Può un’azienda statunitense avere successo con le assunzioni all’estero e, in caso affermativo, come? Ci sono certamente vantaggi come quello di un costo del lavoro generalmente inferiore. Infatti, oggi le aziende statunitensi possono risparmiare fino al 60% sui costi di assunzione di nuovi dipendenti con il reclutamento all’estero. Tuttavia, i rischi di differenze giuridiche , la mancanza di chiarezza su come interagiscono i diversi sistemi fiscali e di pagamento e i problemi legati al corretto utilizzo dei membri del team sparsi in più paesi sono reali preoccupazioni per molti.
Ecco perché INS Global ha messo insieme questa guida sul reclutamento all’estero per le aziende statunitensi . Qui esporremo i pro e i contro, oltre a esaminare alcune delle migliori opzioni disponibili per le aziende statunitensi che assumono all’estero.
Quali sono le opzioni di reclutamento all’estero per le aziende statunitensi che assumono all’estero?
Le aziende statunitensi hanno diverse opzioni a disposizione quando considerano l’assunzione di lavoratori internazionali. Tuttavia, è importante notare che le leggi e i regolamenti relativi alle assunzioni internazionali possono variare in modo significativo da un paese all’altro. Questa guida fornirà informazioni generali, ma è essenziale consultare esperti legali e autorità competenti, ove possibile, per garantire la conformità in mercati specifici.
Le opzioni disponibili per l’assunzione all’estero sono:
Assunzioni locali tramite una filiale estera
L’opzione più semplice, e quella adottata tradizionalmente, è quella di assumere dipendenti direttamente nel Paese di destinazione creando un’azienda locale.
Assumere direttamente personale locale significa avere il controllo totale su tutti gli aspetti dell’occupazione . Tuttavia, la responsabilità che ciò comporta significa seguire le leggi e i regolamenti sul lavoro di quel paese, compresi i termini contrattuali, le tasse e le norme sul lavoro.
Sebbene questa fosse tradizionalmente l’opzione preferita per un’azienda statunitense che considerava il reclutamento all’estero, non è sempre l’idea migliore. Una maggiore responsabilità e la necessità di passare attraverso numerose fasi di configurazione aziendale prima di adattare le funzioni HR al mercato locale possono rendere questa opzione più costosa di quanto valga .
Imprenditori indipendenti o liberi professionisti
A seconda della natura del lavoro o del progetto, è possibile per un’azienda statunitense assumere appaltatori indipendenti o liberi professionisti per svolgere una serie di compiti. In genere, le aziende desiderano appaltatori per le loro competenze o conoscenze specialistiche . Tuttavia, con un prezzo generalmente elevato per i loro servizi, è improbabile che rappresentino un’opzione conveniente a lungo termine.
Inoltre, classificare erroneamente i dipendenti come collaboratori esterni può portare a seri problemi legali nella maggior parte dei paesi , quindi è essenziale comprendere la distinzione tra i due. Un appaltatore o un libero professionista non può lavorare allo stesso modo di un dipendente, il che potrebbe causare problemi quando un’azienda deve affrontare scadenze o problemi di gestione.
Lavoro a distanza internazionale
Grazie alle opzioni di lavoro a distanza, molte aziende statunitensi assumono dipendenti che lavorano interamente dal loro paese d’origine. Ciò è possibile in alcuni paesi in cui le leggi sul lavoro e le tasse del luogo in cui risiede il dipendente remoto lo consentono.
Tuttavia, è fondamentale che le aziende statunitensi tengano conto di fattori quali le implicazioni fiscali, le leggi sul lavoro, le differenze culturali, i diritti di proprietà intellettuale e le norme sulla protezione dei dati quando assumono personale per lavori a distanza. Le normative su questi argomenti e il modo in cui interagiscono cambiano costantemente e anche i semplici errori possono costare molto tempo.
Per affrontare con successo le complessità delle assunzioni internazionali, è altamente consigliabile ricercare competenze legali e in materia di risorse umane, sia da specialisti interni che da consulenti esterni con esperienza in questioni legali locali e internazionali.
Servizi PEO (Organizzazione professionale del datore di lavoro) o EOR (Employer of Record).
Sempre più aziende statunitensi scelgono di esternalizzare compiti o progetti specifici a società o fornitori di servizi internazionali. In genere, questi fornitori di servizi dispongono delle risorse, delle competenze o del personale necessari per facilitare alle aziende statunitensi le assunzioni all’estero . Questo approccio è sia economicamente vantaggioso che efficiente e, come bonus, può anche ridurre o eliminare la responsabilità di un’azienda quando ha a che fare con sistemi giuridici sconosciuti.
Una PEO è un fornitore di servizi di terze parti che agisce come datore di lavoro legale (EOR) per i dipendenti assunti o trasferiti in un paese straniero . Una volta stipulato un contratto con una società PEO o EOR, queste gestiranno i servizi paghe internazionali, i benefit e il rispetto delle leggi locali sul lavoro dietro pagamento di una tariffa mensile minima.
Si tratta di un’opzione economicamente vantaggiosa per le aziende che cercano di assumere rapidamente dipendenti senza la necessità di costituire una persona giuridica all’estero . Infatti, poiché queste opzioni non richiedono l’apertura di una struttura straniera, consentono alle aziende statunitensi di assumere all’estero in pochi giorni e per una frazione del costo necessario per istituire nuovi sistemi di gestione delle buste paga.
I lavoratori remoti stranieri pagano le tasse negli Stati Uniti?
Quando un’azienda statunitense assume all’estero, sapere quando e come pagare le tasse è essenziale. Il luogo in cui un dipendente deve pagare le tasse dipende da una serie di circostanze:
- I dipendenti in genere presentano le tasse federali statunitensi nel luogo in cui lavorano, non nel luogo in cui si trovano i loro datori di lavoro.
- Quando i lavoratori statunitensi vanno all’estero, pagano le tasse nel paese in cui lavorano, oltre che negli Stati Uniti. Informazioni sul processo di dichiarazione delle tasse all’estero e su come esentare ogni anno un importo fisso dalla tassazione statunitense sono disponibili sul sito web dell’IRS .
- I lavoratori remoti che non sono residenti fiscali negli Stati Uniti e lavorano per un’azienda statunitense dal loro paese d’origine generalmente non devono pagare le tasse statunitensi. Tuttavia, questo può variare a seconda dei trattati fiscali tra il paese di origine del lavoratore e gli Stati Uniti.
Come pagare i dipendenti all’estero per le aziende statunitensi
Bonifici internazionali
I bonifici esteri sono un metodo comune per pagare i dipendenti che lavorano all’estero, sebbene altri metodi siano diventati più efficienti. Le aziende con sede negli Stati Uniti possono trasferire denaro direttamente sul conto bancario di un dipendente da un conto statunitense.
Sebbene questo metodo sia semplice, potrebbe essere costoso in termini di commissioni di trasferimento e cambio valuta e richiede un’attenta pianificazione quando si effettuano trasferimenti verso alcuni paesi.
Sistemi di pagamento digitali
I sistemi di pagamento online internazionali come PayPal e Revolut forniscono soluzioni rapide e convenienti per trasferire denaro all’estero.
Come vantaggio rispetto ai bonifici bancari tradizionali, queste piattaforme offrono spesso tassi di cambio più economici e commissioni più basse. Alcune piattaforme offrono anche la possibilità di lavorare con denaro in più valute contemporaneamente, il che è particolarmente utile per le aziende con operazioni o personale in più paesi.
Tuttavia, poiché le leggi internazionali sono in continuo cambiamento riguardo a queste nuove banche , è necessario prestare attenzione alle normative specifiche relative a eventuali modifiche.
Fornitori locali di servizi di gestione buste paga
Assumere un fornitore locale di buste paga in un paese estero può semplificare il processo di pagamento dei dipendenti. Questi fornitori gestiscono l’elaborazione delle buste paga, le ritenute fiscali e la conformità alle leggi locali sul lavoro , generalmente attraverso una struttura di servizi PEO o EOR globale.
Un fornitore di servizi di gestione stipendi professionale può convertire i fondi nelle valute locali utilizzando le proprie dimensioni o specializzazione per ottenere i migliori tassi di cambio possibili , quindi distribuire di conseguenza gli stipendi ai dipendenti.
Software per buste paga internazionali
Alcune aziende statunitensi utilizzano software per la gestione delle buste paga multi-paese che integra le banche locali di più paesi in un’unica piattaforma internazionale. Questa soluzione globale per la gestione delle retribuzioni è conforme a varie normative fiscali in più regioni. In genere, queste piattaforme sono disponibili per l’acquisto o tramite un fornitore di servizi che può aiutare a gestirle e ottimizzarne l’utilizzo.
Le piattaforme di gestione delle retribuzioni multinazionali aumentano l’ efficienza complessiva del modo in cui si elaborano le buste paga, si gestiscono le conversioni di valuta e spesso offrono anche funzionalità come il calcolo automatico delle imposte e i depositi diretti sui conti bancari dei dipendenti.
Il metodo di pagamento giusto per te dovrebbe considerare tutti i fattori , comprese le commissioni di trasferimento, i tassi di cambio, la velocità della transazione e la comodità. Ancora più importante, devi assicurarti che il metodo scelto sia conforme alle leggi e ai regolamenti del paese in cui lavorano i tuoi dipendenti, nonché degli Stati Uniti.
Ciò può significare chiedere consiglio ad esperti finanziari e professionisti legali con esperienza nei pagamenti internazionali.
Pro e contro per un’azienda statunitense che assume un dipendente straniero
Professionisti
Competenze e prospettive diverse
Comprensione del mercato globale
Abilità linguistiche
Costi di manodopera inferiori
Colmare le lacune di competenze
Vantaggio competitivo
Contro
Sfide in materia di visti e immigrazione
Fuso orario e differenze di comunicazione
Differenze culturali
Complessità legali e fiscali
Ulteriori oneri amministrativi
Dipendenza dal visto
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INS Global vanta quasi 20 anni di esperienza nell’aiutare la forza lavoro globale a raggiungere i propri obiettivi di espansione , sia attraverso il trasferimento del personale all’estero sia attraverso l’assunzione dei migliori talenti locali in nuovi mercati target.
Con la tecnologia odierna che promuove e semplifica il processo di lavoro da remoto, ora è il momento perfetto per pensare a nuovi orizzonti in termini di reclutamento all’estero. Tuttavia, i rischi delle assunzioni globali permangono e avere il giusto supporto può essere il fattore decisivo tra ritardi nell’espansione e successo .
Con INS Global, puoi beneficiare dei servizi HR locali e internazionali e delle conoscenze legali di un intero team di esperti in assunzioni internazionali. Se sei un’azienda statunitense che assume all’estero, i nostri servizi di agenzia di reclutamento possono aiutarti ad assumere in modo rapido, sicuro ed efficiente utilizzando i migliori parametri di riferimento locali e le migliori pratiche di riferimento. Inoltre, tutto ciò avviene attraverso un approccio guidato dalla tecnologia che consente di assumere all’estero indipendentemente dal fatto che si disponga o meno di un’entità locale in quel nuovo mercato.
Parla oggi stesso con uno dei nostri consulenti di espansione globale INS per una consulenza gratuita per saperne di più sulle nostre soluzioni di reclutamento all’estero .
FAQ
D: Un’azienda statunitense può assumere legalmente dipendenti in altri paesi?
R: Sì, il reclutamento all’estero è possibile per le aziende statunitensi, ma il processo richiede il rispetto delle leggi locali sul lavoro, delle normative fiscali e di altre sfide legali.
D: Devo costituire una persona giuridica all’estero per assumere dipendenti?
R: Una persona giuridica come una filiale estera offre livelli di controllo più elevati insieme alla piena responsabilità come datore di lavoro. Tuttavia, le aziende possono anche esplorare opzioni di reclutamento all’estero come l’utilizzo di un PEO, servizi EOR o l’assunzione di appaltatori indipendenti per evitare di creare una nuova entità.
D: Quali sono i requisiti per il visto e il permesso di lavoro per le assunzioni all’estero?
R: I requisiti per il visto e il permesso di lavoro dipendono dal paese e dalla natura del lavoro. È meglio consultare esperti di immigrazione sul tuo caso specifico per determinare il modo appropriato per garantire la conformità.
D: Devo seguire le leggi sul lavoro statunitensi o locali quando assumo tramite reclutamento all’estero?
R: Le aziende in genere devono seguire le leggi sul lavoro statunitensi e locali all’estero per evitare problemi legali. Il rispetto delle leggi locali è essenziale per evitare problemi legali e proteggere i diritti dei dipendenti.
D: Come posso pagare i dipendenti esteri oltre confine?
R: Le aziende statunitensi possono utilizzare numerosi metodi come bonifici internazionali, piattaforme di pagamento globali, fornitori di servizi di gestione stipendi locali o software di gestione stipendi internazionali. Quando un’azienda statunitense assume all’estero, deve considerare fattori come:
- commissioni di trasferimento
- tassi di cambio
- leggi fiscali
D: Quali sono le implicazioni fiscali per una società statunitense che considera l’assunzione all’estero?
R: La responsabilità fiscale dipende dalla residenza fiscale del dipendente, da eventuali trattati fiscali tra paesi e dal tipo di reddito guadagnato. È sempre meglio consultare esperti qualificati per comprendere e rispettare gli obblighi prima di prendere in considerazione l’assunzione all’estero.
D: Il reclutamento all’estero può portare dipendenti che lavorano in remoto per un’azienda statunitense senza requisiti aggiuntivi?
R: Sì, i dipendenti stranieri possono lavorare da remoto per un’azienda statunitense. Tuttavia, è ancora necessario il rispetto delle leggi locali sul lavoro e delle normative fiscali.
D: Quali sono i vantaggi del reclutamento all’estero per le aziende statunitensi?
R: Il reclutamento all’estero può apportare competenze diversificate, comprensione del mercato globale e costi di manodopera inferiori. Può anche migliorare la reputazione della tua azienda come organizzazione diversificata e con una mentalità globale.
D: Quali sono le sfide del reclutamento all’estero per un’azienda statunitense?
R: Oltre ai vantaggi, le sfide tipiche del reclutamento all’estero includono:
- problemi di visto e immigrazione
- differenze culturali
- gestione del sistema paghe
- adempimenti legali e fiscali
- amministrazione dei benefici
- oneri amministrativi aggiuntivi
D: Come posso gestire il fuso orario e le sfide di comunicazione con i dipendenti internazionali?
R: Sebbene le esigenze di ogni azienda siano uniche, puoi costruire una buona comunicazione con:
- strumenti collaborativi,
- pianificazione di riunioni virtuali regolari
- canali di comunicazione chiari per colmare le lacune di fuso orario
D: I lavoratori a distanza hanno bisogno di un visto per gli Stati Uniti se assunti tramite reclutamento all’estero?
R: In generale, i lavoratori da remoto che non si trovano fisicamente negli Stati Uniti ma che lavorano da remoto non hanno bisogno di un visto di lavoro statunitense. Tuttavia, se un lavoratore a distanza intende recarsi negli Stati Uniti per motivi di lavoro, avrà comunque bisogno di un visto statunitense.
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