Las verificaciones de antecedentes son un aspecto crucial del proceso de contratación en Japón, ofreciendo a los empresarios una valiosa visión sobre la idoneidad de un candidato para un puesto. Sin embargo, al igual que en muchos países alrededor del mundo, entender las verificaciones de antecedentes laborales en Japón requiere conocer la normativa local.
Para ayudar a evitar errores costosos o faux pas, exploraremos los matices de realizar verificaciones de antecedentes en Japón y cómo INS Global puede ayudar a las empresas en este esfuerzo.
¿Qué son las Verificaciones de Antecedentes?
En Japón, la cultura laboral hace que sea muy difícil despedir a un empleado, lo que significa que los gerentes de contratación deben estar seguros acerca de su elección antes de dar un trabajo a un candidato, independientemente de lo fuertes que puedan parecer en una entrevista. Para ayudar a generar confianza sobre las decisiones de contratación, pueden tomar el tiempo para realizar una verificación de antecedentes e investigar la situación financiera, educativa o experiencia laboral de un individuo. Esto puede ayudar a verificar sus credenciales y evaluar su idoneidad para un trabajo.
Una verificación de antecedentes laborales en Japón puede incluir una serie de pasos adaptados a las necesidades de la empresa o el puesto, como revisar antecedentes penales, historial laboral, calificaciones educativas y otra información relevante. Sin embargo, dado que las leyes laborales difieren en todo el mundo, hasta qué punto una empresa puede profundizar en la historia de alguien durante una verificación de antecedentes puede depender de dónde se realice.
4 Tipos Comunes de Verificaciones de Antecedentes Laborales
Se suelen realizar varios tipos de verificaciones de antecedentes por parte de los empresarios, siendo los siguientes los más típicos:
- Verificaciones de Antecedentes Penales: Estas verifican si el candidato tiene antecedentes penales y se realizan a menudo cuando se garantiza la seguridad en el lugar de trabajo y la seguridad de los clientes u otros empleados.
- Verificación de Educación: Se realiza a menudo al contratar para trabajos con altos requisitos técnicos o basados en habilidades, confirmar las calificaciones educativas del candidato ayuda a los empresarios a evaluar la capacidad de alguien para cumplir con un rol.
- Verificaciones de Historial Laboral: Revisar el empleo anterior del candidato puede proporcionar información sobre su ética de trabajo, experiencia y confiabilidad.
- Verificaciones de Historial de Crédito: Aunque menos comunes en muchos países, algunos empresarios pueden optar por verificar el historial de crédito de un candidato para evaluar su responsabilidad financiera.
Lo Que Deben Saber los Empresarios Antes de Realizar Verificaciones de Antecedentes Laborales en Japón
Antes de realizar verificaciones de antecedentes en Japón, los empresarios deben ser conscientes de las consideraciones legales y culturales que rodean este proceso.
¿Son Legales las Verificaciones de Antecedentes Laborales en Japón?
Sí, las verificaciones de antecedentes laborales en Japón son legales pero están sujetas a estrictas regulaciones para proteger los derechos de privacidad de los individuos.
La legislación principal que regula las verificaciones de antecedentes laborales en Japón es la Ley de Protección de Información Personal o APPI. Esto regula el manejo de datos personales por parte de empresas y organizaciones. Según la APPI, los empresarios deben obtener el consentimiento de los individuos antes de recopilar, usar o divulgar su información personal.
La APPI también requiere que los empresarios informen a los prospectos sobre el propósito de la verificación de antecedentes, los tipos de información recopilada y cómo se utilizará. Cualquier información personal obtenida a través de verificaciones de antecedentes luego debe ser manejada de forma segura y protegida contra el acceso o divulgación no autorizados.
¿Qué Tipos de Verificaciones de Antecedentes Laborales Son Ilegales en Japón?
Si bien las verificaciones de antecedentes laborales en Japón son generalmente permitidas, algunas verificaciones son ilegales o están restringidas cuando infringirían las leyes contra la discriminación laboral o personal.
Por ejemplo, realizar verificaciones sobre el historial médico de un individuo o realizar verificaciones que afectarían sus posibilidades de conseguir el trabajo a pesar de que la verificación no sea necesaria para ese rol, se consideraría discriminación y, por lo tanto, podría argumentarse como ilegal.
Al igual que las verificaciones del historial médico, en Japón está prohibido que los empresarios soliciten o utilicen información genética para verificaciones de antecedentes. Esto incluye información obtenida a través de pruebas o análisis genéticos, como pruebas de ADN.
Las 3 Industrias de Verificación de Antecedentes Laborales Más Comunes en Japón
En Japón, ciertos sectores son más propensos a realizar tipos específicos de verificaciones de antecedentes basados en la naturaleza o los requisitos de los trabajos para los que se contrata. Esto incluye:
- Finanzas: Las instituciones financieras a menudo pueden realizar verificaciones de antecedentes exhaustivas para asegurarse de que los empleados que manejan transacciones financieras sensibles no tengan conflictos de interés o problemas financieros anteriores que puedan llevar a problemas de confianza.
- Salud: En el sector de la salud, las verificaciones de antecedentes son esenciales para verificar no solo las calificaciones y credenciales de los profesionales médicos, sino que también pueden ser necesarias al trabajar con pacientes en riesgo.
- Educación: Las escuelas e instituciones educativas en Japón suelen estar obligadas a realizar verificaciones de antecedentes laborales para garantizar la seguridad de los estudiantes y la calidad docente.
Los 3 mayores errores en las verificaciones de antecedentes laborales que deben evitarse en Japón: Entendiendo la normativa
Realizar verificaciones de antecedentes en Japón puede ser complejo porque requieren equilibrar el cumplimiento legal con las sensibilidades culturales. Aquí están los 3 errores que los empresarios deben evitar al realizar estas verificaciones:
1. No Obtener Consentimiento
Obtener un consentimiento explícito de los candidatos no es solo una cortesía sino una necesidad legal al realizar verificaciones de antecedentes laborales en Japón. La falta de consentimiento puede conducir a problemas legales graves para una empresa.
Los empresarios en Japón se espera que pongan la seguridad de los trabajadores en la parte superior de su lista de prioridades en estos casos, con un estudio realizado por el Instituto Japonés de Política Laboral y Formación que encontró que el 87% de los empleados japoneses priorizan la protección de la privacidad en el lugar de trabajo.
Para garantizar el cumplimiento, los empresarios deben hacer claro el propósito y alcance de la verificación de antecedentes a los candidatos y obtener su consentimiento por escrito antes de comenzar.
Además, los empresarios deben permitir a los candidatos suficiente tiempo para revisar y disputar cualquier error en el informe de verificación de antecedentes.
2. Dependencia de Terceros No Calificados
Si bien los proveedores de terceros pueden agilizar el proceso de verificación de antecedentes, los empresarios deben tener precaución para no caer en desgracia con las regulaciones japonesas y comprometer los estándares de privacidad de datos al trabajar con los socios equivocados.
Algunas verificaciones pueden ser más eficientes o efectivas cuando se realizan a través de un servicio de verificación de antecedentes, y otras incluso pueden requerir las herramientas o el tiempo que no están disponibles internamente. Sin embargo, los empresarios deben investigar minuciosamente a los proveedores de terceros y asegurarse de que cumplan con las estrictas regulaciones de protección de datos.
Antes de contratar a un proveedor de terceros, los empresarios deben verificar su reputación, credenciales y cumplimiento con las leyes de privacidad japonesas. Esto incluye tomarse el tiempo para aprender sobre las prácticas de manejo de datos y las medidas de seguridad del proveedor.
3. Ignorar las Sensibilidades Culturales
Las normas culturales que rodean la privacidad y la información personal pueden diferir mucho en Japón en comparación con los países occidentales. Ignorar las sensibilidades culturales nunca es una buena idea, pero en este caso, también puede llevar a malos comienzos con los candidatos y dañar la reputación de un empleador.
Estudios como los publicados en el Journal of Cross-Cultural Psychology encontraron que los individuos japoneses priorizan la armonía grupal y los intereses colectivos sobre la autonomía individual. Esto puede significar que los empresarios en Japón realizarán verificaciones de antecedentes que buscan garantizar la armonía laboral de una empresa, incluso a riesgo de interrumpir los derechos legales personales.
Los empresarios internacionales deben adoptar un enfoque transparente y consultivo para las verificaciones de antecedentes para evitar riesgos de cumplimiento. Los empresarios también pueden considerar ofrecer a los candidatos la oportunidad de proporcionar contexto o explicaciones adicionales por sí mismos primero. Esto demuestra respeto por una relación colaborativa y basada en la confianza.
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Al comprender las mejores prácticas en torno a las verificaciones de antecedentes, los empresarios con sede en Japón pueden construir de manera efectiva un equipo confiable y capacitado. Con el apoyo de INS Global y nuestro equipo de profesionales en reclutamiento, las empresas pueden superar este proceso con confianza y eficiencia.
INS Global ofrece soluciones personalizadas para ayudar a las empresas durante todo el proceso de contratación, desde búsquedas localizadas hasta la realización de verificaciones de antecedentes en Japón que aseguran el cumplimiento legal y mantienen la confianza de los candidatos. Al asociarse con INS Global, los empresarios pueden tomar decisiones de contratación informadas y construir una fuerza laboral talentosa en Japón.
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