Dans cet article, nous verrons comment licencier légalement un employé à Singapour. Le licenciement peut exposer les employeurs à un large éventail de risques s’il n’est pas effectué correctement, et il est essentiel que les bonnes procédures soient appliquées afin de s’assurer qu’il n’y ait aucun impact sur votre entreprise. Le risque de coûts additionnels ou de poursuites éventuelles résultant d’un licenciement mal géré justifie que vous preniez le temps de vous assurer que le licenciement soit correctement géré.
Lors d’une rupture de contrat de travail, vous devrez respecter certaines obligations légales. Avant de faire quoi que ce soit pour entamer une démarche de licenciement, il est important d’examiner soigneusement les 3 points suivants :
- Quelles sont les lois qui s’appliquent à cette situation précise ?
- Que stipule le contrat de travail de votre employé à propos des licenciements ?
- Pourquoi le licenciement de cet employé est-il pertinent dans ce cas ?
La Loi
Le licenciement d’un employé à Singapour sera très probablement régi par l’Employment Act (équivalent de notre Code du Travail), sauf si l’employé occupe un poste de cadre ou fait partie de la direction et gagne plus de 4 500 $ par mois, est un travailleur domestique, un marin ou un membre du personnel du gouvernement. Pour ces employés, non couverts par l’Employment Act, le licenciement doit respecter la politique de l’entreprise et leur contrat de travail. À Singapour, il est d’usage courant que les politiques d’entreprises et les contrats de travail respectent la loi telle qu’elle est décrite dans l’Employment Act, mais il est important de rappeler que ce n’est pas toujours le cas.
À Singapour, comme dans de nombreux pays, il existe une distinction entre un employé et un travailleur indépendant. Le fait qu’un individu soit ou non un employé ou non dépend des circonstances spécifiques de son emploi. Seuls les employés relèveront du champ d’application de l’Employment Act.
Le Contrat de Travail
Un contrat de travail peut être rompu par l’employé ou par l’employeur. Le contrat en lui-même stipule généralement les conditions de licenciement et quel préavis est requis, le cas échéant. Dans certains cas, un contrat de travail aura une durée déterminée et prendra naturellement fin au terme de cette période, sans qu’il soit nécessaire de le rompre. Il est important de savoir exactement ce que stipule le contrat de votre employé, afin de pouvoir procéder en conséquence.
Motifs de Licenciement
Vous devrez déterminer précisément pourquoi licencier votre employé est la meilleure solution. Il se peut que ce dernier ait fait preuve d’un comportement inapproprié envers votre entreprise ou peut-être que vos besoins commerciaux ont changés. Cette réflexion sera le fondement de la construction d’un dossier de licenciement solide, il est donc important d’identifier les motifs exacts de licenciement.
À Singapour, les employés sont généralement embauchés avec une période d’essai, d’environ 3 à 6 mois, et seront engagés définitivement après avoir réussi cette période d’essai. Toutefois, l’employeur a la possibilité de rompre le contrat avant la fin de la période d’essai, par exemple, s’il estime que la performance de l’employé n’a pas été satisfaisante.
Un autre motif de licenciement peut survenir si l’employé a commis une violation de contrat d’une manière ou d’une autre. Cela dépendra évidemment de ce qui est stipulé dans ledit contrat, mais un exemple peut être : si l’employé est absent de son lieu de travail pour une certaine période sans autorisation préalable ou sans explication valable. Si la violation de contrat est réelle et sérieuse, l’employeur peut être en mesure de le rompre sans préavis ou indemnité compensatrice. Cependant, il est essentiel de vous assurer que votre motif de licenciement est assez solide avant de passer à l’acte.
Si un employé s’est comporté de façon à commettre une faute, alors un employeur peut également y trouver un motif de licenciement. Une « faute » peut regrouper un large éventail de comportements, une négligence, un retard chronique, un comportement inapproprié envers un collègue ou un client ou encore un usage abusif des biens de l’entreprise. Il est essentiel pour vous, en tant qu’employeur, de déterminer l’exactitude de ce qui s’est produit et de vous assurer que la faute a été soigneusement documentée. La loi ne précise pas exactement à quel moment un comportement inapproprié devient une faute, il est donc prudent de demander conseil et de faire preuve de discrétion pour déterminer si un licenciement est approprié dans ces circonstances.
Il peut également y avoir des motifs de licenciement supplémentaires tels qu’un licenciement pour inaptitude, une incompatibilité d’humeur avec l’équipe ou une longue maladie, mais il est important d’aborder ces motifs avec prudence. Pour les employés couverts par l’Employment Act, vous devez commencer par mener une enquête formelle, puis envisager d’alerter l’employé par le biais d’un ou plusieurs avertissements ou mesures disciplinaires avant de procéder à un licenciement. Encore une fois, il est important de demander conseil avant de prendre ces décisions afin de ne pas exposer, par inadvertance, votre entreprise à des risques supplémentaires.
Mais que se passe-t-il si le motif de licenciement n’a rien à voir avec l’employé et que les besoins de votre entreprise ont simplement évolués ? Il peut y avoir des circonstances, par exemple à cause d’un changement du marché ou dans le cas d’un rachat, où les employés doivent être licenciés ou leur contrat de travail transféré. À Singapour, le licenciement pour motif économique (« retrenchment ») est la rupture de contrat d’un employé pour motif de licenciement économique, qu’il soit dû à la suppression de son poste ou que l’effectif total soit licencié. Cela peut se produire dans le cas d’une cessation d’activité, d’une restructuration ou d’une fusion/acquisition. Les entreprises de Singapour ont le devoir de gérer les licenciements économiques de manière responsable et conformément aux directives de licenciement du Ministère de la Main d’œuvre, qui précisent la marche à suivre et les rémunérations compensatoires pour les employés licenciés pour motif économique. La façon de gérer correctement ces situations dépend directement des faits et vous devriez demander des conseils adaptés à votre situation particulière.
L’âge minimum légal du départ en retraite à Singapour est de 62 ans et si vous avez des employés âgés, il convient de prendre connaissance de la loi sur la retraite et le réemploi de Singapour (Retirement and Re-employment Act). Cette loi vise à protéger les employés ayant atteint l’âge de la retraite, en tant qu’employeur, vous êtes tenus de leur proposer un réemploi.
Comment Licencier un Employé à Singapour
Le licenciement doit se faire par écrit et il doit être conforme aux termes du contrat. Généralement, il y aura une période de préavis ou la possibilité de verser des indemnités compensatrices à la place. Si la période de préavis n’est pas stipulée dans le contrat, alors les périodes minimales suivantes issues de l’Employment Act, doivent être appliquées :
- Employé depuis moins de 2 semaines : 1 jour de préavis ;
- Employé depuis 26 semaines à 2 ans : 1 semaine de préavis ;
- Employé depuis 2 à 5 ans : 2 semaines de préavis ;
- Employé depuis plus de 5 ans : 4 semaines de préavis.
Toute période de préavis stipulée dans le contrat peut être levée dans le cadre d’un accord entre vous et votre employé. Vous devez noter que les employés ayant travaillé pendant la période de préavis convenue ont toujours droit à des contributions de la part du Fonds de Prévoyance Central (Central Provident Fund – CPF) pendant toute la durée du préavis.
Pendant la période de préavis, l’employé et l’employeur restent liés par le contrat de travail et doivent continuer à agir conformément à celui-ci. L’employé a le droit de poser tout congés annuels résiduels et de les utiliser en contrepartie de la période de préavis, avançant donc la date de la cessation d’emploi. Les congés utilisés de la sorte ne seront pas payés par l’employeur. Cependant, si un congé annuel est pris pendant la période de préavis mais que la date de cessation du travail n’est pas avancée, alors l’employé percevra son salaire complet. Un employé ne peut pas être contraint d’utiliser ses congés payés pendant sa période de préavis.
Congés Parental et Maternité
Divers droits et avantages sociaux sont obligatoires en vertu de la loi de Singapour. Par exemple, le « Child Development Co-Savings Act (CDCA) » définit les termes du congé parental et du congé maternité. Lorsqu’une employée est en congé maternité, il est interdit pour un employeur de rompre son contrat. Le non-respect de cette loi entraînera de sévères pénalités pour l’entreprise. De même, une employée ne peut démissionner pendant son congé maternité et utiliser le reste du congé maternité comme préavis de démission. Un employé ne peut pas non plus utiliser un congé parental auquel il a droit pour compenser sa période de préavis.
Indemnités de Départ à Singapour
Contrairement à certains pays asiatiques comme la Chine, à Singapour, il n’existe pas de loi obligeant les employeurs à verser une indemnité de licenciement lors de la rupture du contrat d’un employé. Toutefois, si un employé est licencié pour motif économique, l’entreprise devrait lui verser une indemnité, généralement entre 2 semaines et 1 mois de salaire par année de service, à condition qu’il travaille dans l’entreprise depuis plus de 2 ans. Afin de maintenir une relation positive avec les employés sortants, les entreprises peuvent décider de verser une indemnité de bonne foi même si l’employé ne fait pas partie de l’entreprise depuis plus de 2 ans.
L’Après-Rupture de Contrat : Recours d’Employés
D’après l’Employment Act, les employés qui estiment que leur licenciement était infondé ou injustifié peuvent faire appel de cette décision par écrit auprès du Ministère de la Main d’œuvre. Ce recours doit être formé dans le mois qui suit le licenciement. Si le Ministère (attention : « minster » dans le texte d’origine) juge le licenciement abusif, il peut, soit ordonner à l’employeur de réintégrer l’employé et de le rémunérer pour toute la période où ce dernier a été licencié, soit de lui verser des dommages et intérêts. Tout employé, qu’il soit ou non couvert par l’Employment Act, peut déposer une plainte pour licenciement abusif auprès du Tribunal des Réclamations d’Emploi (Employment Claims Tribunal – ECT). Il est essentiel, si l’un de votre employé licencié prétend que son licenciement était abusif, que vous demandiez un conseil juridique pour vous assurer que la situation est gérée correctement.
Licencier des Employés Étrangers
Le licenciement d’un employé étranger entraînera l’annulation de son permis de travail (Employment Pass ou S Pass) dans les 7 jours suivant la fin de l’emploi. Lorsque le permis de travail est annulé, tous les autres permis liés au permis principal seront également annulés et un visa courte durée de 30 jours sera délivré. À moins que l’employé étranger n’ait reçu un autre visa valide, il ne doit pas rester à Singapour une fois son contrat terminé.
Pour les détenteurs d’un permis de travail (Employment Pass ou S Pass) dont l’emploi a pris fin, un dédouanement fiscal de la part de l’Autorité des Revenus Intérieurs de Singapour (Inland Revenue Authority of Singapore – IRAS) est nécessaire pour garantir que tous les impôts et taxes en relation avec l’emploi ont été payés. Idéalement, vous devez prévenir l’IRAS du départ imminent de l’employé au moins un mois à l’avance. Une fois que vous avez rompu le contrat d’un employé, vous devez en informer l’administration fiscale de Singapour et suspendre tous les paiements dus à l’employé étranger à partir du jour où vous décidez de mettre fin à son contrat. L’administration fiscale évaluera les impôts et taxes restants dus et délivrera un certificat de dédouanement fiscal confirmant que toutes les taxes ont été payées. Une fois que vous recevez ce certificat de dédouanement, vous pouvez débloquer tout paiement dû à l’employé.
INS Global : Votre Partenaire RH à Singapour
Prendre la décision de licencier un employé nécessite une quantité considérable de soin et de planification, avec des étapes importantes qui doivent être méticuleusement prises en compte. En tant qu’employeur, vous êtes dans une position difficile quant à l’évaluation des intérêts de votre employé par rapport à ceux de votre (attention : « of you company » dans le texte original, il manque un « r » à « you ») entreprise et une compassion sincère envers vos employés peut rendre le processus de licenciement difficile et compliqué.
En tant que cabinet de conseil expert en ressources humaines, INS Global peut vous aider dans le licenciement d’employés à Singapour. Nous sommes là pour vous accompagner tout au long du processus, vous offrant l’avis d’experts ainsi que des conseils adaptés à votre propre situation. Nous pouvons vous accompagner dans toutes les négociations à l’amiable, dans le paiement et les remboursements de vos employés ainsi que dans le calcul de leurs avantages sociaux. La présence d’un tiers tel qu’INS Global peut faciliter la communication entre employeur et employé, simplifiant ainsi le processus de négociations de fin de contrat. Nous pouvons également vous apporter notre aide pour le recrutement de nouveaux employés grâce à notre gamme de solutions de recrutement. Chez INS Global, nous proposons une assistance à Singapour et au-delà. Que votre entreprise se trouve à Singapour, en Chine, au Japon, à Taïwan ou à Hong Kong, et quel que soit votre problème, contactez INS Global dès aujourd’hui pour voir comment nous pouvons vous aider à répondre à vos besoins en matière de RH.
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