Gli Employer of Record (EOR) forniscono un servizio essenziale per le aziende che cercano di espandere la propria impronta globale senza stabilire un’entità legale in ogni paese in cui operano. Essi gestiscono le responsabilità relative all’impiego, incluso il libro paga, i benefit dei dipendenti, e la conformità con le leggi sul lavoro locali. Tuttavia, mentre gli EOR offrono numerosi vantaggi, ci sono anche rischi e potenziali svantaggi da considerare per un EOR.
Come può l'utilizzo di un EOR portare a potenziali complicazioni legali?
Uno dei rischi più significativi legati all’utilizzo di un EOR è relativo alla conformità con le leggi e i regolamenti sul lavoro locale. Ogni paese ha il suo set di operazioni aziendali e leggi sull’impiego, e rimanere conforme è cruciale per evitare penalità legali e danni alla reputazione.
Nel 2019, Uber ha affrontato significative sfide legali relative alla classificazione dei lavoratori nel Regno Unito. Mentre l’azienda desiderava classificare i propri dipendenti come lavoratori autonomi, fu stabilito che ciò non era vero, e Uber dovette cambiare il modo in cui gli autisti venivano assunti e gestiti, dimostrando come le leggi sul lavoro cambino rapidamente ed impattino sul business utilizzando servizi di terze parti.
Sebbene gli EOR siano specializzati nel navigare in queste complessità, esiste ancora il rischio che essi possano trascurare specifiche sfumature locali o modifiche normative. Ad esempio, un paese può introdurre una nuova legislazione sul lavoro che rende più difficile o impossibile l’instaurazione di certi tipi di rapporti di co-occupazione. Se l’EOR non si adegua tempestivamente, l’attività del cliente potrebbe incorrere in multe o altre conseguenze legali.
Le imprese che lavorano con EOR dovrebbero garantire che la loro EOR abbia un solido track record di conformità e una profonda conoscenza del panorama giuridico locale. Oltre a poter dimostrare di avere esperienza nell’operare in un particolare mercato, i controlli e le revisioni regolari dei processi di conformità dell’EOR consentono di contribuire al rispetto delle leggi locali.
Tired of scrolling? Download a PDF version for easier offline reading and sharing with coworkers
In a hurry? Save this article as a PDF
Tired of scrolling? Download a PDF version for easier offline reading and sharing with coworkers.
Fill up the form below 👇🏼
Quali sono i rischi associati alla perdita di controllo diretto dei dipendenti quando si utilizza un EOR?
Quando un’azienda utilizza un EOR, esso esternalizza essenzialmente una parte significativa della sua gestione delle funzioni HR. Sebbene ciò non influisca sul rendimento e sulla supervisione quotidiani, può portare alla perdita del controllo diretto sui dipendenti se l’EOR non è in grado di comunicare efficacemente. L’EOR diventa il datore di lavoro legale, e questo ruolo di intermediario può talvolta creare barriere e rallentare i processi decisionali, soprattutto se il dipendente è incerto del ruolo svolto da ciascuna parte.
Per esempio, se si verifica un problema con le prestazioni o il comportamento di un dipendente, la società potrebbe trovare difficile affrontare il problema rapidamente a causa della necessità di passare attraverso l’EOR. Le aziende dovrebbero stabilire chiari canali e protocolli di comunicazione con il proprio EOR per affrontare questo, Coinvolgere i dipendenti in queste decisioni, affinché siano pienamente consapevoli di chi devono parlare in una determinata situazione. Riunioni e aggiornamenti regolari possono contribuire a garantire che l’azienda cliente rimanga informata e coinvolta nelle decisioni chiave in materia di risorse umane.
Come può la variabilità nella qualità del servizio fornito da diversi EOR influenzare un business?
Purtroppo, la qualità del servizio fornito da EOR può variare in modo significativo. Trattandosi di un settore in evoluzione, mentre alcuni EOR possono offrire un servizio eccezionale con un elevato livello di competenza, altri potrebbero non essere all’altezza delle aspettative.
Negli ultimi anni, si è verificata una esplosione di fornitori di servizi EOR che mirano a trarre vantaggio dall’accelerazione della globalizzazione attraverso nuovi strumenti digitali o processi in gran parte automatizzati. Tuttavia, fidarsi dell’EOR sbagliata può portare a grandi problemi.
Un EOR difettoso potrebbe gestire male i benefici di paga o non fornire il supporto adeguato ai dipendenti. Tali problemi possono portare a insoddisfazione dei dipendenti e potenziali problemi legali. Gli EOR che si affidano a processi ampiamente automatizzati o a team di grandi dimensioni che trattano centinaia di clienti in una volta sola possono anche portare a una scarsa qualità del servizio, che lascia i clienti con la sensazione di essere abbandonati o meno prioritari.
Ecco perché le aziende dovrebbero condurre una due diligence accurata quando selezionano un EOR, cercando esperienza e competenza nei paesi o settori specifici richiesti prima di qualsiasi altra cosa. Ciò include il controllo delle referenze, la lettura di recensioni e la valutazione della conformità dell’EOR alle strutture e ai bisogni stabiliti dell’azienda.
Quali potenziali rischi per la sicurezza dei dati potrebbero sorgere quando le informazioni sensibili di dipendenti e società sono gestite da un EOR?
Quando un EOR gestisce informazioni sensibili dei dipendenti e dell’azienda, la sicurezza dei dati diventa una preoccupazione critica che potrebbe non essere affrontata correttamente fino a quando non è troppo tardi.
In questi casi, l’EOR avrà accesso ai dati personali dei dipendenti, alle informazioni finanziarie e ad altri dettagli riservati. Di conseguenza, qualsiasi violazione dei dati o perdita di sicurezza può avere gravi conseguenze per voi e i vostri dipendenti, tra cui perdite finanziarie, sanzioni legali e danni alla reputazione dell’azienda.
Nel 2023, una grave violazione dei dati presso un fornitore di servizi di libro paga ha esposto i dati personali di migliaia di dipendenti in alcune delle più grandi aziende del Regno Unito tra cui la BBC. Dati estremamente sensibili, comprese le informazioni fiscali, sono stati rubati a causa di misure di sicurezza errate, evidenziando i potenziali rischi associati al trattamento dei dati da parte di terzi.
Le imprese dovrebbero garantire che la propria EOR disponga di solide misure di sicurezza dei dati prima che gli vengano affidati. Fortunatamente, oggi, sempre più sistemi internazionali vengono messi in atto per regolamentare la protezione dei dati, ma a livello aziendale, archiviazione sicura dei dati, crittografia, controlli di sicurezza regolari e conformità con le normative sulla protezione dei dati come il GDPR devono essere fondamentali.
A quali costi nascosti o imprevisti potrebbe incorrere una società quando si impegna con un EOR?
Sebbene l’utilizzo di un EOR possa essere conveniente rispetto all’istituzione di un’entità giuridica in un paese straniero, possono esserci costi nascosti o imprevisti se il fornitore del servizio non fornisce preventivamente e correttamente una chiara ripartizione dei potenziali costi. Possono includere commissioni per servizi aggiuntivi, fluttuazioni del tasso di cambio o spese legali impreviste dovute a problemi di conformità.
Ecco perché le aziende dovrebbero sempre prendere il tempo per ottenere una chiara comprensione della struttura tariffaria di un EOR e dei potenziali costi aggiuntivi. Una comunicazione trasparente e un contratto dettagliato che delinea tutte le tariffe può aiutare ad evitare sorprese e gestire il budget in modo efficiente.
In che modo utilizzare un EOR può influenzare la fedeltà dei dipendenti, l’impegno e l’allineamento con la cultura aziendale?
In relazione alle questioni di controllo sui lavoratori co-impiegati, un altro potenziale svantaggio dell’uso di un EOR è l’impatto sulla fedeltà dei dipendenti e l’allineamento con la cultura aziendale.
I dipendenti assunti tramite un EOR potrebbero sentirsi scollegati dalla società madre se non adeguatamente informati sulla situazione o non ben integrati nella struttura di gestione di un’azienda, con conseguente minore coinvolgimento e lealtà.
Anche le differenze culturali possono svolgere un ruolo. Un EOR non preparato potrebbe non prendere il tempo necessario per comprendere appieno la cultura e i valori del l’azienda, rendendo difficile integrarli nelle pratiche di occupazione locali. La ricerca ha dimostrato che i dipendenti che si sentono fortemente legati alla cultura aziendale sono più impegnati e produttivi, il che può essere compromesso quando si utilizza un EOR.
Per mitigare questo, le aziende dovrebbero lavorare a stretto contatto con il proprio EOR dal giorno 1 per garantire che i valori dell’azienda siano comunicati in modo efficace e non solo le esigenze.
Una volta che i dipendenti sono integrati nell’EOR, attività di team building regolari con i vostri dipendenti esistenti, chiara comunicazione della missione e la visione dell’azienda, e coinvolgendo i dipendenti nei processi decisionali può aiutare a colmare il divario.
Quali sfide potrebbe affrontare una società quando termina la relazione con un EOR avviando la transizione dei dipendenti verso l’occupazione diretta o un altro EOR?
Terminare una relazione con un EOR e far tornare i dipendenti a un impiego diretto o ad un altro EOR può essere difficile, ma è spesso una mossa necessaria o un passo successivo naturale. Gli ostacoli legali e logistici in questo processo possono includere il trasferimento di contratti di lavoro, la gestione dei pacchetti di licenziamento e l’osservanza delle leggi locali sul lavoro.
Questa transizione può essere particolarmente complessa se l’EOR non ha mantenuto registri chiari e organizzati dei dipendenti, e qualsiasi passo falso durante questo processo può portare a controversie legali e insoddisfazione dei dipendenti.
D’altra parte, il fornitore di servizi EOR giusto saprà che trasferire i dipendenti al proprio controllo diretto attraverso una nuova entità aziendale locale è il passo logico successivo per le aziende che stanno pensando di espandersi a lungo termine. Di conseguenza, possono offrire un prezioso aiuto per rendere questa mossa più facile, non più difficile. La realizzazione di un piano di trasferimento fin dall’inizio della relazione dovrebbe far parte del processo di creazione dei servizi.
Questo piano dovrebbe includere scadenze chiare, responsabilità e considerazioni legali. Lavorare a stretto contatto con esperti legali e di risorse umane durante la formazione del contratto e qualsiasi eventuale processo di trasferimento può anche contribuire ad assicurare una transizione agevole.
Come vengono gestite le controversie o i reclami in caso di EOR e quali complicazioni possono sorgere?
Le controversie o i reclami sul lavoro sono inevitabili in qualsiasi luogo di lavoro, anche se quando è coinvolto un EOR, risolvere questi problemi può a volte diventare più complicato. L’EOR, in quanto datore di lavoro legale, sarà normalmente coinvolto nella gestione delle controversie. Tuttavia, il loro approccio potrebbe non sempre essere allineato con i valori o le politiche dell’azienda e l’intervento sbagliato può turbare le acque al momento sbagliato.
Inoltre, il coinvolgimento di più parti può rallentare il processo di risoluzione, portando a un’insoddisfazione prolungata tra i dipendenti. Le questioni di responsabilità non chiare possono causare ritardi e complicazioni legali nella risoluzione dei reclami dei dipendenti perché il EOR può avere protocolli diversi per la gestione delle controversie.
Per affrontare questo problema, le società dovrebbero stabilire chiari protocolli di risoluzione delle controversie con il proprio EOR. Ciò include la definizione dei ruoli e delle responsabilità di ciascuna parte e l’assicurazione che l’approccio dell’EOR alla risoluzione delle controversie sia allineato ai valori e alle politiche dell’azienda.
In che modo l’utilizzo di un EOR può influire sul marchio e sulla reputazione del datore di lavoro nel mercato del lavoro?
Un recente sondaggio ha mostrato che il 75% dei candidati considera il marchio del datore di lavoro prima ancora di candidarsi per un posto di lavoro, evidenziando l’importanza di mantenere un’immagine positiva.
Tuttavia, l’utilizzo di un EOR può avere implicazioni per il marchio del datore di lavoro di una società se la relazione non viene divulgata in modo onesto o adeguato. Potenziali candidati e dipendenti potrebbero percepire l’azienda in modo diverso se sapessero che un terzo gestisce il loro impiego. Purtroppo, questa percezione può influenzare la capacità dell’azienda di attrarre e trattenere i migliori talenti.
Inoltre, qualsiasi esperienza negativa con il EOR può riflettere male sulla società, anche se i problemi erano fuori dal suo controllo.
Per evitare questo rischio, le imprese dovrebbero garantire che il loro EOR fornisca un’esperienza di alta qualità ai dipendenti sin dal l’inizio. Ciò può significare portare L’EOR in qualsiasi discussione con i potenziali dipendenti e lasciare loro offrire vie di comunicazione chiare sul ruolo dell’EOR e l’impegno della società per il benessere dei dipendenti.
Quali sono i rischi associati a diventare troppo dipendenti da un EOR per la gestione della forza lavoro, e come può questo influenzare la flessibilità aziendale e le decisioni strategiche?
Affidarsi troppo ad un EOR per la gestione della forza lavoro può creare rischi strategici per un’azienda se è solo visto come un modo per evitare le responsabilità necessarie del datore di lavoro.
Gli EOR possono contribuire a semplificare le operazioni quotidiane all’estero, ma la dipendenza eccessiva può limitare la flessibilità e la capacità di una società di prendere decisioni rapide come, se l’EOR affronta difficoltà finanziarie, questioni legali o altre sfide operative, le operazioni della società possono essere significativamente influenzate da ciò.
Per evitare una dipendenza eccessiva, le imprese dovrebbero valutare regolarmente la loro dipendenza dall’EOR e considerare la possibilità di diversificare il loro approccio alla gestione della forza lavoro. Ciò potrebbe includere la creazione di strategie di espansione a lungo termine per stabilire entità giuridiche in mercati chiave nel tempo o trovare degli EOR che adatteranno i loro servizi a funzioni specifiche e necessarie.
È un EOR giusto per te? Come puoi saperne di più sui potenziali vantaggi e svantaggi
Mentre i datori di lavoro registrati offrono servizi HR preziosi per le imprese che cercano di espandersi a livello internazionale senza la complessità di creare entità locali, è essenziale essere consapevoli dei potenziali rischi e svantaggi che derivano da una tale decisione. I servizi di EOR non sono una soluzione universale per tutte le questioni di espansione, ma considerando attentamente questi fattori e adottando misure proattive per mitigarli, le aziende possono sfruttare in modo più efficace i pro e i contro di un EOR.
INS Global è un fornitore di servizi di outsourcing HR e payroll dal 2006, offrendo supporto di livello mondiale alle aziende che stanno considerando la prossima fase della loro strategia di espansione in oltre 160 paesi. Comprendiamo i rischi e i pericoli che derivano dalla decisione di espandersi, e se la tua azienda è una startup o già multinazionale, possiamo aiutarti a fare il passo successivo e ottimizzare la tua presenza globale.
Prenditi il tempo per saperne di più sui servizi EOR, parla con il nostro team di esperti in espansione e conformità oggi stesso e scopri se sono quelli giusti per te.
SHARE