I servizi di Employer of Record (EOR) sono una scelta popolare per le aziende che cercano di espandere la propria forza lavoro globale senza le complessità di costituire entità legali in paesi stranieri. Tuttavia, alcune aziende potrebbero cercare alternative ai servizi EOR a causa di scarsa familiarità con un modello di lavoro, obiettivi strategici specifici o altre esigenze operative.
Fortunatamente, ci sono diverse opzioni che possono fornire la flessibilità e il supporto necessari per le assunzioni internazionali. Questa guida alle alternative EOR include una gamma di opzioni tra cui scegliere che possono soddisfare al meglio le tue esigenze specifiche.
Cos’è un EOR e cosa fa un EOR per le aziende?
Un EOR gestisce le responsabilità di impiego per conto di un’azienda che cerca di assumere o gestire dipendenti all’estero, tra cui buste paga, conformità fiscale e benefit per i dipendenti. Ciò consente alle aziende di assumere e gestire dipendenti internazionali con facilità. Tuttavia, mentre i servizi EOR offrono molti vantaggi, potrebbero non essere adatti a ogni azienda o situazione.
Queste alternative spaziano dalla costituzione di un’entità fisica nel paese di destinazione allo sfruttamento di talenti freelance o alla partnership con organizzazioni locali.
Ogni alternativa ha i suoi vantaggi e le sue sfide, e comprenderli può aiutare le aziende a prendere decisioni consapevoli, in linea con i loro obiettivi e le loro risorse.
Alternativa 1: aprire un’entità legale nel paese in cui si desidera assumere
Una delle alternative più dirette ai servizi EOR è quella di costituire una propria entità giuridica nel paese in cui si intende assumere dipendenti.
Questo approccio offre alle aziende il controllo completo su ogni elemento delle operazioni, dalle assunzioni alle buste paga e alla conformità alle leggi locali sul lavoro. Istituendo una filiale o una sussidiaria, le aziende possono anche gestire direttamente i propri dipendenti e costruire una presenza più forte nel mercato locale.
Tuttavia, aprire un’entità legale in un paese straniero richiede molto tempo, sforzi e investimenti finanziari. Le aziende dovranno anche destreggiarsi tra complessi requisiti legali, obblighi fiscali e procedure burocratiche, che possono variare notevolmente da un paese all’altro. In paesi come la Cina, potrebbero esserci anche complicazioni aggiuntive su come un’entità locale è posseduta o chiusa, il tutto deve essere gestito alla perfezione per evitare gravi sanzioni.
Questa opzione è più adatta alle aziende con piani a lungo termine nel mercato di riferimento e risorse sufficienti per gestire le complessità amministrative coinvolte.
Ancora più importante, per stabilire un’entità locale è necessaria una profonda comprensione dell’ambiente culturale e commerciale del paese. Ciò può includere l’assunzione di nuovo personale o persino di interi team per gestire l’amministrazione delle strutture e delle funzioni locali.
Le aziende devono quindi essere pronte ad adattare le proprie attività per allinearle alle norme e alle pratiche locali, pagare le tasse e investire il tempo necessario per far sì che tutto funzioni a lungo termine.
Nonostante queste sfide, avere una persona giuridica può rappresentare un vantaggio strategico, consentendo alle aziende di affermarsi sul mercato e di integrarsi pienamente con gli stakeholder locali.
Alternativa 2: assunzione diretta nel tuo paese
Per le aziende che preferiscono mantenere le operazioni centralizzate, l’assunzione diretta all’interno della struttura del loro paese d’origine può essere un’alternativa efficace all’utilizzo di un servizio EOR. Questo approccio comporta l’assunzione di dipendenti internazionali come lavoratori da remoto nell’ambito del libro paga e del quadro legale esistenti dell’azienda nel paese di origine dell’azienda. Le aziende possono quindi mantenere il controllo al 100% sui termini e le condizioni di impiego, sfruttando al contempo i loro sistemi HR e di libro paga consolidati.
L’assunzione diretta può essere particolarmente vantaggiosa per le aziende dotate di una solida infrastruttura di risorse umane, che tuttavia deve essere in grado di gestire con sicurezza i dipendenti da remoto in tutti i sistemi di lavoro in cui opera l’azienda.
È importante sottolineare che non solo ciò richiede che un’azienda sia in grado di gestire le normative sul lavoro transfrontaliero, ma la gestione a distanza potrebbe non essere nemmeno possibile se il paese ospitante del lavoratore richiede che i contratti siano gestiti in modo diverso rispetto al paese di residenza del lavoratore.
È necessario comprendere i trattati fiscali e gli accordi di previdenza sociale vigenti in ogni paese per garantire il rispetto delle leggi del paese di origine e di quelle del paese ospitante.
Inoltre, l’assunzione diretta potrebbe limitare la capacità dell’azienda di offrire benefit e servizi localizzati ai dipendenti internazionali. Le aziende dovrebbero considerare le implicazioni dell’operare sotto un unico quadro giuridico e se questo si allinea con i loro obiettivi strategici per l’espansione globale.
Alternativa 3: Organizzazioni professionali dei datori di lavoro (PEO)
Le organizzazioni professionali dei datori di lavoro, ovvero Professional Employer Organizations (PEO) offrono un’alternativa meno complessa ai servizi EOR, offrendo soluzioni di outsourcing delle risorse umane che includono la gestione dei libri paga, amministrazione dei benefit e il supporto alla conformità, senza essere responsabili dell’assunzione legale dei dipendenti di un’altra azienda.
Sebbene simili a un EOR, i servizi PEO in genere richiedono comunque che l’azienda stabilisca un’entità legale nel paese di destinazione. Una volta che un’entità è in atto, il PEO si assume la responsabilità di gestire le funzioni HR chiave, consentendo alle aziende di concentrarsi sulle proprie operazioni principali.
I PEO sono adatti alle aziende che hanno stabilito una presenza locale ma necessitano di ulteriore supporto o semplificazione nella gestione delle attività HR. Offrono flessibilità negli accordi di lavoro e possono personalizzare i servizi per soddisfare le esigenze specifiche dell’azienda.
Tuttavia, affidarsi a un PEO richiede comunque un impegno a costituire un’entità legale, il che potrebbe essere fattibile solo per alcune aziende. Le aziende devono valutare i propri obiettivi a lungo termine e la disponibilità di risorse per determinare se questo modello è in linea con la propria strategia di espansione.
Alternativa 4: Liberi professionisti e independent Contractors
L’assunzione di freelance e lavoratori indipendenti è un’altra potenziale alternativa ai servizi EOR per coloro che hanno bisogno di specialisti all’estero, spesso a breve termine o non a tempo pieno. I contractor offrono alle aziende la flessibilità di ingaggiare talenti su base progettuale senza la necessità di impegni di lavoro a lungo termine. Questo approccio è particolarmente vantaggioso per le aziende che richiedono competenze specialistiche o hanno carichi di lavoro fluttuanti.
L’assunzione di freelance consente alle aziende di accedere a un bacino di talenti globale, attingendo a competenze e prospettive diverse. Elimina inoltre la necessità di una complessa amministrazione di buste paga e benefit, poiché i contractor in genere gestiscono autonomamente le proprie tasse e assicurazioni. Questo modello offre convenienza e scalabilità, consentendo alle aziende di adattare rapidamente la propria forza lavoro in base alle esigenze del progetto.
Tuttavia, la gestione dei freelance richiede una comunicazione chiara e contratti ben definiti per garantire la comprensione reciproca delle aspettative e dei risultati. Le aziende devono anche essere consapevoli dei potenziali rischi legali, come la classificazione errata dei lavoratori, che può portare a problemi di conformità. Stabilire linee guida chiare e mantenere una documentazione adeguata per mitigare questi rischi è essenziale.
Alternativa 5: Global Employment Outsourcing (GEO)
Global Employment Outsourcing (GEO) è una soluzione completa che combina elementi dei servizi EOR e PEO, fornendo supporto end-to-end per le assunzioni internazionali. I provider GEO gestiscono l’intero ciclo di vita dell’occupazione, dall’assunzione e dall’inserimento alla busta paga, alla conformità, all’amministrazione dei benefit e alla risoluzione del contratto . Questo servizio fornisce a un’azienda tutto ciò di cui ha bisogno per operare all’estero senza la necessità di adattare i propri obiettivi strategici.
Uno dei principali vantaggi dei GEO come alternativa agli EOR è la sua capacità di facilitare una rapida espansione in più mercati senza la necessità di stabilire entità legali. Questo modello offre scalabilità e flessibilità, consentendo alle aziende di adattarsi rapidamente alle mutevoli esigenze aziendali. I provider GEO offrono anche competenze e approfondimenti locali, aiutando le aziende a navigare in complessi ambienti normativi e differenze culturali.
Sebbene i servizi GEO offrano numerosi vantaggi, possono essere più costosi di altre alternative, con un controllo complessivo inferiore su decisioni aziendali potenzialmente essenziali. Le aziende devono valutare il loro budget e i piani di crescita per determinare se GEO è in linea con i loro obiettivi operativi.
Alternativa 6: Partenariati locali
La creazione di partnership con aziende o agenzie locali è un’altra alternativa strategica ai servizi EOR, che consente alle aziende di sfruttare reti e competenze consolidate nel mercato di riferimento. In alcuni casi, queste aziende potrebbero persino chiedere ai tuoi dipendenti di lavorare come datori di lavoro locali tramite opzioni di distacco o co-impiego.
È importante sottolineare che i partner locali possono fornire informazioni preziose sulle condizioni di mercato, sui requisiti normativi e sulle sfumature culturali, agevolando un ingresso e delle operazioni più agevoli.
Tuttavia, le partnership di successo richiedono un’attenta selezione e allineamento di obiettivi e valori. Le aziende devono condurre una due diligence approfondita per garantire la compatibilità e stabilire termini chiari di collaborazione. Costruire relazioni solide con partner locali può fornire un vantaggio strategico e supportare una crescita sostenibile in nuovi mercati.
Come passare da EOR a un altro modello
La transizione da un’alternativa ai servizi EOR a un altro modello di impiego richiede un’attenta pianificazione ed esecuzione per garantire una transizione fluida e di successo. Ecco alcuni passaggi chiave da considerare:
- Valutare esigenze e obiettivi: valuta gli obiettivi a lungo termine della tua azienda, il budget e la disponibilità di risorse per determinare l’alternativa più adatta a EOR. Considera fattori come presenza sul mercato, dimensioni della forza lavoro e requisiti di conformità.
- Condurre adeguate verifiche: Ricercare potenziali alternative e valutarne i benefici e le sfide. Consultare esperti legali e di risorse umane per garantire la conformità alle normative locali e ridurre al minimo i rischi.
- Sviluppa un piano di transizione: crea un piano dettagliato che delinei i passaggi e la tempistica per la transizione al nuovo modello. Identifica gli stakeholder chiave e assegna risorse per supportare il processo di transizione.
- Comunicare con i dipendenti: tenere sempre informati i dipendenti durante tutto il processo di transizione e affrontare eventuali preoccupazioni con informazioni chiare sulle modifiche ai termini e alle condizioni di lavoro.
- Implementare nuovi processi: stabilire nuovi sistemi di risorse umane e buste paga e aggiornare contratti e documentazione per riflettere il nuovo modello di impiego. Assicurarsi che tutti i requisiti legali e di conformità siano soddisfatti.
- Monitorare e adattare: monitorare costantemente il processo di transizione e apportare le modifiche necessarie per garantire un’implementazione fluida e di successo. Raccogliere feedback da dipendenti e stakeholder per identificare aree di miglioramento.
Pianificando ed eseguendo attentamente la transizione, le aziende possono passare con successo da un modello EOR a un approccio alternativo che si allinei meglio ai propri obiettivi strategici e supporta la loro crescita nei mercati internazionali.
Quando lavorare con un EOR potrebbe essere l’opzione migliore
Sebbene esistano diverse alternative ai servizi Employer of Record (EOR), ciascuna delle quali offre diversi gradi di flessibilità e controllo, l’EOR rimane una delle soluzioni più efficaci e complete per le aziende che desiderano espandersi a livello globale senza le complessità e i rischi associati alla costituzione di un’entità giuridica.
Grazie alla gestione delle buste paga, degli adempimenti fiscali e dei benefit per i dipendenti, un EOR consente alle aziende di concentrarsi sulle proprie attività principali, garantendo al contempo la piena conformità alle normative locali.
Scegliere il partner EOR giusto può avere un impatto significativo sul successo della tua azienda nell’ingresso in nuovi mercati. Sfruttando l’esperienza di un EOR, le aziende possono ridurre al minimo gli oneri amministrativi, ridurre i costi e migliorare la soddisfazione dei dipendenti.
Per molte aziende, la tranquillità e l’efficienza ottenute grazie ai servizi EOR superano le sfide legate alla gestione di modelli di impiego alternativi.
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