Il diritto del lavoro può causare grossi problemi o ritardi alle aziende, in particolare a quelle che cercano nuovi talenti all’estero, ma fortunatamente ci sono modi per ridurre il carico di lavoro imposto a questi datori di lavoro globali. In questo caso, due strutture di impiego che entrano spesso in gioco sono il co-impiego o impiego congiunto (o co-occupazione e occupazione congiunta). Comprendere le distinzioni tra questi modelli può essere fondamentale per le aziende che vogliono ottimizzare le proprie strategie di gestione della forza lavoro e garantire la conformità alle normative locali in tutto il mondo. A tal fine, questo articolo esamina le definizioni, gli esempi e le differenze chiave tra il co-impiego simile ma diverso rispetto all’impiego congiunto e discute di come le aziende possano prepararsi all’impatto di ciascuna sulla busta paga, godendo al contempo dei relativi benefici.
Cos’è il co-impiego?
Il co-impiego, noto anche come contratto di leasing per dipendenti o accordi di Professional Employer Organization (PEO), è un rapporto contrattuale tra due datori di lavoro: un’azienda cliente e un PEO.
Un PEO è un fornitore di servizi di terze parti che offre supporto professionale ed esperto nelle principali funzioni delle risorse umane.
In questo modello, il PEO diventa il datore di lavoro ufficiale per i dipendenti dell’azienda cliente, gestendo specifiche funzioni delle risorse umane, quali la gestione delle paghe, l’amministrazione dei benefit, la conformità fiscale e altre responsabilità legate all’occupazione.
Nel frattempo, l’azienda cliente mantiene il controllo sulla gestione quotidiana e sulle mansioni lavorative dei dipendenti.
Esempi comuni di co-impiego
Outsourcing delle funzioni HR per le piccole imprese: una piccola impresa può collaborare con un PEO per gestire le proprie attività HR, consentendo all’azienda di concentrarsi sulle proprie operazioni principali mentre il PEO gestisce il libro paga, i benefit e la conformità alle leggi sul lavoro. Ciò può essere fatto dall’azienda per evitare il fastidio o il costo di supervisionare queste funzioni da sola.
Startup in rapida crescita: una startup in rapida crescita potrebbe rivolgersi a una PEO per ampliare rapidamente la gestione della forza lavoro senza l’onere amministrativo di assumere e gestire direttamente i dipendenti.
Aziende in espansione a livello internazionale: la situazione più comune per il co-impiego. In questi casi, un’azienda che si espande in nuovi mercati può utilizzare una PEO per orientarsi tra le complesse e spesso sconosciute leggi sul lavoro del nuovo paese, assicurando la conformità e potendo concentrarsi sulla corretta gestione dei dipendenti locali.
Che cos’è l’impiego congiunto?
L’impiego congiunto, o occupazione congiunta, si verifica quando due o più entità condividono il controllo sul lavoro di un dipendente. In questo scenario, entrambe le entità sono considerate datori di lavoro e sono congiuntamente responsabili del rispetto delle leggi sul lavoro.
I dipendenti possono quindi stipulare accordi con entrambe le parti.
L’occupazione congiunta viene spesso utilizzata in situazioni in cui un’azienda si avvale di un’agenzia di lavoro interinale o di subappaltatori per fornire manodopera.
Esempi di impiego congiunto
Accordi di agenzia di personale: un’azienda assume lavoratori tramite un’agenzia di personale per esternalizzare il carico di lavoro. In questo caso, l’agenzia recluta e paga i dipendenti, ma l’azienda controlla il loro lavoro quotidiano e le condizioni di lavoro.
Modelli di franchising: un franchisor e un franchisee possono essere considerati datori di lavoro congiunti se entrambi esercitano un controllo significativo sulle condizioni di lavoro e sui termini di impiego di un dipendente.
Co-impiego vs. impiego congiunto: differenze chiave
Sebbene sia il co-impiego sia l’accordo di lavoro congiunto implichino che più parti condividano alcuni elementi delle responsabilità lavorative risultanti, differiscono in termini di struttura e implicazioni.
Nel 2024, la differenza tra questi tipi di relazioni di lavoro è di nuovo al centro dell’attenzione pubblica. Gli esperti legali di tutto il mondo stanno sempre più dibattendo sui dettagli più sottili dei tipi di contratti alternativi a causa della presenza di accordi di lavoro da remoto, flessibili o occasionali. Le responsabilità legali implicate sono quindi importanti da definire ora per evitare potenziali problemi in seguito, come nel caso di una recente controversia negli Stati Uniti in cui la questione dell’occupazione congiunta ha contribuito a confondere e complicare le discussioni sulla responsabilità.
Poiché questi casi stanno cambiando continuamente il dibattito sul modo in cui dipendenti e datori di lavoro interagiscono, è essenziale chiarire in anticipo i fattori di onere amministrativo che definiscono la co-occupazione rispetto all’occupazione congiunta, sulla base di quanto segue:
Natura della relazione
Co-impiego – Coinvolge un’azienda cliente e un PEO (o equivalente locale) in cui il PEO è il datore di lavoro ufficiale e gestisce le funzioni HR mentre l’azienda cliente dirige il lavoro quotidiano. In questo caso, ciascuna parte ha responsabilità in merito ad alcuni elementi del lavoro o delle esigenze del dipendente.
Impiego congiunto: coinvolge due o più entità con controllo condiviso sui dipendenti, entrambe con responsabilità legale per le condizioni di impiego e la conformità. In questo caso, entrambe le parti condividono la responsabilità su tutti gli elementi del lavoro o delle esigenze di un dipendente.
Controllo e responsabilità
Co-impiego: l’azienda cliente mantiene il controllo sulle mansioni e sulle prestazioni lavorative, mentre il PEO gestisce esclusivamente le attività amministrative delle risorse umane.
Impiego congiunto: entrambe le entità condividono il controllo legale sulle condizioni di lavoro, sulle mansioni e sulle responsabilità normative relative all’occupazione.
Implicazioni legali e di conformità
Co-impiego: il PEO si assume numerose responsabilità legali e di conformità , riducendo l’esposizione del cliente al rischio.
Impiego congiunto: entrambi i datori di lavoro sono solidalmente responsabili del rispetto delle leggi sul lavoro , il che aumenta la complessità e il potenziale rischio di ciascuna entità.
Impatto su buste paga e benefit
Co-impiego: la PEO gestisce gli stipendi e i benefit per i dipendenti, spesso garantendo l’accesso a pacchetti di benefit migliori grazie al suo bacino più ampio di dipendenti.
Impiego congiunto: ogni datore di lavoro può avere sistemi separati di buste paga e benefit, complicando l’amministrazione e la conformità. Tuttavia, un’agenzia di personale può comunque prendersi cura della quota dell’azienda cliente di tenuta dei registri delle imposte sulle buste paga, conformità normativa o amministrazione per loro conto.
Classificazione dei lavoratori
Co-impiego: i dipendenti sono generalmente classificati come dipendenti della PEO ai fini legali e fiscali.
Impiego congiunto: i dipendenti sono considerati dipendenti di entrambe le entità allo stesso tempo, il che richiede un attento coordinamento per garantire una corretta classificazione e conformità.
Prepararsi all’impatto di ciascuno su buste paga e benefit
Comprendere le differenze tra co-impiego e lavoro congiunto è essenziale affinché le aziende possano prepararsi in modo efficace all’impatto che questo avrà su retribuzioni e benefit.
Le seguenti aree sono le più importanti a cui prestare attenzione:
Gestione delle paghe
Co-impiego: lavorare con un PEO semplifica la gestione delle buste paga, rimuovendo la responsabilità della sua gestione dall’azienda cliente . Qui, il PEO gestisce tutti gli aspetti delle buste paga, dall’elaborazione degli stipendi alla presentazione delle tasse, assicurando la conformità alle normative locali e federali e riducendo la possibilità di errori grazie a competenza ed esperienza.
Impiego congiunto: la gestione delle buste paga in uno scenario di impiego congiunto richiede un attento coordinamento tra le entità, poiché entrambe devono garantire calcoli salariali accurati, pagamenti puntuali e ritenute fiscali appropriate. Sebbene questa disposizione possa comunque offrire supporto da parte di esperti, una comunicazione chiara e sistemi ben strutturati sono essenziali per evitare problemi di conformità.
Amministrazione dei benefici
Co-impiego – Le PEO spesso forniscono accesso a pacchetti di benefit migliorati, tra cui assicurazione sanitaria, piani pensionistici e altri benefit. Questo perché le PEO possono mettere in comune dipendenti di più clienti e negoziare tariffe e opzioni migliori di quelle possibili per una singola azienda .
Impiego congiunto: ogni datore di lavoro deve garantire che tutti i benefit offerti dall’azienda cliente nel contratto iniziale siano conformi alle leggi applicabili. Il coordinamento è fondamentale per prevenire la duplicazione dei benefit, assicurando al contempo che i dipendenti ricevano tutti i diritti.
Conformità e considerazioni legali
Co-impiego: il PEO si assume molte responsabilità fondamentali in materia di conformità, dall’adesione alle leggi sul lavoro alla gestione delle richieste di indennizzo per infortuni sul lavoro e disoccupazione. Ciò può ridurre significativamente i rischi legali del cliente grazie a strumenti o conoscenze di livello industriale.
Impiego congiunto – Entrambi i datori di lavoro devono essere vigili sulla conformità, poiché in questo caso, un fallimento da parte di un’entità può comportare conseguenze legali per entrambi. Controlli regolari e accordi chiari sono quindi essenziali per gestire questo rischio.
Conclusione: sfrutta al meglio i modelli di impiego alternativi con la rete internazionale di servizi per i datori di lavoro registrati di INS Global
Co-impiego e impiego congiunto sono opzioni utili per le aziende che cercano diversi tipi di impiego, che si tratti di far crescere progetti globali o semplificare gli oneri di manodopera locali. Tuttavia, entrambi richiedono una comprensione approfondita delle distinzioni e delle implicazioni coinvolte.
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Sfruttando l’esperienza di INS Global, le aziende possono affrontare con sicurezza le sfide della co-occupazione e dell’occupazione congiunta, garantendo che le loro strategie di gestione della forza lavoro siano efficaci, conformi e favorevoli alla crescita aziendale.
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