalhando, além de outros fatores como a indústria ou o trabalho. Não é fácil distinguir sempre entre a contratação de prestadores de serviços versus funcionários, especialmente se você não estiver familiarizado com o mercado. É por isso que reunimos este guia sobre a contratação desses tipos de trabalhadores para que você possa permanecer em conformidade durante sua expansão internacional.

Funcionários vs Prestadores de Serviços: As Principais Diferenças

Funcionários são membros assalariados da sua força de trabalho. Seus contratos podem ser em período integral, parcial, indefinido ou fixo, mas são membros integrais da sua folha de pagamento e estrutura de gestão, o que significa que recebem todos os benefícios e proteções devidos aos funcionários em seu país de operação.

Por outro lado, os prestadores de serviços (também chamados de freelancers ou trabalhadores autônomos) são seus próprios chefes. São especialistas que assinam acordos de trabalho como contratados com sua empresa para realizar tarefas específicas devido à sua experiência ou conhecimento. São trabalhadores temporários e geralmente não se beneficiam dos direitos ou proteções dos funcionários.

As notícias estão repletas de histórias de empresas sendo multadas ou enfrentando penalidades sérias por contratar erroneamente prestadores de serviços ou não cumprir suas responsabilidades como empregadores. Isso inclui grandes empresas como a Nike em 2023, que pode ter que pagar milhões em multas ou compensações. Contratar prestadores de serviços versus funcionários em qualquer lugar exige compreender as regras que comparam esses tipos de trabalhadores.

Autonomia do Trabalho

Funcionários: Os empregadores têm muito mais controle sobre os funcionários, incluindo seus horários de trabalho, tarefas específicas e como o trabalho é realizado. Apesar das tendências modernas em direção ao trabalho remoto, os funcionários frequentemente trabalham também no local e devem seguir as políticas da empresa.

Prestadores de Serviços: Os prestadores de serviços têm maior autonomia porque não fazem parte da estrutura de gestão da empresa. Esses especialistas geralmente trabalham fora do local, definem seus próprios horários e têm a palavra final sobre como concluem as tarefas. Os empregadores podem especificar o resultado desejado de um projeto ao contratar prestadores de serviços, mas devem oferecer a esses trabalhadores uma flexibilidade razoável.

Responsabilidades Fiscais e Previdenciárias

Funcionários: Os empregadores normalmente retêm e remetem impostos de renda e contribuições previdenciárias de seus funcionários como parte de um processo regular de folha de pagamento. Além disso, os empregadores também contribuirão para a previdência social de seus funcionários ou pagarão impostos adicionais como empregadores.

Prestadores de Serviços – Os prestadores de serviços são responsáveis por pagar todos os seus próprios impostos de renda e, em muitos países, têm a opção de contribuir para seus próprios fundos de previdência social. Os empregadores não retêm nem contribuem para esses custos ao pagar prestadores de serviços, sendo essa economia uma das razões pelas quais muitas empresas contratam prestadores de serviços sempre que possível.

Benefícios e Proteções dos Trabalhadores

Funcionários: Devido às contribuições previdenciárias aumentadas pelo empregador, os funcionários geralmente têm automaticamente direito a diversos benefícios, incluindo seguro saúde, previdência, folga remunerada e outros seguros. Eles também podem contar com melhores proteções legais, como horas extras garantidas e leis anti-discriminação.

Prestadores de Serviços: Os prestadores de serviços não recebem benefícios de funcionários e podem não estar cobertos pela mesma variedade de leis e proteções trabalhistas. Geralmente, eles são responsáveis por organizar seu próprio seguro.

Treinamento, Equipamento e Local de Trabalho

Funcionários: Os empregadores geralmente fornecem todo o treinamento, equipamento e ferramentas necessárias para que os funcionários desempenhem suas funções. Como resultado, o empregador deve arcar com o custo desses aspectos do trabalho, que são considerados na carga de trabalho.

Prestadores de Serviços: Como são especialistas, os prestadores de serviços fornecem suas próprias ferramentas, equipamentos e treinamento necessários para concluir o trabalho na maioria dos casos. No entanto, eles podem cobrar ao cliente despesas específicas, se isso estiver previsto no acordo de trabalho.

Duração do Contrato

Funcionários: A relação empregador-funcionário geralmente é esperada como de longo prazo e pode ser a prazo fixo ou indefinido. Os funcionários frequentemente mantêm uma relação contínua com a empresa e podem exigir compensação se o empregador encerrar seu contrato.

Prestadores de Serviços: As relações com prestadores de serviços geralmente são determinadas por projeto. Os prestadores de serviços trabalham por um período definido, e a relação pode não ser contínua, sem custo adicional para rescisão, a menos que seja especificado.

Alguns Exemplos de Testes Aplicados à Contratação de Prestadores de Serviços em Diferentes Países ou Estados

O problema de determinar o status de um prestador de serviços é agravado pelo fato de que diferentes países veem esse tipo de trabalhador de maneira diferente. Alguns países reconhecem a contratação de prestadores de serviços como uma forma de contrato de trabalho independente e até mesmo permitem que eles se beneficiem de muitos dos mesmos benefícios e proteções concedidos aos funcionários. Ao mesmo tempo, muitos países não reconhecem o status específico de “prestador de serviços autônomo” de todo, tratando-os, em vez disso, como uma entidade comercial que fornece serviços a outras entidades comerciais.

O problema se agrava quando empresas que contratam prestadores de serviços no exterior são obrigadas a seguir múltiplos conjuntos de regulamentações potencialmente conflitantes. Essa variedade de opiniões significa que existem muitas maneiras de avaliar a classificação de um trabalhador, dependendo de onde esse trabalhador opera. Abaixo estão apenas alguns dos diferentes testes que existem para determinar se uma empresa está contratando prestadores de serviços independentes versus funcionários.

“Teste de Três Pontos” Aplicado em Muitos Estados dos EUA

Frequentemente chamado de teste ABC, este teste estadunidense exige que as seguintes condições sejam verdadeiras para ser considerado como contratação:

Ausência de controle e direção no trabalho do prestador de serviços.

A atividade empresarial do empregador sendo diferente dos serviços prestados pelo prestador de serviços.

O prestador de serviços estar habitualmente envolvido em um comércio ou negócio independente.

Teste de Status de Emprego para Impostos no Reino Unido

Trabalhadores ou empresas no Reino Unido podem usar uma ferramenta de verificação online fornecida pela Receita Federal do Reino Unido (HMRC) para determinar se um trabalhador é autônomo ou um funcionário.

O teste faz uma série de perguntas sobre os detalhes de um relacionamento de trabalho, incluindo requisitos de serviço pessoal, controle, risco financeiro, benefícios e contratos.

Determinação de Prestadores de Serviços na Coreia do Sul

Como a legislação trabalhista sul-coreana não reconhece prestadores de serviços autônomos como um tipo separado de trabalhador, como em muitos outros países, é crucial estabelecer se alguém está fornecendo serviços como um funcionário ou em uma relação comercial entre empresas.

Ao enfrentar uma disputa de classificação ou uma investigação para determinar se um trabalhador deve ser legitimamente considerado um funcionário, os tribunais sul-coreanos consideram o seguinte como evidência:

A empresa tem poder de decisão sobre o trabalho do trabalhador.

As regras e diretrizes de trabalho da empresa são aplicadas ao trabalhador.

A empresa tem controle sobre os processos do trabalhador.

A empresa define o horário e a data dos padrões de trabalho do trabalhador.

A empresa é proprietária dos equipamentos, local ou outros ativos associados ao trabalho do trabalhador.

O trabalhador não pode terceirizar o trabalho para uma terceira parte.

A compensação do trabalhador é baseada no tempo, não no sucesso.

A renda do trabalhador depende exclusiva ou quase exclusivamente de uma única empresa.

O trabalhador tem um relacionamento de longo prazo com uma única empresa.

O trabalhador recebe benefícios de previdência social associados ao emprego.

Nenhuma única peça de evidência determinará o status do trabalhador. Em vez disso, um tribunal fará uma determinação caso a caso.

Como Saber se Seu Trabalhador Pode Estar Classificado Incorretamente? 12 Perguntas Globais para Evitar a Classificação Incorreta de Prestadores de Serviços e Problemas

Mesmo quando existem testes razoavelmente claros para comprovar o status do trabalhador, erros podem ocorrer ao contratar prestadores de serviços. Isso pode acontecer tanto consciente quanto inconscientemente, mas as penalidades são severas. Por exemplo, em 2023, o Departamento de Trabalho dos Estados Unidos multou uma empresa sediada na Flórida e exigiu que eles fornecessem mais de 22.000 trabalhadores com salários retroativos e indenizações. No entanto, esses problemas podem ser evitados tomando medidas proativas ao contratar prestadores de serviços ou funcionários para garantir que seus trabalhadores estejam em conformidade com as regulamentações trabalhistas locais e internacionais.

Embora não exista uma única lista de verificação que se aplique a todos os países ou situações, abaixo, nossos especialistas em recrutamento e garantia de conformidade compilaram uma lista dos principais pontos a verificar e perguntas a fazer para determinar se seus trabalhadores são funcionários ou prestadores de serviços.

Controle sobre o Trabalho

Você exerce controle significativo sobre como, quando e onde o trabalhador realiza suas tarefas? Se sim, isso pode indicar que você tem uma relação empregador-funcionário. Os prestadores de serviços autônomos geralmente têm mais autonomia na maneira como trabalham.

Horas de Trabalho

Você exige que seus prestadores de serviços autônomos trabalhem em horários fixos ou sigam uma programação rigorosa diária ou semanal? Geralmente, os prestadores de serviços têm flexibilidade para determinar seus horários de trabalho e como ou quando concluem um projeto.

Uso de Equipamentos e Ativos da Empresa

Você fornece equipamentos, ferramentas ou recursos de propriedade da empresa aos prestadores de serviços para que eles possam concluir seu trabalho? Os prestadores de serviços usam suas próprias ferramentas e recursos como parte de sua independência de ação.

Exclusividade

Seus prestadores de serviços autônomos são proibidos de trabalhar para outros clientes, ou eles têm cláusulas exclusivas em seus contratos? Como os prestadores de serviços são esperados para trabalhar com vários clientes ao mesmo tempo, restrições podem indicar um nível de controle típico de uma relação empregador-funcionário.

Treinamento e Supervisão

Você fornece treinamento extensivo, supervisão, avaliações de desempenho ou orientação aos seus prestadores de serviços independentes? Embora algum treinamento possa ser necessário para garantir que o trabalho do prestador de serviços esteja alinhado com suas necessidades, orientação consistente sugere um grau mais elevado de controle, uma vez que se espera que os prestadores de serviços já sejam especialistas.

Integração na Empresa

Os prestadores de serviços são integrados aos fluxos de trabalho regulares, participam de reuniões ou fazem parte de partes essenciais das rotinas da sua empresa? Como são trabalhadores temporários que fornecem serviços específicos, ao contratar prestadores de serviços, eles devem permanecer separados das operações regulares da sua empresa.

Relacionamentos de Longo Prazo

O período de tempo em que você tem um acordo com seu prestador de serviços é indefinido ou contínuo? Empresas geralmente contratam prestadores de serviços para projetos específicos ou por um período temporário. Projetos de longo prazo geralmente significam que você deve considerar contratar trabalhadores como funcionários em um contrato a prazo fixo.

Da mesma forma, se você não pode encerrar seu relacionamento com um prestador de serviços com pouco ou nenhum aviso prévio ou sem motivo, sugere que eles dependem da sua empresa e, portanto, são considerados funcionários.

Benefícios e Vantagens

Você oferece benefícios como seguro saúde, folga remunerada, planos de aposentadoria ou até mesmo benefícios menores como academia e despesas alimentares aos seus prestadores de serviços autônomos? Isso pode ser um sinal de alerta, pois esses benefícios geralmente estão associados ao status de funcionário.

Estrutura de Pagamento

Você paga seus prestadores de serviços em um cronograma regular e fixo (por exemplo, quinzenal ou mensal)? Pagamentos programados regularmente ou consistentes podem se assemelhar mais a uma estrutura de pagamento empregador-funcionário.

Em vez disso, os prestadores de serviços emitem notas ficais para os serviços específicos que prestam. Ao revisar os contratos e notas fiscais dos seus prestadores de serviços autônomos, você pode oferecer contratos claros e baseados em projetos que detalham os termos de trabalho e pagamento.

Como Você Pode se Beneficiar dos Serviços de Trabalhadores Especializados em Todo o Mundo Mantendo a Segurança

Uma solução valiosa para empresas que desejam contratar ou gerenciar prestadores de serviços autônomos, garantindo conformidade com as regulamentações trabalhistas no exterior, é trabalhar por meio de um EOR (Employer of Record – Empregador de Registro). Esses prestadores de serviços atuam como empregadores, permitindo que as empresas expandam sua força de trabalho global para projetos de curto e longo prazo sem as complexidades e riscos legais associados ao emprego internacional.

EORs, como a INS Global, podem estar familiarizados com as leis trabalhistas locais, regulamentações fiscais e requisitos de conformidade em todo o mundo, graças às suas redes e recursos internacionais. Eles agem como empregadores legais para a equipe de outras empresas, assumindo a responsabilidade pela folha de pagamento, retenção de impostos e benefícios. Eles também podem garantir que os prestadores de serviços sejam classificados corretamente e recebam seus direitos. Isso pode até permitir que você contrate prestadores de serviços a longo prazo, concedendo a eles os benefícios do emprego mantendo uma distância legal.

EORs com expertise em recrutamento e gerenciamento de prestadores de serviços também podem oferecer um processo de integração simplificado ao contratar prestadores de serviços. Isso inclui ajudar no manuseio e verificação de documentação, autorizações de trabalho e solicitações de visto, quando necessário. Com esse suporte, você pode se concentrar nas atividades principais em vez de gastar muito tempo em tarefas administrativas.

Por fim, os EORs irão mantê-lo atualizado com as leis trabalhistas à medida que elas evoluem, garantindo que você nunca fique para trás.

Como a INS Global Ajuda Empresas em Todo o Mundo a Permanecerem em Conformidade

A INS Global atua como um parceiro valioso para empresas que desejam expandir suas operações globalmente em mais de 100 países, mantendo conformidade e eficiência na gestão de sua força de trabalho.

Seja ao considerar a contratação de prestadores de serviços versus funcionários em novos mercados, a experiência da INS Global em recrutamento, regulamentações locais de emprego, folha de pagamento e suporte administrativo pode ajudá-lo a navegar pelas complexidades do emprego internacional por meio de nossos EORs locais e redes de especialistas em expansão.

A INS Global capacita as empresas a focarem em suas operações principais e no crescimento, sabendo que sua equipe internacional pode trabalhar de maneira segura e simples. Nossas parcerias estratégicas podem ser um ativo crítico para alcançar uma expansão global bem-sucedida, evitando armadilhas legais e financeiras caras.

Portanto, entre em contato com nossos experientes consultores de expansão global hoje mesmo para saber mais sobre como podemos garantir a segurança do seu crescimento global.

FAQ (Perguntas Frequentes)

Qual é a diferença entre contratar prestadores de serviços versus funcionários?

Um funcionário geralmente trabalha sob o controle direto e gerenciamento diário de um empregador, enquanto um prestador de serviços trabalha com mais autonomia. Contratar prestadores de serviços versus funcionários também significa saber que, com os funcionários, o empregador é responsável por gerenciar impostos e benefícios.

Como determinar entre contratar funcionários versus prestadores de serviços?

Essa determinação geralmente depende de aspectos como o nível de controle, a natureza do projeto e o grau de independência possível. É sempre melhor consultar assessores legais ou profissionais de impostos que entendam como a contratação de prestadores de serviços ou o cumprimento do status de prestador de serviços autônomos funciona em sua região.

Quais são as implicações fiscais de contratar um funcionário versus um prestador de serviços autônomo?

Como parte de um processo regular de folha de pagamento, os empregadores devem reter e gerenciar os impostos sobre a folha de pagamento para os funcionários. No entanto, os prestadores de serviços autônomos são responsáveis por pagar seus próprios impostos. Esses custos de folha de pagamento (às vezes chamados de carga trabalhista)) incluem imposto de renda, previdência social e todos os impostos adicionais de seguro.

Preciso fornecer benefícios aos prestadores de serviços autônomos?

Normalmente, não é necessário fornecer benefícios ao contratar prestadores de serviços. Isso ocorre porque os benefícios para funcionários, como seguro saúde, folga remunerada e planos de aposentadoria, geralmente não são padrão ao contratar prestadores de serviços. No entanto, pode variar de acordo com o contrato e as leis locais de emprego.

Contratar prestadores de serviços versus funcionários é mais econômico?

A relação custo-eficácia de cada tipo de trabalhador depende de vários fatores. Os funcionários frequentemente têm custos mais altos globalmente, incluindo benefícios e impostos. Se você planeja contratar prestadores de serviços por um longo período, no entanto, eles provavelmente custarão mais devido às taxas horárias.

Quais são as obrigações legais ao contratar funcionários versus prestadores de serviços?

Ao contratar funcionários, você é responsável por cumprir todas as leis trabalhistas locais. Isso inclui fornecer um ambiente de trabalho seguro, pagar o salário mínimo e garantir boas condições de trabalho ao longo do relacionamento empregatício.

Quais são as obrigações legais que eu tenho ao contratar prestadores de serviços em comparação com funcionários?

Com prestadores de serviços independentes, os termos do contrato que você faz para os serviços deles devem especificar todas as suas responsabilidades. Normalmente, isso significa detalhar o escopo do trabalho, o pagamento ou outros detalhes específicos do projeto antes de contratar os prestadores de serviços.

Posso transformar um prestador de serviços autônomo em um funcionário ou vice-versa?

Sim, é possível alterar o status de alguém originalmente classificado como prestador de serviços autônomo. No entanto, você deve seguir todas as diretrizes legais e fiscais relevantes, e é uma boa ideia agir com cautela em ambos os casos. Como de costume, consulte profissionais legais e fiscais ao fazer uma transição como essa para evitar erros de classificação de prestador de serviços.

Existem formulários ou documentos específicos que preciso manter para funcionários e prestadores de serviços autônomos?

Sim, dependendo do país de origem da sua empresa, pode haver documentos específicos que você precisa manter ao contratar prestadores de serviços ou funcionários. Nos Estados Unidos, você deve manter os formulários W-2s para funcionários e 1099s para prestadores de serviços autônomos. Contratos detalhados de trabalho para especificar os termos de um projeto também são cruciais para prestadores de serviços autônomos.

Quais são as potenciais consequências legais de classificar erroneamente trabalhadores ou contratar prestadores de serviços em vez de trabalhadores?

As penalidades por erros na forma como você classifica funcionários ou prestadores de serviços dependem do país em que você opera. A INS Global detalha as penalidades para erros ao contratar prestadores de serviços em vários países em nossos artigos aqui. Classificar erroneamente funcionários como prestadores de serviços autônomos, ou vice-versa, pode resultar em penalidades legais graves, multas e até mesmo acusações criminais.

Como posso proteger minha empresa de problemas de classificação incorreta ao contratar prestadores de serviços ou funcionários?

É sempre melhor envolver profissionais legais e de recursos humanos para criar contratos e políticas claros e bem documentados quando houver dúvidas ao contratar prestadores de serviços. Revisar regularmente seus relacionamentos de trabalho e ajustá-los conforme necessário também pode ajudar a evitar problemas futuros.

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