Contratar Personal en el Extranjero: Guía para Empresas Españolas

¿Puede una empresa española contratar empleados en el extranjero?

Sí, las empresas españolas pueden contratar empleados en otros países, pero deben enfrentarse a entornos legales y regulatorios complejos que varían según el país de contratación.

Contratar personal extranjero implica cumplir con las leyes laborales, normativas fiscales y requisitos migratorios tanto de España como del país de destino. Antes de avanzar, es esencial que la empresa evalúe sus objetivos, recursos disponibles y el nivel de control que desea tener sobre la relación laboral.

Tres formas de contratar personal fuera de España

Existen varias alternativas para las empresas españolas que desean contratar personal fuera del país. Estas opciones varían en complejidad, coste y nivel de control, y cada una presenta ventajas y desafíos distintos. Comprender las diferencias es clave para tomar decisiones estratégicas alineadas con los objetivos de expansión internacional.

Crear una entidad legal en el país de destino

La opción más tradicional —y la primera que suelen considerar muchas empresas— es constituir una entidad legal en el país donde se desea contratar. Esto puede hacerse mediante la creación de una filial, sucursal o sociedad local, lo que permite a la empresa gestionar directamente todos los aspectos operativos: contratación, nómina, cumplimiento legal y beneficios laborales.

Sin embargo, este modelo conlleva una carga administrativa y fiscal. Requiere tiempo, inversión y una comprensión profunda de la normativa del país en cuestión, además de asesoramiento legal local para evitar errores que puedan derivar en sanciones o ineficiencias.

Por ello, esta opción suele ser más adecuada para empresas con un proyecto de expansión a largo plazo y recursos suficientes para asumir el control directo de las operaciones.

Colaborar con un Employer of Record (EOR)

Colaborar con un Employer of Record (EOR) es una de las formas más eficientes para que las empresas españolas contraten empleados en el extranjero sin necesidad de constituir una entidad legal local. Un EOR actúa como el empleador legal del trabajador en el país de destino en nombre de la empresa cliente, gestionando todas las responsabilidades laborales como la nómina, el cumplimiento fiscal y la administración de beneficios.

Este enfoque permite a las empresas españolas expandir su equipo internacional de manera rápida y rentable, garantizando al mismo tiempo el cumplimiento total de la legislación laboral y fiscal local. Los servicios globales de EOR ofrecen desde el primer día flexibilidad y escalabilidad, facilitando la contratación de talento en múltiples países sin asumir las cargas administrativas asociadas a la creación de filiales o sucursales.

Además, trabajar con un EOR con presencia global aporta acceso inmediato a conocimientos locales y asesoría especializada, ayudando a las empresas a navegar entornos regulatorios complejos y diferencias culturales que de otro modo podrían suponer obstáculos significativos.

Por tanto, este modelo de contratación internacional resulta especialmente adecuado para empresas que desean explorar nuevos mercados, ampliar su plantilla remota o acceder a talento global sin necesidad de establecer una presencia permanente en el país de contratación.

Colaborar con trabajadores independientes (freelancers)

Otra opción para las empresas españolas es contratar a colaboradores externos o freelancers en el extranjero para proyectos específicos o necesidades a corto plazo. Esta modalidad permite a las empresas acceder a habilidades especializadas sin asumir los compromisos de una relación laboral directa.

Trabajar con freelancers elimina la necesidad de gestionar nóminas o beneficios laborales, ya que estos profesionales son responsables de sus propias obligaciones fiscales y de seguridad social. Además, ofrece una solución flexible y rentable para ajustar los recursos humanos en función de la demanda del proyecto.

Sin embargo, es fundamental establecer contratos claros y bien definidos para evitar malentendidos en cuanto a entregables, plazos y condiciones de pago. También es importante tener en cuenta el riesgo de clasificación incorrecta: si el colaborador opera bajo condiciones similares a las de un empleado, la empresa podría enfrentarse a sanciones legales en el país de destino.

Por ello, antes de optar por esta vía, se recomienda:

• Asegurarse de que el colaborador trabaje con plena autonomía.
• Cumplir con la legislación local que regula la prestación de servicios independientes.

Este enfoque puede ser especialmente útil para empresas que buscan flexibilidad operativa al expandirse internacionalmente, siempre que se gestione con rigor jurídico.

Riesgos de cumplimiento para empresas españolas que contratan empleados en el extranjero

Contratar empleados internacionales ofrece grandes oportunidades de expansión, pero también expone a las empresas españolas a diversos riesgos de cumplimiento que deben gestionarse de forma rigurosa para evitar sanciones legales y financieras. Los principales riesgos incluyen:

• Obligaciones fiscales – La empresa debe cumplir con las normativas fiscales tanto en España como en el país donde se ubique el empleado. Esto incluye entender los tratados de doble imposición, los requisitos de retención de impuestos y las contribuciones a la seguridad social transfronteriza.
• Cumplimiento de leyes laborales locales – Cada país establece sus propias normativas en cuanto a salario mínimo, jornadas laborales, despidos y derechos del trabajador. El incumplimiento de estas leyes puede derivar en multas, sanciones penales y un daño reputacional significativo
• Protección de datos – El manejo de datos personales de empleados a nivel internacional requiere cumplir con leyes de protección de datos como el GDPR europeo y otras regulaciones locales. Una gestión inadecuada de la información personal puede generar riesgos legales graves y pérdida de confianza.
• Clasificación incorrecta de trabajadores – Clasificar erróneamente a un trabajador como colaborador independiente, cuando en realidad existe una relación laboral encubierta, puede exponer a la empresa a sanciones regulatorias, reclamaciones de derechos laborales, recargos fiscales y obligaciones retroactivas tanto en el país de origen como en el país de destino.

Gestionar estos riesgos adecuadamente exige conocimientos específicos de derecho laboral internacional, fiscalidad transfronteriza y regulación de datos, así como una estrategia sólida de expansión internacional.

¿Por qué asociarse con un EOR simplifica la contratación internacional?

Expandir una empresa a nivel internacional y contratar personal en el extranjero puede ser un proceso complejo. Adaptarse a diferentes sistemas legales, normativas fiscales y leyes laborales requiere tiempo, recursos y experiencia local que no siempre están disponibles internamente. Para las empresas españolas que buscan crecer fuera del país, colaborar con un Employer of Record (EOR) como INS Global puede marcar una gran diferencia.

INS Global ofrece una solución integral en +160 países, encargándose de todos los aspectos relacionados con la contratación: desde la formalización del contrato y la gestión de nómina hasta el cumplimiento fiscal y la administración de beneficios. Esto permite a las empresas centrarse en su actividad principal, con la tranquilidad de saber que cumplen con todas las obligaciones legales en cada país.

El modelo EOR proporciona una vía rápida y flexible para ampliar equipos en nuevos mercados sin necesidad de constituir entidades legales. Gracias a nuestra experiencia de casi 20 años y al conocimiento local de cada jurisdicción, ayudamos a las empresas españolas a superar barreras culturales y regulatorias, reduciendo riesgos y acelerando su expansión internacional.

Preguntas Frecuentes 

¿Puedo incluir a empleados internacionales en la nómina de la empresa en España?

Aunque técnicamente es posible, incorporar empleados extranjeros en la nómina de una empresa española puede generar complicaciones fiscales y de cumplimiento legal.

Cada país tiene regulaciones específicas en materia de impuestos, cotizaciones sociales y derechos laborales que pueden entrar en conflicto con el sistema español. Además, gestionar nóminas internacionales desde España puede exponer a la empresa a riesgos de doble tributación, sanciones administrativas y reclamaciones laborales en la jurisdicción local del empleado. Por esta razón, lo más recomendable es estructurar la contratación conforme a la legislación del país de residencia del trabajador, ya sea mediante un EOR o estableciendo una entidad local.

¿Sería mejor trasladar al trabajador a España?

En determinados casos, trasladar al empleado a España mediante un visado de trabajo puede ser una alternativa viable. Para ello, la empresa española debe actuar como patrocinadora en el procedimiento de obtención de la autorización de residencia y trabajo, cumpliendo los requisitos establecidos por la normativa de extranjería.

Este proceso exige acreditar que el puesto y el perfil del trabajador cumplen con los criterios de contratación internacional, además de asumir obligaciones formales ante las autoridades migratorias. Es una opción interesante cuando la empresa desea integrar al empleado físicamente en sus operaciones en España de manera estable.

¿Qué implicaciones fiscales tiene la contratación de personal en el extranjero?

Contratar empleados fuera de España implica gestionar obligaciones fiscales tanto en el país de origen como en el país de residencia del trabajador. La empresa deberá atender cuestiones como la retención de impuestos en el país de destino, las contribuciones a la seguridad social y la aplicación de convenios bilaterales para evitar la doble imposición. Ignorar estos aspectos puede derivar en sanciones económicas, recargos fiscales o conflictos legales con las autoridades tributarias. Contar con asesoramiento fiscal especializado en contratación internacional es esencial para estructurar las relaciones laborales de forma segura y optimizada.

¿Cómo puedo asegurarme de cumplir con la legislación laboral local?

Cumplir con la legislación laboral del país donde reside el empleado es un requisito indispensable para evitar conflictos legales y proteger la reputación de la empresa. Para lograrlo, resulta fundamental trabajar con expertos locales que conozcan en detalle la normativa vigente en materia de contratos, salario mínimo, jornadas laborales, seguridad social, protección de datos y terminación de la relación laboral. Además, mantener una actualización constante de las políticas internas de recursos humanos y realizar auditorías periódicas permite reforzar la estrategia de cumplimiento a nivel internacional.