La Gestion Fiscale des Travailleurs à Distance : Le Guide Complet

Le recrutement des travailleurs à distance est un moyen avantageux pour renforcer votre équipe et promouvoir la diversité au sein de votre entreprise. Il est toutefois important de noter que la gestion des salariés à distance nécessite une approche différente de celle des salariés en présentiel. Les erreurs commises dans le cadre de la gestion de la paie et de la gestion fiscale des travailleurs à distance peuvent entraîner des frais et des amendes élevés

Notre article a pour objectif de vous aider à éviter toute erreur coûteuse en mettant à votre disposition des informations et des conseils précieux. Il vous permettra également de gérer de manière efficace et conforme les obligations fiscales relatives à vos salariés à distance.

Quelles sont les Impôts auxquelles sont Soumis les Travailleurs à Distance ?

Dans le monde entier, les travailleurs à distance et les salariées en présentiel doivent obligatoirement s’acquitter des mêmes impôts. Cette règle s’applique même si certaines entreprises considèrent les employés à distance comme des freelances ou des entrepreneurs indépendants.

Les déductions salariales varient en fonction de la domiciliation de votre entreprise et des règles fiscales locales. Ces déductions salariales comprennent généralement les éléments suivants :

1. Impôt sur le revenu
2. Cotisation d’assurance chômage
3. Cotisations de sécurité sociale
4. Cotisations d’épargne retraite
5. Cotisation d’assurance maladie

Vous êtes tenus de prélever ces montants pour l’ensemble de vos salariés à distance, au même titre que vos salariés travaillent dans les locaux de l’entreprise.

Taxes sur les Salaires des Travailleurs à Distance : Comment Ça Marche ?

D’une manière générale, les salariés sont tenus de respecter la législation fiscale relative à la région où ils exercent leur activité professionnelle. La situation peut s’avérer compliquée lorsque les salariés optant pour le travail à domicile résident dans un État ou un pays qui diffère de celui où se trouve l’entreprise pour laquelle ils travaillent.

Afin de vous assurer que vous gérez de manière appropriée les impôts relatifs à vos équipes travaillant à distance, il est d’abord important de tenir compte des exigences réglementaires en matière du droit du travail au sein de votre zone d’activité principale. Certains pays peuvent obliger les entreprises à payer des cotisations patronales au sein du pays où l’entité est basée. Cette mesure peut s’appliquer quel que soit le lieu d’activité des salariés.

Vous devez ensuite vous renseigner sur les taux d’imposition applicables au sein du pays où réside votre salarié à distance. Dans certains pays, comme les États-Unis, les lois relatives à la déclaration d’impôts diffèrent selon les états ou les régions. Dans certains cas, même lorsque vous résidez dans le même pays que votre entrepreneur indépendant, vous êtes tenu d’utiliser des formulaires différents pour la déclaration des revenus. Aux États-Unis et dans d’autres pays similaires, il est probable que des accords soient conclus entre les États dans le but d’éviter la double imposition.

Lorsqu’un salarié à distance a récemment déménagé au sein du même pays, il est important de vous assurer que ce travailleur a accompli de manière correcte les formalités d’enregistrement dans son nouveau lieu de résidence. Cela vous permettra d’éviter de payer les impôts étatiques à deux reprises. En outre, de nombreux pays ont conclu des conventions fiscales permettant d’éviter la double imposition. Il est donc essentiel de consulter toutes les lois en vigueur prévoyant l’élimination de la double imposition.

Tout avantage imposable supplémentaire dont bénéficient vos collaborateurs, tel que la rémunération ou les avantages sociaux, doit également être déclaré conformément aux exigences fiscales locales. Par ailleurs, certains pays peuvent autoriser la déduction des dépenses liées au travail à distance.

Les Pays offrant des Déductions Fiscales et des Avantages aux Salariés à Distance (2023)

Avec l’essor du télétravail et du travail à domicile, de nombreux pays ont mis en place des déductions fiscales et des options de visa pour les digital nomads souhaitant travailler à distance.

• Depuis avril 2022, le Royaume-Uni offre un allègement fiscal de 6 livres (GBP) par jour travaillé aux personnes amenées à travailler à domicile dans le cadre de leur emploi. D’autres pays européens tels que la France, l’Allemagne et les Pays-Bas disposent également d’une législation qui permet aux salariés travaillant à distance de percevoir des indemnités. Celles-ci varient généralement entre 5 euros par jour et 10 euros par mois (EUR).

• Le Portugal dispose d’un programme NHR ( » Résident Non Habituel « ) qui prévoit des exonérations fiscales et un taux forfaitaire d’impôt sur le revenu pour les travailleurs à distance qui remplissent les conditions requises pour bénéficier du programme.

• Depuis septembre 2021, la Grèce dispose d’un visa digital nomad pour les travailleurs à distance. Ce visa comprend un allègement fiscal de 50% pour une durée maximale de 7 ans.

• L’Italie offre une exonération fiscale de 7% aux digital nomads qui s’engagent à rester dans le pays pendant au moins deux ans.

• L’Australie et le Canada disposent d’un système de remboursement pour les travailleurs à distance. Ce système permet à ces professionnels de percevoir une compensation pour les dépenses engagées telles que les frais relatifs aux outils de vidéoconférence.

• Aux États-Unis, les professionnels indépendants optant pour le travail à distance peuvent bénéficier de certaines déductions fiscales. Depuis quelques années, ces déductions comprennent également l’amortissement des dépenses dans certains États américains.

Gérer Facilement les Impôts des Salariés à Distance Grâce à l’Accompagnement d’une Entreprise de Portage Salarial Internationale

Il existe heureusement un moyen simplifié pour respecter les différentes règles et réglementations relatives à la gestion de la paie des salariés à distance. Nous vous recommandons de recourir aux services d’une entreprise de portage salarial ou d’un employeur de référence.

Il s’agit de prestataires externes proposant des solutions d’externalisation RH capable de gérer l’ensemble des tâches administratives pour le compte de votre entreprise.

Sans l’accompagnement d’une entreprise de portage salarial, vous serez tenu de vous occuper vous-même de l’ensemble des aspects législatifs relatifs à la fiscalité de vos collaborateurs. Celles-ci englobent les règles applicables dans le pays où votre entreprise est établie, ainsi que les règles locales en vigueur au sein de cette région.

Dans certains cas, il est nécessaire de faire appel à des consultants juridiques afin d’éviter la double imposition ou tout autre calcul erroné. Toute erreur, même mineure, est susceptible d’entraîner une perte de temps et d’argent pour votre entreprise.

En ayant recours à une société de portage salarial internationale comme INS Global, tous les éléments relatifs à la gestion de la paie seront pris en charge avec rapidité et professionnalisme. Une entreprise de portage salarial agit en tant qu’entité légale représentative au sein du pays où vous souhaitez recruter des nouveaux salariés. Ainsi, grâce à ce soutien, vous pouvez facilement trouver et assurer l’intégration de vos nouveaux collaborateurs sans la nécessité de mettre en place une succursale à l’étranger.

Par ailleurs, en confiant la gestion de vos salariés à distance à une entreprise de portage salarial internationale, vous aurez la certitude que vos travailleurs à distance seront rémunérés à temps et de manière conforme.

Comment INS Global Peut Aider les Digital Nomads et les Salariés à Distance

INS Global dispose d’équipes réparties dans le monde entier. Cette présence internationale garantit une expertise couvrant l’ensemble des questions liées au travail à distance. La gestion d’une équipe internationale est généralement difficile en raison du manque d’interaction en face-à-face ou de l’intégration de lois provenant de plusieurs pays qui nécessite des connaissances et des compétences spécialisées. Heureusement, nous disposons d’une équipe de professionnels qualifiés multinationale et multilingue.

Notre expérience et nos talents font de nous le partenaire idéal pour gérer vos travailleurs à distance et pour trouver pour vous les meilleurs digital nomads.

Nous disposons d’une connaissance approfondie des politiques de travail à distance et des obligations fiscales propres à chaque pays, qui ne cessent d’évoluer. Nous pouvons rester à l’affût de tout nouveau développement pendant que vous atteignez vos objectifs d’expansion.

Grâce à notre accompagnement, vous pouvez recruter de nouveaux salariés à distance et vous assurer que vos travailleurs à distance actuels sont bien pris en charge. Par ailleurs, nous suivons en permanence les évolutions réglementaires en matière d’emploi et de réduction d’impôt ce qui nous permet de garantir continuellement votre conformité.

INS Global aide les entreprises depuis près de vingt ans à développer leur activité à l’international de manière simple et sécurisée. Nos solutions de portage salarial international sont disponibles dans le monde entier, dans différents fuseaux horaires. Nous disposons de l’expertise nécessaire pour répondre à tous vos besoins en matière d’expansion, de recrutement et de gestion RH.

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