Contratación de contratistas versus empleados

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octubre 26, 2023

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Key Takeaways

  1. Las noticias están llenas de historias de empresas que han sido multadas o enfrentan sanciones graves por contratar trabajadores incorrectamente como contratistas independientes o por no cumplir con sus responsabilidades como empleador.
  2. Como parte de un proceso regular de nómina, los empleadores deben retener y administrar los impuestos sobre la nómina de los empleados. Sin embargo, los contratistas independientes son responsables de pagar sus propios impuestos
  3. Siempre es mejor contratar a profesionales legales y de recursos humanos para crear contratos y políticas claros y bien documentados para los contratistas en caso de duda.
Resumen

Los empleados y los contratistas independientes representan formas muy diferentes de expandir tu fuerza laboral. La elección adecuada dependerá de tus circunstancias, por lo que la contratación de contratistas vs empleados requiere que comprendas los pros y contras de cada uno y los adaptes a tus necesidades.

Cómo la ley ve a los empleados o a los contratistas independientes depende del país en el que estés trabajando, junto con otros factores como la industria o el trabajo. No es fácil siempre distinguir entre la contratación de contratistas vs empleados, especialmente si no estás familiarizado con el mercado. Por eso hemos creado esta guía sobre la contratación de estos tipos de trabajadores, para que puedas mantener la conformidad durante tu expansión internacional.

Empleado vs Contratista Independiente: Las Diferencias Clave

Los empleados son miembros asalariados de tu fuerza laboral. Sus contratos pueden ser a tiempo completo, a tiempo parcial, indefinidos o fijos, pero son miembros de pleno derecho de tu nómina y estructura de gestión, lo que significa que reciben todos los beneficios y protecciones que se les deben a los empleados en tu país de operación.

Por otro lado, los contratistas (también llamados freelancers o trabajadores independientes) son sus propios jefes. Estos son especialistas que firman acuerdos de trabajo como contratistas con tu empresa para realizar tareas específicas debido a su experiencia o experiencia. Son trabajadores temporales y generalmente no se benefician de los derechos o protecciones de los empleados.

Las noticias están llenas de historias de empresas que son multadas o enfrentan sanciones graves por contratar incorrectamente a contratistas o no cumplir con sus responsabilidades como empleadores. Esto incluye a grandes empresas como Nike en 2023, que podría tener que pagar millones en multas o compensaciones. La contratación de contratistas vs empleados en cualquier lugar requiere comprender las reglas al comparar estos tipos de trabajadores.

Autonomía del Trabajo

Empleados: Los empleadores tienen mucho más control sobre los empleados, incluidas sus horas de trabajo, tareas específicas y cómo se realiza el trabajo en última instancia. A pesar de las tendencias modernas hacia el trabajo remoto, los empleados a menudo también trabajan en el lugar y deben seguir las políticas de la empresa.

Contratistas Independientes: Los contratistas independientes tienen una mayor autonomía porque no forman parte de la estructura de gestión de la empresa. Por lo general, estos especialistas trabajan fuera del lugar, establecen sus propias horas y tienen la última palabra sobre cómo completan las tareas. Los empleadores pueden especificar el resultado deseado de un proyecto al contratar a los contratistas, pero deben brindarles una flexibilidad razonable.

Responsabilidades Fiscales y de Seguridad Social

Empleados: Los empleadores suelen retener y remitir impuestos sobre la renta y las contribuciones de seguridad social de sus empleados como parte de un proceso de nómina regular. Además, los empleadores también pagarán hacia la seguridad social de sus empleados o pagarán impuestos adicionales del empleador.

Contratistas Independientes: Los contratistas son responsables de pagar todos sus impuestos sobre la renta, y en muchos países, tienen la opción de contribuir a sus propios fondos de seguridad social. Los empleadores no retienen ni contribuyen a estos costos al pagar a los contratistas, por lo que es por eso que muchas empresas contratan contratistas siempre que sea posible.

Beneficios y Protecciones del Trabajador

Empleados: Debido a sus contribuciones de seguridad social aumentadas por el empleador, los empleados suelen tener derecho automáticamente a varios beneficios, que a menudo incluyen seguro de salud, pensiones, tiempo libre remunerado y otras garantías. También pueden tener mejores protecciones legales, como horas extras garantizadas y leyes contra la discriminación.

Contratistas Independientes: Los contratistas no reciben beneficios de empleado y es posible que no estén cubiertos por la misma variedad de leyes laborales y protecciones. Por lo general, son responsables de organizar su propio seguro.

Formación, Equipos y Ubicación de Trabajo

Empleados: Los empleadores suelen proporcionar toda la formación, equipos y herramientas necesarios para que los empleados realicen sus trabajos. Como resultado, el empleador debe asumir el costo de estos aspectos de un trabajo, que se tienen en cuenta en la carga laboral.

Contratistas Independientes: Debido a que son especialistas, los contratistas independientes proporcionan sus propias herramientas, equipos y formación necesarios para completar el trabajo en la mayoría de los casos. Sin embargo, pueden facturar al cliente por gastos específicos si esto forma parte del acuerdo de trabajo.

Duración del Contrato

Empleados: Se espera que la relación empleador-empleado sea típicamente a largo plazo y puede ser a plazo fijo o indefinido. Los empleados a menudo tienen una relación continua con la empresa y pueden requerir una compensación si un empleador termina su contrato.

Contratistas Independientes: Las relaciones con contratistas independientes suelen determinarse por proyecto. Los contratistas trabajan por un período definido y la relación puede no ser continua sin costo adicional por terminación a menos que se especifique.

Algunos Ejemplos de Pruebas Aplicadas a la Contratación de Contratistas en Diferentes Países o Estados

El problema de determinar el estado de contratista se complica por el hecho de que diferentes países ven de manera diferente a este tipo de trabajador. Algunos países reconocen la contratación de contratistas como una forma de contrato de trabajo independiente e incluso les permiten beneficiarse de muchos de los mismos beneficios y protecciones que los empleados. Al mismo tiempo, muchos países no reconocen el estado específico de «contratista independiente» en absoluto, en su lugar los tratan como una entidad comercial que presta servicios a otras entidades comerciales.

El problema se agrava cuando las empresas que contratan contratistas en el extranjero están obligadas a cumplir con múltiples conjuntos de regulaciones potencialmente conflictivas. Esta variedad de opiniones significa que hay muchas formas de juzgar la clasificación de un trabajador, según el lugar donde opera ese trabajador. A continuación, se presentan solo algunas de las pruebas diferentes que existen para determinar si una empresa está contratando contratistas independientes o empleados.

«Prueba de los Tres Factores» Aplicada en Muchos Estados de EE. UU.

A menudo llamada la prueba ABC, este estado de EE. UU. requiere que se cumplan las siguientes condiciones para ser considerado un contrato:

  1. Ausencia de control y dirección en el trabajo del contratista.
  2. El negocio del empleador debe ser diferente de los servicios proporcionados por el contratista.
  3. El contratista debe estar comprometido habitualmente en un oficio o negocio independiente.

Prueba del Estado de Empleo para Impuestos del Reino Unido

Los trabajadores o empresas en el Reino Unido pueden utilizar una herramienta en línea proporcionada por la Oficina de Impuestos del Reino Unido (HMRC) para determinar si un trabajador es independiente o empleado. La prueba hace una serie de preguntas sobre los detalles de la relación laboral, incluidos los requisitos de servicio personal, el control, el riesgo financiero, los beneficios y los contratos.

Determinación del Contratista en Corea del Sur

Dado que la legislación laboral de Corea del Sur no reconoce a los contratistas independientes como un tipo de trabajador separado, como en muchos otros países, es crucial determinar si alguien está prestando servicios como empleado o en una relación comercial a negocio. Cuando se enfrenta a una disputa de clasificación o una investigación para determinar si un trabajador debe considerarse legítimamente como empleado, los tribunales coreanos consideran lo siguiente como evidencia:

  1. La empresa tiene el poder de tomar decisiones sobre su trabajo.
  2. Las reglas y directrices de trabajo de la empresa se aplican al trabajador.
  3. La empresa tiene control sobre los procesos de trabajo del trabajador.
  4. La empresa establece la hora y la fecha de los patrones de trabajo del trabajador.
  5. La empresa es propietaria de los equipos, la ubicación u otros activos asociados con el trabajo del trabajador.
  6. El trabajador no puede subcontratar el trabajo a un tercero.
  7. La compensación del trabajador se basa en el tiempo, no en el éxito.
  8. Los ingresos del trabajador dependen exclusiva o casi exclusivamente de una sola empresa.
  9. El trabajador recibe beneficios de seguridad social asociados al empleo.

No hay una sola prueba que determine el estado del trabajador. En cambio, un tribunal tomará una decisión caso por caso.

Cómo Saber Si Tu Trabajador Puede Estar Mal Clasificado? 12 Preguntas Globales para Hacer Para Evitar la Mala Clasificación de Contratistas y Catástrofes

Incluso cuando hay pruebas razonablemente claras para demostrar el estado del trabajador, se pueden cometer errores al contratar contratistas. Esto puede ocurrir de manera consciente o inconsciente, pero las sanciones son severas. Por ejemplo, en 2023, el Departamento de Trabajo de EE. UU. multó a una empresa con sede en Florida y les exigió que proporcionaran más de 22,000 trabajadores con salarios atrasados y daños. Sin embargo, estos problemas se pueden evitar tomando medidas proactivas al contratar contratistas o empleados para asegurarte de que tus trabajadores cumplan con las regulaciones laborales locales e internacionales.

Si bien no hay una lista de verificación única que se aplique a cada país o situación, a continuación, nuestros expertos en reclutamiento y aseguramiento de cumplimiento han compilado una lista de puntos clave para revisar y preguntas para hacer para determinar si tus trabajadores son empleados o contratistas.

Control Sobre el Trabajo

¿Ejerce un control significativo sobre cómo, cuándo y dónde el trabajador realiza sus funciones? Si es así, puede indicar que tienes una relación empleador-empleado. Los contratistas independientes suelen tener más autonomía en la forma en que trabajan.

Horario de Trabajo

¿Requiere que tus contratistas independientes trabajen en horarios fijos o se adhieran a un horario diario o semanal estricto? Los contratistas suelen tener flexibilidad para determinar sus horarios de trabajo y cómo o cuándo completan un proyecto.

Uso de Equipos y Activos de la Empresa

¿Proporcionas equipos, herramientas o recursos propiedad de la empresa a los contratistas para que puedan completar su trabajo? Los contratistas utilizan sus propias herramientas y recursos como parte de su independencia de acción.

Exclusividad

¿Están prohibidos tus contratistas independientes de trabajar para otros clientes, o tienen cláusulas de exclusividad en sus contratos? Como se espera que los contratistas trabajen con múltiples clientes al mismo tiempo, las restricciones pueden indicar un nivel de control típico de una relación empleador-empleado.

Formación y Supervisión

¿Proporcionas una amplia formación, supervisión, evaluaciones de rendimiento o orientación a tus contratistas independientes? Aunque algunas de estas acciones pueden ser necesarias para garantizar que el trabajo de un contratista se alinee con tus necesidades, la orientación constante sugiere un mayor grado de control, ya que se espera que los contratistas sean expertos.

Integración en la Empresa

¿Están integrados los contratistas en los flujos de trabajo regulares, reuniones o partes esenciales de las rutinas de tu empresa? Dado que son trabajadores temporales que prestan servicios específicos, al contratar contratistas deben mantenerse separados de las operaciones regulares de tu empresa.

Relaciones a Largo Plazo

¿El período de tiempo en el que tienes un acuerdo con tu contratista es indefinido o continuo? Las empresas suelen contratar a contratistas para proyectos específicos o de manera temporal. Los proyectos a largo plazo generalmente significan que debes considerar contratar a los trabajadores como empleados con un contrato a plazo fijo.

Del mismo modo, si no puedes poner fin a tu relación con un contratista con poca o ninguna notificación o sin causa, sugiere que dependen de tu empresa y, por lo tanto, son empleados.

Beneficios y Ventajas

¿Ofreces beneficios como seguro de salud, tiempo libre remunerado, planes de jubilación o incluso ventajas más pequeñas como membresías de gimnasio y gastos de alimentación a tus contratistas independientes? Estos pueden ser indicios de que tienen un estatus de empleado.

Estructura de Pago

¿Pagas a tus contratistas en un horario regular y fijo (por ejemplo, quincenal o mensual)? Los pagos regulares o consistentes pueden asemejarse más a una estructura de pago empleador-empleado.

En cambio, los contratistas emiten facturas por los servicios específicos que prestan. Al revisar los contratos y facturas de tus contratistas independientes, puedes ofrecer contratos claros basados en proyectos que describan los términos de trabajo y pago.

Cómo Puedes Beneficiarte de los Servicios de Trabajadores Especializados en Todo el Mundo Manteniendo la Seguridad

Una solución potencialmente valiosa para las empresas que desean contratar o gestionar contratistas independientes mientras aseguran el cumplimiento de las regulaciones laborales en el extranjero es trabajar a través de un EOR (Employer of Record o Empleador de Registro). Estos proveedores de servicios actúan como empleadores, permitiendo a las empresas expandir su fuerza laboral global para proyectos a corto y largo plazo sin las complejidades y riesgos legales asociados con el empleo internacional.

Los EORs, como INS Global, pueden estar familiarizados con las leyes laborales locales, las regulaciones fiscales y los requisitos de cumplimiento en todo el mundo gracias a sus redes y recursos internacionales. Actúan como empleadores legales para el personal de otras empresas, asumiendo la responsabilidad de la nómina, la retención de impuestos y los beneficios. También pueden asegurarse de que los contratistas estén clasificados correctamente y reciban sus derechos. Esto incluso puede permitirte contratar contratistas a largo plazo, brindándoles los beneficios del empleo mientras aún mantienes una distancia legal.

Los EORs con experiencia en reclutamiento y gestión de contratistas también pueden proporcionar un proceso de incorporación simplificado al contratar a los contratistas. Esto incluye ayudar a gestionar y verificar la documentación, los permisos de trabajo y las solicitudes de visa cuando sea necesario. Con este apoyo, puedes centrarte en las actividades principales en lugar de dedicar demasiado tiempo a tareas administrativas.

Finalmente, los EORs te mantendrán actualizado sobre las leyes laborales a medida que evolucionen, asegurando que nunca te quedes atrás.

Cómo INS Global Ayuda a las Empresas en Todo el Mundo a Mantener el Cumplimiento

INS Global sirve como un valioso socio para las empresas que desean expandir sus operaciones a nivel mundial en más de 100 países mientras mantienen el cumplimiento y la eficiencia en la gestión de su fuerza laboral.

Ya sea que estés considerando la contratación de contratistas frente a empleados en nuevos mercados, la experiencia de INS Global en reclutamiento, regulaciones laborales locales, nómina y soporte administrativo puede ayudarte a navegar por las complejidades del empleo internacional a través de nuestros EOR locales y redes de expertos en expansión.

INS Global empodera a las empresas para centrarse en sus operaciones principales y su crecimiento, sabiendo que su personal internacional puede trabajar de manera segura y sencilla. Nuestras asociaciones estratégicas pueden ser un activo crítico para lograr una expansión global exitosa mientras se evitan costosos errores legales y financieros.

Entonces, ponte en contacto con nuestros experimentados asesores de expansión global hoy mismo para obtener más información sobre cómo podemos garantizar la seguridad de tu crecimiento global.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre contratar contratistas frente a empleados?

Un empleado generalmente trabaja bajo el control directo y la gestión diaria de un empleador, mientras que un contratista independiente opera con más autonomía. Contratar contratistas frente a empleados también implica saber que con los empleados, el empleador es responsable de gestionar impuestos y beneficios.

¿Cómo determino si debo contratar empleados o contratistas?

Esta determinación a menudo depende de aspectos como el nivel de control, la naturaleza del proyecto y el grado de independencia posible. Siempre es mejor consultar con asesores legales o profesionales fiscales que comprendan cómo funciona la contratación de contratistas o el cumplimiento del estatus de contratista independiente en tu área.

¿Cuáles son las implicaciones fiscales de contratar a un empleado frente a un contratista independiente?

Como parte de un proceso de nómina regular, los empleadores deben retener y gestionar impuestos sobre la nómina para los empleados. Sin embargo, los contratistas independientes son responsables de pagar sus propios impuestos. Estos costos de nómina (a veces llamados carga laboral) incluyen ingresos, Seguro Social y todos los impuestos de seguros adicionales.

¿Necesito proporcionar beneficios a los contratistas independientes?

Normalmente, no es necesario proporcionar beneficios al contratar contratistas. Esto se debe a que los beneficios de los empleados, como el seguro de salud, el tiempo libre remunerado y los planes de jubilación, generalmente no son estándar al contratar contratistas. Sin embargo, esto puede variar según el contrato y las leyes laborales locales.

¿Es más rentable contratar contratistas frente a empleados?

La rentabilidad de uno u otro tipo de trabajador depende de varios factores. Los empleados a menudo conllevan costos más altos en general, incluidos beneficios e impuestos. Si planeas contratar contratistas a largo plazo, es probable que te cuesten más debido a las tarifas por hora.

¿Qué obligaciones legales tengo al contratar empleados frente a contratistas?

Cuando contratas empleados, eres responsable de cumplir con todas las leyes laborales locales. Esto incluye proporcionar un entorno de trabajo seguro, pagar el salario mínimo y garantizar buenas condiciones de trabajo durante toda la relación laboral.

¿Qué obligaciones legales tengo al contratar contratistas frente a empleados?

Con contratistas independientes, los términos del contrato que hagas para sus servicios deben especificar todas tus responsabilidades. Por lo general, esto implica describir el alcance del trabajo, el pago u otros detalles específicos del proyecto antes de contratar a los contratistas.

¿Puedo cambiar el estatus de un contratista independiente a empleado o viceversa?

Sí, es posible cambiar el estatus de alguien originalmente clasificado como contratista independiente. Sin embargo, debes seguir todas las pautas legales y fiscales relevantes, y es una buena idea tomar las cosas con calma en ambos casos. Como siempre, consulta con profesionales legales y fiscales al realizar una transición como esta para evitar errores de clasificación de contratistas.

¿Existen formularios o documentos específicos que debo mantener para empleados y contratistas independientes?

Sí, dependiendo del país de origen de tu empresa, puede haber documentos específicos que debas mantener al contratar contratistas o empleados. En los EE. UU., debes mantener los formularios W-2 para empleados y 1099 para contratistas independientes. Los acuerdos de trabajo detallados que especifican los términos de un proyecto son también cruciales para los contratistas independientes.

¿Cuáles son las posibles consecuencias legales de clasificar incorrectamente a los trabajadores o de contratar contratistas en lugar de empleados?

Las sanciones por errores en la clasificación de empleados o contratistas dependen del país en el que operas. INS Global detalla las sanciones por errores al contratar contratistas en varios países en nuestros artículos aquí. Clasificar incorrectamente a empleados como contratistas independientes, o viceversa, puede resultar en graves sanciones legales, multas e incluso cargos criminales.

¿Cómo puedo proteger a mi empresa de problemas de clasificación al contratar contratistas o empleados?

Siempre es mejor contar con profesionales legales y de recursos humanos para crear contratos y políticas claras y bien documentadas cuando tengas dudas al contratar contratistas. Revisar regularmente tus relaciones laborales y ajustarlas según sea necesario también puede ayudarte a evitar problemas de clasificación.

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