Polizze di classificazione errata dei dipendenti: 10 grandi miti

Le aziende che si espandono a livello internazionale devono comprendere le politiche di classificazione errata dei dipendenti e le strategie di prevenzione della classificazione errata in tutto il mondo per evitare conseguenze legali, multe e danni alla reputazione. Per aiutare, questa guida fornisce una ripartizione completa dei rischi, delle sanzioni e delle soluzioni associate alla classificazione dipendente vs. appaltatore indipendente , utilizzando gli Stati Uniti come esempio specifico per comprendere i rischi che questo problema pone per tutti i datori di lavoro globali.

Che cosa è la classificazione errata dei dipendenti? Una definizione di classificazione errata dei dipendenti

L’errata classificazione dei dipendenti si verifica quando un datore di lavoro categorizza erroneamente un lavoratore come un appaltatore indipendente anziché come un dipendente . Questo errore può essere involontario a causa di incomprensioni delle leggi sul lavoro o deliberato al fine di ridurre costi e responsabilità.

Sfortunatamente, la classificazione errata dei dipendenti può variare da paese a paese, poiché diverse leggi sul lavoro definiscono i lavoratori autonomi e il modo in cui possono interagire con le aziende in modo diverso . Questa variazione rende difficile sapere quando le aziende sono conformi su scala globale.

Tuttavia, una classificazione errata può avere gravi ripercussioni legali e finanziarie per le aziende e avere un impatto negativo sui lavoratori a cui vengono negati benefici e tutele del lavoro. È quindi essenziale conoscere le specifiche locali per garantire che aziende e appaltatori collaborino in modo da evitare sospetti di classificazione errata.

Che cosa si intende per classificazione dei dipendenti e dei lavoratori?

La classificazione dei dipendenti determina i diritti legali, gli obblighi fiscali e i benefit di un lavoratore, con un impiego che generalmente comporta responsabilità da parte dell’azienda che assume . Tuttavia, poiché il mercato del lavoro si sposta verso il lavoro globale, remoto e a chiamata, è sempre più difficile sapere esattamente quanto un’azienda possa essere responsabile per i lavoratori che possono essere assunti come appaltatori,

Per questo motivo, i governi di tutto il mondo utilizzano diversi sistemi di classificazione o fattori per determinare lo status di lavoratore autonomo rispetto a quello di dipendente, al fine di garantire un trattamento equo, una tassazione adeguata e la conformità alle normative.

La classificazione errata spesso nasce quindi da incomprensioni delle leggi che regolano i diversi tipi di impiego , che variano da paese a paese. In alcune giurisdizioni, chiamare semplicemente un lavoratore un appaltatore può essere sufficiente per evitare problemi, mentre in altre, persino un contratto di servizio scritto non esonera un datore di lavoro dalle responsabilità legali .

Dipendente vs. appaltatore: differenze principali

Negli Stati Uniti, i lavoratori autonomi sono comunemente definiti utilizzando un test a tre punte o di common law. In sostanza, ciò significa che un rapporto di lavoro viene analizzato in base a tre caratteristiche: controllo comportamentale (quando, dove e come viene svolto il lavoro), controllo finanziario (come e da chi viene pagato un lavoratore) e il rapporto tra le parti (se le parti hanno accordi, contratti e quale forma assumono).

Dal 2024, questa norma ha assunto la forma più strutturata della norma definitiva sui rapporti tra appaltatori indipendenti , che suddivide le responsabilità dell’appaltatore e delle aziende in 6 fattori:

• La possibilità di profitto o perdita dipende dalle capacità manageriali?
• Gli investimenti vengono effettuati dal lavoratore o dal potenziale datore di lavoro?
• Esiste un certo grado di stabilità nel rapporto di lavoro?
• Qual è la natura e il grado di controllo del potenziale datore di lavoro sul lavoro svolto?
• In che misura il lavoro svolto è parte integrante dell’attività del potenziale datore di lavoro?
• Il lavoratore utilizza competenze specialistiche per svolgere il lavoro?

È stato confermato che in caso di controversia o indagine sullo status, i fattori 2 e 4 avranno più peso degli altri , evidenziando ancora una volta l’importanza del controllo comportamentale e finanziario su ciò che determina un lavoratore autonomo negli Stati Uniti.

Al di fuori degli Stati Uniti, una serie di fattori differenziano i dipendenti dai lavoratori autonomi, e la maggior parte dei paesi basa le proprie determinazioni su una combinazione dei seguenti fattori :

Chi decide quando eseguire il lavoro?

I dipendenti solitamente seguono un programma stabilito dal datore di lavoro, mentre i collaboratori esterni lavorano nei loro orari preferiti.

I lavoratori autonomi hanno un maggiore controllo sui propri orari e programmi di lavoro, il che riflette la loro maggiore autonomia nel portare a termine i compiti.

Dove viene svolto il lavoro?

Spesso i dipendenti lavorano presso uffici aziendali o sedi designate, mentre i lavoratori autonomi possono lavorare da remoto o presso le proprie strutture.

Sebbene il luogo di lavoro sia un indicatore chiave della condizione occupazionale, il crescente impatto delle norme sul lavoro da casa ha reso questo fattore più difficile da determinare, poiché un lavoratore che si presenta da remoto può comunque essere considerato un dipendente.

Chi fornisce l’attrezzatura?

I datori di lavoro forniscono strumenti e risorse ai dipendenti che devono svolgere i loro compiti, con il datore di lavoro che paga il conto per le attrezzature e le spese. I lavoratori autonomi, d’altro canto, in genere utilizzano le proprie attrezzature.

Se un’azienda fornisce strumenti essenziali, ciò potrebbe indicare un rapporto datore di lavoro-dipendente piuttosto che un accordo di lavoro autonomo, a meno che i servizi forniti non richiedano al contraente di lavorare con sistemi interni specifici o circostanze particolari.

Chi esegue il lavoro?

Ci si aspetta che i dipendenti completino personalmente il lavoro loro assegnato, mentre i collaboratori autonomi possono esternalizzare o subappaltare compiti, generalmente di propria iniziativa. La capacità di delegare il lavoro è una distinzione significativa tra le due classificazioni, sebbene in molti paesi le aziende possano conservare il diritto di imporre restrizioni sul lavoro che coinvolge informazioni private o sensibili tramite NDA.

Quanto è importante il lavoro o i servizi forniti?

Se il ruolo del lavoratore è centrale per le operazioni aziendali, è probabile che sia un dipendente. I contractor solitamente svolgono compiti non essenziali che fanno parte di progetti speciali o si occupano di esigenze tangenziali.

Un lavoratore che gestisce funzioni aziendali critiche su base continuativa è probabile che venga classificato come dipendente, anche se etichettato diversamente, sebbene questo fattore sia logicamente più difficile da dimostrare a causa dell’intrinseca soggettività di ciò che è essenziale .

Quanto dura la relazione?

I dipendenti hanno spesso contratti a lungo termine, che siano a tempo determinato o indeterminato, mentre i lavoratori autonomi lavorano su progetti specifici con date di fine solitamente definite. Un impegno continuo, ripetuto o indefinito con un’azienda aumenta la probabilità che un lavoratore venga classificato come dipendente in una controversia.

Come viene pagato il lavoratore?

I dipendenti ricevono uno stipendio o una paga oraria con detrazioni fiscali, mentre i contractor vengono pagati per progetto o fattura senza detrazioni automatiche. I contractor sono in genere responsabili delle proprie dichiarazioni fiscali, dei contributi previdenziali e di altri pagamenti obbligatori.

Tuttavia, sebbene questo sia il caso nella stragrande maggioranza dei paesi e sia spesso visto come il fattore determinante più basilare dello status di appaltatore, non è universale. In alcuni paesi, ad esempio, le aziende sono ancora tenute a dedurre e gestire i contributi previdenziali per gli appaltatori indipendenti (o quelli considerati economicamente dipendenti) o sono tenute a garantire che gli appaltatori con cui lavorano siano conformi alle leggi fiscali e previdenziali , il che dimostra la totale mancanza di certezza nei modi in cui i paesi definiscono le responsabilità del datore di lavoro.

Perché i governi si preoccupano della classificazione errata

• Impatto sulle entrate fiscali – I governi fanno affidamento sulle imposte sui salari per finanziare servizi essenziali, ma una classificazione errata porta all’evasione fiscale e alla perdita di imposte sui salari, contributi previdenziali e altre imposte legate all’occupazione, riducendo così le entrate nazionali.
• Garantire un trattamento equo dei lavoratori: i dipendenti classificati erroneamente potrebbero perdere benefit, assistenza sanitaria e tutele del lavoro, quindi i governi mirano a prevenire questo sfruttamento. I lavoratori classificati erroneamente come appaltatori potrebbero anche non ricevere ferie retribuite, benefit pensionistici o assicurazione contro la disoccupazione, con conseguente insicurezza finanziaria.
• Mantenere la responsabilità aziendale: i governi applicano normative severe per garantire che le aziende non ottengano vantaggi ingiusti classificando erroneamente i dipendenti.

4 sanzioni per errata classificazione dei dipendenti da evitare negli Stati Uniti: errata classificazione ai sensi del Fair Labor Standards Act (FLSA)

I rischi di errata classificazione dei dipendenti variano in tutto il mondo, ma generalmente si riducono a un mix di sanzioni finanziarie o penali, come le seguenti:

• Multe per violazione fiscale : la mancata classificazione corretta dei lavoratori può comportare pesanti multe da parte delle autorità fiscali. Negli Stati Uniti, le aziende che sottodichiarano gli stipendi dei dipendenti o non trattengono le tasse possono affrontare sanzioni finanziarie sostanziali fino al 25% degli importi fiscali mancanti o persino accuse penali nei casi gravi.
• Multe per violazione delle leggi federali sul lavoro : negli Stati Uniti, le aziende che violano le leggi federali sul lavoro, tra cui il Fair Labor Standards Act (FLSA), devono affrontare una serie di sanzioni per violazione delle leggi sul lavoro, tra cui una multa di $ 50 per modulo W-2 non compilato, l’1,5% dei salari persi durante il periodo di errore, il 40% delle tasse FICA non pagate, l’intero importo della quota mancante del datore di lavoro delle tasse FICA. Queste multe possono rapidamente aumentare ulteriormente se i datori di lavoro non adottano misure correttive dopo essere stati informati di una violazione.
• Reputazione e/o capacità operativa danneggiate : i problemi legali possono danneggiare la reputazione di un’azienda, scoraggiando potenziali assunzioni e clienti. Le aziende con una storia di casi di classificazione errata potrebbero avere difficoltà ad attrarre i migliori talenti e a creare la fiducia dei clienti, e quelle che commettono ripetutamente errori potrebbero vedere le loro operazioni limitate o chiuse.
• Stipendi arretrati e benefit : i datori di lavoro potrebbero essere tenuti a fornire stipendi retroattivi, benefit e straordinari. Ciò può comportare costi imprevisti significativi, in particolare per le aziende con una storia di classificazione errata. Cause legali e battaglie legali possono quindi derivare da reclami per classificazione errata poiché i lavoratori possono presentare i propri reclami alle autorità del lavoro o intraprendere azioni legali per recuperare i salari o chiedere danni. I dipendenti classificati erroneamente possono avere diritto a straordinari non retribuiti, con conseguenti costose responsabilità del datore di lavoro . Se un datore di lavoro non riconosce il diritto di un dipendente alla retribuzione degli straordinari, potrebbe dover affrontare sanzioni aggiuntive e richieste di restituzione del salario.

Lavoratore autonomo o dipendente: chi dovresti assumere?

Pro e contro dell’assunzione di appaltatori rispetto ai dipendenti

Gli appaltatori offrono flessibilità ma non stabilità a lungo termine, mentre i dipendenti garantiscono affidabilità ma comportano costi più elevati.

Quando prendono decisioni in materia di assunzioni, le aziende devono tenere conto delle proprie esigenze operative, dei vincoli di budget e delle responsabilità legali.

Quando scegliere un appaltatore indipendente

L’assunzione di appaltatori è ideale per progetti a breve termine, competenze specialistiche ed efficienza dei costi . Le aziende che cercano di crescere rapidamente senza impegni a lungo termine possono trarre vantaggio dall’impiego di appaltatori indipendenti.

Come evitare la classificazione errata dei dipendenti come datore di lavoro: passaggi per classificare correttamente i lavoratori

• Esaminare le definizioni legali nelle giurisdizioni pertinenti
• Valutare le condizioni di lavoro e le responsabilità
• Consultare esperti legali per garantire la conformità
• Utilizzare contratti che definiscano chiaramente lo status del lavoratore
• Controllare regolarmente le classificazioni dei lavoratori

Come correggere la classificazione errata dei dipendenti

• Identificazione e risoluzione degli errori di classificazione : condurre audit interni e cercare la consulenza di esperti per identificare errori di classificazione.
• Misure legali per correggere una classificazione errata : i datori di lavoro potrebbero dover riclassificare i lavoratori, pagare gli stipendi dovuti e modificare le dichiarazioni dei redditi. Si noti che in questo caso, la riclassificazione e l’ammissione di errori passati potrebbero non ridurre le possibilità che vengano applicate sanzioni, ma ridurranno sicuramente la possibilità di errori futuri.

10 idee sbagliate comuni sui lavoratori autonomi: miti e realtà

Mito: i lavoratori autonomi non possono lavorare a tempo pieno.

Realtà: i contraenti possono lavorare a tempo pieno, ma devono mantenere il controllo sui propri orari e metodi di lavoro.

Mito: la classificazione è determinata solo dal contratto.

Realtà: la classificazione dipende dalle effettive condizioni di lavoro, non solo dalla formulazione di un contratto.

Mito: i lavoratori autonomi non devono pagare le tasse.

Realtà: i contraenti sono responsabili delle imposte sul lavoro autonomo e della previdenza sociale.

Mito: i dipendenti possono diventare lavoratori autonomi firmando un accordo.

Realtà: la legge determina la classificazione in base alle modalità di esecuzione del lavoro, non solo in base a un accordo, e le autorità preposte all’applicazione della legge sono spesso particolarmente severe riguardo al passaggio dei lavoratori da dipendenti a appaltatori.

Mito: i lavoratori autonomi non possono essere lavoratori a lungo termine.

Realtà: i collaboratori esterni possono lavorare per un’azienda a lungo termine se mantengono autonomia e flessibilità.

Mito: i lavoratori autonomi non ricevono alcun beneficio.

Realtà: sebbene i datori di lavoro non siano tenuti a fornire benefit, alcune aziende possono offrire benefit ai collaboratori.

Mito: i lavoratori autonomi possono essere gestiti come dipendenti.

Realtà: i datori di lavoro non possono dettare come, quando o dove lavorano i contraenti senza rischiare una classificazione errata.

Mito: i lavoratori autonomi non hanno diritti sul posto di lavoro.

Realtà: Molte leggi sul lavoro e leggi comuni tutelano ancora i contraenti, comprese quelle relative alla discriminazione e alla sicurezza.

Mito: i lavoratori autonomi non possono lavorare per più clienti.

Realtà: i veri liberi professionisti solitamente servono più clienti.

Mito: assumere collaboratori autonomi elimina tutti i rischi e i costi per il datore di lavoro.

Realtà: classificare erroneamente i lavoratori come appaltatori comporta altrettanti rischi e può comportare sanzioni, multe e responsabilità legali se gestito in modo improprio.

È possibile ottenere una protezione contro la classificazione errata? Soluzioni per la garanzia della conformità negli Stati Uniti e nel mondo

Per le aziende globali è essenziale comprendere le policy di classificazione errata dei dipendenti . Una classificazione corretta previene i rischi legali, garantisce la conformità e protegge sia i datori di lavoro che i lavoratori.

Tuttavia, destreggiarsi tra le complessità delle leggi internazionali sul lavoro e dei rapporti di lavoro può essere opprimente, soprattutto quando ci si espande in nuovi mercati . È qui che entra in gioco INS Global, offrendo consulenza esperta e soluzioni personalizzate per aiutare le aziende ad assumere con sicurezza, pur rimanendo conformi.

Come i servizi Global Employer of Record forniscono tutele legali per datori di lavoro e dipendenti

Un Employer of Record (EOR) è un partner terzo che aiuta le aziende ad assumere lavoratori legalmente, garantendo al contempo la conformità alle leggi sulla classificazione . Agendo come datore di lavoro ufficiale in situazioni non familiari, un EOR gestisce la busta paga, la conformità fiscale, l’amministrazione dei benefit e l’aderenza alle leggi sul lavoro locali.

L’assunzione di dipendenti o appaltatori tramite un EOR riduce al minimo il rischio di classificazione errata dei dipendenti, assicurando che i lavoratori siano correttamente categorizzati in base alle normative specifiche della giurisdizione. Questa garanzia consente alle aziende di concentrarsi sulla crescita e sulla produttività, lasciando le complessità delle risorse umane e della conformità legale ai professionisti esperti.

Ridurre al minimo i rischi di classificazione errata con INS Global

INS Global offre soluzioni per appaltatori indipendenti che aiutano le aziende a rispettare le policy di classificazione errata dei dipendenti in tutto il mondo. Con quasi 20 anni di esperienza nella gestione della forza lavoro globale, INS Global può assistere le aziende in oltre 160 paesi, inclusi tutti i 50 stati degli Stati Uniti .

Con le soluzioni INS Global EOR, puoi assicurarti che i collaboratori autonomi con cui lavori siano esaminati, assunti e classificati correttamente, beneficiando al contempo di un onboarding semplificato, pagamenti sicuri e supporto HR localizzato. Che tu stia espandendoti in nuovi mercati o ottimizzando la tua forza lavoro esistente, INS Global fornisce un supporto end-to-end che salvaguarda la tua attività da costosi problemi di conformità.

Contatta oggi stesso i nostri consulenti esperti per fissare un incontro e saperne di più.