Come costituire una filiale nel Regno Unito nel 2025

Come una delle principali economie, il Regno Unito offre molto alle aziende dalla mentalità internazionale, tra cui un ambiente di business stabile, un quadro legislativo ben regolato e delle forti relazioni commerciali internazionali. Tuttavia, per costituire una filiale (o società sussidiaria) nel Regno Unito, le aziende devono essere preparate ad affrontare norme rigorose in materia di governo societario e standard di conformità, tra le altre, per garantirsi il successo nell’ingresso sul mercato.

Che tu sia una corporation internazionale, una società in crescita o una nuova azienda che intende espandersi nel Regno Unito, questa guida ti aiuterà a prendere decisioni informate sul stabilire una filiale aziendale nel Regno Unito ed esplorare altre strategie di entrate di mercato.

Definizione e caratteristiche chiave di una filiale nel Regno Unito seguendo le leggi locali

Ai sensi della legge del Regno Unito (nello specifico il UK Companies Act, 2006), una filiale è tipicamente definita come una società a responsabilità limitata in cui la maggioranza delle azioni è detenuta da un’altra entità societaria, nota come società madre. Questa struttura localizzata offre diversi vantaggi chiave, offrendo flessibilità, protezione legale e vantaggi finanziari, quali:

• Status di entità giuridica distinta – Una controllata è considerata un’entità giuridica distinta dalla sua società madre. A differenza di altri rapporti tra la capogruppo e l’impresa, che operano come estensioni della capogruppo, una controllata ha uno status giuridico proprio. Questa separazione significa che una controllata è responsabile per le proprie passività, debiti e questioni legali.
• Responsabilità limitata – La responsabilità della società madre è limitata solo all’importo investito nella controllata.
• Conformità locale – Una controllata nel Regno Unito deve rispettare una serie di normative locali, tra cui le leggi fiscali, gli standard occupazionali e i requisiti di governo societario, in quanto società del Regno Unito.
• Residenza fiscale – Se una filiale è gestita e controllata nel Regno Unito, si qualifica come residente fiscale nel paese, il che significa che la filiale è soggetta alle leggi fiscali del Regno Unito e può essere ammissibile a vari vantaggi fiscali locali come detrazioni, DTA, incentivi o esenzioni.
• Flessibilità nelle operazioni commerciali – A differenza di una filiale o di un ufficio di rappresentanza, una controllata può impegnarsi in una gamma più ampia di operazioni commerciali al di là del normale ambito della società madre.

In che modo le società sussidiarie differiscono dalle semplici succursali e gli uffici rappresentativi nel Regno Unito

Ufficio succursale

Una succursale è semplicemente un’estensione della società madre e, pertanto, non ha uno status giuridico proprio nel Regno Unito. Ciò significa che la società madre, a prescindere dal luogo in cui ha sede, è pienamente responsabile delle attività della succursale, comprese le passività o i debiti contratti. Anche se una filiale consente alle imprese di operare nel Regno Unito senza prima stabilire una nuova entità giuridica, essa non beneficia degli stessi vantaggi fiscali di una controllata.

Una succursale è anche soggetta a una maggiore flessibilità operativa e può svolgere solo attività direttamente connesse all’attività principale della capogruppo. Inoltre, la società madre deve ancora registrare la filiale con Companies House e soddisfare i vari requisiti di rendicontazione fiscale del Regno Unito, che richiedono l’amministrazione locale.

Ufficio rappresentativo

Un ufficio rappresentativo è una forma aziendale più limitata o breve di un’estensione aziendale nel Regno Unito, solitamente utilizzata per una ricerca di mercato specifica, per attività promozionali e obiettivi di collegamento, ed è una struttura impossibilitata ad interagire in qualsiasi attività commerciale o generatrice di entrate.

Che cos’è una filiale all’estero?

Una società sussidiaria, o filiale estera è un’azienda incorporata in un paese diverso da quello della propria società madre. Nel Regno Unito, una filiale estera è quindi una società per azioni con sede nel Regno Unito in cui un’entità societaria straniera detiene la maggioranza delle azioni.

Questa struttura è intesa a consentire alle imprese internazionali di operare nel quadro normativo del Regno Unito, pur mantenendo un livello di indipendenza finanziaria e operativa superiore a quello offerto da una filiale o da un ufficio di rappresentanza.

Perché dovresti creare una filiale estera nel Regno Unito?

Il Regno Unito è un porto strategico per l’Europa, offrendo numerosi vantaggi per le aziende che cercano espansione regionale:

• Pro-Business Environment – Il Regno Unito dispone di un sistema giuridico consolidato, di politiche storiche e attuali favorevoli alle imprese e di processi di incorporazione semplici.
• Posizione strategica – Con un vicino accesso ai mercati europei e atlantici, accanto a una grande base di consumatori locali, il Regno Unito funge da importante centro finanziario e commerciale.
• Vantaggi fiscali – L’aliquota fiscale delle società del Regno Unito è competitiva e favorevole alle imprese, e le aziende possono beneficiare di vari regimi di sgravio fiscale e una vasta rete di DTA globali.
• Infrastrutture di livello mondiale – Il paese offre eccellenti servizi di telecomunicazione, logistica e finanziari (compreso l’accesso al centro finanziario globale di Londra), rendendolo una posizione ideale per le aziende che necessitano di solide infrastrutture.
• Forti protezioni della proprietà intellettuale – Il Regno Unito ha un forte quadro giuridico per la protezione dei diritti di proprietà intellettuale, garantendo la sicurezza per le imprese che operano in settori ad alta intensità di conoscenza.

Gli step richiesti per aprire una filiale nel Regno Unito come società straniera oltre ai requisiti legali e normativi per le filiali nel Regno Unito

La costituzione di una filiale estera nel Regno Unito come società straniera può essere un modo efficace per stabilire una presenza a lungo termine sul mercato britannico. Tuttavia, mentre il processo offre numerosi vantaggi e può essere fatto in genere rapidamente, comporta anche diversi passaggi e requisiti legali, ognuno con la possibilità di errori che causano problemi a lungo termine.

Ogni fase del processo di creazione di una filiale nel Regno Unito deve essere gestita con attenzione per garantire la conformità alle leggi e ai regolamenti britannici, tra cui:

Scegliere il giusto tipo di filiale

Il primo passo è decidere il tipo di filiale che si desidera stabilire nel Regno Unito. La struttura più comune per le società estere è Private Limited Company (Ltd), che limita la responsabilità della società madre all’importo investito nella filiale. Tuttavia, la scelta della struttura deve essere in linea con gli obiettivi aziendali, poiché le diverse strutture hanno implicazioni fiscali, requisiti normativi e obblighi finanziari diversi.

Il processo decisionale può essere complesso, poiché ogni struttura offre vantaggi e svantaggi distinti. Scegliere quella sbagliata potrebbe portare a passività fiscali non intenzionali o a restrizioni operative.

Registrare la filiale con Companies House

Una volta scelta la struttura giusta, il passo successivo è quello di registrare ufficialmente la filiale con Companies House, l’ente ufficiale di registrazione delle società del Regno Unito. Sarà necessario fornire vari documenti, tra cui:

• Il nome della società (che deve essere unico e non violare i marchi esistenti)
• Indirizzo della sede legale nel Regno Unito
• Dati relativi agli amministratori e agli azionisti (compresa la società madre)
• Una copia dei documenti costitutivi della società madre (come il certificato di costituzione, memorandum e statuto)
• La Companies House richiede una documentazione precisa e accurata. Il mancato rispetto di questi requisiti o l’invio di informazioni errate potrebbe comportare ritardi o rifiuti della domanda.

Nominare i direttori locali e il segretario della società

Una filiale britannica deve nominare almeno un direttore responsabile della supervisione delle operazioni della società nel Regno Unito. È anche necessario nominare un segretario aziendale (sebbene sia facoltativo per le società più piccole). Se la società madre è costituita al di fuori del Regno Unito, almeno un amministratore deve essere residente nel Regno Unito.

Reperire direttori qualificati che soddisfino i requisiti legali e aziendali può essere una sfida. Inoltre, gestire un amministratore residente nel Regno Unito può comportare ulteriori ostacoli normativi, tra cui garantire che siano pienamente conformi agli standard di governo societario del Regno Unito.

Preparare la documentazione legale necessaria

La filiale aziendale deve avere la documentazione legale necessaria a posto, come il Memorandum dell’Associazione e gli Articles of Association, che delineano la struttura dell’azienda e le regole operative della stessa. L’accordo degli azionisti della società dovrebbe essere redatto anche se sono coinvolte più parti.

Aprire un conto bancario aziendale nel Regno Unito

Una filiale nel Regno Unito necessita di un conto bancario aziendale designato per gestire le transazioni finanziarie e adempiere ai requisiti di regolamentazione. Aprire un conto bancario aziendale nel Regno Unito come azienda straniera può essere difficile a causa delle rigide anti-money laundering (AML) and know-your-customer (KYC) regulations. Le banche richiederanno anche una documentazione dettagliata che provi la legittimità della azienda madre, dei suoi direttori ed azionisti.

Registrarsi al HM Revenue & Customs (HMRC) per le tasse

Dopo la costituzione iniziale, la vostra filiale deve registrarsi al HM Revenue & Customs (HMRC) per gli adempimenti fiscali. Ciò include registrarsi per:

• Imposta sulle società (se la controllata è tenuta a pagare le imposte britanniche)
• IVA (se il fatturato imponibile della controllata supera la soglia di registrazione IVA)
• PAYE (Pay As You Earn) per l’imposta sul reddito dei dipendenti e contributi previdenziali nazionali (se il personale di assunzione nel Regno Unito)

Navigare tra il sistema fiscale del Regno Unito può essere una sfida, specialmente per le aziende straniere estranee alle regolamentazioni fiscali locali o alle best pracctice.

Adempi alle leggi sul lavoro

Se una filiale pianifica di assumere dipendenti in loco nel Regno Unito, deve adempiere alle leggi sul lavoro britanniche, che sono tra le più rigidamente definite del mondo. Ciò include assicurarsi che ai dipendenti vengano garantiti i diritti di impiego, la paga e i benefit corretti, in linea con la legge del Regno Unito. Avrete anche necessità di registrarvi per il libro paga e assicurarvi le detrazioni fiscali corrette per le dichiarazioni dei redditi e per i contributi di previdenza nazionale.

I complessi regolamenti e leggi sul lavoro del Regno Unito, tra cui quelle relative ai contratti, a salute e sicurezza, e ai diritti dei lavoratori dipendenti, devono essere rispettate con attenzione. Gli errori possono portare a costose controversie legali o reclami da parte dei dipendenti.

Ottieni le licenze e i permessi necessari

A seconda della natura del business della vostra filiale, possono essere richieste licenze e autorizzazioni specifiche per operare legalmente nel Regno Unito. Ad esempio, alcuni settori, come quello finanziario, sanitario e alimentare, richiedono approvazioni o certificazioni normative specializzate prima che un’azienda possa iniziare a operare.

Requisiti in materia di conformità e rendicontazione

Dopo la costituzione di una sussidiaria, l’entità locale deve conformarsi agli obblighi normativi e di informativa in vigore. Questi includono la presentazione di bilanci annuali, l’esecuzione di audit, la tenuta di assemblee degli azionisti e il mantenimento di registri dettagliati. La filiale dovrà anche presentare le dichiarazioni dei redditi e rispettare le normative del Regno Unito in materia di benefici per i dipendenti e sicurezza sul lavoro.

La complessità della conformità continua può essere scoraggiante, in particolare per le aziende straniere che non hanno familiarità con le pratiche contabili e di reporting del Regno Unito che potrebbero non avere amministratori locali con le giuste competenze o conoscenze. Il mancato rispetto delle scadenze o degli standard normativi potrebbe comportare multe severe o danni alla reputazione della società.

Valutare i Pro e i Contro delle filiali estere nel Regno Unito

Vantaggi chiave di stabilire una società sussidiaria

Incentivi fiscali e opportunità di mercato – Il Regno Unito offre una serie di vantaggi fiscali per le imprese locali, compresi regimi di sgravio ed esenzioni per le società di recente costituzione. Le filiali qualificate possono anche beneficiare di incentivi quali crediti d’imposta per la R&S e detrazioni per gli investimenti in capitale.

Maggiore presenza locale e riconoscimento del marchio – Operare come entità locale accresce la credibilità tra i clienti, i partner e gli investitori locali e globali. Aiuterà anche a distinguersi nel pool di talenti locali come datore di lavoro.

Sfide e svantaggi della creazione di una filiale aziendale

• Requisiti di conformità del Regno Unito – I documenti, gli audit e gli obblighi di governo societario richiesti regolarmente comportano un notevole dispendio di tempo e lavoro amministrativo.
• Costi operativi – L’assunzione di dipendenti locali, la locazione di spazi per uffici e la gestione delle tasse regolamentari contribuiscono ai costi generali correnti.
• Complessità della gestione – Comprendere le leggi locali sul lavoro, nonché la cultura aziendale o occupazionale del Regno Unito può essere una sfida per le aziende straniere.
• Tempi di costituzione più lunghi – L’incorporazione, l’apertura del conto bancario e l’ottenimento delle approvazioni normative possono richiedere tempo, in particolare se si verificano errori o se vengono commessi durante una qualsiasi delle procedure.

Implicazioni finanziarie per la proprietà delle filiali nel Regno Unito

Stabilire e gestire una filiale sussidiaria nel Regno Unito coinvolge considerazioni finanziarie di un certo livello, tra cui:

• Costi iniziali – Spese di costituzione, consulenza legale e costi di allestimento
• Spese correnti – stipendi dei dipendenti, costi di locazione, tasse e onorari per la conformità
• Rischi di cambio – Esposizione alle fluttuazioni dei tassi di cambio al momento del rimpatrio degli utili
• Diritti regolamentari – costi di licenza specifici per il settore e polizze assicurative richieste

è importante ricordare che costituire una filiale, o sussidiaria, non solo si aggiunge a costi già esistenti, ma che il processo di apertura e gestione di una compagnia totalmente nuova coinvolgerà anche un team e sistemi completamente nuovi.

Esplorare alternative alla creazione di una filiale nel Regno Unito

Quando si espandono nel Regno Unito, le imprese spesso si trovano di fronte al dilemma di stabilire una filiale o di esplorare opzioni alternative che possono fornire flessibilità operativa limitando gli aumenti del personale o degli oneri amministrativi. Una delle soluzioni più efficaci sta sfruttando un Employer of Record (EOR) nel Regno Unito.

Un EOR nel Regno Unito offre un metodo semplificato per le aziende di assumere dipendenti nel Regno Unito senza la necessità di creare un’entità giuridica separata o filiale. Lo fa agendo da datore di lavoro legale per i dipendenti locali e gestendo l’amministrazione locale, mentre la società cliente mantiene il pieno controllo sulle operazioni quotidiane e le responsabilità lavorative.

I principali vantaggi del l’uso di un EOR comprendono:

• Processo di assunzione semplificato – Un EOR assume la responsabilità di assumere dipendenti in conformità con le leggi del lavoro del Regno Unito, eliminando la necessità per l’azienda di stabilire una persona giuridica locale. Ciò accelera il processo di assunzione locale ed evita le relative complessità.
• Conformità alle tasse e al Libro Paga – Un EOR di amministratori locali esperti gestire tutti gli aspetti del libro paga, comprese le detrazioni, dichiarazioni dei redditi, e contributi ai sistemi locali come la sicurezza sociale e pensioni.
• Gestione delle risorse umane – Un EOR gestisce tutte le funzioni locali di HR, come i contratti dei dipendenti, i benefici, la gestione del congedo e qualsiasi controversia che possa sorgere, riducendo in modo significativo l’onere amministrativo per l’azienda cliente e consentendo di concentrarsi esclusivamente sugli obiettivi strategici.
• Flessibilità operativa – L’utilizzo di un EOR offre alle aziende la flessibilità economica per scalare e operare rapidamente senza la necessità di stabilire una presenza formale nel Regno Unito. Le aziende possono aumentare o diminuire le proprie attività a seconda delle necessità.

Come semplificare l’espansione nel Regno Unito con INS Global

La creazione di una filiale nel Regno Unito offre notevoli vantaggi, ma comporta anche una serie di responsabilità, come ad esempio la gestione di complessi quadri normativi, la gestione finanziaria e il rispetto costante delle leggi locali. Per molte aziende, queste sfide possono essere travolgenti e richiedere molto tempo.

L’esperienza di INS Global nell’espansione internazionale e nella regolamentazione locale del lavoro offre un’opzione alternativa, consentendo alle aziende interessate al mercato britannico di esplorare le opportunità locali con fiducia. Con INS Global che gestisce le attività legate all’occupazione, le aziende possono concentrarsi sulla crescita e sul processo decisionale strategico, sapendo che le loro operazioni sono sicure.

Per le aziende che cercano di espandersi in modo efficiente e con un rischio minimo, INS Global offre un approccio semplificato all’assunzione ed espansione internazionale.

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