Come funziona l'automazione delle assunzioni in 6 fasi chiave?

Perché le aziende scelgono l’automazione delle assunzioni

Secondo uno studio di PwC, i tempi di assunzione superiori a un mese sono considerati un fattore chiave nell’insoddisfazione e nel disimpegno dei candidati . Ben il 67% degli intervistati ha affermato che questo tipo di processo di assunzione prolungato rappresenta il problema principale che riscontrano con le assunzioni in generale e, con le assunzioni globali che riuniscono un numero crescente di lavoratori in un unico bacino di talenti, il tempo stringe quando si tratta di battere altri potenziali datori di lavoro . Ecco perché, nell’attuale mercato del lavoro competitivo, velocità, precisione ed esperienza sono fondamentali.

I datori di lavoro sono sotto pressione per ricoprire i ruoli più velocemente e competere per i migliori talenti; per questo motivo, sempre più organizzazioni stanno ricorrendo all’automazione delle assunzioni o all’uso strategico della tecnologia per ridurre il lavoro manuale nel reclutamento e creare un processo più intelligente e veloce.

Riduzione dei tempi di assunzione e dei costi di reclutamento

Si dice che il tempo uccida gli accordi, e questo vale anche per gli accordi stipulati con i candidati. Il numero di candidature per posizione sta raggiungendo nuovi massimi in tutto il mondo, con centinaia di CV inviati per qualsiasi ruolo. Nel Regno Unito, ad esempio, il numero di candidature per posizione è aumentato fino al 60% su base annua . Di conseguenza, in particolare negli ambienti in forte crescita, i flussi di lavoro tradizionali per le assunzioni non riescono più a tenere il passo , quindi l’automazione di attività come lo screening dei curriculum, la pianificazione e l’outreach è sempre più considerata un aiuto per le aziende a ridurre i tempi di assunzione, riducendo al minimo i costi amministrativi.

Le aziende che automatizzano il processo di assunzione spesso riducono i costi di reclutamento , semplificano l’acquisizione di talenti ed eliminano lo spreco di tempo con lead non qualificati. In particolare, gli strumenti basati sull’intelligenza artificiale e sull’apprendimento automatico possono identificare più rapidamente i profili più adatti, riducendo il turnover e migliorando la fidelizzazione.

Migliorare l’esperienza e la coerenza dei candidati

Chi cerca lavoro oggi si aspetta interazioni fluide e aggiornamenti immediati. I sistemi di recruiting automatizzati garantiscono ai candidati risposte semplici ma tempestive, aggiornamenti rapidi sullo stato di avanzamento e valutazioni coerenti durante tutto il processo.

Se utilizzato con saggezza, questo può non solo migliorare l’esperienza, ma anche riflettersi positivamente sul marchio del datore di lavoro .

Aumentare il reclutamento per le aziende in forte crescita

Sia le startup che le multinazionali devono essere in grado di scalare il reclutamento senza sacrificare la qualità per soddisfare la crescente domanda . Quando si assumono centinaia o migliaia di dipendenti in diverse sedi, i metodi manuali falliscono sotto pressione, quindi gli strumenti di automazione del reclutamento consentono di replicare processi di alta qualità su larga scala, garantendo che gli standard rimangano elevati anche con l’aumento del volume delle assunzioni.

Tuttavia, in particolare le aziende che si espandono a livello internazionale devono garantire che i loro processi di assunzione rimangano conformi, efficienti e competitivi in ​​una varietà di giurisdizioni legali del lavoro. Ecco perché l’integrazione dell’automazione del reclutamento con servizi supportati da esperti aiuta le aziende ad assumere in modo più intelligente e rapido in qualsiasi mercato .

Cosa tratta questa guida

• Le fasi dell’automazione delle assunzioni, dal sourcing all’onboarding: questa guida illustra ogni fase del processo di automazione delle assunzioni , dal sourcing dei candidati all’onboarding dei nuovi assunti. Scoprirai dove l’automazione ha il maggiore impatto e dove il coinvolgimento umano è ancora importante.
• Strumenti e piattaforme chiave utilizzati nelle assunzioni automatizzate: esploreremo gli strumenti di automazione del reclutamento più comuni ed efficaci , tra cui sistemi di tracciamento dei candidati (ATS), motori di sourcing basati sull’intelligenza artificiale e piattaforme di onboarding che eliminano la burocrazia manuale.
• Vantaggi, limiti e best practice: approfondiremo anche i pro e i contro dell’intelligenza artificiale nel processo di assunzione , come evitare errori comuni e come implementare l’automazione in modo da migliorare, anziché sostituire, il processo decisionale umano.

Cos’è l’automazione delle assunzioni?

Definizione e scopo

In sostanza, l’automazione delle assunzioni si riferisce all’uso di software e strumenti basati sull’intelligenza artificiale per svolgere attività all’interno del processo di reclutamento, in risposta alla crescente esigenza di velocità, scalabilità e precisione nell’acquisizione dei talenti.

Utilizzare la tecnologia per semplificare le attività di reclutamento ripetitive

Attività come la pubblicazione di annunci di lavoro, la selezione dei curriculum o l’invio di inviti ai colloqui non sempre richiedono decisioni strategiche. Pertanto, l’automazione di questi passaggi consente ai team delle risorse umane di concentrarsi sulla costruzione di relazioni con i candidati chiave e sulle decisioni finali.

Dagli algoritmi di screening ai flussi di lavoro di onboarding, gli strumenti di automazione del reclutamento che si occupano di attività lunghe o ripetitive possono ridurre i colli di bottiglia ed eliminare gli errori causati dall’inserimento manuale o da processi incoerenti.

Sostituzione o assistenza dei flussi di lavoro manuali

Ma cos’è davvero il recruiting automatizzato? Nonostante l’equivoco comune, non si tratta di sostituire gli esseri umani con i robot. Si tratta di assistere i recruiter umani con strumenti intelligenti che migliorano i risultati. Ad esempio, anziché controllare manualmente centinaia di curriculum, un sistema può filtrare istantaneamente i candidati in base alle competenze richieste, alla posizione geografica o all’esperienza e fornire solo i candidati migliori o più adatti ai recruiter umani.

Questa sinergia tra automazione e supervisione umana porta quindi a operazioni di assunzione più intelligenti e scalabili.

Processi umani vs. processi automatizzati

Quali attività sono più adatte all’automazione?

Alcune attività di reclutamento sono ideali per l’automazione. Tra queste:

• Pubblicazione di offerte di lavoro su più piattaforme
• Riprendi l’analisi e il filtraggio delle parole chiave
• Questionari di pre-selezione
• Pianificazione del colloquio
• Controlli dei precedenti
• Flussi di lavoro e documentazione di onboarding

Questi passaggi ripetitivi rallentano le assunzioni e sono soggetti a errori umani. Automatizzarli aumenta la coerenza e riduce il rischio di perdere candidati qualificati a causa di ritardi.

In quali ambiti la supervisione umana è ancora essenziale?

Nonostante tutti i suoi vantaggi, l’automazione non è una panacea . È qualcosa di essenziale da ricordare, perché alcune decisioni richiedono giudizio umano, intuizione ed empatia. Infatti, quando vengono automatizzate le parti sbagliate del processo o si fa eccessivo affidamento sugli strumenti di automazione, la risposta che le aziende ricevono dai candidati può essere ancora più negativa.

Colloqui finali, trattative per le offerte e valutazioni dell’adattamento culturale rimangono saldamente nelle mani dell’uomo. In generale, le aziende devono evitare di automatizzare eccessivamente o disumanizzare il loro processo di reclutamento . Un’esperienza fredda e meccanica può alienare i candidati più validi. La chiave è l’equilibrio e l’uso dell’automazione per gestire il volume, non per sostituire le conoscenze .

6 passaggi per l’automazione delle assunzioni: come funziona l’automazione delle assunzioni in ogni fase

1. Ricerca dei candidati

Distribuzione degli annunci di lavoro tramite piattaforme di automazione

Il sourcing inizia con la visibilità. Strumenti di settore consentono ai recruiter di pubblicare annunci di lavoro su decine di bacheche di lavoro, piattaforme di social media e siti di carriera con un solo clic. Queste piattaforme raccolgono e riepilogano i dati sulle prestazioni, in modo che i recruiter possano individuare quali fonti attraggono i migliori talenti e adattare di conseguenza la strategia.

Sebbene costoso e spesso difficile da utilizzare per i responsabili delle assunzioni non del settore, questo tipo di strumento elimina la necessità di pubblicare manualmente gli annunci sui singoli siti, risparmiando così non solo tempo di configurazione ma anche la necessità di controllare costantemente ogni sito .

Strumenti di intelligenza artificiale che analizzano database o LinkedIn per trovare corrispondenze

I moderni strumenti di sourcing potrebbero anche utilizzare l’intelligenza artificiale nel processo di assunzione per cercare attivamente candidati qualificati in database pubblici. Questi strumenti analizzano profili pubblici, curriculum e database di talenti per identificare le persone che corrispondono ai criteri di ricerca, anche se non hanno ancora presentato domanda.

Queste piattaforme facilitano la ricerca di personale o altri metodi di assunzione più proattivi e spesso includono analisi predittive che classificano i candidati in base alla loro probabilità di rispondere, alla loro idoneità al ruolo e alla cronologia dei precedenti impegni.

2. Screening e filtraggio

Riprendi l’analisi e la corrispondenza delle parole chiave

Uno dei compiti più dispendiosi in termini di tempo nel reclutamento è la revisione dei curriculum, ma le piattaforme di automazione delle assunzioni possono analizzare rapidamente i curriculum, estrarre informazioni chiave e abbinare immediatamente i candidati ai requisiti del lavoro.

In genere utilizzano l’elaborazione del linguaggio naturale (NLP) per identificare competenze, titoli di lavoro, certificazioni e livelli di esperienza pertinenti, consentendo ai reclutatori di concentrarsi solo sui candidati qualificati anziché esaminare centinaia di candidature irrilevanti.

Il problema, tuttavia, è che tali strumenti sono limitati non solo a un insieme specifico di suggerimenti linguistici (il che significa che potrebbero non includere ortografie alternative o versioni di una parola chiave), ma la riduzione dei candidati alle informazioni tipicamente tecniche contenute in un CV non sarà realmente rappresentativa della loro personalità o del loro stile di lavoro.

Domande di preselezione e punteggio automatico

Un altro elemento fondamentale dello screening automatizzato sono i questionari di preselezione personalizzabili, in cui i candidati rispondono a domande chiave al momento della candidatura e le loro risposte vengono valutate automaticamente.

In alternativa ai test tecnici più dettagliati o tradizionali, esistono metodi rapidi per valutare la padronanza della lingua, le conoscenze tecniche o l’autorizzazione al lavoro, aiutando a escludere i candidati non idonei prima del primo colloquio.

Ciò rende il processo complessivo di automazione delle assunzioni più efficiente e mirato, anche se gli utenti potrebbero trovare il loro ambito limitato e meno adatto a testare competenze avanzate o basate sulle persone.

3. Pianificazione del colloquio

Integrazioni con i calendari per ridurre gli spostamenti avanti e indietro

Sebbene i colloqui siano meglio affidati a professionisti umani, la pianificazione dei colloqui è un’altra sfida logistica che l’automazione può rapidamente semplificare. Gli strumenti possono integrarsi direttamente con i calendari dei recruiter, consentendo ai candidati di scegliere gli slot disponibili senza dover inviare e-mail.

Ciò velocizza notevolmente quella che spesso è la fase più lunga, una caratteristica particolarmente utile quando si effettuano assunzioni su larga scala o quando si sa che il personale addetto alle assunzioni è già impegnato.

Promemoria automatici e strumenti di riprogrammazione

Una volta prenotati i colloqui, i sistemi automatizzati si occupano del resto, dall’invio di conferme ai promemoria. Se un candidato annulla o riprogramma, il sistema può persino suggerire automaticamente modifiche e inviare notifiche.

Questo tipo di strumento riduce le mancate presentazioni e migliora l’ esperienza del candidato , rendendo il processo più fluido e professionale

4. Valutazioni e test

Test di codifica automatizzati, quiz sulla personalità e valutazioni delle competenze

Le valutazioni delle competenze sono essenziali per verificare le qualifiche dei candidati. Oggi, l’automazione semplifica la valutazione dei candidati con il minimo sforzo manuale. Ad esempio, le piattaforme offrono test di codifica automatizzati , valutazioni della personalità e quiz personalizzati in linea con i requisiti del lavoro.

Questi sistemi valutano istantaneamente le risposte e classificano i candidati in base alle prestazioni, in modo che i reclutatori possano concentrarsi solo su coloro che superano soglie predefinite, riducendo drasticamente il tempo necessario per valutare i talenti in modo obiettivo e coerente.

Ciò è particolarmente utile nelle assunzioni ad alto volume o nei ruoli tecnici, in cui non è possibile verificare le competenze solo tramite colloqui.

Piattaforme che assegnano automaticamente punteggi e classificano i candidati

Gli strumenti di classificazione automatizzati vanno oltre le valutazioni di base. Utilizzando algoritmi, queste piattaforme ponderano i risultati dei test, i dati dei curriculum e le risposte ai questionari per creare punteggi compositi. I candidati vengono quindi classificati in tempo reale, offrendo una visione chiara di chi è più qualificato.

Questo metodo elimina le congetture e conferisce obiettività alle valutazioni iniziali, due elementi essenziali per mantenere pratiche di assunzione coerenti e immuni da pregiudizi in un’organizzazione in crescita.

5. Comunicazione con i candidati

Flussi di posta elettronica automatizzati e risposte tramite chatbot

Una comunicazione efficace è fondamentale per un buon reclutamento, ma rispondere manualmente a ogni richiesta o candidatura non è una soluzione scalabile e non sempre ne vale la pena.

Le piattaforme moderne utilizzano chatbot e flussi di lavoro email automatizzati per inviare risposte personalizzate, aggiornamenti di stato e istruzioni in ogni fase del processo. Dalla conferma di ricezione di una candidatura all’invio di materiale di preparazione al colloquio, l’automazione garantisce che ogni candidato si senta informato, sebbene potrebbero essere necessari passaggi aggiuntivi affinché i candidati percepiscano la comunicazione naturale e autentica e si sentano rispettati.

Se utilizzati in modo strategico, questi strumenti migliorano anche la trasparenza e riducono l’abbandono dei candidati, soprattutto nei settori competitivi in ​​cui la velocità di comunicazione può influenzare le decisioni.

Aggiornamenti di stato e cicli di feedback

Mantenere i candidati informati è fondamentale per garantire un’esperienza positiva. L’automazione aiuta in questo, attivando aggiornamenti di stato in tempo reale, ad esempio quando un candidato passa alla fase successiva o viene squalificato.

I sistemi possono anche essere configurati per inviare feedback automatici, sia generici che specifici, a seconda della fase del processo. Questo crea fiducia e promuove un’immagine professionale del datore di lavoro anche quando i candidati non vengono selezionati . Tuttavia, il follow-up automatico potrebbe non essere la soluzione migliore per i candidati che hanno appena mancato l’obiettivo e potrebbero voler essere ricontattati in seguito.

6. Automazione dell’onboarding

Raccolta di documenti, firme elettroniche e flussi di lavoro di formazione

Una volta assunto un candidato, il processo si sposta verso l’onboarding, un’altra area ricca di potenziale di automazione. Le piattaforme aiutano i nuovi assunti a completare digitalmente l’invio dei documenti, i flussi di lavoro di firma elettronica e i moduli di conformità .

Invece di raccogliere manualmente contratti, documenti fiscali o documenti di identità, i team delle risorse umane possono avviare un percorso di onboarding fluido, attivato automaticamente alla conferma dell’assunzione, un aspetto particolarmente importante per i team internazionali , in cui i documenti di conformità variano da paese a paese.

Impostazione di account, kit di benvenuto e checklist delle attività

L’automazione gestisce anche la logistica di back-end. I team IT possono ricevere automaticamente notifiche per creare account utente, inviare kit di benvenuto o assegnare moduli di formazione tramite integrazioni LMS.

Ai nuovi assunti vengono presentate checklist strutturate, presentazioni video e documenti normativi, tutti personalizzati in base al loro ruolo e alla loro regione.

 Questi punti di contatto personalizzati riducono la confusione e aumentano il coinvolgimento fin dal primo giorno.

Vantaggi dell’automazione delle assunzioni

• Tempi di assunzione più rapidi: l’automazione riduce significativamente i ritardi causati dal coordinamento manuale. Attività che un tempo richiedevano ore, come la selezione dei curriculum o la pianificazione dei colloqui, possono ora essere completate in pochi secondi, riducendo i tempi di assunzione, migliorando l’agilità e assicurandosi i migliori talenti prima della concorrenza.
• Abbinamento dei candidati migliorato: sfruttando algoritmi di intelligenza artificiale e analisi dei dati, i sistemi automatizzati creano abbinamenti più intelligenti tra candidati e ruoli lavorativi in ​​modi nuovi ed entusiasmanti. Che si tratti di classificare i candidati o di identificare talenti nascosti attraverso modelli predittivi, l’intelligenza artificiale nel processo di assunzione può individuare potenziali candidati in modi che gli esseri umani non riescono a individuare.
• Riduzione dei pregiudizi umani nelle fasi iniziali – Uno dei vantaggi più significativi dell’automazione delle assunzioni è la sua capacità di eliminare i pregiudizi. Se utilizzati con attenzione, l’oscuramento dei curriculum, le valutazioni basate sui punteggi e i criteri di selezione coerenti aiutano le aziende a concentrarsi sulle qualifiche piuttosto che sulle preferenze inconsce (tuttavia , su questo punto restano ancora molte domande senza risposta , quindi è consigliabile utilizzarli con cautela).
• Migliore esperienza e trasparenza per i candidati: la comunicazione automatizzata garantisce che i candidati non vengano lasciati all’oscuro, poiché ricevono aggiornamenti, istruzioni e feedback tempestivi.
• Pratiche di assunzione coerenti tra i team: che la tua azienda assuma in 5 città o in 50 paesi , l’automazione garantisce che il processo rimanga standardizzato . Questo crea un flusso di lavoro di assunzione prevedibile e conforme, fondamentale per i team HR che gestiscono operazioni globali.

Strumenti e piattaforme che potenziano l’automazione delle assunzioni

Sistemi di tracciamento dei candidati (ATS)

Le piattaforme ATS costituiscono la spina dorsale della maggior parte dei sistemi di selezione automatizzati. Centralizzano le candidature, monitorano i progressi e si integrano con vari strumenti per la ricerca, i colloqui e l’onboarding. Alcuni esempi:

• Serra
• Leva
• iCIMS
• Praticabile

Questi sistemi riducono la supervisione manuale, offrendo al contempo una visibilità completa sul processo di reclutamento.

Strumenti basati sull’intelligenza artificiale per l’approvvigionamento e lo screening

Gli strumenti di screening utilizzano l’intelligenza artificiale per identificare, coinvolgere e valutare i candidati sulla base di algoritmi avanzati. Sono particolarmente utili per il sourcing passivo e per eliminare i pregiudizi nelle fasi iniziali dello screening.

Queste piattaforme sono fondamentali per comprendere il funzionamento dell’automazione del reclutamento nelle strategie di assunzione reali.

Strumenti di automazione per colloqui e onboarding

Dalle integrazioni del calendario alle piattaforme di onboarding , l’automazione si estende ora all’intero ciclo di vita del candidato. Questi strumenti aiutano i team delle risorse umane a crescere, a rimanere conformi e a garantire una transizione fluida dei candidati nel team.

Sfide e limitazioni

• Eccessiva automazione e alienazione dei candidati: automatizzare troppo e troppo presto può rendere il processo di assunzione freddo e impersonale. I candidati vogliono sapere che dietro il processo c’è una persona reale, quindi le aziende devono bilanciare l’automazione con il contatto umano per preservare l’autenticità.
• Screening impreciso o falsi negativi: gli algoritmi non sono perfetti e potrebbero trascurare candidati validi a causa di filtri rigidi o dati di formazione errati. È essenziale verificare regolarmente i sistemi per garantire che gli strumenti di automazione del reclutamento migliorino, e non danneggino, il successo delle assunzioni.
• Considerazioni legali ed etiche (ad esempio, pregiudizi dell’IA) – L’automazione solleva serie questioni etiche. Se gli strumenti di IA vengono addestrati su dati distorti, possono perpetuare la discriminazione, quindi le aziende devono garantire la trasparenza nel modo in cui gli strumenti prendono decisioni e rimanere conformi alle leggi sul lavoro e antidiscriminazione a livello globale.

Tuttavia, nonostante questi rischi, il giusto supporto aiuta le aziende a gestire queste complessità con soluzioni di assunzione che mettono al primo posto la conformità e sono in linea con gli standard legali di ogni regione.

Migliori pratiche per l’implementazione dell’automazione delle assunzioni

Combina l’automazione con il tocco umano

Utilizza l’automazione per gestire il volume e le attività ripetitive , ma assicurati che ci sia sempre interazione umana durante i colloqui, le trattative per le offerte e le comunicazioni delicate. Questo equilibrio garantisce efficienza ed empatia, così i candidati non avranno la sensazione di essere stati dimenticati.

Inizia in piccolo e aumenta gradualmente

Implementa l’automazione in più fasi. Inizia con lo screening o la pianificazione, per poi passare gradualmente all’onboarding o alle valutazioni . Questo approccio riduce i rischi, identifica le aree più problematiche che trarranno vantaggio da un’ulteriore automazione e ti aiuta a personalizzare le funzioni di automazione in base alle esigenze del tuo team.

Monitorare e ottimizzare continuamente il processo

Monitora parametri chiave come tempi di assunzione, soddisfazione dei candidati e tassi di conversione con audit di processo regolari per identificare aree di miglioramento o ricalibrazione.

Dare priorità all’esperienza del candidato in ogni fase

Considera sempre l’impatto dell’automazione sul candidato. Processi semplificati dovrebbero migliorare il suo percorso, non complicarlo, quindi includi cicli di feedback e punti di contatto per garantire che i candidati si sentano ascoltati e rispettati.

Scala in modo più intelligente. Assumi più velocemente. Rimani conforme.

Le aziende che adottano l’automazione delle assunzioni ottengono un vantaggio significativo in termini di velocità, qualità e scalabilità, ma la tecnologia da sola non basta. Senza una guida esperta, l’automazione può creare rischi di conformità e alienare i migliori talenti, ed è qui che entra in gioco INS Global.

In qualità di leader mondiale nelle soluzioni PEO, EOR e HR internazionali in oltre 160 mercati in tutto il mondo, INS Global aiuta le aziende a creare processi di assunzione conformi, efficienti e basati sulla tecnologia in qualsiasi parte del mondo.

Dall’identificazione degli strumenti di automazione più adatti alla gestione delle pratiche di lavoro locali, INS Global semplifica le assunzioni a livello globale. Contatta oggi stesso i nostri consulenti esperti per saperne di più.