Ein PIS (Personalinformationssystem) kann das perfekte Tool sein, um die Produktivität Ihrer Personalabteilung zu steigern und die Einhaltung der Arbeitsgesetze im In- und Ausland zu gewährleisten. Für die herkömmliche Personalverwaltung sind mehrere Mitarbeiter nötig, die sich mehr oder weniger ausschließlich mit Personalangelegenheiten befassen. Ein PIS übernimmt die meisten alltäglichen Aufgaben für Sie, damit Sie sich ganz auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können.
Es entwickelt sich zum Schlüsselelement für die Datenverwaltung und könnte daher auch für Sie die richtige Wahl sein. Im Folgenden erfahren Sie alles über die Definition und die Vorteile eines PIS als Lösung zur ordnungsgemäßen Nutzung Ihrer Datenbestände. Wir gehen auch darauf ein, wie Sie dieses Tool für Ihre weltweite Expansion nutzen können, um Ihre Aktivitäten weltweit zu erweitern.
Was ist eine PIS-Plattform und welche Funktionen kann es übernehmen?
Ein PIS (Personalinformationssystem) ist eine Software, die Personalaufgaben für Manager und für Mitarbeiter verwaltet und optimiert. Es handelt um eine Form von Human Capital Management (HCM), die internationalen Unternehmen zur Verfügung stehen. Ein PIS wird oft als „All-in-One-Plattform“ bezeichnet und ermöglicht es, viele der aufwändigsten Personalaufgaben schnell und effizient zu erledigen.
Diese Plattformen kombinieren modernes maschinelles Lernen und Datenwissenschaft, um ein einfaches Verwaltungssystem sowohl für Daten als auch für Mitarbeiter zu schaffen. Das Ziel ist die Zentralisierung von Daten, die von der Personalabteilung, den Arbeitgebern und den Mitarbeitern unabhängig voneinander genutzt werden können.
Es gibt viele verschiedene PIS-Plattformen. Einige ermöglichen es nur, Daten zu organisieren, während andere umfassendere Datenanalyse- und Datenintegrationssysteme sind. Die verschiedenen Plattformen bieten mehr oder weniger geschäftliche Unterstützung.
In der Regel verwaltet ein PIS einige oder alle der folgenden Funktionen:
– Terminplanung
– Stundenzettel
– Datenverwaltung
– Datenspeicherung
– Berichte und Analysen
– Urlaubsverwaltung
– Verwaltung von Sozialleistungen
– Gehaltsabrechnung
– Berechnung von Steuern und Beiträgen
Es kann auch Folgendes für Sie übernehmen:
– Personalbeschaffung und -auswahl
– Einarbeitung
– Elemente der Leistungsverfolgung
– Datenmodellierung
Da sich viele dieser Aufgaben mit den alltäglichen Managementaufgaben überschneiden, kommt ein PIS in mehreren Phasen des Unternehmensworkflows zum Einsatz. Auch die Mitarbeiter können von der Sicherheit und Effizienz automatisierter Systeme bei der Bearbeitung Ihrer Anfragen profitieren.
Wie kann ein PIS Ihrem Unternehmen bei der Verwaltung der Mitarbeiter helfen?
Jüngste Studien zeigen, dass mehr als die Hälfte der Unternehmen inzwischen digitale Personalverwaltungssysteme nutzen. Diese digitalen Plattformen bieten Unternehmen, die die Bedürfnisse und Leistungen ihrer Mitarbeiter besser verwalten wollen, viele Vorteile.
Ein PIS integriert Daten, die über bestehende Unternehmensstrukturen gesammelt werden, optimiert Abläufe und bietet neue Möglichkeiten zur Unterstützung der Mitarbeiter.
Die Plattform ermöglicht es Ihnen auch, die Entwicklung der Mitarbeiter zu verfolgen, damit Manager einen Überblick darüber bekommen, welche Mitarbeiter sie befördern oder in ihrer Rolle im Unternehmen begleiten sollten.
PIS vs. HRMS vs. HCM: Eine Vielzahl von Begriffen
Diese Art von Datenmanagementlösung wird nicht nur als PIS bezeichnet, sondern ist auch unter verschiedenen anderen Namen bekannt. Diese anderen Namen deuten jedoch auf leicht unterschiedliche Schwerpunkte hin.
HRMS bedeutet Human Resource Management System (Personalmangementsystem). Dieser Begriff wird häufig in Kombination mit PIS verwendet, bezieht sich aber auf ein System, das mehr Unterstützung für das Talent- und Leistungsmanagement von Mitarbeitern bietet.
Eine weitere häufig anzutreffende Variante ist das HCM, oder Human Capital Management System. Diese Systeme bieten in der Regel einen größeren Leistungsumfang und konzentrieren sich auf die langfristige Unterstützung der Personalabteilung. In einem HCM-System werden alle Tätigkeiten und Leistungen eines Mitarbeiters vom ersten Tag an bis zur Pensionierung und darüber hinaus verarbeitet.
Was sind die Vor- und Nachteile eines PIS?
Die Vorteile
Ein PIS …
Steigert die Produktivität
Da Ihr Team keine sich wiederholendenden Aufgaben ausführen muss, kann es wachsen und in wesentlich kürzerer Zeit Ergebnisse erzielen. Indem Sie die Unabhängigkeit Ihrer Mitarbeiter erhöhen, gewinnen Sie auch Zeit, um proaktiv an der Lösung von Personalproblemen zu arbeiten.
Reduziert den Papierkram
Durch ein optimiertes System stehen Ihre Mitarbeiter vor weniger administrativen Hürden. Einfache Aufgaben wie Urlaubsanträge oder Spesenabrechnungen können direkt erledigt werden, was Komplikationen vermeidet.
Erhöht die Unabhängigkeit der Mitarbeiter
Die Mitarbeiter können notwendige administrative Aufgaben effektiver erledigen, indem sie einfache Personalaufgaben in ihren eigenen Arbeitsablauf integrieren.
Verbessert die Compliance
Da alle erforderlichen Mitarbeiterdaten an einem digitalen Ort gespeichert sind, können Sie leichter und schneller alle relevanten lokalen und globalen arbeitsrechtlichen Anforderungen erfüllen.
Die besten PIS- oder HCM-Softwares berücksichtigt alle relevanten Data-Governance-Gesetze – egal, wo Sie tätig sind.
Ermöglicht die langfristige Datenverwaltung
Ohne lästige Papierdokumente kann Ihr Unternehmen Daten so lange wie nötig speichern. So haben Sie Sicherheit im Falle von Audits oder arbeitsrechtlichen Streitigkeiten.
Die Nachteile
Ein PIS kann jedoch auch …
Die Kosten für das Unternehmen erhöhen
Ein professionell verwaltetes PIS oder ähnliches System kann teuer sein, daher müssen Sie jedes System auf Ihre Bedürfnisse abstimmen.
Menschliche Fehler nicht ausschließen
Die Dateneingabe und -verwaltung erfordert immer noch menschliche Interaktion, weshalb Sie ein Auge darauf haben müssen, wie das System genutzt wird.
Mitarbeiter- oder Unternehmensdaten gefährden
In der heutigen Welt des industriellen Hackings müssen digitale Daten mindestens genauso gut bzw. noch besser geschützt werden als herkömmliche Aufzeichnungen.
Den Bedarf an spezialisiertem Personal erhöhen
Die richtigen Mitarbeiter für den internen Betrieb eines PIS zu haben, kann bedeuten, dass teure Personalexperten eingestellt werden müssen.
Zeit für die Integration erfordern
Ein PIS erfordert Zeit für die Integration Ihrer aktuellen Systeme, damit diese so effizient wie möglich arbeiten können.
Da es sich um einen weiteren Datenverwaltungsprozess handelt, könnte dies langwierige Schulungen bedeuten, falls Sie das System intern betreiben möchten.
Wann sollte ein PIS für Ihr Unternehmen angeschafft werden?
Nachdem Sie jetzt wissen, wie Sie das Beste aus einem HRIS herausholen können, gilt es, den richtigen Zeitpunkt für die Implementierung des Systems zu ermitteln. Diese Art von Systemen eignet sich am besten für Unternehmen mit vielen Mitarbeitern, in denen die Verwaltung der täglichen Aufgaben für jeden einzelnen zur Belastung wird.
Für Unternehmen mit Mitarbeitern im Ausland oder Unternehmen, die expandieren möchten, kann professionelle Beratung und die Gewährleistung der Einhaltung der Vorschriften der perfekte Weg sein, um sicher zu wachsen. Diese Fachleute kümmern sich um die notwendigen arbeitsrechtlichen Vorschriften für die verschiedenen Länder, in denen Sie tätig sind. Durch die Kombination mit einer technologiebasierten Lösung wie einer PIS-Plattform können Sie Ihrem Unternehmen auf einfache und kosteneffiziente Weise Vorteile verschaffen.
Darüber hinaus kann die Auslagerung des Personalbedarfs an ein Drittunternehmen, das PIS-Dienste anbietet, dazu beitragen, dass Sie weniger Fachpersonal benötigen, um Daten sicher aufzubewahren. So wird diese Art von Datenverwaltungsplattform für kleinere Unternehmen kosteneffizienter.
Wie ein PIS Ihrem Unternehmen helfen kann
INS Global bietet weltweit PIS-Outsourcing-Dienste an. Das Ziel unserer Personalplattform ist es, Ihre geschäftlichen Abläufe zu optimieren – egal, wo Sie sind und welche Anforderungen Sie haben. Seit mehr als 15 Jahren helfen wir Unternehmen, ihr globales Potenzial auszuschöpfen, indem wir ihnen innovative Erweiterungen und globale Mobilitätsdienste anbieten.
Unser firmeneigenes PIS-Datenmanagementsystem ist nur eine der Möglichkeiten, mit denen wir Ihr Wachstum unterstützen. INS Global kümmert sich als Ihr Expansionspartner um jeden Aspekt Ihres Personalbedarfs und stellt dafür ein Team erfahrener Fachleute zur Verfügung, das über jahrzehntelange Erfahrung mit den lokalen Arbeitsgesetzen in aller Welt verfügt.
Überlassen Sie uns Ihre weltweiten Personalangelegenheiten, damit Sie schnell, effizient und selbstbewusst Geschäftsentscheidungen treffen und expandieren können.
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