Nel 2022, l’AFCE ha rilevato che le “frodi dei dipendenti fantasma” rappresentavano il 9% delle frodi sui salari a livello globale. Il fascino dell’espansione internazionale è una prospettiva entusiasmante per le aziende che cercano nuovi mercati e opportunità di crescita. Tuttavia, nel 2024, le complessità legate alla gestione delle buste paga a livello transfrontaliero comportano varie sfide, tra cui la “frode dei dipendenti fantasma ” che rappresenta una minaccia considerevole.
Navigare tra le complicazioni legali
Questo problema può colpire aziende di tutte le dimensioni e in tutti i settori. Ma può essere particolarmente facile perdere traccia di piccoli dettagli quando si espande la propria rete di buste paga per coprire più paesi. Con uno staff più numeroso, c’è sempre anche un rischio maggiore di frode intenzionale, per quanto spiacevole possa essere ammetterlo. I responsabili delle buste paga aziendali e i professionisti delle risorse umane (HR) devono destreggiarsi nel delicato equilibrio tra espansione e mitigazione del rischio.
Questo articolo mira a fornire approfondimenti sull’individuazione e sulla prevenzione delle frodi dei dipendenti fantasma, sulle conseguenze che comporta e su come l’outsourcing dei servizi di gestione di libro paga internazionale a INS Global possa essere una mossa strategica per migliorare l’accuratezza, la sicurezza e la conformità.
Cos’è la frode dei dipendenti fantasma e come rilevarla? Comprendere la frode dei dipendenti fantasma
La frode dei dipendenti fantasma è una forma di crimine finanziario in cui vengono creati e mantenuti dipendenti fittizi nel sistema di buste paga di un’azienda, in genere per appropriarsi indebitamente di fondi. Questo problema è più comune nelle aziende che attraversano un processo di espansione internazionale. Questo perché, durante un periodo di espansione, le buste paga sono spesso più decentralizzate, il che porta a lacune nel sistema. Questi dipendenti fantasma, che esistono solo sulla carta, ricevono pagamenti salariali regolari, creando così una strada per sottrarre risorse senza essere scoperti.
Per le aziende che lavorano con partner che forniscono personale su larga scala o dipendenti temporanei, esiste anche un rischio maggiore di frode da parte dei dipendenti fantasma poiché i fornitori di servizi potrebbero tentare di sfruttare la distanza geografica per aumentare i costi di servizio o creare fogli orari falsi senza fornire i tempi concordati di lavoro. Un manager di un contractor in Florida, ad esempio, ha addebitato ai propri clienti più di 900.000 dollari per lavori fittizi prima di essere scoperto, e ciò avveniva nello stesso luogo dei suoi clienti.
Allo stesso tempo possono verificarsi degli errori, soprattutto durante la crescita. Nei casi in cui le aziende si espandono a livello internazionale, anche piccoli errori possono portare a grossi problemi come la clonazione dei dati. Ciò può apparire come una frode da parte di dipendenti fantasma e, se questi problemi non vengono notati, potrebbero causare problemi legali nella gestione dei pagamenti fiscali o dei contributi previdenziali in alcuni paesi.
Conseguenze della frode dei dipendenti fantasma
Perdite finanziarie
La conseguenza principale della frode dei dipendenti fantasma è la perdita finanziaria. I falsi pagamenti salariali a dipendenti inesistenti drenano le risorse aziendali, ostacolando la crescita e il profitto.
Per le aziende che intraprendono un’espansione internazionale, queste perdite finanziarie possono essere particolarmente dannose, incidendo sul successo complessivo dell’impresa.
Danni alla reputazione
Al di là delle implicazioni finanziarie, le frodi dei dipendenti fantasma minacciano in modo significativo la reputazione di un’azienda. Scoprire attività fraudolente può minare la fiducia tra dipendenti, clienti e stakeholder.
La pubblicità negativa può offuscare l’immagine del marchio e scoraggiare potenziali partner commerciali, clienti e investitori.
Conseguenze legali
Finire coinvolti in frodi perpetuate da dipendenti fantasma non è solo una violazione etica; gli errori fiscali che ne derivano possono costituire un reato penale. Le aziende ritenute colpevoli di tali attività potrebbero dover affrontare conseguenze legali, comprese multe e procedimenti legali.
Non avere familiarità con i processi locali o le azioni dei dipendenti in genere non è una scusa sufficiente per un’azienda per evitare problemi. Di conseguenza, le conseguenze legali possono estendersi a individui indirettamente collegati all’interno dell’organizzazione, aggiungendo uno strato di maggiore responsabilità, portando a multe gravi, ritardi nella strategia di espansione o persino accuse penali.
7 suggerimenti per individuare i dipendenti fantasma
Individuare le frodi dei dipendenti fantasma richiede un approccio attento alla gestione dei dipendenti, poiché la questione deve essere gestita con delicatezza. I truffatori spesso sfruttano le complessità delle buste paga internazionali, rendendo i controlli e gli audit manuali meno efficaci.
Per questo motivo, le aziende devono adottare metodi di rilevamento avanzati, che possono comportare soluzioni tecnologiche o innovative.
Sicurezza digitale
Fornire sicurezza digitale al sistema di gestione delle buste paga o aggiungere ulteriori livelli di controlli come identificatori biometrici come impronte digitali, scansioni della retina o riconoscimento facciale può aiutare a garantire che solo dipendenti e contractor legittimi possano accedere e modificare le informazioni sulle buste paga e sulle risorse umane.
La giusta sicurezza rende molto più difficile per i truffatori creare e manipolare dipendenti fantasma senza essere scoperti. Maggiori controlli di sicurezza possono anche aiutare a limitare errori innocui.
Audit regolari
Audit regolari e approfonditi sono fondamentali per individuare le frodi dei dipendenti fantasma. La maggior parte delle aziende esegue un audit una volta all’anno per soddisfare i requisiti minimi, ma le aziende che attraversano periodi di transizione o espansione sono incoraggiate a eseguire un audit più spesso, fino a 3-4 volte all’anno.
I registri delle buste paga dovrebbero essere regolarmente revisionati e confrontati con le risorse umane e altra documentazione pertinente. Cerca discrepanze come conti bancari, indirizzi o numeri di identificazione duplicati.
Per le buste paga internazionali, avvalersi dei servizi di revisori esterni specializzati nell’affrontare diversi ambienti normativi può essere il modo migliore per garantire la conformità ed evitare lacune nel sistema grazie alla loro conoscenza approfondita dei requisiti locali e internazionali.
Analisi dei dati
Sfrutta la potenza degli strumenti di analisi dei dati per identificare modelli e anomalie nei dati sui salari. Il software giusto può segnalare modelli di pagamento insoliti, identificare voci duplicate e individuare discrepanze che potrebbero indicare la presenza di dipendenti fantasma.
Investire in strumenti di analisi all’avanguardia può migliorare significativamente la capacità di un’azienda di rilevare e prevenire attività fraudolente, soprattutto quando si gestiscono le buste paga su scala globale.
Rafforzare controlli e saldi
Stabilire controlli robusti è fondamentale per prevenire le frodi dei dipendenti fantasma. Integra più livelli di responsabilità o esternalizzali a terzi per garantire che nessun singolo individuo abbia un controllo incontrollato sul processo di gestione delle buste paga.
Implementare un sistema a doppia autorizzazione per le transazioni sulle buste paga, richiedendo l’approvazione di più persone prima di erogare gli stipendi. Queste misure creano ostacoli ai truffatori che tentano di manipolare il sistema.
Educare i dipendenti
Promuovere la consapevolezza dei dipendenti sui rischi e sulle conseguenze degli errori sui salari e delle frodi dei dipendenti fantasma. Puoi anche incoraggiare la segnalazione di attività o individui sospetti ai canali appropriati.
I dipendenti trasferiti a livello internazionale possono essere particolarmente sensibili ai rischi di questi problemi, quindi assicurati che tutti i dipendenti inviati all’estero comprendano come cambierà il loro libro paga e rendili anche consapevoli dei sistemi di sicurezza che stai mettendo in atto. Promuovendo una cultura della vigilanza, i dipendenti diventano parte integrante della difesa dell’azienda contro le pratiche fraudolente.
Interagire con i dipendenti
Verificare regolarmente l’esistenza di tutti i dipendenti, soprattutto nel contesto di espansione internazionale. Ciò può essere fatto in modo proattivo e positivo attraverso iniziative o incontri di coinvolgimento dei dipendenti.
Questi eventi di potenziamento del coinvolgimento forniranno anche dati che potrai incrociare con le risorse umane e altri dipartimenti pertinenti e stabilire canali di comunicazione. Se ciò crea dubbi, manager e supervisori possono risolvere tempestivamente le discrepanze nell’elenco dei dipendenti.
Prendi in considerazione l’outsourcing del libro paga internazionale
L’esternalizzazione del libro paga internazionale a fornitori di servizi specializzati come INS Global può essere una mossa strategica per mitigare i rischi associati alle frodi dei dipendenti fantasma. Un Employer of Record (EOR) o Professional Employer Organization (PEO) fornisce una gamma di servizi HR specificatamente progettati per aiutare le aziende con buste paga multinazionali durante l’espansione internazionale.
Questi si occupano delle funzioni HR essenziali, contribuendo a semplificare i processi e aggiungendo competenze professionali e sicurezza.
Questi servizi di outsourcing apportano esperienza nell’affrontare le complessità delle diverse normative globali sui salari, garantendo conformità e accuratezza.
Come INS Global ti aiuta a espanderti senza paura: sconfiggi le frodi dei dipendenti fantasma con il supporto di esperti
Poiché le complessità della gestione internazionale delle buste paga continuano a crescere, la prospettiva di esternalizzare questi servizi diventa sempre più allettante. INS Global è un partner di fiducia che offre soluzioni complete per semplificare le buste paga dei dipendenti internazionali e rafforzare le vostre difese contro le frodi dei dipendenti fantasma.
INS Global sfrutta una tecnologia all’avanguardia per migliorare la sicurezza dei processi di gestione delle buste paga. Crittografia avanzata, input biometrico e monitoraggio in tempo reale sono parti integranti dei nostri sistemi di gestione delle buste paga. Queste misure tutelano da accessi non autorizzati e attività fraudolente , fornendo un ambiente sicuro per le operazioni internazionali di gestione delle buste paga.
INS Global è consapevole che il percorso di espansione internazionale di ciascuna azienda è unico. I nostri servizi sono personalizzati per soddisfare le esigenze specifiche della tua azienda. Ciò ti dà sicurezza sia che tu stia entrando in nuovi mercati, gestendo una forza lavoro globale diversificata o affrontando complessi standard di conformità. Una soluzione su misura ti garantisce di eseguire i processi di gestione delle buste paga in modo accurato, sicuro e in linea con i tuoi obiettivi strategici.
L’outsourcing delle buste paga internazionali a INS Global consente alla tua azienda di concentrarsi sulle funzioni aziendali principali, lasciando i dettagli della gestione delle buste paga agli esperti. Il nostro impegno per la precisione e l’efficienza significa che puoi espanderti senza paura, sapendo che il tuo libro paga è in mani capaci.
L’outsourcing internazionale del tuo libro paga ad INS Global ti offre un partner dedicato alla prevenzione dei rischi e alla consulenza legale. Il nostro approccio proattivo e i metodi di individuazione avanzati riducono le possibilità di cadere vittima di frodi da parte di dipendenti fantasma. Questo protegge le tue risorse e preserva l’immagine della tua azienda sulla scena globale.
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